统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

作为经理，召开会议对于帮助团队准确，按时完成任务至关重要。当您负责管理会议时，有一些建议可以确保您更轻松地保持与会人员的参与度，并为会议带来更多价值。

以下是使用任何音频和视频会议平台，例如SparkleComm主持无压力在线会议的六个技巧。

1.关于邀请与会者

SparkleComm在线会议默认采用数据存储，会议一旦建立，到管理者主动删除前，永久保存。在线会议发起时，可以随时调用之前存储的会议方案，少做修改或者不做修改直接发起。会议方案支持不同操作者共享，同时拥有不同的拷贝。会议管理提供API接口，支持与其他系统集成，如与现有的OA系统集成，提供会议通知等管理功能。

2.仔细检查您的设备

在与来宾进行在线会议之前，仅由您作为与会者主持会议。使用智能手机或第二台设备加入会议，以便从与会者的角度看到会议的外观。

目前，您要确保所有设备都能正常工作。确保您的麦克风和网络摄像头正常工作，以便与会者可以听到和看到您。仔细检查硬件有助于避免在会议开始时出现速度颠簸，并确保一切顺利进行。

3.有一个计划

制定议程可避免会议浪费时间。

作为专业人员，我们有责任在整个星期内参加一些会议。会议可能占用宝贵的时间，可用于完成任务和保持生产力。

您希望使会议时间最短，以确保花费的每一分钟都保持其价值。当与会者进行边对话时，如果会议偏离了主题，浪费的时间将随着会议嘉宾的人数而增加。

在开始会议之前，请先制定议程并仔细检查要完成的事情，以确保会议效率高。这样，与会者就可以确切地知道在会议期间需要解决哪些主题。

4.任命一名调解员，以帮助与会者保持话​​题

在会议期间，与会人员有时会迷惑于非主题主题。当您任命一名调解员时，他或她可以帮助防止与会者偏离会议的主要主题。

调解员可以交替或保持一致，具体取决于会议的大小。对于较小的小组，每次会议都任命一名新的调解人，使团队可以分担责任和授权。另一方面，较大的团体可能需要定期的，熟悉的调解员，以防止未经请求的查询并使对方的谈话保持在最低水平。

5.回顾会议的关键主题

与其花时间结束会议，不如花时间重新记录最重要的信息并留出时间解决任何问题。您需要给与会人员一个机会，以解决他们可能找不到较早分享的重要信息。

回顾还可以帮助您的参与者专注于对他们而言最重要的事情。漫长的会议后，客人可能会很累，忘记了下一步。在会议结束时仔细查看会议要点，可以确保您的与会者留下深刻的印象。

6.发送后续电子邮件

会议结束后，您将希望发送一封后续电子邮件，其中包含会议期间提到的文档以及发生的简短情况。它可以用句子，项目符号列表的形式写成，也可以以任何方式在团队中轻松阅读。只需确保突出显示会议中最重要的部分，然后将提要发送给所有与会者即可。

后续电子邮件还可以为错过会议的人员提供更新。

如果您想充分利用虚拟会议，我们的六个技巧必定会改善您的体验。经过一番练习后，您将成为在线会议专家！

VoIP安全性以阻止黑客入侵的做法 

在批发VoIP运营商系统中，缺陷可能会造成成本高昂且不必要的损害。采取多种行动来提高认识并采取积极措施来增强防御能力，可以防止您的公司成为网络攻击的受害者。 

为防止您的电话系统被黑客入侵，以下是4种最佳VoIP安全做法

建立全面的密码政策 

为了保护您的公司免受网络攻击，重要的是用强密码保护VoIP电话系统。字母，数字和非字母数字的字母混合使用对安全性有益。通过两因素身份验证，您还可以添加一层安全性。 

监控通话记录 

通话记录仅对销售活动并不重要。您可以通过分析呼叫记录来确定异常的呼叫方式。企业可以使用呼叫分析功能构建一个监视器，以每周和每月跟踪呼叫量。 

安装VPN

无论您的员工在哪里工作，都可以在VPN的支持下加密所有流量。通常，VPN提供商使用端点筛选来防止您的员工网络访问可能下载恶意软件的站点。这样可以减少工作人员无意间访问威胁您的电话系统保护的网站的可能性。

选择最佳的VoIP提供商 

VoIP供应商不足，将使攻击者有机会通过侵入您的电话系统来访问机密信息。正确的VoIP提供商将是： 

• 如果发生黑客入侵，请提供行动计划。
• 具有表明服务提供商已修改安全性的认证
• 报告他们对网络安全的承诺以及已采取的对策
• 演示如何传播您遇到的错误

借助SparkleComm VoIP，可以防止黑客入侵；VoIP服务比传统电话服务更可靠、更先进。除此之外，SparkleComm VoIP服务还使企业可以轻松地创建、定制和管理全面的VoIP解决方案。它提供了几个关键功能，包括语音邮件、电话会议、呼叫中心和呼叫日志，可帮助企业节省高昂的基础架构成本。SparkleComm采用开放式结构，可以灵活的集成应用。可以方便的与现有或者第三方的应用集成。如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

在商业生活中，VoIP电话系统已变得非常流行。因为此系统在业务通信中提供了简单性和可负担性。这些电话系统的优点已经遍布全球。这就是传统电话几乎已过时的原因。VoIP极大地简化和改进了企业的通信方式。但是，存在一些基本的VoIP安全问题，对于组织而言，这是不容忽视的。

随着数据泄露成本的增长，保护是每个电话系统不断遇到的问题。参照研究，到今年为止，全球数据侵权的平均损失为392万美元。无论组织的规模如何，数据侵权服务都可能在VoIP系统中造成损害。

VoIP安全的重大威胁

医疗保健、银行业或能源行业等多个行业容易受到网络攻击。识别和理解可能影响您的业务的众多VoIP安全问题至关重要。这样，您可以轻松克服它们。这是您的企业可能面临的5个主要威胁。  

服务攻击拒绝 

VoIP网络由于此攻击而关闭，从而使用户无法使用它。攻击以多种方式发生，例如通过发送提供控制权的数据。拒绝服务攻击通常会影响网站或服务，其中包括知名的Web服务器，银行或信用卡支付网关。另外，他们经常受到复仇，勒索或行动主义的激励。 

战争拨号

黑客通过战争拨号使用不同的技术来自动呼叫多个电话号码，以查找IT安全基础架构中的薄弱环节。这种安全侵害可帮助黑客使用战争拨号工具搜索易受攻击的调制解调器。 

诈骗

黑客可以通过通行费欺诈来拨打另一条线路的电话，从而进入您的IP电话，并且可以拨打昂贵的国际电话号码，从而导致高额的通行费。

网络钓鱼

网络钓鱼是最常见的网络犯罪，在这种网络犯罪中，黑客以合法实体的身份强迫人们提供机密信息，例如个人识别信息，银行业务详细信息以及信用卡或密码。 

通话拦截 

通过呼叫拦截，黑客可以使用不安全的网络拦截呼叫。因此，他们可以在您的VoIP系统上访问实时呼叫甚至视频呼叫。 

网络电话解决方案SparkleComm采用灵活的网络结构，系电信运营商级别的网络应用。同时支持针对企业级别的应用。

5.清除收件箱

您收到的消息中很大一部分可能并不那么重要。实际上，其中许多与您无关。 优良作法是从源头上截断此类消息，以免浪费时间确定它们不重要，然后手动将其删除。

首先浏览最新的消息，然后取消订阅与您的日常工作无关或对您没有其他好处的任何列表。如果您发现任何似乎从未发送过任何相关邮件的发件人，请考虑为他们创建一个手动筛选器，以将其电子邮件重定向到垃圾邮件或垃圾文件夹。

限制收件箱中杂音的另一个技巧是，每当您收到来自所有答复电子邮件线程的另一个无关紧要的响应时，便激活静音或忽略功能。您越无情地阻止收件箱中无关的邮件，就越容易花时间在实际重要的邮件上。

6.简短并使用库存回复

最小化收件箱对您的生活的影响的另一种方法是减少实际回复电子邮件的时间。 

这背后的想法很简单：电子邮件越短，答复时间就越短。当然，这并不意味着您应该用一个词的答案回答每封电子邮件。保持礼貌的专业标准仍然很重要。 

但是，这就是事实，对于大多数电子邮件，您可以很容易地将所需的所有信息打包成五个简短的句子，同时还包含一些必要的趣味性，例如介绍性的“您好吗？”、或离别的“马上说”。

简短而简洁的回答也将使收件人更容易消化信息，甚至可能鼓励他们以类似简洁的回答来效仿。如果您确实想加快回复电子邮件的时间，则还可以考虑将普通电子邮件用于重复出现的邮件或收到的任何常见问题。 

从今天开始达到收件箱零

收件箱零的概念提醒我们，我们的电子邮件以及我们可能使用的任何其他通讯工具如SparkleComm统一通信平台都可以为我们服务，而不是相反。

有效的收件箱管理不是为了盲目的优化以达到零未读邮件。相反，它是关于创建一个系统的，使您能够尽可能轻松地识别出真正需要引起注意的消息，并过滤掉那些不需要引起注意的消息，以便您可以下定决心处理真正重要的事情。

使用本文中介绍的技巧来开发最能满足您需求的收件箱管理系统。而且，如果您热衷于了解有关电子邮件替代方法的更多信息，为什么不给自己预订SparkleComm统一通信平台呢？  

2.安排并关闭

控制您与电子邮件的关系的最有效方法可能就是在检查收件箱时更加有意。 

换句话说，不要在进入收件箱时对每封电子邮件做出反应，而应在每天检查和回复邮件时留出专用的时间。将电子邮件主要视为 异步通信的工具，意味着您可以将更多的时间花费在不间断的，专注的工作上。

找出最佳时间集中在检查和回复电子邮件上可能需要一些反复试验。这在很大程度上取决于您的能量水平和工作流程。但是，作为一般指导，有意义的是首先在早上放置一些时间，然后在早上再次放置，然后在午餐后再在下午放置。

为了从这种日程安排中受益，必须调整警报和通知设置，以使您在非电子邮件时间内不会被收件箱打扰。即使您没有阅读电子邮件，通知本身也足以将您的注意力从正在进行的任何工作中解脱出来。 

暂停收件箱，这样您就不会分心，直到您准备好阅读电子邮件为止。您可以使用“免费暂停”或“收件箱暂停”之类的扩展程序来控制何时在收件箱中出现新电子邮件。

您甚至可能在指定的电子邮件检查时间之外完全关闭了电子邮件程序。这种方法的唯一麻烦是，在某些情况下，可能会收到一封紧急电子邮件，要求您立即做出回应。对于这些情况，您可以设置对发件人的自动回复，其中包含有关如何在紧急情况下与您联系的说明，或者您可以设置自定义通知，仅在收到高优先级电子邮件时才会打扰您。

当您检查邮件时，最好在那儿尝试并处理它们。如果您只是在收件箱中放置一条消息，最终您将不得不重新阅读该消息，并就如何采取措施做出决定，从而使工作量加倍。 

3.使用过滤器和文件夹

减少收件箱混乱的另一种经过测试的方法是花一些时间创建过滤器（或“规则”），以便在邮件到达收件箱后将它们自动分类到不同的文件夹中。

您可以根据传入消息的任何属性来创建过滤器，例如发送者，主题行是否包含特定单词，电子邮件是否包含附件，是否直接发送给您或您是否刚刚已抄送邮件。

将收到的电子邮件分类到不同的文件夹中，可以更轻松地确定要优先处理的邮件。例如，您将要立即关注任何以“客户”或“高级管理”文件夹结尾的消息，而那些以“通讯”文件夹结尾的消息可以保留，直到您有更多的空闲时间为止，劳格SparkleComm即时通讯系统也具有这样的功能。

4.搜索功能是您的朋友

当涉及实物文件时，遵循严格的归档系统非常有意义，这样您就可以在需要时找到所需的文件。 

但是，有了电子邮件收件箱，永远存在的搜索功能意味着您只需简单地搜索相关的关键字，就可以找到所需的大多数主题和附件。不管收件箱有多混乱，这都是事实（尽管我们仍然建议您使用某种程度的过滤）。 

与仅跳至预定义文件夹中的邮件相比，仅依靠搜索功能可能会更加艰巨。但是，至少，搜索功能的有效性表明，您无需承受压力即可保持完美组织的收件箱。