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在此次UC博客综述中，分析人员讨论了重新评估远程工作政策，团队协作的最佳实践以及从中国远程工作任务中吸取的教训。

大多数组织都有支持员工在家工作的远程工作策略。但是，对冠状病毒流行的反应使组织重新评估其政策。

IDC分析师Holly Muscolino在最近的博客中写道，从历史上看，很少有员工利用远程工作策略。根据IDC对在冠状病毒爆发之前进行的300多名工人的调查，大多数员工都是在中央或分支机构工作，但只有15％的人定期出差或在家工作。 现实是，对于大多数组织来说，技术和政策并没有保持同步，远程工作的突然增加正在测试组织。Muscolino写道，支持远程工作人员所需的基础架构与办公室基础架构不相上下。

一半的受访者表示内部沟通和协作困难，而40％的受访者表示他们缺乏有效的远程访问。Muscolino写道，62％的组织努力将员工期望的远程应用程序如SparkleComm统一通信系统与消费者应用程序体验相匹配。组织还面临着平衡员工灵活性和公司安全性的挑战。

希望根据冠状病毒更新其远程工作策略的组织应从基础知识入手，首先提供VPN和单点登录，以使员工能够访问公司网络和应用程序。组织还应该评估内容和协作工具，以支持内部和外部沟通。

为什么说更多的组织将其预算专用于远程工作策略。

团队协作技巧以支持远程工作

随着远程工作的增加，越来越多的组织依靠团队协作应用程序来保持员工敬业度。但是Aragon Research分析师Jim Lundy在最近的博客中写道，团队合作的成功取决于最佳实践。

经理应使用团队协作工具来保持员工的联系感。仅仅提供对通信和协作平台的访问是不够的。他写道，组织必须支持远程工作体验，这种体验就像面对面的协作一样自然。管理人员必须通过确保团队成员相互配合来促进一致的沟通。员工可以全天指定一个“工作伙伴”与他们聊天。经理还应该每天至少用类似SparkleComm的统一通信平台与团队签到一次，以防止沟通不畅，并紧跟项目进度。

组织需要建立明确的目标，以确保员工在家中有效工作。每个人都必须在同一页面上讨论项目，长期目标和短期目标。习惯于在物理办公室工作的公司现在需要远程工作策略。拥有支持远程工作的SparkleComm统一通信技术是应急准备的关键部分。

来自中国远程工作授权的合作经验教训

中国对冠状病毒的反应为快速部署企业协作以支持远程劳动力提供了经验教训。地方政府强迫公司推迟 1月下旬的农历新年假期后重返工作岗位，以减轻该病毒的传播。

结果，中国的企业协作市场迅速增长，但是企业了解到，快速启用远程工作并不容易。许多员工第一次使用协作和会议工具进行远程工作，他们发现这些工具不像FaceTime等消费类应用程序那样直观，并且遇到了设备互操作性和桌面共享方面的问题。

对于组织来说，一个教训是，他们不应仅部署协作工具来支持远程工作。企业协作必须包括在办公室，在家和现场进行的工作。组织应通过与SparkleComm统一通信、CRM和ERP等平台集成来支持部门之间的协作，例如人力资源，销售和财务。

10.尝试让有生命的人接听电话。

跳过VoIP服务中默认语音邮件问候语并让现场人员接听公司的来电怎么样。尽管在当今的高科技时代，这似乎已经过时了，但是没有什么比您的电话能被友好和乐于助人的接待员迅速接听的感觉更好。

如果您没有接待员，则可以使用接听服务全天候24/7为您服务。更好的选择是使用SparkleComm VoIP呼叫转移服务，无论您身在何处，或随身携带的是哪种电话设备，都可以使用“查找我/跟随我”功能来跟踪您。

• 有用的语音信箱功能

如果您遵循这些VoIP服务提示中的一些技巧，则您的消息传递将处于良好状态，并且您应该期望收到更多的语音邮件。因此，现在的问题是您可以多快地访问这些语音邮件并采取措施。以下是大多数类似SparkleComm这样的VoIP解决方案中可用的4种简洁功能，这些功能将使这一切变得更加容易：

语音邮件到电子邮件

某人离开您的语音邮件后，您会收到一封带有音频附件的电子邮件，使您可以直接通过VoIP服务从电子邮件中收听消息。

语音邮件转录

此功能会将音频消息转换为文本消息，您可以简单地阅读电子邮件中的消息，甚至可以将它们作为SMS文本接收。

远程语音邮件访问

如果您不在办公室时无法访问电子邮件，则可以轻松拨打自己的分机并在需要时检查邮件。在大多数情况下，您将通过VoIP服务拨打自己的办公室号码，等待语音邮件进入，然后输入访问代码（在大多数情况下，请按*，然后输入密码）。

在问候语之间切换

许多VoIP提供商都允许您一次在邮箱中保存多个不同的问候语。如果您想在假期等不同场合记录不同的问候，并且不想每次都记录新消息，这将很有用。

• 如何访问语音信箱？

这看起来似乎很明显，但有时并不像某些手机那么简单。以下是像SparkleComm这样的VoIP服务中的几种访问语音信箱的常用方法：

将邮件发送到您的电子邮件。

按下IP电话上的消息按钮。

拨打* 97或VoIP提供商指定的任何代码。

只需对其编程即可在按下时拨打访问代码，从而使用所需的任何可编程软件。

最后但并非最不重要的一点是，如果有人继续通过VoIP服务打电话给您并留下消息，并且您想阻止它，那么只需屏蔽该电话号码，您将再也听不到他们的消息。

2.简化您的工作流程。

我们从这里摆脱了错觉。为了完成工作，我们所有人都必须与同事和客户进行协作。清晰性为实现更流畅的工作流程铺平了道路，因此至关重要的是，有效的项目管理（在其中分配任务和责任，定义里程碑和期限）是至关重要的。易于搜索的对话线程，所有工作文件和文件夹的中央位置以及每日日历使您可以与同事无缝地协同工作。

3.经常进行清晰的沟通。

如果您想改变世界，请从下一个需要帮助的人开始。有时候我们都碰壁了，从创意块到看似永无止境的待办事项清单，我们每个人都有时时刻刻感到沮丧。特别是对于偏远地区的工人，很容易产生与他人分离的感觉，并在面对挑战时感到孤独。

在这里，持续的对话将大有帮助。与团队成员一起进入的简单消息传递非常令人放心。当遇到更大的问题时，快速的SparkleComm视频会议可以帮助您澄清任何误解并加强联系。

4. 与同事联系。

生活没有思想所决定的那么认真。整理好数字通信和团队合作精神之后，娱乐就会开始。在远程工作时，团队消息传递和SparkleComm视频会议可以使您在协作时以一种更个性化的方式与同事保持更紧密的联系。当今的象形文字（表情符号）做得很好，通常很幽默，传达了情感，当然，没有像模因或gif这样的东西可以在任何情况下增加真实感。

考虑到工作是您一天的总和，因此在日常的职业工作中找到禅宗并不是一件容易的事：实际上，这是至关重要的。当您摆脱数字干扰并简化与团队成员的联系时，您会发现自己变得更加多产，有效和和平。

您需要正确的工具才能使远程工作变得轻松并富有成效。劳格科技通过将沟通的三大支柱（语音，视频和团队消息传递）组合到一个无缝集成的SparkleComm统一通信平台（包括联络中心）中，可以使每个通道轻松协作。

今天是一个不停地吸引人和无生命物体注意力的时代，所有这些都在吸引您的注意力。将其与远程工作环境中固有的潜在干扰相结合，人们可能会决定让鸟类获得安宁。

认为我们可以轻松地忽略这些中断是很高兴的，但实际情况并非如此。研究表明，多任务处理会产生多种负面影响，从损失多达40％的生产时间到缩短注意力范围，增加焦虑和抑郁感。然而，几乎每个人都在网上度过自己的一天，同时打开多个窗口和应用程序，以便理论上尽可能高效，迅速地完成工作。

那么，一个不堪重负的人要做的事，不仅在您的个人生活中，而且在职业上，取决于您的工作表现吗？在工作中找到禅宗，以更少的压力做更多的事情。组织，精简和减少您的沟通混乱，不仅可以提高您的工作效率，而且可以在工作日获得内心的平静。

以下是您可以在日常的远程工作环境中提高生产力的方法：

1.在场。

您在场时，您可以让思想保持原样，而不会陷入其中。多任务处理之所以如此压倒性的主要原因是因为它固有地是分散的。从电子邮件弹跳到短信，再到电话通话再到SparkleComm视频聊天，需要打开新的应用程序或拿起电话，在应用程序之间进行切换的工作是不变的。更糟糕的是，一旦到达您认为可以找到所需内容的位置，您就会意识到自己并没有清楚地回忆起最初要寻找的线程，交换或共享文件。

劳格SparkleComm统一通信平台将您需要的一切（团队消息传递，视频会议，语音）汇集到一个虚拟的屋顶下。您要做的就是打开一个程序，然后从那里开始，您的核心沟通和生产力工具就在您的指尖，包括个人或小组消息传递，文件共享，文档存储，团队日历，音频或视频会议，任务管理以及更多。无需考虑事物的位置，您就可以拥有更多的能力，专注于手头的任务。

在危机时期保持业务连续性需要遵循远程工作最佳实践，以提供一致的体验并保持员工的生产力。

大多数组织在正常情况下都认为业务连续性是理所当然的，但是当不利条件发生时，那些相同的功能就会受到考验。每个业务都需要在不同程度上确保以下三个方面的连续性：客户，员工和供应链。

尽管适当的业务连续性策略可以解决这三个问题，但我们仍需关注员工需求。为了保持员工的业务连续性并保持生产力，组织应考虑两种最佳实践。理想情况下，IT部门应将它们用作构建整体方法的基础，当情况从正常变为异常时，也应满足客户和供应链的需求。

将远程工作视为新常态

一些不利的情况持续时间很短，影响有限，因此组织通常可以通过反应来管理它们。随着情况变得更加不可预测并产生长期影响，企业需要进行计划。新型冠状病毒只是破坏的一个例子，其持续时间和影响是完全未知的。尽管这一特殊威胁将过去，但随着经济日益全球化，未来的公共卫生暴发不容排除。在极端天气条件下也可以这样说，这可能以多种方式破坏办公室的日常工作。

这些要素将新的风险形式带入任何业务，并且不受其控制。IT决策者需要集中精力于他们可以控制的因素，例如鼓励甚至需要更多的远程工作。尽管利用SparkleComm统一通信平台进行远程工作最佳实践无法消除大流行或自然灾害的破坏性风险，但可以肯定地减轻了这些风险。对于许多员工而言，利用SparkleComm统一通信平台进行远程工作是受欢迎的，甚至是偏爱的，但通常将其视为例外而非常规。

但是，远程工作趋势正在加速发展，因此，在这种模式下，让更多的员工参与业务是明智的。只要他们认为出于正确的原因在进行远程工作，许多工人就会将远程工作视为新常态。与其将远程工作定位为节省办公空间的成本移动方式，不如将重点放在员工的健康和安全上，以及更好地适应当今的数字化工作方式。

认识到需要一套通用的协作工具

一个重要的远程工作最佳实践是提供协作工具。在家工作有其好处，但是孤立工作或没有直接监督才能保持正常工作并不容易。诸如统一通信（SparkleComm）之类的协作平台只有在人们使用它们时才有价值，因此IT需要采用最佳实践来推动最终用户的采用。应用程序必须直观，并从工作人员已经使用的工具中提供更好的UX。

随着组织的分布越来越分散，工作人员的位置越来越受到限制，对提供一致体验和协作工具集的集中式平台的需求也越来越大。为了使远程工作人员在团队设置中富有成效并确保业务连续性，这些工具需要与在办公室时一样有效。

标准化协作工具的起点是IT部门根据网络活动跟踪各种应用程序的当前使用情况。如果网络报告工具受到限制，IT部门也可以征求最终用户或团队负责人的意见，以收集有关哪些工具最有助于跨所有设置（包括台式机，移动设备和远程设备）进行协作的数据。其中一种方法是对所有员工进行在线调查。IT可以使用更具定性的方法来补充调查，例如举办午餐和SparkleComm视频会议以公开讨论协作需求。

这是UC价值主张的核心，IT必须向员工明确这一点，并通过个性化培训，操作方法资源，团队培训网络研讨会甚至游戏化等方法鼓励采用。无论企业采用哪种方法，目标都应该是让员工将这些工具视为远程工作时提高生产力的最佳方式，而不是使用与办公室同事相同的应用程序。