会议中应避免的5大最可怕的事情

您是否曾经参加过无处可去的视频会议

视频会议结束时比开始时感到更加迷茫的地方?

或更糟糕的是,视频会议浪费了您的时间?

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许多人在日常工作中不得不承受这样的会议弊端。

但是,有多种方法可以帮助确保每次视频会议都发挥最大的潜力,从而使每个会议成员受益。

这是您每次视频会议都可以做的最坏的事情以及如何避免它们:

1.毫无准备的时候参加视频会议

每个人都知道没有准备会议的感觉。

当然,最可怕的部分是被要求讲话而不太知道该说些什么。

当本来可以花更多的时间做更多事时,这可能会浪费您自己和其他会议成员的时间和精力。

尽管如此,为视频会议进行计划是召开有效会议的最关键步骤之一。

因此,制定会议议程或降低会议期望可能是确保每次视频会议都发挥最大潜力的成功方法。

您现在可以通过SparkleComm准备会议的准备工具。

通过向与会者发送会议邀请,其中包括会议之前的议程项目,这样会议与会者就可以为将要进行的讨论做好准备。

每位与会者将能够跟进他先前的会议中应采取的行动,做出的决定以及查看先前会议的整体记录。

您还可以附加视频会议的相关文件。这样,您可以确保每个人都按计划进行。

2.会议迟到:

在当今工作流程中忙碌的生活方式中,人们注定要迟到视频会议,甚至更糟的是忘记视频会议本身的存在。

设置提醒也可能是一件乏味的工作。

这就是为什么SparkleComm会在一天中自动向您发送提醒,以提醒您任何即将举行的会议或需要采取的适当措施。

除了每周概述摘要(其中包括您前一周的所有会议摘要)之外,SparkleComm还直接将过期的操作发送到您的收件箱。

SparkleComm还与您的Google日历和Office 365集成这样您所有的视频会议都将与您的日历同步。

借助这些有用的建议工具,您势必可以跟踪所有会议邀请,并紧紧关注行动项目。

3.会议后忘记或不知道该怎么办:

视频会议结束后很难跟上您的期望。

像您自己一样,许多人甚至感到迷失在会议之外。

没有方向,与会成员会浪费时间进行毫无意义的讨论,而无需采取行动来推动流程的进行。

SparkleComm理解这一点,并在这里为您提供帮助,它允许您为与会者分配明确的操作并设置截止日期,此外还有简洁的决定(与会者可以集体投票)。

会议结束时,SparkleComm邀请与会者批准他们可以添加评论或进行编辑的会议记录,方法是创建另一个版本,直到会议记录最终设置为每个人都认可为止。

这可以帮助所有会议成员与会期间的发言保持一致,并成为真理的来源,以便在需要时重新使用。

4.会议内容分散在不同的孤岛之间:

随着数字平台的兴起,人们可能会为了找到重要的会议内容而从一个筒仓跳到另一个筒仓。

似乎好像需要一张备忘单才能确定哪些文件在哪里。无论如何,这也可能导致浪费大量时间。

另外,由于会议成员倾向于快速记下笔记而不与他人共享;有些内容甚至可能会被忽略。

您是否曾经在SparkleConference-Video 聊天中做过笔记,而在会议结束后最终失去了笔记;无法取回它们?

然而现在,通过SparkleComm您可以在访问所有会议内容时从一站式体验中受益。

您还可以与他人公开共享您的内容。会议成员可以自由查看实时编写的会议记录。

5.会议往往随着时间的流逝而变化:

您是否曾经被困在似乎没有结束的会议中?

超过会议期间设定的时间很常见,因为会议讨论往往会加班。

正如人们所想像的那样,失败的原因是本可以浪费在做更有生产力的事情上的时间。

让所有会议成员都专注于会议议程是非常困难的。但是,使用SparkleComm时,您可以放心,尊重会议议程

通过对所有与会者可见的会议计时器,成员现在更有可能保持原样并遵循预期的议程。

会议可能是推动您的业务或工作流程前进的关键步骤。

它们可能是伟大构想和项目的开始,但是如果没有正确地准备它们,最终可能会浪费时间。

许多会议成员甚至会忘记会议是由于工作繁忙而召开的。

改善无效的混合会议的4种方法

当几乎所有人都在场时,是否参加过团队会议?很难直言不讳,甚至很难表达想法。直到最近,我们还没有用“混合”一词来形容这些会议,我们只知道它们对于那些远程工作的人来说经常是个问题。

在任何地方工作通常意味着在任何地方开会,如今,如果管理不当,则具有许多异地参与者的混合会议很快会适得其反。类似SparkleComm的交流和协作平台可以帮助每个人营造一个公平的竞争环境,但是其他策略也必须改变。

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优化混合会议

有四种方法可以立即影响高科技团队的混合会议的质量和生产率。

1.流动性很重要

移动通信应用程序必须与Web或桌面版本一样好,甚至要好于其他版本。这样可以使移动参与者获得平等的访问权限,从而有助于提高他们的参与度。

2.减少视频疲劳

进行协作甚至聊天时,请策略性地使用视频,而不要自动使用视频。如果摄像机时间没有增加即时价值,则不需要它,并同步(实时)和异步使用团队消息作为后续和延续。

3.建立参与度

会议主持人必须积极调解,吸引与会者并鼓励远程参与。

4.少即是多

考虑在团队消息板上共享组或个人更新,而不是在混合会议中大声朗读它们。保存会议以进行其他任何其他方式无法进行的战略性讨论或情况介绍。

认真开会

研究表明,与大流行之前相比,我们大多数人现在在会议上花费的时间约多三倍。无疑,这使得在办公时间内完成工作变得更加困难。这就是为什么我们许多人被迫执行多任务的原因之一,这当然会稀释我们的注意力,并减少我们在会议期间可以给予和接受的东西。

当大多数想法不在会议中时,您将无法召开会议。听起来很合逻辑,但是要在混合会议期间强制不执行多任务的基本规则几乎是不可能的。熟练的会议负责人必须设法使与会人员保持参与,这是一门艺术。会议专家建议让所有人参加,群组签到表和共享文档使每个人都可以根据需要参与或自愿参与项目。

对于某些工人来说,只是休息一下可以缓解他们的工作压力。微软在八月份发起的一次哈里斯民意测验发现,有70%的人认为冥想可以帮助减轻与工作有关的压力。

更聪明地工作

改善会议绩效并减轻工作场所压力的另一种方法是更聪明地工作。例如:

在会议之前,您的团队可以通过选择SparkleComm统一通信平台轻松地在移动设备和笔记本电脑之间切换。

在会议期间,利用SparkleComm团队消息传递来减少对视频的依赖。鼓励您的团队讨论和注释共享文档,而不必打开相机或在应用之间切换。

最后,在会议结束后,及时分享会议记录,并明确指出谁负责下一步工作,例如可交付成果。

无限,轻松,智能的SparkleComm使您可以通过内置的团队消息来享受免费的视频会议

弥合鸿沟

今天,无论身在何处,工作时代都是重新思考如何以及为什么以团队的方式相遇以及您希望完成“签到”之外所要完成的工作的好时机。这很重要,因为太多的会议可能导致会议疲劳,更糟糕的是,它们可能会使决策瘫痪。

您的高科技团队可以完成工作,但不幸的是,如果每个人不在同一页面上,则混合会议会使事情变得复杂。建立团队共识是很有价值的,但是使用差劲的沟通工具讨论压力大的话题更有可能产生火花,而不是平静。

解决挑战

交流和协作平台能否帮助解决诸如疲劳等高科技组织挑战?是的,因为它们提供了一次几个小时的视频聊天的替代方法。

我们已经亲眼目睹了消息,视频和电话通信的组合如SparkleComm如何改善会议和协作工作流程。并非总是需要在单个会议上决定所有事情,因此,为团队成员提供异步的团队消息传递功能(包括文件共享和线程讨论)使他们能够在想法准备就绪时做出贡献。

缩小会议在现场和非现场人员之间的鸿沟不仅仅与技术有关,SparkleComm多合一的统一通信平台可能会带来不同。当您见面时,给每个人一个机会(或理由)加入该计划并参与,否则,您将很快达到注意力不足和收益递减的地步。

把握2021年的多样性并融入技术重点(二)

2.减轻语言障碍

当今的数字经济已无国界,许多企业在全球开展业务,其员工队伍也已全球化,分支机构可以有效地支持此模型。但是,借助在家工作,企业可以进一步扩大规模并更快地发展,这就是COVID-19的现实。互联网技术是这里的主要驱动力,但是协作平台又增加了另一个重要的层。

首先,工作人员不完全精通您的母语,但仍然能够跟进工作,可以进行协作,而无需深入交谈。结合聊天的SparkleComm视频会议可以很好地工作,尤其是在使用视觉提示(例如手势)时。借助AI和机器学习,SparkleComm UC平台可以帮助这些工作人员随时随地学习和开发语言,尤其是在将实时转录和翻译工具添加到混合语言中时。当采用这些新的多样性和技术能力的包容性时,语言问题就不再是参与的障碍,从而使企业能够支持更加全球化的劳动力。

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3.保持尊重的环境

工作场所的人口结构从未如此复杂,协作平台可以发挥关键作用,使每个人都能参与并保持参与。如今,多代员工已成为常态,通常跨越三个或四个年龄段,每个年龄段的沟通方式各不相同。数字移民更多地依赖于传统应用,例如电话和电子邮件,而数字本地人则更喜欢移动性,文本和视频。没有UC,这项技术可能会成为无用的巴别塔,但是当这些工具驻留在SparkleComm这一个通用平台上时,工作人员可以在各种模式之间无缝切换并仍然尊重不同的通信偏好。

除年龄以外的人口统计媒介(其中包括性别,种族和信仰)也日益多样化。公司的文化和环境越和谐,其员工的生产率就越高,并且到2021年生活已成为现实,这并非易事。如前所述,可以在一定程度上强制执行支持多样性的政策,但是并不总是会尊重差异。

一方面,技术平台中的多样性和包容性可以通过非正式的渠道和模式(例如简短的聊天和表情符号)来控制事物。使用这些工具可以使人们在行为(无论是否有意无意)开始越界时安全地退出。此外,这些数字模式被记录下来,为这些行为变得更成问题并需要更正式的响应提供了线索。显然,这里有许多敏感性超出了本技巧的范围,然而,最重要的是要了解SparkleComm UC协作工具可以是一种自我调节的形式,它将允许尊重差异,并使员工能够专注于手头的任务。

 把握2021年的多样性并融入技术重点(一)

优先考虑多样性和协作技术中的包容性可以帮助公司保持其文化接触点,即使在大流行期间也是如此。

由于COVID-19,企业没有大规模在家上班的准备,但与任何干扰一样,它也有其优点和缺点。这种趋势已经存在了一段时间,但主要是出于自愿或例外。并非所有工作线都可能遥不可及,但在已成为常态的地方,正在重新考虑雇用做法。

员工绩效的基本规则和期望肯定已发生变化,不仅对于现在以家庭为基础的现有工人,而且对于新员工也已发生变化。当今企业面临的最大挑战之一是建立和培育一种文化,使该组织不仅仅是一群散落的员工。

企业一如既往地具有竞争力,但在当前的大流行时期,还必须考虑底线以外的其他因素。许多远程员工在不理想的工作环境中辛苦劳作,而围绕COVID-19的安全问题使一切黯然失色。同时,一些企业仍在继续生存,而将工作与家庭隔离开来对精神健康和身体健康提出了挑战。

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增加技术的多样性和包容性以填补空白

这些只是COVID-19之前没有引起关注的一些压力。结果,仅仅考虑一个人的工作技能已不再足够,不管该人是现有员工还是新员工。文化扮演着核心角色,到2021年,这意味着多样性,包容性和具有社会意识。

这些目标中的某些在不同程度上是法律规定的,但是文化和共同价值观无法立法。例如,文化是人类有机互动的副产品。但是,远程工作对维持工作场所文化提出了严峻挑战。这是统一通信(如SparkleComm)和协作平台可以帮助填补空白的地方。虽然您的组织文化无法在虚拟的分布式环境中完全复制,但类似SparkleComm这样的统一通信工具是不错的代理,尤其是在支持更大包容性方面。让我们研究统一通信协作平台(如SparkleComm)可以帮助您的公司保持其文化形象的三种方式。

1.更大的可及性

随着在家工作,办公室里的物理障碍将消失。今天要提高生产力,所需的就是一台PC,宽带连接和一套出色的SparkleComm统一通信协作工具。这为那些由于身体或社会挑战而可能面临可及性障碍或在物理办公环境中无法发挥生产力的人开放了劳动力。

大城市生活:通过VoIP和网络电话节省电话计划

住在大城市中心可以是一种有益的,丰富的经历,尤其是对于工作和学习的年轻人而言,但要维持每天的昂贵生活成本也很困难。住房,交通,食品和其他必需品足够昂贵,而无线计划中的数据成本则构成了已经难以管理的预算。为什么不通过VoIP省钱?

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幸好,对于学生和年轻专业人士而言,SparkleComm可以满足您的免费网络通话需求。我们的基于浏览器的服务适用于任何具有浏览器和Internet访问功能的设备,无需下载,注册或付款,只需享受无间断的通话即可。

使用VoIP进行远程工作并减少旅行时间和成本

许多现代工作场所变得越来越灵活,可以在家中或其他地方进行远程工作。互联网当然是其中的基石,它已经迎来了一种新的专业工作文化(这种转变早就应该发生了)。在家工作可让您受益于照顾家人(如果有的话),在舒适的个人环境中工作,并节省交通时间和金钱。

使用VoIPSparkleComm的网络通话,就像您从未离开办公室一样—清晰的视频和音频通话使您无论身在何处都可以与同事保持紧密联系。视频通话比纯音频通话更具个性,因此您可以更轻松地与远方同事保持有意义的关系。

在纽约,东京或洛杉矶这样的大城市中,运输也非常困难。举这个例子;您居住在布鲁克林的日落公园(Sunset Park),并计划在下午1点与客户开会,该客户的办公室在曼哈顿上东区。你们中的哪个人为什么要在世界上最繁忙的城市之一的交通高峰期旅行?在这种情况下,免费的网络通话真是天赐之物—互联网使工作变得更轻松,即使是基本的事情,例如到城里逛逛。您甚至可以查看各种文档,而无需通过我们的屏幕共享功能进行下载!

停车很贵,公共交通又很不方便,为什么还要花上一个小时才能到达20分钟的会议,而此时您只能使用免费的网络电话?更聪明而不是更努力地工作,将为您和您的雇主带来成果!

在家获取所有联系

生活在大都市中可能会与世隔绝-在拥有数百万人的城市中,容易感到迷失和孤独。对于远离您的家乡的那些寂寞时刻,它总是有助于找到一些远离您的城市居住的老朋友或家人。与亲人保持联系会使您感到不那么孤独,并且有时会给您提供我们所有人都需要的情感支持,这对于远离家人和朋友生活的学生而言尤其重要。

SparkleSoftphone全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。

通话功能为基本功能,主要包括:视频与语音同步发起、视频与语音异步发起、通话中视频启闭、视频设备切换(如前置摄像头、后置摄像头)、通话时长显示、支持多方通话、视频分辨率显示等

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