企业统一通信战略构建指南(一)

IT 需要针对语音和视频会议、聊天和其他工具建立统一通信策略。本分步指南可帮助您在企业中实施、评估和管理 UC

统一通信在过去一年中从主要通过小型会议室、室内会议、白板等支持现场协作转变为通过音频和视频会议、虚拟白板等将主要远程工作人员联合起来。现在,另一个统一通信转变正在进行中——支持混合办公和在家工作的员工。本指南包含指向更多信息的链接,解释了为什么 UC 对企业而言比以往任何时候都更加重要、其相关技术以及为跨扩展企业的协作创建全面而敏捷的统一通信计划所需的步骤。

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什么是统一通信,为什么它在业务中很重要?

UC 是一个概念框架,用于将各种企业通信方法(包括电话、视频通话和会议、电子邮件、即时消息和在线状态)集成到一个单一平台中,其目标是简化和增强业务通信、协作和生产力。

UC (如SparkleComm)部署不是推出单一技术,而是为无数实时通信(同步或延迟可忽略不计)和异步工具如何帮助用户以提高组织工作流程的高效方式进行协作和通信制定策略。

大多数公司应该能够清楚、轻松地识别 UC 满足的业务需求。UC的好处包括以下内容,强调了其重要性并证明了企业采用的合理性:

1.改进现有流程;

2.提高员工生产力;

3.提高基于团队的生产力;

4.增强组织敏捷性;

5.简化 IT 运营;

6.降低成本。

UC 应用程序和平台支持对下一代业务计划至关重要的移动性,其中一些被开发为移动优先应用程序。至少,UC 工具使用户能够以类似的方式跨桌面和移动设备、网络和远程体验团队协作。

展望未来,UC 提供了机会——例如基于云的服务超过了本地产品(统一通信即服务正在起飞),团队协作成为工作中心,人工智能被纳入以加快对相关信息的访问并实现更好的沟通,以及大大改进的安全、治理和合规性的出现。还期望业务流程能够从分析和增强的工作流中得到提升。

UC 特性和技术

UC 融合了新旧技术,以形成最佳的语音、视频、聊天和白板体验。

下面列出了九个对业务最有用的 UC 功能:

1.高品质音频;

2.视频会议;

3.使用方便;

4.会议转录;

5.屏幕共享;

6.消息和聊天;

7.流动性;

8.虚拟背景和视频布局;

9.噪音抑制和静音;

10.语言翻译。

5G 无线技术有望在未来几年获得牵引力,与其前身 4G LTE 相比,将改善 UC 用户体验,因为它可以实现更快的速度、更低的延迟和更大的容量,以便设备同时连接到网络和应用程序。

UC 还将受益于人工智能,人工智能可以增加协作并提高会议结果的质量。AI 将通过以下功能推动协作:

1.噪声抑制以防止分心并帮助提高语音识别应用程序的准确性;

2.实时翻译和实时转录以支持全球员工群;

3.根据接受者的需要量身定制的会议摘要;

4.面部识别以更好地保护会议。

当员工返回办公室时,人工智能驱动的非接触式设备,如智能扬声器,将发挥重要作用。例如,用户将能够使用语音命令来开始和结束会议室或小型会议室会议。同样由人工智能驱动的语音生物识别技术也可用于验证 UC 技术的权限。

AI 应用程序还可以了解团队成员如何最佳协作,然后自动映射该信息以优化工作流程。在AI 的更高级用途中,机器人可用于监控呼叫,然后传递与对话相关的信息,包括文档。

随着用户越来越擅长SparkleComm视频通话和会议,他们对这项技术的需求也增加了,包括对实时视频编辑的渴望,其中包括改变背景、启动特效和其他相机技巧的能力。他们还希望通过简短、引人入胜的视频来消费信息,例如用户手册中曾经出现过的信息。供应商已经注意到这些视频会议趋势,并将它们整合到他们的产品和服务中。例如劳格科技已经把AI技术运用到所提供的SparkleComm视频会议系统中。

统一通信和协作优势

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SparkleCoom统一通信和协作不是一个单一的工具或产品,而是一组解决方案,组织实施这些解决方案以确保几乎所有的技术都能顺利、安全地协同工作,以实现近乎实时的协作。SparkleCoom集成了多种通信工具,例如语音、IP 电话呼叫、即时消息、桌面共享、在线状态和网络会议、音频会议和视频会议,以几乎无缝的方式进行交互。

我们的SparkleCoomUC集成解决方案可以将多种工具结合在一起,例如即时消息 (IM)、会议、电子邮件和语音通话。

在组织内的个人发现自己在看似无限数量的设备上跨越广阔的地域工作,这些设备运行着令人眼花缭乱的平台、软件版本和应用程序组合。SparkleCoom统一通信和协作将这些复杂的变量整合到一个简化的、易于使用的界面中,该界面具有以下优势:

生产率

团队可以拉近各个成员之间的距离,并在SparkleCoom统一环境中通过电话、移动设备、台式机、笔记本电脑和其他设备协同工作。

提高灵活性和响应能力

几乎可以在任何设备上从几乎任何地方进行连接和通信,以提高响应速度和生产力。

降低成本

允许企业通过托管或基于云的SparkleCoom服务从资本密集型模式转变为基于运营的模式。旅行和物流成本也可能会降低。

提高客户满意度

在正确的时间向客户提供正确的信息变得越来越重要。让客户在需要时更轻松、更无缝地获得他们需要的东西。

促进协作

您的团队可以一起创建和编辑文档、屏幕共享、快速无缝地提供反馈,并协调有效协作项目所需的所有任务、人员和程序。

SparkleCoom统一通信和协作示例

商业

许多企业发现SparkleCoom统一通信可以让团队更灵活地合作。通过利用即时消息、文件共享和视频会议等工具,协作变得简单而无缝。这可以在产品开发、运营效率、客户和客户满意度、生产力和底线方面取得巨大成功。

教育

教育工作者可以实施 SparkleCoom统一通信进行实时教学会议,允许教授在白板上和学生通过音频或视频会议进行互动,实时共享文档并按需提供。

卫生保健

通过SparkleCoom统一通信,医疗保健提供者可以将电话变成网络会议,与其他医务人员共享、查看和咨询,查看患者信息和数据,然后快速响应。人员可以通过存在感知确定医生的可用性,并共享和协作处理患者信息。

SparkleCoom解决统一通信和协作实施的所有方面的整体和综合方法,包括具有多供应商集成策略的。

解析视频会议安全的工作原理

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SparkleComm视频会议是一种强大的工具,可以让全国各地地的员工进行面对面的实时通信。

安全对于视频会议至关重要。在视频会议期间,敏感信息和数据在内部和外部网络之间传输,在那里很容易受到黑客的窥探。如果网络遭到黑客攻击,视频会议流将成为黑客自己的私人监控摄像头,记录并重新广播公司机密和绝密情报。

视频会议安全不仅符合公司的最佳利益——这是法律。包括个人客户数据的所有电子传输。

在本文章中,我们将解释使用SparkleComm视频会议安全的基本概念。

让我们首先定义一些与视频会议安全相关的基本概念。

为确保SparkleComm视频会议系统的安全,它必须具备以下安全协议:

SparkleComm视频会议通常会存档以备后用。由于这些视频会议中讨论的信息可能是敏感的,因此数据存储需要安全并与所有其他网络分开。不建议使用标准计算机和硬盘驱动器来存储视频会议数据,因为这些机器最容易受到来自内部或外部来源的入侵。

许多公司使用订阅视频会议服务,将所有SparkleComm视频会议数据存储在特殊的锁定、异地设施中。对数据的访问受到 24 小时监控、钥匙卡和生物识别扫描仪的保护

数据传输是视频会议安全中最脆弱的领域,因为数据必须通过如此多的公共和专用网络才能到达目的地。加密和网络安全是视频会议期间保护数据传输的关键。

加密级别取决于数据的敏感性。视频会议附带的内置加密就足够了。两种最常见的加密协议是 56 位 DES 和 128 位 AES 加密 [来源:军事信息技术]。数字是指加密密钥的长度,56 位或 128 位。128 位密钥几乎不可能破解,因为它包含 3.4 X 10 38 种可能的变体。

SparkleComm视频会议安全问题是数据辐射。所有电子设备都会发出一定量的辐射,黑客可以拦截这些辐射。例如,铜质电话线可以充当天线,向知道如何破译数据的人广播数据来自视频屏幕的数据辐射可以读取一公里外。

现在我们将讨论如何检测和修复部分安全的SparkleComm视频会议设置。

检测和修复部分安全的视频会议设置

ISDN 代表综合服务数字网络,是通过普通电话线传输高速数字数据的国际标准。对于 SparkleComm视频会议,所有数据都通过公共交换电话Internet网络来回传输。为此, SparkleComm视频会议的每个参与者都必须拥有合适的设备来准备视频、音频和数据以通过电话网络进行传输。

视频会议期间的大部分繁重工作由称为反向多路复用器或 IMUX 的特殊网关完成。IMUX 发起视频会议呼叫并管理视频会议设备(称为编解码器)和电话网络之间的数据流 [来源:视频会议安全]。IMUX 的主要工作是确保有足够的 ISDN 通道打开以提供足够的带宽来处理视频会议呼叫。商业质量的视频会议需要 384 kbps 的带宽或六个 64-kbps ISDN 通道。

SparkleComm视频会议编解码器通过两个独立的接口与 IMUX 通信:一条 RS-366 线路专用于拨号信息,一条 RS-449/530 线路承载与视频会议本身相关的所有视频、音频和其他数据。

如果在“红色”或分类编解码器和“黑色”或未分类 IMUX 之间没有加密数据,则视频会议设置被认为是不安全的。如果摄像机和 IMUX 之间只有一个接口被加密,那么它被称为部分安全的视频会议设置

例如,如果在视频/音频/数据线上安装了加密盒,那么视频会议流将是安全的。但这仍然使拨号线路易受攻击。由于拨号线通常由铜制成,因此它可能会泄漏数据辐射,黑客可能会获取这些数据。

如何使用移动设备加入/主持电话会议

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过去,参加电话会议意味着检查您的手表并确保您在正确的时间坐在座机旁边的办公桌旁。然后,您必须拨打指定的号码并输入访问代码才能加入该组。

情况不再如此。SparkleComm统一通信实现了通信集成为一体,尽管远程销售代表和项目经理可能不在现场或经常出差。尽管位置和时区不同,但团队仍然需要聚在一起讨论预算、销售活动和项目。

SparkleComm统一通信已经扩展到包括智能手机、膝上型计算机和其他移动设备。如今,许多参与者可能会使用移动设备加入电话会议,而主持人甚至可能使用移动设备。了解如何进行电话会议可能是一项重要的业务技能,无论是参与还是主持移动电话会议。以下是使用移动设备加入或主持SparkleComm电话会议的方法。

从 iPhone 拨打三方电话:

  • 打个电话。
  • 点击添加呼叫并拨打另一个电话。第一个呼叫将被保持。如果需要,您可以在合并呼叫之前在第二条线路上私下交谈。
  • 点击合并通话。呼叫合并到一条线路上,每个人都可以听到对方的声音。
  • 重复步骤 2 和 3 以将更多呼叫者添加到会议中。您最多可以为电话会议合并五个呼叫。
  • 要将来电添加到会议,请点击保持通话 + 接听,然后点击合并通话。

要在SparkleComm会议期间与一位呼叫者私下交谈(或让他们挂断电话),请点击屏幕右上角的蓝色“i”。这将向您显示通话中所有人员的列表,其中包含可让您结束呼叫者或与呼叫者私下通话的按钮。根据需要点击私人或结束。 要结束整个通话,请点按挂断。

从您的 Android 智能手机拨打三方电话:

  • 拨打第一个电话,等待对方接听。请他们等一下。
  • 点击添加呼叫按钮。
  • 拨打第二个号码。
  • 轻触合并或合并呼叫按钮。
  • 重复步骤 2 和 3 以将更多呼叫者添加到会议中。
  • 如果您只想断开其中一个呼叫者的连接,请按管理按钮。 要完全结束通话,请使用结束通话按钮。

主持电话会议

如果您的小组只有几个人(少于五六个),您可以使用上述步骤通过手机进行操作。对于更大的团体,您需要借助于SparkleComm电话会议

SparkleComm电话会议应用程序和许多其他公司将允许您免费为小至 3 至 1,000 名呼叫者的团体设置电话会议线路。

您只需设置一个帐户并登录。然后,按照提示,添加将参与通话的人员的所有电子邮件地址,以及通话的日期和时间。该服务将向所有参与者发送电子邮件邀请以及一个特殊号码和 PIN,供他们在通话中使用。通话可以录音,无需付费。

如果您想将电话会议提升到一个新的水平,这些公司还提供免费的SparkleComm视频会议

从手机加入正式SparkleComm电话会议

在某些时候,通过移动设备参加正式的SparkleComm电话会议是不可避免的——无论您是在北京的酒店房间、迪拜的建筑工地还是您儿子的郊区曲棍球场外。幸运的是,这很容易做到。

自从每个人都通过座机参加以来,加入许多正式商务电话会议的过程并没有太大变化。您将获得一个用于连接特定会议的电话号码和一个用于安全保护的 PIN。具体来说,您:

在正确的时间拨打号码。

连接后等待提示。

输入您收到的 PIN 码。

当您连接到会议时,向小组宣布您自己。

无论您是被传呼还是拨入,请在加入会议之前注意一些细节,以便您可以礼貌地参与。

在加入通话之前,请确保您的手机已充电。没有什么比在会议中途突然退出更令人沮丧的了,因为你没电了。

查看屏幕上的信号强度条。如果您只看到一两个,请尝试移动到更好的位置。

在通话之前,将移动设备的振铃器开关关闭以减少干扰。这将使除麦克风和电话扬声器之外的系统声音和警报静音。 如果可能,请勿在电话会议期间使用移动设备上的免提电话。音质不太好,费力地听到你可能会让其他参与者感到沮丧。

背景噪音也可能是一个问题。如果您独自一人,请使用耳机将环境噪音降至最低。

电话会议期间,将注意力集中在所说的内容上。大多数移动设备都允许您在进行电话会议时发送短信、查看日历、玩游戏或使用其他应用程序。抵制诱惑,你就不会发现自己说:“对不起……你说什么?”

电话会议智能手机常见问题

您可以在 android 上开多少SparkleComm电话会议

Android 手机允许您合并最多五个电话以组成电话会议。您可以通过轻触保持通话 + 接听新通话轻松合并通话。您还可以通过按“i”按钮在电话会议中与一位来电者私下交谈。

如何设置SparkleComm电话会议

您可以使用电子邮件和密码设置 SparkleComm帐户。该帐户易于设置,并且可以在不到一分钟的时间内激活。邀请参与者后,他们将能够通过拨入号码参与。

您可以在任何智能手机上轻松设置SparkleComm电话会议。该过程很简单,因为您可以按合并或合并呼叫图标将两个呼叫合并在一起并设置电话会议。然后,您拨入的每个人都可以互相交谈和听到对方的声音。

3种不同类型的混合工作

强调:

混合工作正在增长,但是没有一种适合所有组织的“一刀切”的模型。

员工和雇主在家里可以工作多少天上存在分歧。

目前,出现了三种类型的混合工作模型。

在过去的一年中,我们看到了工作方式的空前、快速的转变,劳动力尚未完成转变。大流行引发了从过夜到在家工作的重大转变,但变革仍在我们身上。在下一个正常的情况下,混合工作是每个人心目中的期望。

混合工作既不是100%基于办公室的工作,也不是长期在家工作的工作,它旨在提供两全其美的服务。但是,尽管混合工作被用作描述灵活的部分远程,部分办公室安排的总称,但对于混合工作的实际外观仍未达成共识。 

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混合工作到底是什么?

例如,普华永道(PwC)最近进行的“未来工作”调查发现,办公室时间与在家工作之间的最佳平衡存在巨大差异。一半以上的员工表示,他们希望每周进行三天或三天以上的远程工作。 

另一方面,高管们对工人是否应该每周两天,一周三天或一周四天在办公室上意见分歧。同时,来自微软的数据发现,一旦大流行完全结束,三分之二的员工希望与同事分享更多的面对面时间,哪怕是利用SparkleComm视频会议进行线上面对面交流。

这些统计数据达成共识的一件事是关于工作的外观,不再有严格的规定。但这就是混合工作的真正好处,它使组织能够腾出时间来建立最适合其独特需求的模型,而不管Google为大多数员工宣布的三个办公日/两个工作日之间的任何天数分配给其他员工。

也就是说,混合工作也不是全部免费。出现了三种主要的混合工作模型。这是它们的外观,以及它们各自的优缺点。

模式1:员工将工作时间分散,远程和现场

这种基于时间的拆分可能是混合工作中最受关注的模型,它使大多数员工每周在家里或其他地方执行某些工作任务,其余时间则进入办公室。

优点:

员工可以选择在最有效的环境中执行自己的工作(例如,需要在家中集中精力进行工作,并进入办公室进行有计划的协作活动)。这可以对生产力和工作满意度产生积极影响

可预测的流量和错综复杂的办公室内时间表可能会减少对物理办公空间的需求,从而节省资源和成本 

支持现场和远程用户的SparkleComm统一通信技术投资将获得更大的回报,因为在任何情况下,整个员工都可以无缝使用它们来保持联系与协作

缺点:

如果每个人的日程安排都不规则,则可能难以协调和管理现场出勤和面对面的活动

可能需要更积极地努力,以保持团队和跨职能团队之间的联系

模式2:有些员工是远程工作的,有些则是现场工作的

在此模型中,员工的工作地点并不取决于工作日,而是取决于其角色和职责。有些工作和团队将在完全远程的基础上工作,而另一些工作和团队则每天继续进入办公室。

优点:

办公室的占用情况是可以预测的,在任何一天,经理都知道谁来了,从而可以进行更大的计划

偏爱常规员工的一致性更高

利用SparkleComm统一通信系统进行远程交流可以在世界任何地方进行工作,而不仅仅是员工的工作量足够每周工作几天

缺点:

单独的工作并不能提供混合的灵活性以及相关的好处。角色要么基于办公室,要么基于远程

远程员工可能是事后的想法,可能无法从与在现场工作的人相同的思想和融入公司文化中受益

可能会继续为远程员工和办公室员工细分工具,流程等,导致劳动力分散

模型3:两者的某种组合

并非总是所有员工都可以进行远程工作,例如,某些工人可能参与生产并且需要在现场工作。另一方面,一些远程雇员可能离办公室太远,无法定期进入办公室,而其他工人可能希望在面对面和远程之间分配时间。第三种混合情况包括多种场景,其中一些员工是远程工作的,有些是纯粹在现场工作的,而其他员工则是两者的结合。

优点: 

允许组织为某些员工提供灵活性,即使整体模型不能完全容纳所有人的远程工作(即某些员工需要留在现场)

满足个人喜好的更多选项

缺点: 

如果模型过于复杂,可能难以扩展

多种混合模型可能会进一步增加员工隔离和公司分散的风险

无论采用哪种模式,都该拥抱灵活性了

未来是混合动力,这意味着工作比以往任何时候都更加灵活。随着企业探索新的混合工作安排,重要的是要考虑员工的需求和期望,以及使混合工作成功的其他重要考虑因素。  转变为混合工作模式无疑将需要一些积极的思想和周密的计划,但未来还有令人振奋的变化。而且,现在没有时间开始思考混合工作是否是一个好主意了,必须找到最适合您组织需求的方法。