在线会议软件的10个必备功能(一)

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会议软件允许两个或两个以上的人实时进行讨论,演示或任何其他形式的专业互动,替代面对面会议。

该技术由互联网上的一系列实时通信(RTC)协议启用和指导。

尽管冠状病毒大流行可能是当前在家工作趋势的催化剂,但通过协作软件连接远程或分布式工作人员的趋势已经开始流行。在2019年,有30%的接受调查的员工表示,他们的公司完全具有远程工作文化,并且自2010年以来,这种环境已经增长了400%以上。无论是今天的在家工作还是管理分布式和远程工作人员之间的通信,在可预见的不久的将来,公司一直在寻找通过会议软件更好地参与的方法。

同时,安全性也是公司通过这些应用程序讨论敏感信息的关键问题。流行的视频会议应用程序SparkleComm,对可靠解决方案的需求变得更加明显。

在线会议软件的10个必备功能

必备功能不仅代表任何给定的在线会议软件的可用性,而且还代表其在其他会议软件中的有效性。这些是构成或破坏软件的功能,尤其是供企业使用的功能。

1.分析功能

在线会议软件中的分析服务不仅可以阐明平台上用户之间的通信频率,而且还可以确保对服务的监管以用于非专业用途。

分析功能还可以使人们更深入地了解平台上发生的通信类型,甚至可以提供有关使用模式,停机时间,会议性质等方面的数据,这些数据可以用于从以下方面获得对公司通信的更深入的见解:投资回报率、运营效率和有效性。

2.跨设备和跨平台

在Android和iOS时代,以及面向桌面用户的离散操作系统,跨设备和跨平台功能是必须的。任何优秀的在线会议软件都必须在其主要桌面产品旁边提供移动应用程序,该软件也可用于所有主要操作系统。

3.易于使用

除了选择即使是非技术熟练的员工也易于使用和直观的在线或虚拟会议软件,组织还必须定期对员工进行软件使用培训。小细节,例如SparkleComm会议邀请中软件的自动调整时间,发送会议提醒,提供多种拨入选项以及允许明确的会议议程选项等,对提高出席率和提高生产率也有很大帮助。

轻松添加会议参与者,轻松更新,取消或移动会议以及轻松访问会议是关键。

4.集成的音频和视频通话

当讨论在线会议软件时,事实仍然是,大量功能已添加在这些功能上,而不是从头开始集成它们。这可能会导致不必要的摩擦和使用困难,以及其他有关可靠性和使用质量的问题。从用户体验的角度来看,提供多种可自定义的查看选项,例如网格视图,活动发言人视图等,可增强会议体验。

从更大的角度看,可以轻松地与其他业务应用程序和软件集成的SparkleComm会议软件——团队协作软件或项目管理软件可能会吸引更多的参与者。通常,出于这个确切原因,公司更喜欢使用企业生产力套件(其中包括虚拟会议软件)。

联络中心代理2.0的兴起 

COVID-19大流行以多种不同方式影响了联络中心。在危机还导致通话量迅速增加之际,它迫使人们在家里工作。数字通信,机器人和自动化的兴起以及零工经济也正在改变联络中心

因此,未来的推动者将与我们今天看到的完全不同。他们可能会发展成为精通数字技术的知识型员工,可以在所需的时间和地点工作。为了更好地了解未来的发展,让我们深入研究导致我们新代理原型出现的每种趋势。

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居家办公

随着代理商从家中上班,这种安排的许多好处和挑战变得显而易见。远程工作可能是许多人渴望的一种灵活选择,但它也提供了更多的机会让您分心或躲藏起来。

这意味着对于基于家庭的角色,您需要雇用值得信赖和可靠的人员,他们可以专注于手头的任务,即使分散了所有的注意力。代理商的要求和费用略有上升。

数字通讯

影响联络中心的另一个因素是,即使拨打或接听电话也会激怒许多人。社交媒体和消息传递应用程序如劳格SparkleComm被视为与朋友,家人甚至公司交谈的更便捷方式。例如,仅消息传递应用程序每分钟就会处理超过4000万条消息。而且,当您可以发送消息并在有时间时检查响应时,为什么要放弃一切以致电座席呢?

许多公司在客户服务运营中向数字优先方法的转变一直很缓慢。但是这种态度正在改变,企业再也不能忽略这样一个事实,即数百万的客户更喜欢数字通信渠道,而且许多座席打字比讲话更舒服。

机器人与自动化

我已经反复写道,当经济下滑时,就像现在所做的那样,我们很可能会看到“地狱机器人”。它们的功能与90年代的“ IVR监狱”几乎相同。公司将使用它们来节省资金。自动交互的成本为很低,而人工交互的成本通常是其十倍。但是,尽管机器人可以做很多伟大的事情,但过于推动自动化的公司却有可能挫败并失去客户。

需要正确部署机器人,并清楚地了解它们可以为客户带来什么好处以及何时需要人为干预。机器擅长执行更简单和重复的任务。聊天机器人最多可以回答 80%的常规问题,使座席可以处理难题和微妙的互动。

但是,并非所有事情都可以自动化。例如,想象一下,从一个自动化系统接到一个电话,告诉您您有新冠病毒,需要立即隔离自己。在这种情况下,我绝对希望有人情味。

零工经济

而且,由于代理商已经在家工作,为什么不让他们仅在可能的时候工作?如何建立一个有效的远程工作团队呢?突然之间,您需要聘用的代理商看起来更像是演出工作者,而不是标准微笑的人。尽管您需要的数量更少,但您可能仍然需要几个。

另一个重要的考虑因素是超出本地资源池。如果您是佛罗里达州的一家保险公司,那么您在大都会区可以找到多少名加利福尼亚保险专家?或者,如果您是总部位于加利福尼亚的邮轮预订公司,您的后院有多少位巴哈马专家?

这是远程工作改变游戏规则的地方。如果人们在家工作,则可以从任何地方雇用代理商。它们完全不需要本地化,实际上,将它们分布在全国各地有助于安排不同时区的覆盖范围。

代理商本质上成为真正的知识工作者。他们的工作恰好是与客户分享他们的知识,这与我们现在看到的模式不同。我真的相信,这将是未来几年许多公司成功的道路。

技术驱动的转型

当然,技术将支撑这种转变。要求代理商能够协作,通过不同渠道与客户互动并提高生产力的平台。

为此,我们已经提供了一系列使知识工作者兴起的产品。您可以了解有关这些产品的更多信息,并探索如何使用SparkleComm统一通信平台来提高客户满意度,提高代理商效率并最终产生更高的收入。

吸引远程员工:最佳工作场所如何做到这一点(五)

3.虚拟茶歇

GitLab是一个基于Web的存储库管理器,它具有虚拟的咖啡休息时间,团队成员可以休息一下并通过SparkleComm视频通话相互聊天。还鼓励他们每周花几个小时来接听这些电话,以最终创建一个“更舒适,更全面的环境 ”进行工作。

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4.小组电话

客户支持服务帮助侦查员每月主持一次“部队谈话”,该会议将由10个或更多员工组成的小组进行SparkleComm视频通话。该公司的负责人为每次对话选择一个主题,例如共享最喜欢的食谱或电话应用程序。然后提前设定一个日期,以便员工有时间思考他们想说的话。在通话本身中,每个人轮流交谈和共享。为了容纳不同时区的员工,每个月都会在不同的时间记录并保持通话。

5.家庭工作区之旅

鼓励团队成员为他们的工作区创建有趣的小视频。受一些电视节目如《 MTV婴儿床》的启发,这些“在家帮助侦察员”视频家庭旅行使员工可以与同事分享更多的个性和日常生活。员工彼此之间发现了一些有趣的事情:一些同事养鸡,而另一些则烹饪。

6.视频通话讨论提示

在每次会议结束时,公司咨询小组的员工都必须分享“啊哈,道歉或赞赏”。这意味着他们可以分享自己喜欢的东西,谈论会议引发的电灯泡瞬间,或者为自己所做的事情道歉,例如对他人的评论反应过度。

7.在线视频游戏会议

没有欢乐时光?没问题。在软件开发公司,远程员工通过SparkleComm在线视频游戏会话进行连接和绑定。最初,他们试图让团队玩基于任务的多人游戏,但最终结果太简单了。他们发现团队需要面对失败才能真正团结起来并正确协调。因此,该公司通过加入更复杂的游戏来提高赌注,该游戏甚至可以吸引经验丰富的游戏玩家。

您将如何吸引远程员工?

无论您的公司是100%远程还是只有少数远程同事,表明您公司建立共享文化的承诺都可以激发远程员工尽其所能。同样重要的是,它可以帮助他们与同事建立持久的联系,使他们真正感觉自己是团队的一部分。人们希望感觉自己与工作联系在一起并成为工作中的一部分,因此请努力为远程员工提供支持和拥护,您将以快乐,健康,高效的分布式团队的形式获得回报。

吸引远程员工:最佳工作场所如何做到这一点(四)

文件管理

对于远程团队来说,云存储是一种流行的文件管理解决方案,因为它允许他们将重要文档存储在远程服务器上,这意味着可以从任何地方使用任何设备访问这些文件。 这对于协作也非常有用,因为多个人可以同时在一个项目或任务上一起工作。 

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最受欢迎的文件管理工具可能是Google云端硬盘和Dropbox,但是如果您使用的是劳格SparkleComm系统,则其中还具有文件共享功能,可让您与队友和小组共享计算机中的文件。 因为它与我们上面提到的那些云文件管理工具(如Dropbox,Google Drive,OneDrive和Evernote)集成在一起,所以您还可以将这些文件直接与您的团队进行聊天和视频通话

任务管理

当您无法在同事的办公桌前走路并要求更新项目状态时,任务管理软件就变得更加重要。 

理想情况下,您需要能够轻松创建,分配,共享和跟踪任务的软件。最受欢迎的是Todoist和Trello,但同样,如果您想整合您的工具并减少每月要支付的不同应用的数量,SparkleComm也具有任务管理功能。您还可以在团队对话中分配任务,在日历或列表视图中查看任务,甚至可以按项目或团队对任务进行排序。 

吸引远程员工参与的7项活动

现在您知道了与远程员工一起工作需要哪些工具和流程,是时候将它们付诸实践了。面向远程员工的这些有趣的活动将使他们感觉自己就像是一个紧密联系的团队的一部分,不管他们有多远。

1.上午启动会议

在一家专业服务公司,员工通过参加名为提高服务技能的SparkleComm会议来共同开始新的一天。这次电话会议是新的一天的开始,使每个人都可以听到有关正在发生的事情的快速更新,并帮助远程员工保持与总公司文化和对话的联系。 

2.虚拟网络程序

美国运通(American Express)与其人力资源团队合作,启动了BlueEn,这是一个虚拟的工作人员网络,该网络专门设计用于召集具有灵活工作安排的员工。他们还举办了一个虚拟职业周,为2,000多名员工提供服务,甚至还设有BlueEn大使,他们倡导为公司的虚拟人群提供资源和支持,提高BlueEn员工网络的知名度,并在远程员工之间建立联系。

IT专业人员迁移其电话服务的10个要点(下)

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上期我们了解了SparkleComm的可扩展性、可靠性不仅是基于云,也是基于大多数企业所要实现的功能之上的,SparkleComm是可以根据用户的需求对功能模块进行扩展,即使是某些组织自定义也无法实现的,同时我们要知道在部署时应该注意到的其它5个要点,接下来让我们一 一了解。

1.您希望为您的企业提供哪些高级功能?如今,所有系统都可以拨打和接听语音电话,大多数VoIP系统允许使用软电话,软电话是在台式计算机或手机上运行的应用程序。其他功能可能包括视频会议,协作呼叫。如果你需要那些,那么你应该检查它们是否可用。您可能还需要即时消息(IM),自定义报告或数据导出,或更强大的安全功能,如审核,加密和记录。

2.您的业​​务是否有条理,以便您在某个地方有一个接待员或电话接线员?如果是,那么您将需要能够支持某种运营商的控制台,并且您需要为该人配置特定的权限和工作流程。

3.您的销售人员或支持人员是否拥有较大的通话量,或者您是否在运营中运营呼叫中心?两者都不仅需要网络优化,还需要软件支持。销售和支持人员需要与您的客户关系管理(CRM)和应用程序集成,而呼叫中心通常需要语音提供商提供的除一般UCaaS客户端以外的特定软件。

4.你的网速是否够快?语音呼叫要么需要单独的网络,要么需要具有服务质量(QoS)支持的虚拟LAN(VLAN),以便语音呼叫保持可理解性。此外,您需要一个不受Windows Update影响的VoIP呼叫网关。小型组织通常可以使用共享网络和正确配置的VLAN,但不仅如此,还需要单独的网络。并且该网络必须足够快,这意味着如果您没有运行千兆以太网,那么您的速度就不够快。

5.您的员工中有很大一部分是移动或远程办公吗?虽然不太相关,但这些实际上是单独的考虑因素,需要您考虑改进您的远程访问基础架构,将各种移动设备集成到您的管理框架中,以及可能包括呼叫加密或仅拨打电话等事件的道路战士的安全注意事项通过虚拟专用网络(VPN)服务。

还有一些需要考虑的事情:首先,当涉及到员工将使用的物理手机时,您通常可以选择自己喜欢的手机,因为几乎所有VoIP手机都可以在基于相同标准的硬件上运行:会话启动协议(SIP)协议。但是,一些供应商,尤其是那些专注于企业客户的旧供应商,仍然使用他们自己的SIP专有版本,因此您需要在购买前检查所需的手机支持。

最后,不要跳过提供商的销售文献中谈论专业服务产品和支持的部分内容。如前所述,与管理直接面向数据的网络相比,语音流量和其他流通信通道是不同的。您将面临重新配置路由器,交换机以及相当大比例的应用程序,这样不仅可以为VoIP系统腾出空间,还可以确保您的呼叫保持最佳水平的音频质量。同时,能够使用知识渊博的支持人员的服务是决定竞争语音提供者之间的关键。