VoIP成功的10个最佳实践(一)

如果新冠肺炎让您考虑企业的通信,那么您可能正在寻找IP语音统一通信解决方案。对于正在寻找和部署统一通信的人来说,这里有十种最佳实践来帮助确保成功。首次实施企业级IP语音(VoIP)系统,甚至是从旧的VoIP解决方案迁移到新的解决方案,这两种方法都代表着一个重要的项目,并且对员工的工作方式进行了许多更改。他们需要适应一种新的工作方式,这绝非易事,而您的IT部门则需要将精力集中在新的管理和故障排除任务上。无论您要改用VoIP还是已经在运行VoIP就绪的网络,要获得最佳性能,都需要计划,主动管理和监视。尽管有许多不同类型的VoIP网络和提供程序可用,以及众多平台解决方案,例如  AT&T Collaborate,  Intermedia Unite和  劳格科技SparkleComm等,但所有VoIP提供程序仍共享一些共同因素。正如我们正在测试一些产品时发现的那样,很多原因都归结于公司网络。主要是网络是否已为VoIP准备就绪,然后您的IT员工是否准备好管理此类流量。 

值得注意的是,有很多因素会影响VoIP服务提供的整体质量,有时这些因素并不明显。在下面的文章中,我已经整理了10个最佳实践,现在我想与您共享这些最佳实践,因为我在这些产品上花了一些宝贵的实践时间。   

1. 验证您的网络架构。确保您的网络基础架构可以与您选择的VoIP系统如SparkleComm配合使用,并准备进行更改(可能是重大更改),以实现最佳性能。并非每个交换机,  路由器,  防火墙或安全设备都可以与所有VoIP提供商一起使用。有时您可能需要重新配置或更新设备,但是发现您的VoIP软件根本无法工作,除非您换掉一些硬件,这并不少见。在一个实例中,我发现VoIP产品唯一可行的方法是关闭测试路由器中的所有安全功能。这是您想花任何钱之前都想知道的事情。 

IT部门现在需要采取的7个步骤来管理远程办公初期(六)

7、测试您的视频会议系统

如今,大多数中小型企业都开始使用视频会议。但是在您当前的情况下,语音连接才是真正的需求。通常,这意味着用户需要能够拨入会议,但实际上并不需要运行摄像头。IT部门需要围绕一个事实,即在一个大多数为分布式用户的环境中,视频会议将成为必不可少的事实。利用SparkleComm视频会议,销售人员将可以与客户进行面对面的交流,而您的人力资源部门可能会要求确保经理和员工可以看到并彼此视觉交互,以使每个人都尽可能快乐和高效,他们也需要SparkleComm视频会议系统。 

对于IT部门来说,这意味着确保不仅要为带回家的设备用户安装摄像机(幸运的是,大多数人会安装),而且还要确保已在家中对视频会议提供商进行了全面测试。如果获取相机的步骤不仅仅是单击“启动相机”按钮,您就需要记录这些步骤并确保用户拥有这些步骤。如果设备上的摄像头不足以应付某些工作负载,例如销售会议或网络研讨会,则需要确定这些工作负载需要哪些摄像头,准备好这些摄像头的存储,并确保有适当的流程为了将它们带到适当的用户,将它们送回(如有必要),并在出现任何问题时提供支持。

而且,如果您在VoIP步骤中没有遇到麻烦,您将在这里遇到麻烦:家庭带宽。您需要致电VoIP /视频会议提供商,并为家庭用户找出建议的带宽要求,这需要成为您新的远程办公政策的一部分。您的系统,尤其是VoIP视频会议SparkleComm,不仅至关重要,而且还需要一定大小的管道,需要记录该大小,并传达给用户。

之后,您需要弄清楚如何处理没有必要带宽的用户。在当今的宽带中,几乎肯定会有一些用户遇到此问题,但是他们的人数很少,您可以单独与他们见面并制定解决方案。您可能会考虑为其购买公司控制的互联网路由器,以便您可以控制服务质量(QoS)或其他带宽保护措施,从而为他们划分用户的家庭带宽,从而使一切正常。或者,您可以与高级管理层一起在危机期间升级用户的家庭互联网。

如果后一种选择成为现实,请立即开始寻找提供交易的提供商。这是在您认为在此远程办公浪潮中需要更多服务的任何服务中使用的好策略。许多供应商希望通过在危机期间收集更多用户来将COVID-19变成积极的东西,并且他们正在通过有吸引力的交易做到这一点。例如,视频会议供应商劳格科技已经提供了免费试用SparkleComm视频会议的计划。   

IT部门现在需要采取的7个步骤来管理远程办公初期(五)

6、深入了解您的VoIP系统

如今,绝大多数中小型企业正在使用云服务的IP语音(如SparkleComm VoIP)系统来处理语音通信,这是一件好事,尤其是在这种情况下。您需要更加熟悉VoIP提供商针对分布式用户的功能,然后将这些功能与公司的工作负载进行匹配。您是将电话转接到员工的家庭电话还是选择其他更好的服务,或者应该分发预先配置的VoIP手机?    

考虑到迁移的速度,大多数公司可能无法订购,配置,测试和交付数百部新VoIP电话。那么,您是要重新配置他们目前在办公室使用的台式听筒并将它们发送出去,还是更适合使用软电话?对于大多数希望对这种新情况做出灵活反应的中小型企业,类似SparkleComm软件电话可能是最佳选择。

但这意味着了解提供商的软件电话功能。它的功能是什么,典型的基本的,高级的和企业层之间有什么区别?这些与您的工作流程需求有何关系?需要对此进行规划,以便您可以向管理人员提出快速且受过良好教育的建议。接受之后,您需要确保在用户设备上安装并测试了这些软件电话客户端。如果他们已经开始远程办公,这可能需要写下指令供用户自行安装这些客户端。这意味着您需要远程支持该操作。您的VoIP提供商如劳格科技可以为您提供帮助,但是您需要事先通过帐户代表进行设置。

请记住,这些复杂的软电话SparkleComm通常具有高级功能,例如呼叫报告,内部和外部联系人列表,对销售和营销应用程序的自定义钩子,并且可能还有更多其他功能。您可能需要预先配置它们以最有效地使用,最好在员工仍在现场工作时完成。最简单的选择可能是将它们包括在新的面向远程办公的设备映像中,并在用户移动到远程办公之前在每个设备上简单地安装该映像。尽管这是一个有效的选择,但它并不是轻量级的选择,因为它不仅意味着构建映像,还意味着了解需要包括哪些内容以及如何配置所有这些内容;然后在部署之前对其进行配置和测试。如果您的员工仍在现场工作,则从长远来看可以尝试该过程。

远程工作将继续存在:如何确保您的业务安全(三)

enter image description here

保持勤奋。我们可以提供的最佳建议是保持怀疑态度。如果链接看起来可疑,或者网站不安全,请避免使用。归根结底,您的员工和您自己都是第一道防线。

拥有更偏远的劳动力是迈向未来工作效率的一个令人振奋的进步,但确实会带来一些失败。在网络安全方面,积极主动地采取技术政策将降低您遭受网络攻击的风险。

3.保护您的企业设备

奇怪的是,许多黑客实际上可以通过物理访问您的设备来渗透您的系统。我们生活在一个办公室之外需要更多工作技术的时代。一旦这项技术离开办公室,就必须由员工来确保它的安全性。

作为雇主,一定要提醒您的员工始终保持设备关闭。黑客仅需几分钟即可在未锁定的笔记本电脑上访问的数据量是天文数字。

为了最好地应对物理安全风险,我们建议每位员工每次离开计算机时都将其锁定。另外,请保护所有可能带有敏感数据的拇指驱动器,电话或任何其他外围设备。

幸运的是,有适当的工具可以帮助我们减少设备被盗的机会。SparkleComm统一通信等软件产品可帮助IT部门管理企业使用的每台设备。从GPS跟踪到远程更新,资产管理软件对于任何小型企业都是必不可少的。

最后的话

网络犯罪是一种日益增长的威胁,已开始影响各种规模的企业。黑客不再仅仅针对大型公司,而是针对他们知道缺乏防御攻击资源的较小企业。

随着世界朝着更加数字化的方向发展,犯罪分子有更多机会窃取您的数据。灌输我们的一些最佳技巧将确保您的团队安全过渡到新的远程员工队伍。

如果您对商业技术有任何疑问,或更具体地说,您想了解我们的SparkleComm VoIP解决方案,请与我们联系。目前,我们提供3天的试用期,它将为您提供从今天开始进行商务通话所需的一切。

远程工作将继续存在:如何确保您的业务安全(二)

该设备会有些震撼,但价格合理。劳格科技特有的保密通话技术,支持客户端(app2app)端到端动态加密,使得通话内容无法被窃听。

并非每个企业都会有可用的资金来提高其业务安全性。投资小企业贷款可以帮助您释放资金,使您的企业进入21世纪,而无需从企业的其他地方获取资金。

2.起草新员工技术政策

人类天生就会失败。我们不是完美的,也不应该期望如此。但是,我们可以采用适当的系统来减轻发生故障的机会。

2017年,将近一半的企业领导人表示人为错误已导致其公司内的数据泄露。黑客变得越来越复杂,单击错误的超链接之类的简单操作就可能对公司造成灾难。

当您的员工搬到家里工作时,我们建议您更新技术政策,以提高您的员工对网络威胁的意识。您的公司的政策应随着周围世界的变化而变化。

这项新政策应提醒您,员工在家工作时必须谨慎。您的新技术政策中应包括的一些重要事项是:

将个人和工作设备分开放置–工作数据应保留在工作设备上,个人数据应保留在个人设备上。就像在个人计算机上访问电子邮件一样简单,这可能会使您的帐户面临安全风险。

保持安全网络。在家中的网络安全性将比在办公室中差。虽然这是事实,但更糟糕的是公共WiFi。如果您的员工决定在自己喜欢的咖啡馆里工作,则可以通过热点或VPN来确保互联网的安全使用。

启用两因素验证。您的员工很可能对此抱怨不已,但会为其企业帐户建立两步验证系统。

报告网络钓鱼尝试。我们都经常这样做;您会从一个欺骗性帐户收到一封垃圾邮件,并将其删除。网络电话解决方案SparkleComm采用灵活的网络结构,系电信运营商级别的网络应用。同时支持针对企业级别的应用。

远程工作将继续存在:如何确保您的业务安全(一)

enter image description here

现在应该很明显,远程工作将继续存在。无论您是完全远程的员工,还是只有几个人待在家里,远程员工都会对您的企业构成安全威胁。

由于团队现在已断开连接并远离总部,因此由IT团队来确保您的企业不会受到任何网络威胁的影响。如果您没有跟上最新的网络安全趋势,请不要担心。我们是来帮助你的。您可以通过以下几种不同方式来确保您的业务保持在线安全。

1.改善您的业务技术

如果要确保公司免受网络攻击的威胁,则必须投资于企业的技术。

当您的员工从家中转移到工作场所时,在进行技术购买时,一切都应该摆在桌面上。您应该表现得好像您的员工在家中不拥有自己的任何设备。您应该进行的一些必备购买是:

更新的笔记本电脑 –最重要的商业工具应被这样对待。为公司中的每个人购买一台像样的笔记本电脑。这将是昂贵的,但绝对值得。最新的笔记本电脑将配备最强大的设备来应对安全威胁。

商业VPN –某些员工可能在办公室外工作,这意味着他们将脱离安全网络。商业VPN或虚拟专用网络允许您的员工保持连接到可以加密和保护数据的远程网络。

使用SparkleComm VoIP – 云VoIP解决方案使您的员工可以通过安全的互联网连接拨打电话。SparkleComm VoIP可以使您的员工保持连接和安全,无论他们在世界上的任何地方,他们所需要的就是互联网连接。

安装反恶意软件软件–为防万一,在网络上单击时,反恶意软件软件是一个很好的工具。如果员工下载粘贴了恶意软件的粗略PDF,则您的反恶意软件将在无法造成任何危害之前识别并销毁文件。

20个在家工作的技巧(三)

7.不要犹豫,索要你需要的东西

如果您受雇于支持在家工作设置的公司或组织,请在开始在家工作时或在一两天之内意识到自己需要新东西时,索要您需要的设备。尽早树立先例是非常重要的,您将要求舒适地完成工作所需的条件,包括正确的显示器,键盘,鼠标,椅子,打印机,通信软件等。习惯于远程员工的组织通常会为家庭办公设备制定预算。询问它是什么,以及多久更新一次。询问是否有贷款协议或者由谁来支付退货或处理过时的设备的费用也是很重的事情。

如果您因新型冠状病毒而在家中意外工作,请在合理范围内提出您的需求。您可能要在家中工作数周,您应该在舒适的环境下办公,但是订购新的办公椅和办公桌可能会让公司觉得要求太多。放弃这个想法,考虑使用鼠标和键盘,再加上能够更好的支持协作的SparkleComm统一通信平台,你的公司会为你的积极感到骄傲。

8.保留专用的办公空间

在理想的环境中,远程员工将不仅拥有专用的办公室,而且拥有两台计算机,一台用于工作,一台用于个人使用。对于雇主来说,这是更安全的,它使您可以私下进行所有活动。但是,并不是每个人都在家中拥有单独的办公室,因此保持两台机器并不总是现实的。而是将办公桌和某些外围设备专用于工作。例如,当您的笔记本电脑连接显示器和外部键盘时,就是工作时间。在您的腿上时,这是个人时间。您可能想进一步对硬盘驱动器进行分区并为工作创建一个单独的用户帐户。

9.保留一个单独的电话号码

设置仅用于与同事和客户通话的电话号码。它不必是座机,第二部手机甚至SIM卡。它可以是免费的VoIP服务,或者SparkleComm软电话。与其他一些技巧类似,使用单独的电话号码可以帮助您管理工作与生活的平衡。

10.使用VPN

当您连接到不受控制的网络时,请使用VPN。其中包括在办公空间,咖啡馆,图书馆和机场的Wi-Fi。一些组织拥有自己的VPN,异地员工需要访问某些存储仅供内部使用的信息的服务器或网站。在这种情况下,您还需要在家中使用VPN。在任何情况下,养成尽可能多地保持VPN连接的习惯是一个好主意,因为打开它总是比不打开更安全。

请记住关于VPN的另一点,如果您与他们建立了联系,那么您的公司可以想象您正在做什么。因此,不要通过公司的VPN查看其他不好的内容。

改善VoIP通话质量的8种方法(四)

7.标准化您的移动VoIP

大多数企业,甚至较小的企业,都需要解决旅途中的通信问题。有些人需要确保在家中或旅途中有人拨打他们的分机时智能手机会响;其他人只需要确保他们可以带着完整功能的耳机在办公室或校园中漫步。为了保持良好的通话质量,您需要查看员工进行移动对话的所有方式,然后进行标准化。  

对于那些想要在办公室里逛逛的人,请考虑使用数字增强型无绳电信 (DECT)电话。因为这些电话实质上利用了自己的频谱,所以使用一个电话来访问SparkleCommVoIP系统意味着受到其他无线源干扰的可能性较小。根据您选择的VoIP供应商,您也许可以选择该供应商提供的DECT电话,这意味着安装麻烦更少。对于某些系统内配置,只需将电话插入主机系统上的开放USB端口即可。  

如果您是在拨打台式电话时需要智能手机响铃的人之一,请与您的VoIP提供商联系并查看他们在使用软电话或呼叫转移选项时所获得的好处。软件电话SparkleComm通常是更有吸引力的选择,因为这些软件应用程序可以将正在运行的所有内容转换为可以接听和拨打VoIP电话的功能。这样,您可以使用台式机,笔记本电脑或各种各样的移动设备(尤其是智能手机)进行对话,共享会议和其他协作任务。使用由VoIP提供商构建的SparkleComm软件电话可以保证与电话服务的完全兼容性,也意味着其客户服务技术人员可以更轻松地确定和解决问题。如今,一些供应商,例如 劳格科技,已完全淘汰了硬件电话,选择通过SparkleComm软件提供其全部服务组合。 

  8.如果其他所有方法均失败,请聘请专家

当然,DIY是现代VoIP吸引力的一部分。甚至企业级VoIP提供商也经常吹嘘“快速启动和运行”有多么容易。正如我们在测试这些产品时所看到的  ,这基本上是正确的。但是,当您遇到性能障碍,有时会出现电话混乱甚至掉线的情况,并且已经用尽了内部专业知识和客户服务代表的呼叫脚本时,就该考虑聘请外部帮助了。    幸运的是,当今的VoIP顾问所能做的不仅仅是简单地安装和维护VoIP系统。这些公司通常还致力于优化Wi-Fi网络覆盖范围,因为这通常是性能最高的VoIP系统(如SparkleComm)的组成部分。他们可以通过实现高级功能来帮助您将通信提升到一个新的水平,例如保护您的呼叫数据和传输,自动执行共享的会议和安排日程,设计功能齐全的自动值班人员(又名交互式语音响应 或IVR系统,只要您愿意花时间进行设置,大多数企业VoIP系统就可以执行此操作),与其他后端软件开发自定义集成,甚至设置呼叫分析和信息中心,而不仅仅是用于计费,但也用于市场营销和销售。  

当然,聘请帮助会花费很多钱,但是只要您花时间充分研究所选顾问可以做的事情,您就会得到很多回报。

改善VoIP通话质量的8种方法(三)

4.减少带宽

这主要是针对最近几个月来淹没VoIP服务提供商的所有那些新的家庭网络用户。由于家庭网络通常以单个路由器为中心,该路由器处理整个网络上运行的所有流量,因此与大型企业网络相比,带宽的使用变得更为重要。与VoIP呼叫同时在同一网络上运行的大量流量不仅会耗尽管道中的空间,还会导致数据包冲突,抖动(请参见上文)和其他网络故障,从而影响呼叫质量。

在小型网络情况下,解决这些问题的简便方法是减少VoIP(如SparkleComm)会话期间其他应用程序占用的带宽量。对于一个人独居的人来说,这是一个简单的解决方法,但是与其他人一起生活的人,尤其是那些有孩子在做学业或玩游戏的家庭,可能需要更多的协调。如果您可以在VoIP或举行SparkleComm视频会议时从网络上订购其他产品,则应该没问题。但是,如果这是一个问题,请参考您的路由器(上文),并考虑设置专门的VLAN以仅运行VoIP流量。只要您的路由器支持,您的IT人员甚至应该可以通过电话提供帮助。使用VLAN,您的VoIP流量实际上将获得其自己的网络,从而使带宽成为问题。

5.监视您的网络流量

如前所述,网络上使用的带宽量将对呼叫音频产生影响。如果抖动缓冲区不能解决问题,请尝试使用希望在路由器上驻留的上述QoS功能保护VoIP流量。虽然QoS是一种网络标准,在支持它的任何网络硬件上趋于以相同的方式工作,但是有几种方法可以达到类似的效果。

IT专业人员可以使用大多数任何  网络监视  工具来识别其网络上哪些数据包流正在承载VoIP数据。这样一来,他们就可以标记流量并以多种方式保护流量,包括QoS。同样,如上所述,QoS基本上使IT人员可以将整个带宽的一部分(比如说10%)专用于承载VoIP。建立QoS后,无论网络上其他人在做什么,这10%的语音流量将始终存在。  

6.干扰清除

具有较高GHz频率的电话往往会产生干扰。您的典型VoIP电话以2.4 GHz运行。但是,市场上也有5.8 GHz电话以及包括VoIP设备在内的各种5 GHz设备。通常,2.4 GHz频段可提供更长的范围,但其数据吞吐量较慢。5 GHz频段提供的覆盖范围较小,但是在覆盖范围内,数据流会更快。

如果您遇到干扰,请检查手机运行的频率。如果您拥有5.8 GHz的电话,请切换到2.4 GHz的电话(某些电话甚至可以让您选择)。此外,大多数家用和  小型企业路由器以及大多数Wi-Fi范围扩展器都提供选择在2.4 GHz和5 GHz频谱中运行还是同时运行的能力,从而使您可以选择将要传输的流量在哪个频谱中运行。请与您的VoIP提供商的服务技术人员联系,并询问其特定平台的最佳性能。 

改善VoIP通话质量的8种方法(二)

1.抖动柔术

思科对什么是抖动及其如何影响VoIP(如SparkleComm)通话质量做出了很好的解释。本质上,语音数据是按时间顺序组织的数据包通过网络发送的。根据思科的说法,“网络拥塞,不正确的排队或配置错误”会导致这些数据包的组织和接收方式出现延迟。  

为了解决此问题,请将您的以太网线升级为  6类  (CAT6)电缆。您的VoIP提供商可能已经给您提供了上一代的5类(CAT5)电缆,该电缆仅支持大约125 MHz,而CAT6电缆可以在250 MHz左右的速率传输数据,这是最简单的修复。对于较小的VoIP问题,此技巧可以解决您的问题。  

如果新电缆没有消除抖动,请尝试实施抖动缓冲器。您的VoIP供应商将很乐意帮助您配置一个缓冲区,该缓冲区将按照接收数据的顺序临时存储您的数据包,然后以均匀间隔将这些数据包传输到您的网络中。这将有助于以更准确的方式传递语音数据。

2.购买新耳机

VoIP耳机的价格从非常便宜的$ 1耳机  到  $ 400的豪华耳机不等  。但是,您不会期望您最喜欢的录音师使用便宜的耳机来混音专辑,那么为什么要使用粗糙的VoIP耳机来管理业务呢?选择头戴式耳机时,需要考虑很多因素。首先,如果您最关注通话质量,请选择可以消除双耳声音的降噪耳机。与无线或蓝牙耳机相比,有线和USB耳机通常可提供更稳定的声音质量。

3.购买VoIP优化路由器

不要让您的标准家庭或小型企业路由器传输企业SparkleComm VoIP呼叫。无论您是在家工作的单独操作员,还是现在正在有效地管理大量基于家庭的网络基础结构的IT专业人员,请确保您的许多无线路由器都具有将VoIP流量明确优先于其他类型数据的能力。这些路由器对于小型企业而言可能便宜至200美元,对于更重负荷的用途则可能高达3,000美元。

服务质量(QoS)是寻找并确保用户可以自行调整的关键功能。基本上,此功能使您可以选择一种流量,并确保其从路由器获得优先级,从而有效地确保其服务质量。路由器支持会话初始协议 (SIP)也很重要,该协议有助于在客户端和服务器之间可靠地传递数据。您还将需要虚拟局域网  (VLAN)支持,该支持有助于根据延迟最低的位置对数据进行分组和分散。