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什么是软电话应用程序？

软电话是一种网络键盘工具，可以作为扩展程序或应用程序下载到您的设备上。然后，用户可以使用此软件电话从计算机、网络浏览器或智能手机应用程序拨打和接听商务电话。

大多数软电话提供商将软电话作为桌面和智能手机应用程序以及浏览器扩展提供。这样，所有用户都可以从任何位置和设备快速连接和使用他们的软件电话。这种灵活性使软件电话应用程序成为业务沟通和连接办公室、远程和全球团队的绝佳工具。

软电话如何工作？

软电话应用程序使用 IP 语音或 VoIP 技术通过互联网传输呼叫。用户将软件电话应用程序下载到他们的设备或智能手机并通过他们关联的帐户登录。

然后，他们只需要一个带麦克风的耳机，就可以拨打和接听商务电话。

软电话内置了关键的小型企业通信功能：

拨打和接听电话的键盘 呼叫转移 呼叫转移和路由 拨出电话的双向来电显示 呼叫等待 联系信息管理 能够添加重要的通话记录 访问语音邮件 CRM 集成等。

为什么要买软电话？

您的公司可以使用软件电话与新潜在客户联系，为经常性客户提供客户支持，并建立业务联系人网络，如客户、供应商和供应商。

来自虚拟电话服务提供商的大多数软件电话还具有附加功能，可让您添加和更新联系信息、通话记录、检查语音邮件或连接 CRM。所有这一切使得不仅可以轻松跟踪呼叫，还可以轻松跟踪与呼叫者的交互。

以下是额外的好处：

1.通过任何设备拨打电话

使用SparkleComm软电话的最大好处是您和您的队友可以从任何设备进行连接。这允许用户使用他们熟悉的设备和应用程序。此外，如果主设备出现故障，用户可以通过另一台设备快速登录并不间断地工作，直到他们修复他们的初始设备。

2.在任何位置都可以到达

此外，用户不限于任何物理位置。软电话或网络电话的用户可以从任何位置连接，即使在办公室外也可以访问。这意味着出差或需要在家工作的用户可以轻松完成。所需要的只是一个良好而可靠的互联网资源。

3. 启用轻松的远程团队通信

我们都知道管理远程团队并不总是那么容易。但是使用正确的沟通工具，团队可以更有效地协作。通过软电话应用程序拨打免费的网络电话，员工可以快速接听电话并进行协作和工作。无论距离多远，您都可以保持内部和远程团队的联系。

4. 安全的远程团队管理

通过使用户能够从任何位置使用任何设备工作，软电话使远程团队管理变得简单和可能。无论您的企业是因为大流行而转向远程工作，还是为了更好的员工体验，还是为了覆盖更多的地域，软电话都可以帮助您跟踪分散的团队并保持连接。

5. 提供 24/7 客户支持

使用网络电话，您遍布全国的客户服务团队可以为呼叫寻求帮助的呼叫者提供客户支持。事实上，如果您与来自不同地区和时区的客户合作，您甚至可以通过遵循太阳支持模型将呼叫从一个位置路由到另一个位置来提供 24/7 客户支持。

一些常见的呼叫路由功能包括基于时间的路由和基于位置的路由。这些路由策略旨在确保客户无论何时何地都可以联系到代表。

6. 提供外呼服务

除了仅接听电话外，您的企业甚至可以执行外呼服务和客户成功策略，例如：

提供潜在客户和销售一代 提高品牌知名度和知名度 进行市场调查 欢迎新客户并跟进最近的客户 联系废弃的电话或购物车 收集客户反馈 筹集捐款 使用SparkleComm软电话建立更好的客户关系

这样的语音通信应用程序可以支持您的销售和客户支持团队，并帮助他们建立有意义且有价值的客户关系。您可以轻松地从云电话服务提供商处获取软件电话应用程序。如果您好奇，请尝试下载SparkleComm，亲自看看结果！

无论是面试、销售电话、商务会议还是休闲视频聊天，练习良好的视频会议礼仪在专业交流中起着至关重要的作用。在当今的数字时代，重要的是要看起来最好，听起来最好，并了解如何参加SparkleComm虚拟会议的规则。

视频会议礼仪有多重要？它比你想象的更重要。Forrester Consulting 最近代表 Polycom 进行的一项研究发现视频会议的使用正在增长，这并不奇怪。当 COVID-19 突发公共卫生事件发生时，它加速了增长，并导致使用视频会议的日常参与者显着增加。Gartner 现在预测，到 2024 年，只有25% 的商务会议将亲自举行。

这种增长——再加上现在在家工作的人数猛增——使得在直播视频中显得优雅成为一种职业要求。考虑到这一点，这里有 10 条注意事项，以确保您在下一次视频会议期间看起来和听起来都像专家：

视频会议礼仪技巧

1. 确保适当的照明

2. 选择合适的背景

3. 保持眼神交流

4. 确保高质量的音频

5. 穿着得体

6. 遵守参与者互动的基本规则

7. 选择易于使用的视频会议平台

8. 不要如果您不说话，请忘记将自己静音

9. 不要迟到或显得毫无准备

10. 不要等到最后一刻才测试您的技术

视频会议礼仪的注意事项

1. 确保适当的照明

充足的光线对于视频通话与专业广播公司和照片拍摄一样重要。例如，头顶照明会在您的眼睛下方产生阴影，因此请尽可能避免坐在它下方。为了增强照明，使用自然或柔和的光源。让两个或更多光源发挥作用​​确实可以产生影响。

2. 选择合适的背景

与您互动的人会看到您身后的一切。确保您的背景整洁且专业。少即是多。移除桌面或墙壁上可能影响视频通话的不必要物品。您可能还想投资改进墙上的颜色或图像，这样参与者就不会分心或提醒您在家工作。对于简单的修复，请考虑模糊或添加虚拟背景。

3. 保持目光接触

直视相机或与您互动的人的脸。避免在视频会议屏幕角落的小框架中看着自己，并避免在房间的其他地方分心。作为保持眼神交流的提醒，在网络摄像头上方放置一些东西可能会有所帮助，例如贴纸或彩色便笺。

4. 确保高音质

糟糕的音频质量会迅速降低视频通话的效率，通常会导致沟通不畅。首先，确保您有可靠的 Wi-Fi 连接以消除抖动的音频。接下来，找一个不会被打扰的私人空间。避免狗吠、儿童玩耍等背景噪音，并消除附近的任何电视或音乐。说话时要口齿伶俐，确保说话清晰、语速缓慢。

SparkleComm的杜比语音技术提供一流的音质和噪音消除。我们的空间音频让与会者感觉像是在同一个房间的不同部分讲话，从而更容易跟踪对话 - 即使声音重叠。可以听到每个人的声音，无论他们说话多轻或使用什么设备。一旦你体验了它，你就不会满足于任何更少的东西。

5. 穿着得体

即使只有你的脸和肩膀在框架内，你也应该从头到脚穿着专业。避免图案、条纹和格子。不要戴帽子。把讨人喜欢的纯色放在你的脸上，一定要检查你的牙齿、头发和妆容。避免每次移动时可能会分散注意力或发出破坏性声音的珠宝。

6. 遵守参与者互动的基本规则

如果您要举办视频会议活动，您希望鼓励与会者感觉他们可以参与。自然，不同的事件和受众类型需要不同的参与方法。SparkleComm 视频会议软件包括各种互动功能，可让您的观众参与其中，包括私人和群聊、问答、反应以及参与者在镜头前发言的能力。通过查看规则开始您的会议 - 如果您是参与者，请确保遵守这些规则 - 以确保一切顺利进行。

7. 选择一个易于使用的视频会议平台

尽管“视频会议”通常描述两方或多方之间的虚拟会议，但也有许多变体。如果您正在主持视频会议，您选择的平台应该易于使用并且非常适合您的观众的直觉。无论是桌面、基于浏览器、移动设备还是会议室，拥有合适的视频会议解决方案都将增加参与度、消除用户沮丧并改善整体与会者体验。

视频会议礼仪的注意事项

8. 不说话时别忘了让自己静音

没有什么比电话会议期间的背景噪音更糟糕的了，让您的麦克风不静音会从您的计算机端传输任何噪音。如果您有孩子或其他家庭成员与您一起在家，或者在背景混乱的公共场所参加会议，则此视频会议礼仪技巧尤其重要。键盘打字、咀嚼噪音、旁听和交通声音很容易分散和惹恼其他参与者。另外，您将避免其他人听到他们不应该听到的东西时出现任何尴尬或尴尬的时刻。确保您的麦克风始终处于静音状态，只有在轮到您发言时才打开它。

9. 不要迟到或显得毫无准备

这不言而喻，但良好的视频会议礼仪的一个关键方面是准时出现并做好充分准备。准时参加视频通话表明您尊重参加会议的其他人，并且您不想浪费他们的时间。如果可能，请在通话前多花几分钟准备物理空间、熟悉议程、收集材料并登录。

10. 不要等到最后一分钟才测试你的技术

没有什么比技术故障更能扼杀视频会议的势头了。在虚拟会议之前，请确保给自己足够的时间来发现和解决连接问题，并有机会测试会议软件的主要功能。最安全的视频会议平台将帮助您在会议开始前测试您的摄像头、扬声器和麦克风。您还需要确保您的互联网速度足够快。如果您使用的是 Wi-FI，请确保您有可靠的连接，以便您的视频会议服务可以全力运行并防止音频和视频抖动。

谈到视频会议礼仪，第一印象很重要。遵循SparkleComm 提供的这 10 个简单提示，将帮助您打造更精致、更专业的视频形象。

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什么是被放弃的电话？

放弃的呼叫是在呼叫者被路由到代理之前断开（或被呼叫者终止）的呼叫。入站呼叫者通常在IVR或等待队列中放弃。

在当今客户对实时、个性化服务的期望不断提高的环境中，您必须成功地与尽可能多的入站客户建立联系。

但是，应该过滤掉短时放弃（或在预定秒数之前断开的呼叫），以免影响呼叫中心的呼叫放弃率并损害合理的管理决策。

放弃呼叫不应与：

未接来电。由于座席未能在达到ACD 系统设置的最大等待时间限制之前接听电话而被呼叫中心故意断开的呼叫。 挂断电话。无意断开的呼叫，通常是由于技术故障。此外，联络中心通常会定义一个时间阈值，低于该阈值的呼叫将被视为掉线。 丢失的电话。未接来电、未接来电和掉线均归类为未接来电。 短电话。如果来电者在SparkleComm座席接听后几秒钟挂断，则视为短电话。短呼叫不被视为放弃。

优化平均呼叫放弃率的 5 种方法。

1. 使用劳动力管理工具并改进呼叫高峰预测。

呼叫放弃率与给定时间内可用座席的数量成正比和负相关。因此，断言联络中心的历史数据可以帮助访问过去的呼叫量模式。

由于平均呼叫放弃时间全天甚至每天都在变化，因此按一天中的某个小时或一周中的某天对联系人进行细分是支持呼叫高峰预测和改进调度的最佳实践。

然而，更有效地分配代理只是第一步——您还应该专注于分配最佳可用代理。劳动力管理解决方案可以通过自动分配最熟练、可用的座席来帮助团队更快地解决问题。

2. 自动执行重复性任务，以便座席可以专注于取悦客户。

当SparkleComm座席不在时，这意味着他们要么接听电话，要么处理电话后的工作。考虑使用 AI 驱动的工具来处理简单且经常重复的任务，让SparkleComm座席能够专注于重要的交互。

自动化基于 AI 的客户信息转录和呼叫后工作可减少平均处理时间 (AHT)。此外，使用座席辅助技术可以更准确、及时地解决问题，在处理呼叫的同时为SparkleComm座席提供相关信息并减少新员工的上岗时间。

3. 使用全渠道策略转移呼叫。

客户服务需求的突然激增不一定会给联络中心带来高压环境。相反，分析您可以在客户旅程中添加哪些其他联系渠道来帮助应对呼叫高峰。它不仅有助于转移呼叫，而且还推动了数字频道24/7 和点播的优势。

此外，人工智能驱动的对话助手或“虚拟代理”可以通过语音或支持文本的渠道快速提供答案和结果，同时将更复杂的问题转移到代理，共享关键的上下文信息，从而提高对话效率。

全渠道战略为联络中心提供了经济高效且可扩展的自助服务解决方案，有助于降低呼叫放弃率。

4. 实施回调选项。

回电不一定会影响呼叫放弃率，但可以减少放弃后果。如果您仔细想想，放弃的电话要么是失去了销售机会，要么是无法提供一流的客户服务，这两者都会影响整体客户体验 (CX) 并降低客户满意度 (CSAT) 分数。

降低呼叫放弃率的一种简单方法是提供回叫请求。这种方法可确保您保持联系机会，并且是客户服务需求高峰期的一种经济高效的选择。

5.利用排队时间传递重要信息。

不要使用重复的音乐或标准的语音消息，例如“请等待，直到代理准备好为您提供帮助”，而是利用客户在队列中等待的时间来传递相关消息。

例如，传达其他渠道可用并可用作替代品，告知预计等待时间，或为SparkleComm座席收集相关信息。

统一通信如何改进客户服务？

领导者知道，成功的客户服务战略是让每位员工都以客户为中心，即使不直接与客户互动。组织的每位员工都必须与其以客户为中心的价值观和目标保持一致，优先考虑客户服务问题，并准备在客户旅程中随时介入。所有员工都应该准备好介入并提供令人难忘的客户体验。

事实是，这说起来容易做起来难。统一通信解决方案使组织能够通过将座席与组织的其他部分联系起来，在整个公司内协调人才和专业知识，以实现关键的客户成果并提高客户忠诚度，从而将客户服务扩展到联络中心之外。

传统通信解决方案无法支持当今开展业务的快速协调的方式。例如，如果遇到复杂的客户问题并且联络中心座席无法快速轻松地找到组织中的专家进行对话，那么该座席通常有以下三种选择：

将客户转移到另一个部门，在那里他们只需重复他们的问题，从而导致客户体验不佳。 可以搁置客户，同时试图找到专家提供帮助，从而对解决时间产生负面影响。 告诉客户他们会在找到解决方案后收到回电，这会影响首次联系解决(FCR) 率。 可以通过实施SparkleComm统一通信解决方案来应对这一挑战。支持SparkleComm统一通信的联络中心允许座席通过语音和消息传递功能连接到更广泛的组织，以确保他们始终能够找到正确的资源来帮助解决客户问题。

统一通信平台改善客户体验如下：

更高的 FCR 率。

在获得答案或解决问题时，客户不希望多次联系支持人员或等待后续跟进。他们希望他们的问题在第一次接触时得到解决。如果座席能够访问他们需要的所有信息，并与组织中的其他人有一个开放的沟通渠道，那么就没有任何客户查询不够复杂，无法快速有效地解决。通过统一通信，FCR 率大大提高，因为座席能够通过即时将客户与组织中的主题专家联系起来，在一次交互中解决客户的问题，消除将客户从一个部门转移到另一个部门或不得不安排回电，因为此时答案不可用。

客户和员工协作。

令人难忘的客户体验无疑反映了组织的员工如何协同工作并处理与客户的沟通。快速而无缝的通信可提高座席绩效并提高客户满意度。有研究发现，对于高达 79% 的公司而言，更深入的统一通信和协作集成是当务之急。然而，只有 33% 的接受调查的公司表示他们在整合和简化通信方面处于有利地位。

您的联络中心座席彼此之间以及与其他部门的员工交谈越容易，他们为您的客户提供的服务就越好。例如，使用团队的聊天应用程序寻求帮助，同时通过电话与客户交谈，可以提高员工的满意度和生产力，从而带来更好的客户体验。

提高客户同理心。

随着客户洞察力和信息在所有部门之间自由流动，公司开始意识到全公司协作的全部潜力。如今，57% 的公司正在将代理与其他员工整合在一起，以在关键客户项目上进行协作。联络中心是客户数据、反馈和情感洞察的丰富来源。

当座席加入更大的组织时，他们可以跨多个部门共享客户的声音。分享客户洞察有助于告知营销活动可能没有达到预期的转化率，突出产品路线图中的机会，或提醒运营团队任何生产问题。

SparkleComm统一通信使团队能够轻松地聚集在一起并共享客户信息，以推动更明智的战略、跨职能协调并全面更好地了解客户。

统一通信为联络中心带来的五个最重要的好处是什么？

SparkleComm统一通信简化了组织在不同团队和部门之间的内部工作方式，并改善了他们与客户的外部沟通方式。正确的统一通信平台为员工提供了在同一界面中工作和共享信息的所有功能。这使组织能够获得一系列好处：

1.团队协作。

成功团队的秘诀是有效的沟通。这比以往任何时候都更真实，因为员工分布在不同的地理位置，很少（如果有的话）同时在同一物理空间见面。功能如语音，聊天和文件共享允许不管通道或物理位置的团队成员进行沟通。如果通信平台能够跨不同设备提供无缝的用户体验，团队协作将变得轻松而轻松。

2. 员工生产力。

实现跨团队协作的一个关键步骤是确保员工知道谁有空，谁没有实时状态同步。知道何时有同事可以帮助减少低效率和时间浪费，减少员工和客户的挫败感。统一通信平台还让员工可以选择在任何地方工作，无论是办公室、家中还是其他一些远程位置。现在几乎可以在任何地方完成工作，让员工在完成工作的地方有更大的灵活性。

3.远程工作。

自 2020 年新冠疫情开始以来，远程工作大大加速，所有迹象都表明混合工作将继续存在。组织需要支持和适应更灵活的工作环境，其中包括越来越多的远程工作者。可以位于全球任何地方的团队成员需要一套统一、一致且直接的工具和应用程序，以便无论身在何处都能成功地相互通信。

4.人工智能的采用。

随着劳动力继续向混合劳动力转变，支持人工智能(AI)的统一通信平台是必不可少的。自然语言和机器学习可以为任何统一通信解决方案创造更高的效率，自动执行重复性任务并使来自不同团队的员工能够更有效地协作。

重复性任务的自动化，例如自动会议安排或实时会议转录，使团队成员能够专注于更复杂的任务并更有效地协同工作。

5. 降低成本。

电话服务可能非常昂贵且过于复杂。昂贵的桌面电话、构建和维护电信基础设施、优化不佳的呼叫计划等等，都导致了大量的前期和经常性电话系统成本。一个云的统一通信平台，通过在云中整合所有的电话服务降低了这些成本。唯一的要求是可靠的互联网连接。

当软件和硬件过时时，传统电话系统也可能需要叉车式升级，这意味着更多的硬件和软件投资。统一通信提供通信即服务。也就是说，统一通信提供商负责所有托管、维护和升级——您只需担心连接和使用服务。

呼叫中心技术简史。

呼叫中心技术是呼叫中心用来管理呼叫、提高运营效率、降低总体成本和增强客户体验的一组工具和应用程序。

呼叫中心的历史可以追溯到 60 年代，当时公司开始使用电话簿来销售他们的产品和服务。第一个呼叫中心配备了专用自动分机系统 (PABX)，其中包括第一种形式的自动呼叫分配(ACD) 技术。这项技术允许公司让多个代理处理客户的电话，无论是呼入还是呼出。

从 70 年代末到 80 年代，技术革命充分利用了呼叫中心对企业的重要性。于是，企业开始更加关注呼叫中心的商机。一些公司的商业模式实际上完全基于电话销售。

90 年代的创新模糊不清，出现了更现代的 ACD 系统、语音识别和第一个交互式语音响应 (IVR) 单元。此外，万维网正在迈出第一步，互联网协议语音 (VoIP) 和语音数字化也随之迈出了第一步。

快进到今天。呼叫中心经历了多次变化并不断发展以满足现代客户期望的需求。因此，呼叫中心演变为联络中心，支持其他几种语音和消息传递渠道。公司现在正在投资于先进的能力和最新的技术——只是为了满足他们所在的客户，并将客户服务视为从竞争中脱颖而出的一种方式。

呼叫中心技术：6 个必不可少的工具。

业务发生了变化，客户发生了变化——呼叫中心也发生了变化。呼叫中心技术自其第一种形式出现以来已经发展了很多，但是有一套基本的工具来建立呼叫中心，使其现代化。

以下是每个呼叫中​​心必须具备的六种工具：

预测拨号器。一个巨大的生产力工具，预测拨号器自动从号码列表中拨号，节省代理检测忙音、语音邮件消息、断开的电话号码等的时间。

交互式语音响应 (IVR)。一个IVR系统是一个基于语音的技术，它可以转移一些来电，来电者让直接交互与一审的电话系统。例如，通过 IVR 和 ACD，呼叫者可以被定向到最合适的SparkleComm座席或自助服务选项。

业务工具集成。无论呼叫中心是开展对外活动还是提供售后支持，呼叫中心软件与其他现有工具之间的紧密集成都是成功企业的标志。与其他相关系统（如客户关系管理、计费等）的无缝集成减少了手动输入工作，简化了座席的工作，并为客户和座席提供了更好的体验。

呼叫监控、耳语指导和呼叫插入。呼叫监控是一项功能，允许管理人员在座席或呼叫者不知情的情况下收听实时呼叫。密语允许主管在呼叫者不知情的情况下与座席交谈。最后，强插允许主管在座席或呼叫者不知情的情况下接听电话，然后在必要时与座席和客户交谈。这是培训新SparkleComm座席或在困难呼叫中帮助SparkleComm座席时的三个关键功能。

通话录音。在新SparkleComm座席入职时也很有帮助，通话录音还用于确保满足质量标准并监控座席的表现。

实时分析。确保满足性能基线需要实时指标。显示最重要的关键绩效指标(KPI)（如服务水平、排队呼叫数量、平均等待时间、平均等待时间等）的仪表板允许经理和主管跟踪呼叫中心绩效并做出数据驱动的决策。

五种新兴的客户体验趋势。

前面列出的六个工具是基本的、必备的工具。没有它们，您根本无法执行最简单的日常操作，无论是运行对外活动还是客户支持。

下面描述的技术是新兴技术。它们并不是全新的，但公司还没有对它们进行广泛的探索。但是，它们为客户和座席体验提供了明显的好处，为整个组织带来了优势。

1. 基于云的软件。

现代呼叫中心每天都在经历动态变化。遗留系统跟不上需求；因此，基于云的软件是正确的选择，因为它减少了基础设施要求，并且仅通过互联网连接即可实现快速扩展。

由于大流行迫使办公室关闭，那些仍然依赖本地软件的人遭受的损失最大。虽然有些人已经迁移到云端，但 新冠疫情 加速了许多其他人的迁移过程。

新的呼叫中心更加灵活。曾经挤满座席和耳机的房间的形象不太可能恢复。基于云的软件让座席可以轻松地在家中、共享办公室、共享办公空间中处理客户互动——无论在哪里。

虽然让座席在家工作最初是一个短期解决方案，但组织很快意识到基于云的软件的几个优势：

促进远程工作，使员工更加投入和快乐。 针对欺诈和威胁提供增强的合规性和安全性层。 降低管理 IT 基础架构的成本。 简化日常但重要的任务，例如数据备份和恢复。 通过在全球范围内战略性地定位代理以提供始终在线的客户服务，实现 24/7 客户服务，这对多站点组织至关重要。

2.人工智能模型。

随着组织采用数字优先战略，他们可以利用人工智能 (AI) 的潜力来简化运营并增强客户服务。

虚拟代理、代理助手和其他 AI 驱动的工具现在可以在有限的人工干预下可靠地执行关键任务。从自动化后端任务到识别安全问题，人工智能的潜力几乎是多种多样的。

然而，人工智能不仅仅是一种后端操作工具。它可以为客户（更快的自助服务、更顺畅、更准确的交互）和座席（更少的手动任务和更有效的培训和辅导机会）创造更好的体验。

借助人工在环技术，您可以降低 IT 成本，并让您的代理利用他们的专业知识来训练和验证 AI 模型，这是一种经济高效的解决方案，可以让 AI 模型的训练成为日常运营的一部分。

这是公司应该迁移到云的另一个原因：本地系统（甚至一些第一代云平台）缺乏整合 AI 功能和人在环模型的灵活性。

3、自助渠道。

客户希望根据自己的条件，使用选择的渠道和最合适的时间来解决问题。从银行到餐馆，客户习惯于自己做这件事，只有在找不到他们想要的东西时才会寻求人工帮助。这在呼叫中心没有什么不同。

客户希望能够独立寻找答案，而无需就最简单的问题与代理交谈。必须为客户提供自助服务渠道，让他们可以找到最常见的问题。客户负责最基本的故障排除，您的座席可以自由地专注于更复杂的问题。

自助服务渠道可以有多种形式：

包含常见问题的知识库。 甲聊天机器人或虚拟试剂，其使得密码重置。 具有 AI 驱动对话功能的 IVR 系统。 这些只是现代呼叫中心如何利用技术使用自助服务渠道来简化其服务的一些示例。无论是通过语音还是自助服务消息渠道，客户都可以自行快速高效地解决问题。同时，它减少了来电量并降低了呼叫中心的运营成本。

但是，如果做得不好，这些偏转策略可能会导致客户沮丧。这就是呼叫中心领导者在引入替代渠道的同时必须始终关注客户体验的原因。

4. 统一的客户体验。

公司意识到良好的客户体验 (CX) 是建立竞争优势的基础。然而，由于有多个渠道和接触点，他们发现很难统一所有这些渠道和接触点的体验。

主要困难在于：

体验是在孤岛中设计的。致电客户服务时的客户体验与通过即时消息连接时的体验不同。 渠道不统一。如果客户在网站上与客户服务聊天，但由于某种原因需要拨打电话，则客户很可能需要重复聊天中发生的对话。 消息传递缺乏一致性。沟通不遵循标准：相同的问题可以有不同的答案，这取决于沟通渠道和处理客户的代理。 可用的通信渠道增长非常快，但流程和系统跟不上，而且往往是不同的。呼叫中心必须满足客户对统一体验的期望。他们不想在致电客户支持时进行两次身份验证或重复问题。他们希望公司提供相同的体验，无论用于取得联系的渠道如何。

目标应该是创建一个无缝的通信渠道网络，客户可以通过它进行导航，同时保持一致性。统一、集成的全渠道平台使组织能够连接所有现有的点，并允许客户在渠道之间无缝移动。

为了向客户提供统一的体验，公司需要 360 度的客户视图、内部团队之间的协作以及跨所有渠道的相同统一消息。

5. 高级分析。

呼叫中心是真正的数据金矿。它们充满了客户数据，但在绘制基本见解之外的内容时往往达不到要求。在这一点上，大多数组织都拥有基本的数据和分析工具，并且涵盖了最基本的关键绩效指标——但他们缺乏更进一步的高级分析。

正如麦肯锡所说，“没有高级分析的公司正在将显着的客户服务改进放在桌面上。” 公司可以最大限度地利用他们的分析并对IVR 流的有效性进行频繁的评估，例如，立即评估客户满意度并在需要时进行改进。

这只是高级分析如何使呼叫中心从仅分析最常见的 KPI 并研究以下方面更进一步的一个示例：

跨所有渠道的完整客户旅程。 品牌大使和批评者统计数据。 客户满意度调查、净推荐值、情绪分析等。 遵守法规。 销售机会。

技术挑战：未来会带来什么？

客户的期望非常高。他们想要他们想要的——而且他们现在就想要。同时，速度和效率不能影响服务质量。这一切都是关于善解人意并站在客户的立场上。

因此，在技术方面，挑战在于找到允许公司简化日常运营的工具，同时使代理能够专注于与客户的关系。技术帮助座席倾听客户的声音，并为他们的查询找到更好的解决方案。

技术应该提高运营效率，使公司能够了解客户需求，并提供卓越的客户服务。

麦克风回声是用户在进行视频通话时最常见的问题之一，也是最严重的问题之一。它令人分心和烦人，试图解决它会垄断会议时间，而这些时间本可以用来讨论业务问题。在本指南中，SparkleComm提供了有关如何调整计算机声音设置的有用提示，以及您可以采取哪些步骤来减少和消除视频会议和音频会议中的麦克风回声。

如何调整计算机声音设置以修复麦克风回声

当不使用耳机并依赖 PC 扬声器和麦克风时，更改计算机的声音设置有助于最大程度地减少回声问题。对于 Windows 或 Mac 配置，请按照以下步骤操作。

Windows 配置：

1. 打开控制面板并单击声音。
2. 选择录制选项卡，右键单击正在使用的麦克风，然后选择属性
3. 选择增强选项卡，禁用所有增强功能，然后单击应用。

Mac 配置：

1. 在系统偏好设置中，单击声音图标。
2. 点击输入，取消勾选“使用环境降噪”，然后关闭窗口。

减少和消除麦克风回声的其他步骤

将扬声器放置在离麦克风足够远的地方

如果您使用带有外部扬声器的笔记本电脑麦克风，请将扬声器放置在远离麦克风的位置并将音量降低到舒适的水平。对于那些有外部麦克风的人，将麦克风移到离扬声器大约一英尺的地方，尽管您可能需要进行测试，直到找到最佳位置。

避免在未静音的麦克风上打字，并在使用免提模式时退出笔记本电脑。您还可以将麦克风音量降低至 50% 或更低，并减少或关闭麦克风增强选项。

关闭电子设备

如果您在扬声器和麦克风分开放置时仍然遇到回声，请尝试关闭该区域的其他电子设备 - 回声的原因可能是麦克风正在接收它们的声音。这些可能是电视、收音机，甚至是附近的计算机。

如果回声继续，请关闭扬声器以测试它们是否是问题的根源。如果关闭扬声器可以解决问题，请考虑使用其他音频源（如耳机）来减少回声。

关闭所有未使用的程序

通过关闭所有其他程序，您可以释放更多处理能力。某些计算机具有回声消除功能，但在高 CPU 负载下可能会受到影响。结束一些进程可以帮助启用该功能。

关闭其他录音设备

有时问题与其他录音设备有关，而不是麦克风。更改功能可能有助于消除回声。要关闭其他录音设备，请使用上面列出的针对 Windows 或 Mac 概述的步骤来查找音频选项，然后取消选中除正在使用的麦克风之外的所有录音选项。 重置互联网连接

麦克风回声问题可能与互联网连接不良一样简单。重置连接并检查回声是否停止。

避免在恶劣天气条件下使用麦克风

有时麦克风回声是由于恶劣天气（如雷暴）造成的。与天气相关的回声超出您的控制范围 - 直到天气好转，问题才会解决。如果您的麦克风回声与风暴有关，最好的办法是将其关闭您的电子设备，以避免潜在的电涌损坏。

使用耳机

如果这些选项均不成功，请使用头戴式耳机或头戴式耳机而不是扬声器。这是摆脱回声的简单方法。

尽管对麦克风回声的初步修复可能很棘手且令人讨厌，但改进可能只需要对每台计算机设置进行一次更改，并且它们将使自己获得无压力且更高效的会议体验。一旦您掌握了麦克风回声修复方法，您就可以将这些技巧传递给组织中的其他成员，从而帮助在全公司范围内举办更好的SparkleComm会议。

管理角度考虑

呼叫中心是管理的工具，建设呼叫中心是为了改善管理，是为了配合管理者的思路存在的。切记盲目追求大二全的系统，或者一味为了省钱选用不能满足管理需求的系统。

从管理的角度，要关注几个点，一个是呼叫中心人员的管理，第二是数据的管理，一个是对公司业务流程的优化。

这些可以根据具体管理者的要求，对呼叫中心厂家提出需求。

功能性方面考虑

传统呼叫中心功能有电话交换、录音、报表、客户管理、坐席监控等功能，企业在建设呼叫中心系统时，需考虑厂商对这些功能的满足程度，同时，对于一些自身具有业务系统的企业，还需考虑呼叫中心功能与业务系统功能的对接，实现呼叫中心与企业信息系统的整合，可以大大提升工作效率。这个要求呼叫中心厂家必须有较强的需求调研与开发支持能力。

扩展性方面考虑

呼叫中心系统的发展，和企业的发展是分不开的，企业的规模不断扩大，相关电话服务人员也有可能需要增加，这个需要呼叫中心系统对系统规模的扩容有很好的支持性，同时，规模的扩展还需结合成本因素来考虑，选择最优最省的扩容方案。

除了SparkleComm坐席与线路规模，企业的自身业务流程也会有所变化，这需要系统在功能性方面有较好的扩展性，比如多媒体联络中心的建立，需要在呼叫中心电话系统基础上增加视频、邮件、短信、移动客户端等等。此外，业务流程的变化，也要求呼叫中心软件在业务接口上随之变化，如订单流程的变化，需要体现在呼叫中心系统中。以及企业信息数据库的对接要求变化，，也是对系统有要求的。

目前市面上的几大类解决方案，以IP软交换为核心的呼叫中心系统，因其软件灵活性，在规模扩容以及功能扩展上，比较能较好地满足企业扩展性需求，而且服务也更有保证。当然，如果预算有保证，交换机式的方案厂商，也是可以做一定程度的定制开发的。

稳定性方面考虑

呼叫中心系统的稳定性，直接影响到客户体验与坐席工作效率，呼叫中心系统的不稳定，会直接导致企业的利益受损。企业在建设呼叫中心系统时，应充分考虑稳定性的因素。目前市面上的可选的呼叫中心产品有几种，板卡式、交换机式、IP分布式，板卡式成本低廉但稳定性与坐席承载量有限，一般支撑30坐席以内。交换机式稳定性高且坐席承载能力强，如果预算允许的话，可优先考虑。IP分布式根据厂家实力在30~500坐席企业级呼叫中心应用范围内，稳定性也不错，而且性价比更高。

部署方式

呼叫中心部署方式分集中式部署与分布式部署两种。一般企业开始使用集中部署的方式，随着企业自身发展，外设机构增多，客户服务本地化需求日增，这就需要进行呼叫中心支持远程坐席的部署，IP分布式方案可以的解决这一问题。

建设与维护成本

从成本的角度，企业建设呼叫中心主要考虑建设成本、运营成本、维护成本这几方面，建设成本是指设备软件一次性投入，运营成本是长期场地、人员等成本，维护成本指对系统进行维护的服务成本。企业在进行呼叫中心建设时，需从这三个方面综合考虑。

选择合适的厂家

呼叫中心系统的长期稳定运行，企业后期的需求满足程度，与厂家的实力密切相关。企业在进行呼叫中心选型时，应关注厂家的实力，建议考察以下几个要素：厂家的技术实力，人员状况，公司业务情况，规模大小，客户案例等等，这些软硬件要素体现厂家的综合实力。中小企业可以考虑SparkleComm呼叫中心系统，它以SparkleComm统一通信的软交换技术为核心，在支持传统语音、VoIP、传真、短信接入的基础上，还可支持WAP、彩信、视频和流媒体等传输；技术上已经多媒体化，并且每一个SparkleComm呼叫中心至少包括一个ACD（自动呼叫分配）模块和若干座席。

通过会议传播爱

情人节不仅仅是向所爱之人表达爱意的机会。这也是一个购物和送礼的大节日，即使对于单身人士也是如此——有点像一个迷你圣诞节。

美国人口普查局报告称，2017 年 45% 的 18 岁以上美国人（超过 1.1 亿人）被认定为单身，创历史新高。尽管有大量单身人士，但与情人节相关的销售并没有受到影响。

相反，他们在 2018 年估计接近 200 亿美元，人均支出超过 143 美元。不仅仅是贺卡或巧克力：礼品卡、珠宝，甚至宠物零食，每年二月都会做大生意。

这一趋势向我们表明，情人节那天空气中弥漫着浓浓的爱意，不仅仅是对你的另一半，而是对你生命中你爱的每一个人——人们倾向于通过有意义的礼物来分享。今年，让我们将这种爱进一步传播到历史上最受鄙视但又必不可少的业务领域之一——会议。没错，是时候重新开始热爱您的SparkleComm会议了。

喜欢它或放弃它：为什么只有最好的协作技术才能做到 正如上面的情人节数字所示，购物者不会吝啬购买他们认为会给重要的其他人或朋友留下深刻印象的东西。换句话说，他们通常不会满足于二流的礼物。同样的原则也适用于团队协作和沟通的工具。

想一想您的组织当前让每个人都了解情况的方法。您是否拥有合适的技术来将您的团队聚集在一起并让他们随时随地进行协作？是否经过优化以充分利用每次会议或沟通？或者它是否让您想完全中断会议？

说出会议的任何根本缺陷（时间过长、注意力不够集中等），低于标准的协作技术只会让情况变得更糟。让我们来看看阻碍有效会议的五个常见的日常挑战。

1. 一心多用，参与度不够

问题：在情人节播放电影或电视节目？即使视频一直在播放，您也可能会在某个时候看手机或平板电脑。同样的事情一直发生在纯音频电话会议上，因为参与者将注意力转移到其他地方。“对不起，我静音了”通常是“因为我正在检查电子邮件，所以我错过了你说的话。” 多任务处理很难而且不利于集中注意力。

解决方案：设置视频会议是减少多任务处理的行之有效的方法，因为它可以让每个人都被看到。对于高管和领导层来说，在在线会议期间通过不使用其他技术来树立榜样也是一个好主意。

2.“我们本可以在电子邮件中说明这一点”

问题是：在一场没有成效的会议之后，人们经常会说：“这本来可以通过电子邮件完成的。” 但是为什么不把更多的会议转移到电子邮件上呢？因为电子邮件是一种非常有限的通信媒介，而且效率并不高。如果您的收件箱和我的一样塞满杂乱，消息很容易丢失和被忽视，而且回复之间可能会间隔数小时或数天。难怪公司会求助于会议，不管涉及的缺陷如何。

解决方案：利用SparkleComm实时聊天在会议期间和会议后都是有利的。与电子邮件相比，它更精简、功能更丰富，让参与者在上下文中快速获得答案。现代聊天平台还可以轻松搜索旧内容、共享文件和进行数字白板。

3.会议太难加入和参与

问题：有时，问题甚至在会议开始之前就出现了。加入的过程可能非常复杂，需要下载和 PIN 码或有限的设备支持，因此参与者需要在某个位置才能加入。

解决方案：现代协作技术可以让任何会议的开始变得简单。支持多种设备，加入就像点击或点击按钮一样简单。静音和音频控制还使主持人在会议开始后更轻松地保持活动状态。

4.谁参加会议存在不确定性

问题：想象一下有很多人参加的电话会议。有人开始说话，而你只是模糊地知道他们是谁，可能只是事先在日历邀请中看到了他们的名字。然后其他人加入，你根本不认识他们。这些差距可能会分散会议的注意力，尤其是在主题包含敏感信息的情况下。此外，如果您无法直呼他们的姓名，则很难让人们参与进来。

解决方案：我们越来越多地看到 AI 进入会议和协作技术，允许提供高级功能，例如提供从社交帐户和其他目录中提取的会议参与者的即时配置文件。或者语音和面部识别，以便您可以将姓名与面部匹配。因此，会议可以更好地进行并具有更好的参与度，因为每个人都有一些关于每个人的背景信息，并且每个人都可以通过他们的名字来称呼。随着人工智能使用的发展，会议只会变得更加顺畅和高效。

5.远程工作者连接太麻烦

问题：更多的人在传统办公室之外工作，这对于灵活性来说非常有用。但是，如果他们应该使用的SparkleComm会议软件不能在设备上正常运行或无法轻松协作，则这些工作人员保持联系可能具有挑战性。

解决方案：协作工具应该在台式机、手机、平板电脑和视频会议系统上同样适用。这样，他们就可以为可能在旅途中、在家中或偶尔在公司办公室接听电话的远程和移动工作人员提供支持。

情人节是思考如何再次爱上你的会议的完美日子。

对于许多公司来说，向客户拨打电话和发短信构成了他们的现场代理今天处理的大量日常工作。出站电话和短信的使用方式多种多样，例如抢占情况或让客户了解最新情况。SparkleComm呼叫中心它们通常用于提醒客户重要的或即将到来的约会、交付和确认，通常有助于企业平稳运行。企业还使用这些电话来保持主动维护资源和防止不必要的开支。例如，通过SparkleComm呼叫中心提醒客户即将到来的服务预约，如果客户需要在最后一刻更改或取消，他们可以节省上门服务成本。

然而，这些重复的呼叫类型每天需要进行数百次，并且通常可以构成现场代理日常工作的很大一部分。尽管有必要，但出站通知呼叫通常非常昂贵且花费大量时间，因为代理必须连续拨打每个客户。更不用说，这些电话非常乏味，特别是因为许多客户实际上并没有接听电话。

但是，robocalls 也不起作用。虽然它们既便宜又快捷，但需要进行更改或有疑问的客户必须挂断并回电，而不是能够在同一个电话中进行更改。对于只能处理是/否答案的自动出站文本也是如此。

存在另一种具有成本效益的替代方案——它只涉及使用具有自然语言功能的 AI 驱动的虚拟代理来补充现有的交互式语音响应 (IVR)。自动化可以更轻松地处理需要放置的大量出站通知，而 AI 允许从对话的角度来看更复杂的呼叫。无需依赖SparkleComm座席一次打几个电话，几分钟内就可以拨打数十万个电话。

这些也不是简单的 robocalls - 自动化允许对每个客户进行个性化呼叫。由于这些虚拟代理具有自然语言功能，因此客户可以对提示做出响应——除了是/否之外——并更改、更新、重新安排甚至取消他们的约会。客户甚至可以通过对话式 AI 提出问题并获取有关其约会的更多信息。他们还可以请求转移到实时代理，该代理保持等待故障转移。自动呼出呼叫会对呼叫中心的效率产生巨大影响，节省公司时间和金钱，同时让现场SparkleComm座席腾出时间进行更重要的对话。

公司已经开始看到好处和对 ROI 的成功影响。一个顶级的区域 DISH 安装商仅通过使用虚拟代理进行出站预约确认就能够节省超过 200 万美元。呼叫验证客户并读取预约时间，询问客户是否仍然有空。如果是，虚拟代理在系统中确认预约；如果没有，虚拟代理可以帮助重新安排约会以更好地安排约会、取消约会或转移到在线代理以获得额外帮助。这极大地影响了服务部门的效率，减少了不必要的上门服务到空房子的次数，这使公司每卷成本高达 150 美元。

关于出站虚拟代理的最佳部分：他们可以轻松轻松地与您现有的平台集成。数十家公司正在转向自动化来补充其现有的IVR，以节省他们想要的呼叫中心成本，同时为客户提供无缝和整体更好的体验。

在自然语言意图捕获、前端数据收集和重复的呼入呼叫类型之后，具有动态对话功能的呼出呼叫和文本是联络中心通过虚拟SparkleComm座席实现更多自动化的第四种也是最后一种方式。

如果您的呼出呼叫中心软件效率低下、过时且成本高昂，则会给组织带来负面价值。因此，它应该是先进的、高效的和具有成本效益的。幸运的是，呼叫中心工具和技术在过去几年中发生了重大变化，并且在各个方面都变得非常先进。

一种这样的呼叫中心技术被称为敏捷外呼呼叫中心软件。

您的企业需要呼出联络中心软件的 8 个理由

以下是外呼呼叫中心软件的 8 个最佳优势，说明了您为什么需要一个。让我们快速浏览一下它们中的每一个。

1. 简化和自动化活动

外呼呼叫中心解决方案的第一个关键优势是它简化和自动化了各种程序，使呼叫操作变得简单快捷。

此外，呼出呼叫中心软件将根据其紧急程度对队列中的每个呼叫进行优先级排序。

2. 减少空闲时间

高空闲时间是大多数呼叫中心的主要关注点。呼叫中心代理经常在对话之间从事其他非生产性任务，从而导致高空闲时间。幸运的是，您可以借助呼出呼叫中心软件解决这个问题，例如以SparkleComm为基础的呼叫中心系统的拨号功能会在前一个呼叫结束后立即分配新呼叫。

这减少了座席从事其他非生产性任务或在通话之间长时间闲置的可能性。此外，您还可以实时监控每个座席的工作效率并采取适当的措施。

3. 提高效率

如前所述，呼出呼叫中心软件(比如：SparkleComm)将减少空闲时间。从长远来看，减少的空闲时间将提高呼叫中心的效率。由于座席不会将时间浪费在非生产性活动上，而是专注于他们的工作，因此他们的工作效率将会飞涨。

此外，由于拨号器会自动将呼叫分配给每个座席，他们将不再需要浪费时间决定接下来拨打哪个电话号码。这将节省大量时间，然后可以用来拨打更多电话并接触更多潜在客户，从而产生更多业务和收入！

4. 更好的潜在客户转化率

其中的最关键的外拨呼叫中心的指标是导致转化率，这是前景的百分比谁接触，并最终转化为客户。出于多种原因，您可以通过使用灵活的外呼呼叫中心软件来提高潜在客户转化率。

5. 高性价比的解决方案

外呼呼叫中心软件将提高座席生产力，同时也提高流程效率。无论是呼叫跟踪、潜在客户生成还是潜在客户转换，所有操作都以系统的方式和智能的方式进行，以确保最有效地使用资源，包括人力资源。

6. 帮助识别和处理紧急呼叫

在客户服务方面，优先考虑潜在客户或紧急呼叫很重要。这将提高客户满意度和品牌忠诚度。例如，假设客户联系您的客户服务寻求帮助，但未能联系到合适的人员或部门。

在这种情况下，设置呼叫中心软件将识别这些客户并将其标记为高优先级呼叫。

这些呼叫最终会移至呼叫队列的顶部并尽快联系。总的来说，这将防止错过任何重要的电话，同时还保证客户及时收到解决方案，以提高他们的客户体验水平。

7. 为数据提供卓越的安全保护

客户的数据对任何组织都极为宝贵，因此，必须不惜一切代价保护它免受未经授权的访问和恶意网络攻击。但是，如果您没有适当的高级系统，保护数据可能是一项艰巨的工作。

尽管如此，由于呼出呼叫中心软件具有现代特性和功能，例如云备份，并受到各种安全协议的保护，因此您可以确定您的数据是安全的。此外，您无需聘请安全专家来管理您的系统，因为一切都将由服务提供商处理。

8. 更好的客户支持

外呼呼叫中心软件的所有这 7 项优势最终都将有助于提高客户满意度。与此同时，我们都同意这样一个事实，即客户将永远青睐一家重视客户、拥有积极主动的客户支持和协助部门以提供及时解决方案并保护他们数据的公司。

幸运的是，在最好的外呼呼叫中心软件的帮助下，这一切都是可能的。例如，客户可以使用SparkleComm软件毫不费力地接触品牌，并且他们还可以从合适的代表处得到及时的响应。

从长远来看，所有这些帮助都会让客户满意，并把他们变成狂热的客户。

加起来：

呼出呼叫中心软件是小时的需要。这些技术不仅通过提高生产力和收入使企业受益，而且还通过为客户提供及时准确的解决方案而使客户受益。此外，呼出呼叫中心解决方案将保护您的数据、降低运营成本、消除硬件维护成本并提供具有成本效益的解决方案。另外，当您决定拥有一个呼叫系统时，不要忘记考虑SparkleComm！