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2）投资正确的VoIP硬件

如果您已经拥有VoIP提供商，则VoIP设置的下一步就是投资VoIP硬件。由于VoIP在最近几年已成为企业的标准配置，因此有许多前沿的选择。

如果您希望电话听起来不错，则应该投资购买高端VoIP台式电话。如果您只需要拨打和接听电话，则两种台式电话也有较便宜的选择。

VoIP耳机非常适合您的商务电话，因此您可以在通话时四处走动。代理商将可以动手查找客户信息，与团队聊天或为CRM添加注释。

要保留您的旧台式电话吗？使用VoIP适配器

如果要使用现有的办公室电话设备，则仍可以将其与VoIP一起使用。使用模拟电话适配器（ATA），您可以切换到SparkleComm VoIP，并保留所有模拟电话。VoIP适配器在电话和您的网络之间起作用，将模拟信号数字化。

由于您无需更换任何设备，因此所有员工都已经知道如何使用电话。您无需培训员工。

使用软电话将硬件成本降至最低

降低成本的另一种方法是考虑使用商务电话应用程序而不是台式电话。这些应用程序也称为软件电话。您可以将软件电话下载到计算机或智能手机。

由于SparkleComm VoIP使用互联网，因此您不需要专用的硬件。这样，您可以跳过安装办公室电话的某些步骤。

网络电话是一种软件或移动应用程序，可让您接收和拨打电话。它像普通电话一样处理电话。使用SparkleComm VoIP服务，您可以在任何电话或移动网络上拨打号码。

使用适用于台式机的SparkleComm应用程序，您只需高效的USB或蓝牙耳机即可有效处理呼叫。如果您使用的是笔记本电脑，则已经有麦克风和扬声器可供即时通话。SparkleComm应用程序还可用于任何Android或iOS设备，因此您的团队可以在其手机上处理商务电话。

3）寻找具有正确功能的VoIP提供商

切换到VoIP不仅意味着您可以更换座机。这也是一个将您的商务通讯推向21世纪的机会，无需任何额外费用。

在2019年末，我们对1,000多名专业人士进行了商务沟通调查，并根据这些见解创建了2020年商务沟通状态报告。关键见解之一是，由于内部通信错误，超过三分之一的公司失去了客户。

正确的VoIP提供商将帮助您克服此类问题。您的公司将获得消除孤岛并创建有效的跨部门通信所需的功能。

您不仅可以获得电话服务，还可以获得CRM，呼叫分析和统一通信。因此，在做出选择之前，请确保提供商具有您业务所需的正确功能。

越来越多的企业正在考虑转向SparkleComm VoIP。便宜的月度账单和更高级的功能吸引人，但是一些企业仍然不愿跟进。他们认为硬件成本过高，或者设置所有组件将是一个耗时且具有挑战性的过程。但是，如果您准备并选择合适的提供商，则可以无缝过渡到云电话系统。

我们将向您确切演示如何为您的企业设置SparkleComm VoIP，降低前期成本并充分利用新的VoIP电话系统。

VoIP电话系统有何不同？

在进入细节之前，我们需要确定什么使互联网协议语音（VoIP）电话与模拟电话区分开来。

模拟电话通过专用座机直接与公共交换电话网（PSTN）连接。本地电话公司可以方便地拨打电话，实际上需要直接连接到电话插孔。

IP电话通过一个VoIP服务提供商连接到电话网络上网。它将音频转换为数据包，并使用Internet协议（IP）传输它们。然后，提供商的数据中心将信号转换为模拟信号，然后将其传输到PSTN。

由于SIP电话不需要专用的固定电话，因此使用VoIP扩展办公室变得更加容易。在传统电话系统中，要与多名员工共享电话服务，则需要一个内部专用小交换机（PBX）。

现在您知道VoIP是什么了，让我们讨论如何开始设置VoIP电话系统。

1）测试您的网络和Internet连接

您可能会担心VoIP使用多少带宽，但经验法则是每行上载和下载大约100 kbps。

现在，大多数互联网服务提供商都会在其业务计划中提供千兆速度。因此，对于VoIP电话系统，您当前的连接可能足够快。需要注意的是，某些家庭连接的上传 速度要慢得多，例如某些DSL连接。

除了速度以外，影响VoIP通话质量的问题通常还与连接的不稳定有关。抖动和数据包丢失是要检查的两个指标。最好使用有线互联网连接，例如光纤或电缆。微波和其他选项太不稳定。

而且您的网络硬件也可能成为瓶颈。如果路由器或网络无法处理高峰流量，您可能会遇到音频断断续续或其他问题，例如掉线。Wi-Fi在大多数情况下都可以正常工作，但是有线连接总是更好。

进行 VoIP速度测试以对您的网络进行压力测试并发现潜在问题。结果将使您很好地了解您的连接是否可以处理VoIP安装。

您可能还会探索配置服务质量（QoS），以区分VoIP数据包和数据的优先级。这样，语音流量就被置于YouTube或Netflix等流量之上，从而确保更少的延迟和数据包丢失。

建立您的客户服务团队，以严格的工作时间和预先定义的会议时间获得持续的成功

减少倦怠并确保客户服务团队长期成功的最佳方法是为他们配备正确的工具例如SparkleComm统一通信，并制定一致，灵活的工作时间表。实际上，甚至有必要在某些小时内禁用其工作计算机和电话的访问权限。这样，高科技初创公司和其他公司的客户服务团队将有固定的工作时间表，即使尝试，也无法陷入倦怠的陷阱。然后，为了进一步提高客户服务团队的生产率，可以将特定的时间间隔指定为他们的“打开窗口”，这将指示销售代表有空参加会议和签到。 

具有讽刺意味的是，但在COVID-19和WFH期间消除高科技公司客户服务团队倦怠的最佳方法可能只是限制他们在技术上的时间和对技术的访问。 

将COVID-19的负面影响转化为正面的一切都与关注和努力有关 

自然，由于对产品和服务的需求增加，在COVID-19大流行期间，一些高科技初创公司和历史悠久的公司蓬勃发展。  但是，其他公司却保持了增长和成功的水平，而对他们的产品的需求却没有增加。他们之所以能够做到这一点，不仅因为他们从技术角度做好了充分的准备，而且还因为他们早日关注并积极努力优化了团队的远程工作设置，时间表和策略。 

他们意识到有必要在团队之间进行每日SparkleComm视频会议，以确保项目效率和盈利能力。他们想出了即使没有贸易展览和现场行业活动也能解锁销售的方法。他们为客户服务代表设定了界限，以防止职业倦怠，并最终证明没有它，就有可能实现更好，更健康的生产力。 

通过对每个人的工作情况采取人性化和善解人意的方法，许多高科技初创公司和其他公司克服了COVID-19的挑战，并以一种真正富有成效和强大的方式使用了协作技术。

在COVID-19期间开展业务，即使没有贸易展览或现场活动 随着贸易展览和行业活动的消失，对于高科技销售团队而言，找到一种替代方法来获得良好口碑已变得势在必行。   对于大多数人来说，做到这一点的最佳方法之一也是不舒服且具有挑战性，这在社交媒体平台上引起关注。例如在过去的几年中，领英的会员资格，参与度和销售机会一直在增加。一些精明的销售代表和市场领导者在弯道上领先一步，并通过发布轶事技巧，最佳实践和思想开端，在早期就建立了令人印象深刻的追随者，现在看来，每个销售领导者都在努力成为领英名人。但这并不能阻止高科技领域的销售领导者抢先一步。根据领英算法的性质，并考虑与高科技销售主管联系的人，在社交媒体平台上轻松吸引您行业内的关注非常容易。 

对于高科技销售主管，我们的最佳建议是开始每天投入一部分时间来学习新技术例如统一通信技术，视频会议技术，在平台上发布，并通过他们的帖子或直接消息与他人互动。不可能有一夜之间的成功，但是有了一致性和微调，销售代表就可以开始吸引可能包含一些潜在客户，潜在客户和客户的受众。 

而且，您的销售团队越能说服潜在客户和潜在客户利用其行业领先的专业知识，就越会信任您的公司并致力于建立合作伙伴关系。 

＃3。远程工作导致客户服务团队精疲力尽 

客户服务代表自然总是乐于助人，随时准备为他们服务，不管他们从事的行业是什么。但是在高科技公司中，客户服务团队似乎扑灭了各种火灾。现在，随着生活和工作融为一体，他们在早晨，白天和晚上的所有时间都在工作。 

一场又一场的扑灭大火的结果是什么？ 除了糟糕的双关语外，COVID-19和WFH还使高科技客户服务专业人员在一周中持续数小时的时间内不停地上网和专心工作。他们不仅与客户打交道，而且还希望他们也参加团队和公司的SparkleComm会议。 

所有这些义务，除了平衡他们在家里发生的一切外，还导致客户服务代表的倦怠人数增加。但事实是，即使是远程工作，也不一定要这样。 

克服消除面对面的聚会 

即时通讯非常方便，但是远程完成即席群组视频和电话通话则是另外一回事了。对于初学者来说，成功的远程工作需要组织，包括详细的日历，如果您想提高工作效率，则可以安排会议时间和平淡无奇的工作。在一天中的任何时间，您能够随机获得所需电话的机会很小。其次，期望远程团队成员能在瞬间通知是不公平的，特别是当您考虑到人们在家工作时承担的义务数量时。 

因此，我们建议在家里保持类似水平的协作和生产力的一种方法是实施每日站立会议。由于需要召开快速会议以使每个人都能了解项目的进展和完成情况，因此站立会议是敏捷工作方式不可或缺的一部分。他们通常每周或每天举行一次，目的是使团队中的每个人都共同了解谁在做什么，他们走了多远以及何时到期。 

到目前为止，我们发现在进行远程工作时，高科技公司越早可以为远程站立会议设置常规节奏，就越早开始工作变得更加正常，并开始取得巨大进展。您的站立也可以是异步的！您可以尝试与团队聊天，而不是与所有人进行视频通话，因为在特定的时间范围内，小组可以通过消息相互更新。

此外，借助集成的SparkleComm视频会议，这些会议变得越来越容易，而且更加个性化。借助最佳的SparkleComm视听解决方案，可以感觉就像您与团队成员在同一房间。（请记住：请始终打开相机，以使站立会议的效率最大化！） 

＃2。销售团队无法再在贸易展览，行业活动或面对面会议上发展业务 

这是针对高科技领域的初创公司的，因为他们倾向于依靠会议，活动和面对面的会议来比主要的高科技公司更频繁地开展业务。

无论如何，由于COVID-19对活动行业的巨大影响，高科技初创公司的销售团队没有建立联系，建立潜在客户的主要工具，而且正如他们的工作名称所示，销售也是如此。没有贸易展览，见面和打招呼或进行教育研讨会，销售团队将无法结识潜在客户，建立关系或达成交易，他们甚至不能把名片放进口袋里，希望打个电话。取而代之的是，销售代表不得不重新发明许多方法，以使自己脱颖而出，以保持对客户和潜在客户的关注，所有这些也都来自他们自己的家。 

最新数据表明。80％的高管表示，他们依靠视频会议进行内部团队沟通。这是因为反馈和响应可以是即时的。您甚至可以查看自己是否有影响力，因为可以清晰观察每个人的面孔和表情。

但麻烦的是，如果您以前从未进行过远程电话会议，它们可能会很尴尬且令人尴尬。

没有尴尬的假人，我们中的许多人几乎无法生存面对面的会议，现在我们正在集体调整以适应视频会议礼节。一旦“进入”会话，通常会吸引与会者互相交谈，吃东西或滑动电话。由于人们已经在处理说话者的清晰度问题，缓冲视频和延误，这使事情变得更加复杂。

这是确保您的同事和客户与您进行视频会议的好时机的几种方法。

视频会议最佳实践

我们都看过模因和病毒视频在网上巡回演出。有一个不幸的视频，一位女士在浴室视频会议上不知不觉地离开了她的相机和麦克风，而那个老板却以某种方式设法将自己变成土豆，不得不参加一场像土豆一样的视频通话。

不要做那个人！

这里有一些久经考验的视频会议提示，可帮助您避免成为同事永远不会忘记的病毒模因的源头。

保持眼神交流

视频会议的秘密在于，当您注视摄像机时，您主要是在注视其他参与者。

现在这听起来有点违反直觉，因为您必须查看屏幕以弄清楚其他参与者的状况。但是，在通话时，请与您的摄像头一目了然，以进行眼神交流，并确保您的同事感觉像您在积极倾听并集中精力。

做到这一点的一种方法是，如果是外部网络摄像头，则将摄像头尽可能靠近屏幕放置。另外，在进行视频通话时，请避免低头看手机或执行其他任务，因为这似乎不专业。

消除房间的所有干扰物-关闭电视，关闭网络浏览器中不必要的标签，并锁住宠物。成功的视频会议所需要做的就是向摄像机显示一些爱。

避免打扰别人

在一个参与者跳入并开始与另一参与者交谈的地方，电话会议会变得很尴尬。

由于视频会议与面对面会议有很大不同，并且没有肢体语言提示可以让您“渴望说话”，因此经常会出现打断。

因此，这些视频会议最佳实践要求您更加礼貌一点，并允许其他人在发表您的想法之前发表讲话。

如果您确实打断了参与者，请确保这样做有充分的理由-也许您想敦促您的同事做出决定，或者回避激烈的讨论。

确保您的技术完美运行

预先测试您正在使用的任何硬件或视频应用程序，以确保一切正常。我们不想在重要会议中遇到麦克风或摄像头故障，对吗？

在更新视频应用程序或登录会议并大喊大叫时，“没有什么比不上专业和业余爱好者显得更专业和业余的了，“现在可以听到我说话了吗？”

20％的用户表示，视频会议面临的最大挑战是音频质量。获得正确的设备，然后确保它与用于进行视频通话的软件兼容，这一点至关重要。

不说话时将麦克风静音

如果您认为在别人讲话时保持安静，那么您就不会发出任何声音，那是错误的。大多数麦克风可以拾取最微弱的声音，例如打字，咳嗽，咀嚼或点击笔。

这可能会使通话中的其他人分心，并可能导致烦人。如果您的猫在后台咆哮，则没人能完成任何工作。因此，请确保只有在需要发言时才打开麦克风。当您的孩子像女妖一样战斗或您的妈妈希望您尽快洗碗时，您不希望您的同事或客户偷听。这对每个人来说都是非常尴尬的事，而您的同事可能永远不会让您忘记它。

对其他参与者有礼貌

仅仅因为您与其他会议参与者相距不远，并不意味着您对他们会很卑鄙或无礼。将视频协作与面对面的互动一样对待。

延长与您亲自见面时使用的礼貌非常重要。这意味着要通过认真聆听来注意每个说话者，最大程度地减少分心，并避免执行多任务的冲动。

这是一个有用的视频会议提示：微笑和自信。这是在虚拟会议中产生积极感觉的简单而有效的策略。

衣着端庄

我们意识到这是睡衣的季节，您甚至可能连几天都不会梳头，但是要为电视会议付出努力，对吗？

您不必花哨。要在视频通话中留下良好的印象，只需要一件干净的衬衫，洗净的脸和整洁的头发即可。这将帮助您进入工作模式，并避免任何尴尬的一瞥。

第一印象会持续很长时间。现在您已经熟悉了视频会议的礼节，我们相信您将成为您参加的每个虚拟会议的王牌。您还可以阅读有关虚拟会议中面临的常见困难的信息，并与我们找到简单的解决方案。或者，如果您想了解有关远程会议、视频会议的更多信息，请点击SparkleComm申请免费试用。

3.了解他们的VoIP功能

现在，您已经确定了要使用的云电话系统，现在该比较基本的业务功能了。

VoIP电话系统的优点是您可以以最小的成本添加功能。因此，如果您现在不需要特定功能，则可以在以后立即将其激活。

哪些功能对企业很重要？这是您希望电话供应商提供的主要功能：

自动值班人员：当客户拨打您公司的电话号码时，自动值班人员会引导他们联系您团队中的合适人选。当呼叫者进行选择时，呼叫将自动转接到所需的分机。

呼叫等待：您的员工正在通话时，他们可能想拨打紧急电话。呼叫等待使他们能够接听电话并保持当前通话。或者，您也可以将来电转到语音邮件。

语音信箱：如果今天的电话系统不提供语音信箱，它将不再适用。寻找新的语音邮件功能，例如以电子邮件形式发送消息，以短信形式发送消息等等。这些强大的功能将帮助您的公司节省时间。

来电显示：您可以在拨出电话时更改商务电话的来电显示。这很有用，因为如果号码不熟悉（例如区号不同），某些客户可能不会接听电话。

通话录音：这不是您父母的盒式磁带录音机。与常规电话系统相比，基于云的呼叫记录是一项强大的改进。按需或自动记录电话为您的团队提供了新的教练和培训方式。

4.测试他们的实时客户支持

现在，您已经为企业电话系统考虑到了提供商，现在该测试他们的客户支持团队了。您可以通过几种方法来衡量它，而不仅仅是主观主题：

可用性：是否全天候提供实时客户支持？您如何与他们联系？

响应能力：您需要等待多长时间？得到答复需要多长时间？

质量：销售代表知识渊博，友善吗？他们是否花时间了解问题？

您不必一定要成为客户来比较不同VoIP提供商之间的客户服务。

对于企业，请花时间查看您的VoIP提供商是否提供了服务水平协议（SLA）。这些协议规定了维护，响应时间和合格事件赔偿的某些要求和时间表。

迁移到云比您想象的要容易

那么，VoIP是否可靠？你打赌它是。SparkleComm一直在帮助公司将其电话系统迁移到云中将近13年。对我们来说这不是新事物。我们与初创公司以及在美国设有许多办事处的企业合作

我们知道升级您的电话系统会让人感到恐惧。企业领导者不希望任何停机时间。这就是为什么我们建立了可支持多家企业的专业级语音网络的原因。

我们的入职团队将确保您的迁移顺利进行。当您的公司电话号码成功转移时，您将一目了然。如果您需要专业服务，我们也会提供。

无论您的业务需求是什么，迁移到云上始终是实现出色的可靠性和性能的明智选择。

高科技企业员工迁移到远程工作

在COVID-19之前，许多高科技初创公司已经开始争相使用远程工作和混合模型。实际上，其中一些公司已经完全处于远程状态，而且无疑也取得了成功。

现在，在看到自己向WFH转移的早期成功之后，很多主流科技公司正在重新考虑对巨大办公空间的需求，这些办公空间往往具有同样大的租赁合同，而这些租赁合同并不能完全帮助公司的底线。

我们确信，有关远程工作的采用和随后的辩论将持续数年。但是，除了底线之外，很难说远程工作对公司，员工和客户而言是好是坏。不可否认，高科技公司拥有更好的能力来适应WFH生活方式的事实，但这只是短期优势，因为其他行业的其他公司将逐渐学习远程工作的方式并精通它，以后类似SparkleComm统一通信这样的远程工作工具将发挥更大的作用，也将变得更普遍。

另外，这种运动的长期影响尚待观察，工作和生活界限的模糊将继续重塑我们所有人的工作方式。但是，让我们把这些公司的未来以及WFH的长期影响放在一边，然后看看COVID-19对高科技团队和员工的日常职能的影响。因为如果您问我们，那是迄今为止真正令人着迷的事情。 

COVID-19对高科技公司团队的三点日常影响

＃1。缺乏身体上的亲近感消除了快速但必不可少的团队拥挤和即时会议

高科技初创公司具有特殊的工作方式：快速，混乱且生产率高。

凭借快速的沟通，这些企业已经习惯于在功能开放的办公室内部灵活地工作。《哈佛商业评论》发现，无论开放办公室实际上是否对提高生产力都有好处，它们会为进行非计划的聊天，协作和会议提供机会，这通常导致数小时的工作完成。而且，当您需要在眨眼之间做出决定时，您需要能够与团队迅速地团结起来，并在继续前进之前互相交流想法。 但是，COVID-19和转移到远程工作已经使这些团队挤成一团和随机开会几乎是不可能的。但这是否意味着技术团队之间必不可少的快速沟通结束了？当然不是，随着科技的发展，类似SparkleComm这样得统一通信系统可以为远程工作者提供便利的快速沟通。

2020年第一季度，在COVID-19的恐慌之中，某科技公司在三个月的时间里增加了比以往更多的新订户，准确地说是1,580万。而另外一个科技公司在2020年4月至6月期间的收入比2019年同期下降了67％。

两家都是高科技公司，每个公司都拥有已经熟悉远程工作和协作工具的高绩效员工，为什么COVID-19对不同的公司拥有如此不同的影响？

在这篇文章中，我们将介绍：

为什么在COVID-19期间一些高科技公司表现良好（而另一些则不然）

高科技企业员工迁移到远程工作

COVID-19对高科技公司团队的三点日常影响

您的科技初创企业团队是否正在尽可能有效地进行协作？开始认真扩展之前，您应该注意什么？

注意差距：为什么某些高科技公司在COVID-19期间表现良好（而另一些却不好）

面对COVID-19，各科技公司出现了截然不同的经历，因为COVID对这些公司的员工（以及他们的运营方式）产生了不同的影响。从某种意义上说，如果有的话，它可能使每家公司更加紧密，因为他们可能不得不更加依赖集成电话服务，SparkleComm视频会议和消息传递应用程序。 

COVID-19早期，公司是否成功与这些公司向人们提供的服务和产品以及COVID-19如何影响消费者与是否能体验它们的方式有关。想一想，当人们无法出行时，提供全球款待服务的公司将遭受苦难，无论其技术水平如何。同样，可以肯定地说，提供家庭流媒体服务的公司很有可能在锁定和隔离期间经历增长。 

它完全取决于业务及其产品，因此不可能就COVID-19对每家高科技公司的影响得出许多一般性结论。但是有一个就是这样：无论服务，产品或行业如何，COVID-19都迅速加速了高科技公司和初创公司对远程工作的采用。而且，就其价值而言，到目前为止，他们似乎并没有取得成功，而且他们似乎也渴望使WFH（在家工作）成为永久性的事情。

3.通话质量

通话质量是人们改用VoIP的重要原因。听到VoIP呼叫后，您将再也不想回到传统的电话系统。

通过音频编解码器的改进，可以提高通话质量。这些技术包含在大多数VoIP电话和应用程序中。高清语音编解码器提供两倍的带宽，这意味着每个呼叫中的每个人都可以听到更大范围的声音。

在会议中进行音频会议时，通话质量甚至是一个更大的问题。回声、背景噪音、用手机打来的电话打扰了所有人。凭借SparkleComm VoIP的高级功能，白天和黑夜都不同。

如果固定电话和手机出现布线问题或手机问题，它们会变得很明显并分散注意力。VoIP台式电话，会议电话和应用程序的进步使通话中的所有参与者都享有愉悦的通话质量。

4.冗余

建议冗余是电话系统值得探讨的话题，这似乎令人担忧，但在当前这个时代，事实并非如此。现在，为不同的团队成员设置呼叫转移或在家中使用视频会议的能力更加重要。

SparkleComm VoIP提供商具有此内置冗余。即使存在诸如基于IP网络的常见抖动之类的网络中断，您的呼叫仍保持在线状态。

座机只有一个故障点。使用VoIP，您始终可以使用备份。而且，当这不起作用时，您可以使用免费的VoIP应用直接在智能手机上接听电话。

如何选择可靠的VoIP提供商

基于云的电话系统比传统座机更可靠。但是，并非所有VoIP服务都是相同的。

以下是一些建议，可帮助您选择可靠的VoIP提供商。

1.检查提供商的正常运行时间

选择VoIP电话服务提供商时要检查的第一件事是正常运行时间。例如，SparkleComm自2010年以来没有发生任何停机。没有其他VoIP提供商可以这么说。我们已投资数百万美元构建了可扩展的业务网络。在执行维护时，我们会在“网络状态”页面上公开发布更新。

2.检查认证

认证可帮助您确定VoIP电话服务提供商是否符合行业标准。寻找HIPAA、PCI和SOC 2合规性。

医务室应仅使用符合HIPAA的电话系统与患者讨论问题。某些VoIP功能可能需要进行调整，以满足如此高的隐私标准。

与其建立可满足这些积极认证的基础架构，不如着眼于VoIP电话系统以降低维护成本。