市政厅在进入企业界之前很久就有了相当的历史。它们为公民提供了与政府领导人交流的机会。市政厅允许双向通信。
公司市政厅也有类似的功能。你有员工和高级管理人员，而不是官僚或官员，而不是公民。公司市政厅不太可能产生辩论或引发愤怒的言论，但它为领导层提供了接触所有员工的机会。公司市政厅的主要目的是让每个人都在同一页面上了解整个组织。
虚拟市政厅
市政厅是通常不会每天见面的团体之间交流的好机会。但是，这确实意味着每个人都必须亲自到场。随着远程工作、远程办公和在家中进行半永久性工作，面对面的市政厅不再可行。
公司长期以来一直忽视家庭员工的工作，因为他们不是组织内的一个大群体。但由于全球大流行，大多数人在家工作，市政厅不得不虚拟化。
虚拟市政厅有很多好处。它们更具成本效益，因为没有人必须旅行或报销费用。它们更具包容性，因为可访问性和调度问题较少。较大的组织可以将市政厅分成几个小组，以便每个人都有机会参与。
但并非所有市政厅都是平等的。面对面会面时，更容易确保人们集中注意力。使用虚拟市政厅，您可能会分心孩子和宠物跑来跑去的人在手机上执行多项任务。但是，有一些方法可以运行更有效的虚拟市政厅会议，让所有参与者受益。
运行有效的虚拟市政厅会议的最佳实践
如果您曾经举办过一次SparkleComm虚拟团队会议，您就会知道每个人都很容易分心或分心。现在想象一个有数百甚至数千人的市政厅会议。让每个人都按时完成会议可能要困难得多。但这并非不可能。以下是一些可以帮助您举办有效的虚拟市政厅会议的最佳实践：
检查你的技术
对于任何市政厅会议，您都需要掌握正确的基础知识。对于虚拟市政厅，这意味着使用正确的技术。您需要几个不同的部分来构建虚拟市政厅，其中包括：
- 寻找并使用适合您需求的平台。有时您需要一个单独的平台，一些公司可以将其现有的 SparkleCommVoIP 系统用于市政厅。
- 测试以确保它适用于不同的硬件（笔记本电脑、手机、多个操作系统等）。
- 进行一次练习，以便您知道如果需要它可以与数百甚至数千人一起使用。
- 确保您有足够的带宽来运行虚拟市政厅。没有人喜欢参加无法听到或看到演讲者的虚拟会议。
- 如果您打算保存和共享事件的记录，请确保平台支持它。
- 检查平台和系统是否支持您想要的任何额外功能，例如投票、团队聊天、测验等。
- 提供多种加入市政厅的方式，从通过电子邮件发送的链接到与会者可以拨打的电话号码。
庆祝获奖者
这是团队会议和市政厅之间的关键区别之一。这是一个庆祝你的赢家的机会——无论是一个好季度的结果还是杰出的员工。这是在市政厅本身与员工互动的好方法，也让他们感觉与组织有联系。考虑花一部分时间来赞美和奖励优秀的员工。
设定议程
没有议程的会议很容易脱轨。对于SparkleComm虚拟会议来说更是如此。因此，请务必制定一个议程，其中包括您想做的所有事情的时间，例如破冰船、问答、获得反馈或回答员工的问题。
提前将议程发送给每个人，这样他们就可以为虚拟市政厅准备一个小时或多长时间。您还可以提前向员工征求问题，以便为他们准备答案。确保为公告、重大决策或战略变更留出一些时间。
指定协调员、主持人和会议主持人
您的每周/每月虚拟会议不需要多人负责。但是虚拟市政厅是一个更大的活动，需要组织和处理。您需要不同的人来处理不同的事情，例如：
- 协调员：此人负责支持用户解决任何问题，包括 IT 问题。他们将保持会议正常进行，并确保一切按时完成。
- 主持人：这个人可以说是负责组织幕后的事情。他们将负责收集问题、进行投票、在聊天中回答问题等等。
- 会议主持人：这个人实际上是会议的代言人。他们将宣布主持人，介绍所有人，启动破冰船等。
以这种方式分配职责可以减轻任何一个人的压力。它可以让您召开有效的市政厅会议。
旋转不同的扬声器 不要在每次市政厅会议上都有相同的发言人。这几乎肯定会让所有与会者感到厌烦。在来自多个部门的不同领导之间轮换，以便每个人都了解整个公司正在发生的事情。
确保演讲者比关于公司愿景的陈旧无聊公告有更多话要说。尝试通过即兴测验或互动会议来混合事物。此外，请确保将幻灯片或演示文稿限制在市政厅的一部分。
忘记通常的幻灯片，您将需要通常数量的两倍。人们一次在屏幕上看同一件事几分钟会很无聊。确保每张幻灯片只有 1 或 2 个点，并包含图片或视频以传达更多信息。
包括休息时间
一个典型的市政厅可能会运行几个小时或更长时间。但是，任何人坐在整个会议期间看着屏幕都是不健康或不有趣的。通过在片段之间加入休息时间，帮助参与者保持清醒和活跃。一个好的经验法则是每 30 分钟的会议休息 5 分钟。
休息时间让每个人都有机会吃点东西、喝点东西、去洗手间，甚至只是稍微伸展一下腿。你也可以带领大家做一些瑜伽姿势来缓解颈部或背部疼痛。没有什么比与数百名同事一起尝试有趣的瑜伽姿势更能建立团队精神了！
跟进和跟进
与大家会面后别忘了跟进。为那些错过的人发送事件的录音以赶上。您可以回答活动期间无法回答的问题并发送会议记录。这也是一个很好的机会，可以征求大家对市政厅会议的反馈和建设性的批评。分析出了什么问题，询问员工下一次如何改进，并解决突然出现的任何意外问题。
