SparkleComm视频会议:有效化解危机 确保企业延续性发展

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在科学技术日益发达的今天,社会上随之而来的是层出不现的危机。一场危机会给社会带来巨大的经济损失,甚至造成人员伤亡。对于企业来讲,面对社会上激烈的竞争和瞬息万变的商业环境,危机无疑会对企业的生存构成巨大的威胁,使企业顷刻间濒临绝境。据IDC统计,2000年以前的10年间,发生过灾难的美国公司中,有55% 当即倒闭,剩下的45% 中, 有29% 也因数据丢失而在一年之内倒闭,生存下来的仅为 16%。危机来临时,如何有效地化解危机,确保业务延续性,成为企业生存急待解决的问题。

危机中通信面临的困难

当危机袭来,在紧迫的时间,有限的信息资源和交流受阻的强大压迫下,团队往往陷入各种各样的困境,而无法做出有效的危机应答。

一个危机应答团队的成员可能包括政府官员、企业领导者、外聘专家等。在危机中,由于地域的限制,有些人无法及时赶到现场,共同制定决策。这些人相互之间可能远隔千里,在平常情况下也难得见面,更谈不上深入了解对方。面对危机,如果仅凭无线电、电话或电子邮件这类应付日常交流的沟通方式,是无法有效应对这样紧急的突发事件的。因为在危机中,由于时间紧迫,团队成员间必须快速收集和传达信息。如果团队成员不是面对面坐在一起,而是分散在异地,将无法实现顺畅的沟通,而这又会导致一系列不利于危机应答的情况发生。

沟通不畅会使决策者独断专行,团队成员噤声不语。合理的决策通常来自于各种观点和信息的融汇。即使再优秀的团队,如果无法得到充分顺畅的沟通,也会做出糟糕的决策。成功的危机应答通常是由团队应答而非个人应答决定的。在决策制定时,应将所有人员都包括在内,才能做出全面有效的决策,这在危机中很难做到。因为在紧迫的时间里,领导者或决策者很容易在没有听取多方意见的情况下,就草率做出决定。而团队成员即使存有个人的一些独到的意见,也会因为沟通不畅带来的不便,而最终选择缄默不语。这样一来,整个团队看似保持高度一致,其实仅仅是把意见化为沉默。由于地域的因素,这种情况更容易出现在异地团队。在哥伦比亚事件中,决策者就是因为没有花必要的时间对信息进行全面有效的分析和沟通,就匆忙做出决策。这样的结果,只能导致无效危机应答,造成经济损失,甚至是丧失生命。

沟通不畅会产生信息误解。这种情况特别发生在上传下达的过程中。当下属没有收到,或错误地理解了上级的指示,有可能会做出相反的举措。而同样的通信失误也会发生在上级身上,使上级没有收到或错误地理解了下属的报告,做出错误的决策。最严重的是,当这样的情况发生时,人们往往意识不到,使信息没有得到及时反馈。缺乏信息反馈,团队很难从纷杂的信息中择出相关的、重要的信息,去掉无关的、错误的信息。从而造成低效危机应答机制。2006年1月美国“萨戈煤矿矿难”中一群矿工被困于地下。危机通信小组误解了无线电通讯和手写便条上的信息,报告危机管理中心后,导致了错误的报告“12名矿工幸存,1名丧生”, 而真实情况却是截然相反。不幸的是,这个错误的信息发出了近一个小时,快速传遍整个矿区和新闻媒体,造成更多误解和混乱。

沟通不畅不利于团队协作。危机中团队工作的目标是达到最大化交流,使团队能够保持团结协作。在预防和化解危机时,团队领导者应该使每个成员明确自己的任务,以及自己在整个过程中担当的角色,并使其与团队的目标紧密联系在一起。这样,在危机来临时,团队才能快速有效地做出应答,而不会变成一盘散沙。沟通不畅会阻碍团队成员间的交流,有可能使任务和目标不明确,甚至使相互间缺乏信任,使团队合作无法顺利进行,造成无效的危机应答。

决策者的作用

决策者在积极预防和化解危机带来的困难中起着举足轻重的作用。为了避免因团队交流不畅带来的各种问题,确保有效危机应答机制的建立,决策者应掌握以下四点: 一个有效的危机通信计划应该确保在任何危机前,应答团队相互间都能保持顺畅的交流,面对面共同制定决策,避免频繁使用无线电、电话或电子邮件等交流工具。

在制定有效危机应答机制时,应将所有团队成员,如政府官员、企业领导者、外聘专家以及普通成员,都包括在内,并为团队成员提供表达不同意见的机会,避免领导者独自决策。

危机发生前,团队需要练习对信息的收集和分类,并快速反馈,以识别最重要的信息。

有效危机通信计划应当使团队的每个成员明确自己的角色和责任,并将其与团队的目标紧密联系在一起,保证良好的团队合作和有序分工。

视频会议在危机通信中的应用

面对面的交流方式能够保证顺畅的沟通,建立有效的危机应答机制。美国3M公司的研究表明,面对面会议的说服能力比电话会议高43%。因为当我们面对面在一起时,沟通会根据谈话内容和肢体语言自然顺畅得进行,不需要揣度用交流工具发送的文本信息内容。可见,面对面交流相比电话、E-mail等传统通信手段能大幅提升信息交换的能力。

然而,在危机中,由于各方面因素,尤其是地域因素的限制,面对面的交流往往是无法实现的。那么,如何将有效沟通进行到底?如何预防和化解危机中的困难?如何确保有效的危机应答?视频会议的应运而生,将一切难题一一化解。

不同于电话、无线电、电子邮件和短消息,视频会议将面对面的元素融入其中,实现了语音、数据、视频的融合,创造出一种强大、完整和实时的沟通方式。凭借实时交流,视频会议实现了团队成员和领导者以及专家间的异地多点视频交流,你可以在任意地点如大中小会议室、个人桌面或家庭随时实行远程交流,不仅可以减少出差的费用,降低企业运营成本,避免了异地交流的不便,更重要的是,在小组成员、领导者和专家间形成了一个紧密合作的团队,即使在千里之外,也同样能迅速对危机做出判断,制定有效的决策。团队成员间能够更快更准确地获得信息,及时对信息进行确认和更正,达到信息交流的最大化。视频会议,使团队成员之间的交流更加活跃,讨论问题更加方便,同时,也对团队的目标和任务更加明确,提高了效率,避免了因沟通不充分,导致决策者独自做出决定。

那么讲到这里,有没有一款优质高效且价格不那么昂贵的视频会议通话系统呢?答案是有的,来自于劳格的SparkleComm是一款新型的统一通信平台,具有丰富的视频会议控制功能和高清的语音质量,并且可依据用户需求定制化。

风风雨雨共度难关,SparkleComm正是为了在特殊环境下能够有效地使用,能够突破地域的受限,帮助决策人共同制定决策,更方便企业团队协作和沟通。

视频通信对沟通能力的提升确保了企业对危机的及时反应,已成为企业节约成本,提高竞争力,防止突发事件的重要战略工具。视频会议的广泛普及应用必将成为未来企业确保永续发展的有力保障,视频会议也必将成为确保企业永续发展的坚实后盾。

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Catherine

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There is no love queen of the world.