组织沟通指南(四)

口头和书面交流

分析组织沟通的最后一类是口头和书面沟通。两种类型都经常使用,并在组织成功中发挥重要作用。

口头交流

口头交流很重要。这是一个人与同事,员工或客户面对面交流的方式。人际交流依赖于肢体语言,眼神交流和手势以及所讲的词语。员工可以在一对一的会议,小组会议中或在很多人面前进行口头交流。因此,口头交流有助于我们建立更牢固的关系并建立信任。 

远程工作可能意味着口头交流更具挑战性。但是,考虑到它在建立和维护专业关系中的重要性,它仍然是必需的。许多组织依靠SparkleComm视频通话来确保团队保持联系并进行人际沟通。  

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书面交流

开展业务时,书面沟通也很重要。它通过电子邮件,SparkleComm即时消息和社交媒体发生,并且可以是正式的也可以是非正式的。  

书面交流有很多好处。例如,员工有更多时间考虑他们的反应并确保其遵守公司准则。书面交流的冲动性较小,因此可以更具战略性。但是,书面交流也可能有其缺点。刻画公司的性格可能会更加困难,并且如果许多员工之间共享书面交流,组织可能会失去发言权。

为什么组织沟通很重要? 

组织沟通对于建立业务至关重要,组织的垮台通常是无效沟通的结果,组织沟通永远不容忽视。原因如下:

员工敬业度

感到自己的声音被听到的员工被授权执行其最佳工作的可能性要高4.6倍。良好的组织沟通可以帮助员工感到与工作和整个企业的互动。他们可能会发现自己的角色更加令人满意,感到雇主的信任,并且更有动力实现目标并取悦客户。良好的沟通也意味着员工将对业务及其在业务中的角色有更深入的了解。

公共关系

现在所有企业内没有秘密,无论是大公司还是非营利性组织。当客户听到负面消息时,它会降低业务信誉,并可能将其赶走。进行有效的内部和外部沟通可以减少这种负面影响的机会,如果确实出现问题,请妥善处理。而劳格科技的SparkleComm统一通信平台就是组织最好的内部沟通软件。

减少误解

组织沟通可确保所有组织成员都在同一页面上。这减少了任何误解或误会的可能性。员工知道如何与客户沟通,不会意外共享错误信息,这样,企业就不太可能失去客户,收到法律纠纷或产生不良声誉。

组织沟通指南(三)

定向沟通

组织沟通是定向的。这意味着我们交流的方式会根据与我们交谈的人的位置而变化。定向通信分为三种类型:向下,向上和水平/横向。

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定向通信—向下

向下沟通是指一名员工与排名较低的另一名员工进行沟通。向下沟通最常用于指导意义,例如:

主管与一线员工讨论工作绩效

首席执行官发送大量电子邮件,说明即将发生的变化

经理在团队会议中委派任务

在大多数工作场所,向下沟通将通过电子邮件或消息进行。但是,它们也可以通过SparkleComm视频通话或面对面进行。   

定向沟通—向上

向上沟通是向下沟通的逆转。它在以下工作场所中最常用:

一线员工向经理咨询任务建议或指导

员工向主管或经理提供反馈 

一线员工与主管共享信息

向上沟通很有效,因为它可以帮助建立更平等的工作场所。当组织鼓励员工向高级管理层介绍他们的经验并提出改进建议时,很可能会看到更多敬业的员工和生产率的提高。 

定向通信—水平

横向沟通是指员工在同一层次上的沟通。在以下情况下可能会发生:

团队会议,分享想法 

员工向同事寻求建议或支持

经理向其他经理报告团队任务的结果

水平通信通常是面对面的。但是,随着越来越多的公司进行远程工作,员工需要找到快速有效的方式来通过屏幕进行通信。SparkleComm统一通信服务等通信渠道使员工无论什么时候在哪里都可以全天水平聊天。

内部和外部沟通

组织中的沟通也可以分为内部和外部沟通。这是指与员工交流的人的类型。

内部沟通

内部沟通侧重于员工之间的互动方式。这种工作场所的交流可能涉及以下方面:

通过多种通信渠道进行专业协作,例如SparkleComm视频会议,电子邮件或实时聊天

员工培训模块,例如决策课程或双向审核

围绕组织使命传递信息

管理层与员工之间的人际沟通

工作场所社交活动

内部沟通侧重于员工敬业度和员工沟通。企业需要确保员工可以建立联系并建立有效的专业联系。对于大型组织或鼓励员工在任何地方工作的组织而言,这可能更具挑战性。 

对外沟通

外部沟通适用于组织与外界沟通的方式。这包括:

公共关系公告,例如社交媒体,电视或广播

营销资料

产品或服务的品牌

职位发布和招聘,包括广告或招聘活动

与利益相关者的沟通

客户支持

外部交流对于建立品牌以及维持牢固的客户关系至关重要。所有外部沟通都应该有一个总体的基调,以显示凝聚力的组织形象。它需要符合组织的使命,道德和行业规则。此外,在如何与客户沟通方面有明确的指导方针,可以确保一致,高质量的客户体验。

VoIP安全吗?VoIP安全和呼叫加密终极指南(三)

VoIP的主要安全威胁

您可能对目前存在的VoIP安全问题类型感到好奇。这是您需要抵制的概要。

拒绝服务(DoS) –此攻击使资源网络匮乏,无法中断电话服务并挂断电话。对于呼叫中心,这可能会降低呼叫质量,延迟和正常运行时间。

战争拨号–这种攻击涉及控制PBX以“扫描”其他电话网络。它通过拨号连接到调制解调器或其他有趣的分机来工作。

收费欺诈–与战争拨号一样,这需要从电话系统访问外线电话。攻击者可以拨打昂贵的国际号码,从而收取昂贵的通行费。

网络钓鱼-这种类型的攻击会掠过信任呼叫者ID的毫无戒心的用户。受害者泄露了有关内部IP网络,密码或其他敏感数据的详细信息。

呼叫拦截–攻击者使用不安全的网络来拦截未加密的SIP流量。更糟的是,其中还可以包含视频。

垃圾邮件–语音邮件箱是robocalls和其他电话诈骗的常见目标,这不足为奇。许多人使用受限或“私人”呼叫者ID。

恶意软件–攻击者使用不同的恶意软件给电话或电子邮件凭证。这可以为渗透网络和泄漏敏感业务数据提供更多机会。

如果您设置了DIY电话系统,则这些威胁最令人震惊。随着公司的发展,它不再是合适的人选。例如,自托管的Asterisk PBX对于某些用户而言可能就足够了,但这对于黑客来说是一个有吸引力的目标。VoIP攻击可能会保持沉默,并且几个月都不会被发现。

那么,您应该在VoIP服务提供商中寻找什么呢?只考虑成本是很诱人的,但是在安全性方面,还有更多需要考虑的问题。

选择一个安全的VoIP提供商

SparkleComm VoIP系统的安全性取决于实施及其对安全协议的遵守。

与任何云PBX一样,请确保提供程序符合安全要求。这些取决于您的行业和特定需求。进行此调查的最佳方法是询问您的提供者:

  • 您有什么认证?
  • 您是否使用第三方工具或软件?
  • 您如何培训和再培训员工?
  • 您如何应对安全事件?
  • 你们提供TLS和SRTP呼叫加密吗?

资质认证

回答完这些问题后,请更深入地研究自己的VoIP要求。下面列出的是要记住的顶级认证:

HIPAA合规性–《健康保险可移植性和责任法案》(HIPAA)要求医疗服务提供商必须保护患者数据。这些规则也适用于他们的电话系统,例如语音邮件和通话记录。VoIP服务器需要配置为保护患者隐私。

ISO / IEC 20071 –该全球标准确立了组织评估安全威胁并对其进行响应的能力。这意味着组织已实施了严格的信息安全控制。

PCI合规性–付款卡行业(PCI)合规性要求,如果您接受信用卡,则必须保护基础结构。它要求操作系统更新,安全的VLAN。它还需要针对组织的IP地址进行渗透测试。确保付款数据安全是电子商务的赌注。如果您的VoIP解决方案不符合PCI标准,那么您将承担更高的交易费用和罚款。

组织沟通指南(二)

远程工作培训

当员工不共享相同的工作空间时,业务沟通会更加困难。因此,最好的公司会提供远程工作培训,以确保所有员工都知道如何进行沟通。此时,选择SparkleComm视频会议进行远程培训也是一个好主意。

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反馈

成功的企业创造了优先考虑员工沟通的环境。因此,他们一直在寻求改善组织沟通技巧并鼓励反馈。他们使用定性和定量数据来改善公司并改善通讯系统。 

社会事件

如果同事彼此尴尬或不自在,则无法进行有效的沟通。社交活动(例如团队建设练习)有助于建立开放,诚实和专业的关系,并向员工展示有效的沟通方式。 

一个成功的组织通过组织社交活动并鼓励他们互动来建立员工的态度,社交活动营造了积极的组织文化并激发了员工的精神。 

组织沟通有哪些类型? 

组织文化可分为以下四类: 正式和非正式交流;定向沟通;内部和外部沟通;口头和书面交流。并且,在每个组织结构中,都有许多子类别在起作用。让我们看一下主要的通信类型。

正式和非正式交流

这个类别很简单。这与组织在交流时使用的语言和语调有关。公司沟通要求能够评估在特定情况下所需的正式程度。 

正式沟通

与客户交流时,尤其是在官方新闻发布期间,经常使用正式交流。正式交流倾向于遵循特定的组织结构,例如精心设计的电子邮件活动或会议中的大规模交流。它可能在以下情况下使用:

新闻发布

工作邀请

公司范围内的电子邮件

正式沟通的关键是专业精神,它要求谨慎的措辞和沟通策略。战略沟通使沟通失误的可能性不大,组织成功的可能性也就变大。但是,正式的沟通有时会让人感到严肃和不客气。

非正式沟通

非正式沟通,也称为“葡萄树式”沟通,同样重要,因为它是内部组织沟通的最常见方式。员工使用非正式沟通相互联系以:

在团队会议中面对面

通过SparkleComm即时消息传递应用程序提问

通过电子邮件共享工作

许多组织更倾向于非正式而不是正式沟通,因为它可以帮助员工更好地控制自己的工作量。但是,由于非正式沟通的战略性较差,因此沟通不畅的可能性更高。因此,对于定期使用非正式交流的组织来说,制定交流实践指南或员工手册非常重要。

VoIP安全吗?VoIP安全和呼叫加密终极指南(二)

您可以看到呼叫通过模拟终端进入中心局。今天的电话公司已经建立了安全措施和协议,以确保中心局之间的安全。但是,这种安全性不会扩展到您的内部电话系统。

围绕商务电话系统的脆弱性形成了整个亚文化。Phreaking是电话和黑客行为的混合物,是一种探索易受攻击的电话系统的做法。在1970年代,有可能通过PSTN进行免费呼叫。在90年代后期,网络钓鱼者转向了专用小交换机(PBX)设备。也就是说,它们可以跳动来自不安全的公司电话系统的攻击。

今天的电话网络使用SS7协议将语音流量与信令分离,以建立呼叫。尽管如此,许多PBX系统仍然容易受到攻击,攻击者会发现它们。

Internet协议上的语音是不同的。

使用SIP协议建立呼叫。会话发起协议(SIP)充当可靠互联网电话的信令协议。SIP服务器将语音流量压缩为媒体流,并通过Internet连接将其发送。

很明显,为什么大公司和小企业蜂拥而至,通过互联网拨打电话 。它节省了IT和通信费用,并且为用户提供了很多在家办公的灵活性。

SparkleComm VoIP电话系统使用相同的数据网络来建立电话。VoIP提供商专门处理所有VoIP流量。IT员工只需要为其员工维护一个安全的网络。

VoIP电话服务所需的全部就是稳定的网络连接。你并不需要建立或维持VoIP基础设施。

这里最大的区别是电话和身份虚拟存在。这意味着用户可以随身携带SparkleComm VoIP电话,并可以在任何地方工作。此外,这意味着人们可以使用SIP呼叫应用程序,也称为用于呼叫的软件电话。

与传统电话系统相比,SparkleComm VoIP电话服务具有许多安全优势。主要好处包括:

  • 实时监控呼叫计划的使用情况。
  • 严格执行免费电话。
  • 呼叫加密以防止窃听。
  • 电子邮件传递功能强大的语音邮件功能。

那么,VoIP通话何时到达PSTN呢?

著名的SparkleComm VoIP提供商保持军事级的安全性。他们使用会话边界控制器(SBC)获得最佳的安全性和性能。SBC充当维护性能和逻辑呼叫路由的防火墙。运营商维护高标准,以修补安全漏洞和制造商的固件更新。

老式电话系统的通话记录通常非常有限。这使得几乎不可能追踪被盗的业务数据。更多PSTN风险属于业务连续性缺口。

例如,许多PBX电话系统得不到很好的支持,替换零件价格昂贵,而寻找合格的技术人员则具有挑战性。中断可能会中断您数周的业务沟通。

最重要的是,VoIP电话系统为企业提供了更好的隐私,安全性和可靠性。