商业中9种最有用的统一通信功能(一)

SparkleComm统一通信功能已经随着时间的推移而发展。有些功能很新潮,当前最有用的统一通信功能干部包括新旧混合。

例如,诸如语音和视频通信之类的基本功能至关重要且常绿。同时,包括转录和虚拟背景在内的新兴功能正在证明其价值。

使事情复杂化的是,几乎每个组织都有不同的业务需求。一家公司需要进行商务沟通,而另一家公司可能不需要,尤其是在比较大型和小型组织时。而且,IT和最终用户通常更喜欢不同的功能,这可能会使获得两个组的统一体验变得复杂。

长期以来一直对统一通信(UC)产生的冲击不是那么统一。用户可以在一个应用程序中发送消息,在台式电话上拨打电话,然后使用另一种会议工具。由于UC产品实际上更加统一,因此今天这种分歧不太明显。

enter image description here 过去,用于企业的统一通信功能列表可能如下所示:

1.具有广泛的语音和呼叫功能的电话系统; 2.具有音频和网络会议的视频会议 3.统一消息传递和即时消息传递 4.和在线状态,电子邮件和传真。

远程协作起飞

在过去的几个月中,随着世界范围内流行病和居家定单的争夺,SparkleCommUC产品引起了人们的关注。例如,在此期间,远程员工之间的云和视频会议采用率猛增。

在“在家工作”政策中,SparkleCommUC功能已变得比在办公室环境中更为重要。例如,基于消息的轮询,视频呼叫和虚拟背景有助于创建交互式业务通信和远程协作。

现在,用户对这些产品有了更多的经验,最重要的功能得到了强调。因此,有用的UC功能的最新列表如下所示:

高质量的音频和视频

噪音抑制和静音 会议中的语言翻译

统一的通信和协作功能 1.高品质的音频和视频

最近进行的一项调查探讨了组织在满足应用程序方面最重要的功能,其中高品质的音频和视频居首位。

但是,在全国范围内,由于组织在大流行中制定了在家工作的政策,因此视频的采用率在最近几个月猛增。现在约有90%的公司将视频会议作为其在家工作策略的一部分。

归根结底,如果音频和视频不起作用,则其他所有内容都将变得毫无意义。就在几年前,人们还认为语音和视频是独立的应用程序。现在,语音和视频正在融合为一个应用程序。

2.易于使用

易用性也是调查中最重要的会议功能列表中的佼佼者。最终用户,尤其是远程工作的新手,希望使用易于使用的技术。希望准时开始会议,并通过浏览器或一次性安装的客户端轻松地加入会议,客户端在安装后自行维护和更新。

界面的直观设计也很关键。用户不需要阅读手册来了解如何使用应用程序。SparkleComm受欢迎的部分原因是因为它以视频为中心并且易于参加会议。但是加入会议可能太容易了。

易用性对最终用户很重要,但它可能会与IT的首要问题之一冲突:安全性。并且,随着SparkleCommUC产品在这个远程协作时代受到关注,IT和其他业务领导者越来越重视视频会议候机室,安全性和加密。

3.会议笔录

许多UC平台都朝着实时会议记录的方向发展,从而消除了用户在会议期间做笔记的需求。SparkleComm通过不做笔记,用户可以在会议和时刻中得到更多的参与。

智能的,基于AI的转录功能(一种新兴的UC功能)可以详细说明会议期间谁说了什么,确定会议要点并概述了会议中出现的任务。此外,完成转录后,分析可以创建词云以向用户显示会议中讨论最多的主题。然后,用户可以在词云中单击一个术语,以将其带入转录中的该主题。

4.屏幕共享

屏幕共享是另一个较旧的功能,仍然有用,尤其是当员工在家工作时。实际上,屏幕共享是必不可少的关键功能。

顾名思义,屏幕共享使用户可以在会议期间实时共享其桌面和设备(包括文件)的屏幕。当团队需要在视觉文件(例如建筑设计和工程原理图)上进行协作时,此功能特别有用。

多年来,屏幕共享已实现了一些创新,包括无线屏幕共享和文件上的远程双向注释。

5.消息和聊天

消息传递功能已经发生了转变。在过去与其他UC功能分开的地方,消息传递现在更加动态并与其他工作流集成在一起。

例如,在会议之前,消息和相关文档可以填充虚拟工作空间。会议开始时,文档和消息都保留在该工作区中,以提供背景信息和上下文内容。在团队成员在会议期间进行交谈时,私人消息传递可以作为个人进行一对一聊天的有用反向渠道。群组消息可以保存在会议的上下文中,并链接到文件存储。

如何改善建筑业的沟通(五)

建筑企业赢得SparkleComm统一通信

许多建筑公司正在使用劳格SparkleComm统一通信方式。为您的建筑业务提供灵感和见解,请查看以下成功案例:

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结构技术的生产力突飞猛进

某结构技术公司提供合同服务,以改善,保护和维修新的和现有的结构。该公司需要能够支持其移动员工的统一通信解决方案,而劳格SparkleComm恰好可以满足要求。

SparkleComm统一通信的帮助下,他们的团队仅用了90天的时间就在22个地区推出了他们的新统一通信系统。结构技术团队现在可以随时随地在任何设备上灵活工作。他们的CIO对如何使用SparkleComm多合一平台解决典型的工程问题给出了以下说明:

“假设有人正在现场工作,并且在图纸上看到了不正确的东西,例如出乎意料的访问问题。该人可以发起电话或发送短信,并与办公室的工程师就该问题进行对话。该工程师可以与其他工程师开会,更改图纸,然后通过SparkleComm将新文档共享到工作地点。在过去,可能需要一天的时间进行更改,而另一天要发送图纸副本。现在,我们的工程师可以在20分钟到一个小时内即时完成这种实时更改。”

5星级水暖,暖气和制冷设备保持全天候24/7连通

这是一家经营管道和HVAC(供热通风与空气调节)业务的小型企业。作为一家为客户提供24/7全天候紧急服务的小型企业,公司的成功取决于始终保持可靠的通信设置。该公司的运营主管分享了经验:

“我们认为,良好的沟通对于成功开展业务至关重要。如果没有SparkleComm统一通信的帮助,我们将不会有很好的沟通。SparkleComm具有每天我们绝对喜欢和使用的多种功能。”

对于该企业的团队来说,SparkleComm提供的最有用的功能之一就是呼叫转移。作为一家必须随时响应客户需求的企业,该功能已被证明具有不可估量的价值:

“呼叫转移使我们能够在正常工作时间离开办公室,并将呼叫从座机转移到任何办公室人员的移动电话。我们是每周7天,每天24小时的紧急服务公司,我们必须24/7接听电话。现在,如果我错过了电话,它将被转发给我的下一任办公室经理,我们将能够保持最佳效率,最重要的是,让客户满意。”

更好的沟通,更好的建设项目成果

您和您的团队之间的沟通方式对您的建筑项目的成功起着至关重要的作用。每个人之间的联系和沟通越多,项目按时完成的可能性就越小。下次在新建筑项目中与各利益相关方进行沟通时,请记住定义清晰的命令链,使用最受好评的统一沟通工具如SparkleComm进行设置,并积极倾听。借助我们的七个技巧,您可以放心地增强建筑行业的沟通技巧。

如何改善建筑业的沟通(四)

5.鼓励他人大声疾呼

最好的交流是两种方式。没有人想一直与一个人交谈,人们想与他人交谈。当您进行对话时,鼓励其他人大声说出来,并进行更开放,流畅的对话,以便其他人坦诚地说出来。收集有关该项目的专业意见可以使更广泛的团队和整体成果受益。

特别是对于那些在远程工作并参加SparkleComm视频会议的人,请记住打开视频,以便其他人可以看到您的脸并感到与您的联系更加紧密。如果您在建筑工地上且背景噪音很大,请在其他人讲话时利用“静音”按钮以避免干扰。建立一个安全的面对面和虚拟环境,供其他人进行交流。

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6.记录所有交流

文件,文件,文件。并非每个人都能记住通话中所说的一切,因为我们都是凡人。这就是记录所有内容并记录有关您的建设项目的电话很重要的原因。对于相关人员来说,这可能是很好的后续材料,也可以在以后用于帮助澄清任何潜在的混淆。

下次您参加SparkleComm视频会议时,请记录该会议,然后将其分发给您的团队。当涉及到团队消息传递平台时,最棒的是您始终可以保存整个聊天记录并可以重新访问。某些团队消息传递平台甚至允许您固定重要消息,以便于查找并跟踪以前的所有附件,例如文件和图像。劳格科技SparkleComm视频会议系统则能支持后台录音与录像,后台录音可以全程混合录音与录像,即所有人在会议中的发言录制在一个视频文件中,也支持讲录用同步转化为会议纪要文本,方便会议纪要整理者的最后核对。

7.继续学习

在提高沟通技巧方面,您不会感到局限,总是有成长和学习的空间。这就是训练进入画面的地方。通过举办开放式讲习班或办公时间,对自己和他人进行有关如何更好地与建筑业进行交流的教育。查看您的公司是否可以提供培训课程或邀请交流专家分享提示和技巧。甚至查看某些在线可用的培训资源,以继续进行沟通礼仪方面的教育。

开始拨打电话,发送SparkleComm视频聊天邀请或向同事发送消息,以分享交流的最佳实践,挑战和以前的经验。通过与同行业中的同行展开新的对话,您可以从其他人那里学习并找到更好的交流方式。除了参加教育课程并与同行聊天之外,请确保您已对公司的通讯工具进行了适当的培训,以使您知道如何充分利用它。

如何改善建筑业的沟通(三)

以某工程咨询工程师公司为例,该公司是一家建筑公司,该公司选择了正确的通信工具,并立即获得了可观的投资回报。该公司是一家位于大连的工程咨询公司,拥有475名员工,在中国共拥有14个办事处。近年来,随着公司的快速发展,他们的IT团队开始寻求替代其老化的电话系统的更好的替代方案。

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该公司IT经理决定将公司的电话系统从PBX迁移到使用劳格SparkleComm 统一通信系统,并解释说:“当我们审查各种解决方案时,SparkleComm出于某些原因跳到了我们列表的顶部。首先,SparkleComm统一通信平台具有所有可用功能。其次,价格具有吸引力,SparkleComm的价格可承受,并且比维护我们的PBX系统节省了大量资金。最后,我们看到的关于该服务的所有正面客户评论都将SparkleComm置于我们的首位。显然,这是正确的选择。”

自改用SparkleComm统一通信系统以来,该公司不再需要为电话线和硬件付费,并且节省了大量成本,他们的IT经理说到:“很难确切量化节省的成本,因为我们现在得到的电话服务与传统系统有很大不同。但是考虑到我们不再拥有的所有维护和保养成本,我想说的是,即使SparkleComm使每位员工的成本增加了50%,与传统电话基础架构相比,这仍然很容易实现25%的节省。使用SparkleComm统一通信可以节省大量成本。”

3.积极倾听并参与对话

我们都听过这样的话:“少说话,多听”。在建筑环境中工作时尤其如此,因为其中涉及许多人,并且对话是同时进行的。这就是为什么成为积极的倾听者并参与您的对话很重要。

进行对话意味着什么?这意味着要在场并专注于别人在说什么。如果他们有共同点,请进行深思熟虑的回应。尽量不要让自己分心,让别人感到被听到。积极倾听他们的反馈,并记住在下一步需要采取行动时采取行动。

无论您是与客户,团队成员还是合作伙伴进行交流,在对话中(无论是面对面的还是SparkleComm视频会议中的)充分呈现,都将加强您的关系并发展更有意义的对话。

4.保持直接和简单

在建筑行业工作时,有很多方面需要覆盖,包括法规,合同,供应链,材料,设备,劳动力供应以及意外取消等。这就是为什么在交流时保持直率并保持简单以避免任何混淆的原因,这一点很重要。

当您离开对话时,请确保每个人都走开,知道所讨论的内容以及下一步是什么。记住要坚持事实,并可以回答任何问题,以确保每个人都团结一致。尽力避免行话和过度复杂的对话。

如果写下来的内容有帮助,请在通话时做笔记,并在SparkleComm团队消息传递平台中与利益相关者共享。您甚至可以在SparkleComm团队消息聊天中附加其他文件和图像,以便以后每个人都可以引用它们。

有效的联络中心代理的8种素质

如果客户与您品牌的唯一人工互动是通过在您的SparkleComm联络中心工作的代理商来进行,该怎么办?您是否可以确定代理商是出色的“品牌大使”材料?许多公司,特别是那些没有实体店的公司,都处于这个位置。SparkleComm联络中心代理对客户体验以及底线产生重大影响。此外,特工会影响其团队的士气。留住优秀的代理人已经足够困难了。您不想让坏苹果将它们赶走。雇用具有正确特征的代理商对于客户和现有员工的福利至关重要。如果我们可以设计完美的代理,他们将具有以下讨论的素质。这是我们的8种有效联络中心代理素质。

较强的听力理解能力

有效的业务代表能够真正理解电话上客户的意见。这并不像听起来那么容易。大多数学校不教授听力理解,因此许多人都在为这种能力而苦苦挣扎。只需考虑一下您自己的孩子,重要的其他人或同事经常误会您在说什么。现在,请不要让他们看到您的面部表情和手势的功能。理解客户的意思是向他们提供他们所需要的东西的重要组成部分,有效的代理商知道如何做到这一点。

扎实的问题解决能力

一旦代理商了解了客户的需求,她就必须能够制定解决方案。一个没有另一个是不够的。自助服务工具正在过滤掉许多较简单的问题,而代理商则不得不处理更具挑战性的问题。这使得解决问题的技能比以往任何时候都更加重要。这不仅包括知道要怎么做,还包括对问题的所有权并确保已解决。这也可能意味着知道何时升级并寻求帮助。

有礼貌和尊重

热情和礼貌可以解决很多生气的顾客。他们的意识敏锐,顾客会发现诸如猎犬之类的特工的冷漠或自尊心,只会使情况变得更糟。有效的代理人可以礼貌和尊重地对待每个人。他们意识到,这使他们在完成满足客户需求的过程中变得更强大。

信心和负责态度

除了礼貌和尊重,客户还会重视有信心的代理商。《哈佛商业评论》 2017年1月至2月号中一篇发人深省的文章深入探讨了这种质量。鉴于大多数客户在到达代理商时已经通过自助服务的事实,研究人员发现,这些客户中的大多数只是希望代理商负责并解决他们的问题。代理人通过使用诸如“这是您需要做的...”之类的短语来证明这一点,而不只是说出陈词滥调和一大堆选择。

准确性

有时被忽略的代理角色之一是“客户数据更新程序”。在为客户提供服务的过程中,他们可能正在更新信息,例如家庭和电子邮件地址,信用卡信息和联系方式。代理商需要准确输入此信息,以确保客户数据库干净。您的营销团队将保证这种特殊代理质量的重要性!

美好的回忆

座席有很多信息要跟踪。死记硬背地了解信息是最理想的,但记住在何处查找信息也同样重要。人口稠密且易于使用的知识库可以补充座席的记忆,但他必须记住使用它以及在其中查找的位置。

自我激励

有效的代理人在工作绩效方面表现出主动性。他们希望变得更好,因此他们重视反馈并利用它进行改进。自我激励的经纪人可能会对他们的团队产生重大影响,通常还会激励队友获得更高的绩效水平。

可靠性

SparkleComm联络中心是紧密安排的工作环境,SparkleComm联络中心的表现取决于每个人的出现和准时。仅有少量的标注或延迟的代理会降低性能指标和客户体验。当然,生活有时会发生,但是习惯上不可靠的特工不仅会影响表现,还会对更可靠的队友的士气产生负面影响。招聘时,请寻找具有良好工作习惯记录的人员。

成功地联系中心会定期调整业务代表的招聘情况。希望该列表为您在下次更新座席个人资料时提供一些参考。