如何主持电话会议(一)

主持电话会议让你有机会展示你管理和指导他人的能力。要想成功地领导一个电话会议,你需要知道如何组织电话会议,为你的角色做好准备,主持会议,并在会议结束后与与会者保持联系。通过练习,你会发现在电话会议中涉及到的许多步骤与面对面的会议类似。

第一步:组织通话
  1. 选择一个方便好用的会议软件。

今天,你有各种各样的网络会议电话软件可供选择。选择一些用户友好的,大多数远程与会者已经安装。如果调用包含幻灯片,请确保选择了带有视频组件的软件。如果安装的软件不是一个现实的选择,选择一个人人都可以免费在线访问的服务。

为了在不需要软件的情况下为与会者提供服务,请确保电话是在一个装有扬声器的房间里进行的。这个拨号选项也将是一个方便的备份,如果网络研讨会软件失败。

2.轮询您的与会者一段方便的时间。

选择三到五个可能的日期和时间。向所有参与者发送电子邮件,以评估每种可能性的可用性。告诉任何无法做出任何时间的人尽快让你知道。

您还可以使用像Doodle这样的在线调度调查。这些工具允许与会者通过单击鼠标选择日期和时间。如果选择此选项,请不要忘记在电子邮件中包含该链接。

如果所有与会者都在同一时区,请避免在午休时间,工作日开始时或正常工作时间之后计划呼叫。

3.写一个议程。

包括需要讨论的主题。涵盖您预期来自其他成员的任何问题或疑虑。首先关注积极的问题。然后,解决挑战并提供解决方案或想法以克服任何障碍。

如果您计划将特定的任务分配给某些与会者,请在发送议程之前与他们讨论。你最不想做的事情就是出其不意地抓住某人,或者给经理或客户不正确的信息。

4.向所有与会者发送初步信息。

包括登录呼叫所需的所有内容,例如呼入号码和密码。将议程草稿附在电子邮件中。要求所有人阅读并通知您是否要添加内容或修改现有内容。

5.指定一个记录员。

为此任务选择最负责任,最周到的实际参与者。确保它们包含所有在场人员的姓名。让他们总结讨论的主要观点,使用议程作为大纲。

如果他们的手机上有数字录音机或录音功能,如果不讨论敏感材料,请让他们使用。

如果您在网络研讨会软件上使用录制功能,请不要跳过此步骤。因为可能会在您最不期望的时候失败。如果发生这种情况,您可以将书面记录作为备份。

6.发送提醒电子邮件。

如果是在午餐后或早上预定通话的前一天,请在通话当天执行此操作。利用此机会发送呼叫所需的任何报告或文档。您有责任确保每个人都在同一页面,并且每个人都在通话前完成了他们的职责。


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印义丹

印义丹

有时候,颠倒一下视角,你会发现一个全新的世界。enter image description here