提高会议效率的 5 种方法

会议旨在成为工作场所生产力的引擎。当您需要集思广益新想法、辩论当前问题并做出重要决定时,会议就是您要去的地方。不幸的是,许多会议最终与富有成效的会议完全相反——你花前十分钟摆弄引入远程员工所需的技术,然后再花五分钟讨论周末计划。不知不觉中会议结束时间到了然而工作还没有完成。一下是提高会议效率的 5 种方法:

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确定你真的需要开会

在工作的世界里,没有什么比在一个本该是电子邮件的会议中煎熬更糟糕的了。相信我们,我们自己也参加过一些。研究表明,中层管理者将35%的时间花在会议上,而高层管理者则将至少半天的时间花在与他人开会上。所以,在他们的日程表上增加另一个会议是应该尽可能避免的。当你决定是否有必要开会时,可以问一些问题:

-我需要别人的意见来取得进步吗? -要想继续谈下去,需要面对面的对话吗? -这次会议是我们最宝贵的时间吗?

如果有任何一个问题的答案是否定的,那就放弃会议,直到所有的材料都准备好了,每个人都有理由开会。

发送一个议程

让会议按期进行的最重要的方法之一就是创建一个任务日程表,然后提前与SparkleComm 视频会议参会者分享。这将确保每个人都知道会议的目的,并让发言的人在会议开始前做好准备。通过在会议期间在一个屏幕上显示会议议程,让每个人都专注于会议本身(并避免跳转到其他话题)。

涉及到每个在线会议参会者

当你邀请别人参加你的视频会议时,就会涉及到机会成本。通过参加视频会议,他们失去了宝贵的时间,他们本可以用来完成其他工作,这意味着你需要让每个会议都值得人们的时间。确保你只邀请那些需要出席的人,并且确保他们一到房间就参与进来。不参与会让人分心,没有什么比在会议室后面花一个小时浏览微博或在视频会议期间使用其他APP更低效的了。

制定行动计划

当你召开了一次成功的会议并做出决定时,带着明确定义的行动项目走出会议室是很重要的。有效的计划包括:

-具体行动项目本身; -负责完成行动项目的人; -行动项目的截止日期; -关于什么是成功或完成的协议。

将具体的任务写下来可以确保每个人都知道正在发生什么,并允许在视频会议结束后成功跟进。

小贴士:在共享议程中写下你的行动项目。您的参与者已经可以访问该文档,因此他们可以在需要时引用它。对于重复召开的会议,您可以为每次会议使用相同的文档,这样就有了发生情况的实时记录。

跟进

一旦你为会议中出现的任务制定了后续计划,你就必须与SparkleComm 在线会议参会者进行实际跟进。尊重你为自己设定的最后期限,并跟进任务将有助于实现结果,并确保人们将认识到你的会议的价值。当人们意识到你的会议是有价值的,他们更愿意参加(并参与)下一次你主持的会议。

作为一家专注于帮助你举办最好会议的会议公司,我们鼓励人们与他人会面。我们认识到与同事和客户一起集思广益,发现新的解决方案,并做出重要决定的价值。记住这些建议将帮助你保持高效,并达到预期的结果。


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Liuyi

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