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在此次UC博客综述中，分析人员讨论了重新评估远程工作政策，团队协作的最佳实践以及从中国远程工作任务中吸取的教训。

大多数组织都有支持员工在家工作的远程工作策略。但是，对冠状病毒流行的反应使组织重新评估其政策。

IDC分析师Holly Muscolino在最近的博客中写道，从历史上看，很少有员工利用远程工作策略。根据IDC对在冠状病毒爆发之前进行的300多名工人的调查，大多数员工都是在中央或分支机构工作，但只有15％的人定期出差或在家工作。 现实是，对于大多数组织来说，技术和政策并没有保持同步，远程工作的突然增加正在测试组织。Muscolino写道，支持远程工作人员所需的基础架构与办公室基础架构不相上下。

一半的受访者表示内部沟通和协作困难，而40％的受访者表示他们缺乏有效的远程访问。Muscolino写道，62％的组织努力将员工期望的远程应用程序如SparkleComm统一通信系统与消费者应用程序体验相匹配。组织还面临着平衡员工灵活性和公司安全性的挑战。

希望根据冠状病毒更新其远程工作策略的组织应从基础知识入手，首先提供VPN和单点登录，以使员工能够访问公司网络和应用程序。组织还应该评估内容和协作工具，以支持内部和外部沟通。

为什么说更多的组织将其预算专用于远程工作策略。

团队协作技巧以支持远程工作

随着远程工作的增加，越来越多的组织依靠团队协作应用程序来保持员工敬业度。但是Aragon Research分析师Jim Lundy在最近的博客中写道，团队合作的成功取决于最佳实践。

经理应使用团队协作工具来保持员工的联系感。仅仅提供对通信和协作平台的访问是不够的。他写道，组织必须支持远程工作体验，这种体验就像面对面的协作一样自然。管理人员必须通过确保团队成员相互配合来促进一致的沟通。员工可以全天指定一个“工作伙伴”与他们聊天。经理还应该每天至少用类似SparkleComm的统一通信平台与团队签到一次，以防止沟通不畅，并紧跟项目进度。

组织需要建立明确的目标，以确保员工在家中有效工作。每个人都必须在同一页面上讨论项目，长期目标和短期目标。习惯于在物理办公室工作的公司现在需要远程工作策略。拥有支持远程工作的SparkleComm统一通信技术是应急准备的关键部分。

来自中国远程工作授权的合作经验教训

中国对冠状病毒的反应为快速部署企业协作以支持远程劳动力提供了经验教训。地方政府强迫公司推迟 1月下旬的农历新年假期后重返工作岗位，以减轻该病毒的传播。

结果，中国的企业协作市场迅速增长，但是企业了解到，快速启用远程工作并不容易。许多员工第一次使用协作和会议工具进行远程工作，他们发现这些工具不像FaceTime等消费类应用程序那样直观，并且遇到了设备互操作性和桌面共享方面的问题。

对于组织来说，一个教训是，他们不应仅部署协作工具来支持远程工作。企业协作必须包括在办公室，在家和现场进行的工作。组织应通过与SparkleComm统一通信、CRM和ERP等平台集成来支持部门之间的协作，例如人力资源，销售和财务。

2.简化您的工作流程。

我们从这里摆脱了错觉。为了完成工作，我们所有人都必须与同事和客户进行协作。清晰性为实现更流畅的工作流程铺平了道路，因此至关重要的是，有效的项目管理（在其中分配任务和责任，定义里程碑和期限）是至关重要的。易于搜索的对话线程，所有工作文件和文件夹的中央位置以及每日日历使您可以与同事无缝地协同工作。

3.经常进行清晰的沟通。

如果您想改变世界，请从下一个需要帮助的人开始。有时候我们都碰壁了，从创意块到看似永无止境的待办事项清单，我们每个人都有时时刻刻感到沮丧。特别是对于偏远地区的工人，很容易产生与他人分离的感觉，并在面对挑战时感到孤独。

在这里，持续的对话将大有帮助。与团队成员一起进入的简单消息传递非常令人放心。当遇到更大的问题时，快速的SparkleComm视频会议可以帮助您澄清任何误解并加强联系。

4. 与同事联系。

生活没有思想所决定的那么认真。整理好数字通信和团队合作精神之后，娱乐就会开始。在远程工作时，团队消息传递和SparkleComm视频会议可以使您在协作时以一种更个性化的方式与同事保持更紧密的联系。当今的象形文字（表情符号）做得很好，通常很幽默，传达了情感，当然，没有像模因或gif这样的东西可以在任何情况下增加真实感。

考虑到工作是您一天的总和，因此在日常的职业工作中找到禅宗并不是一件容易的事：实际上，这是至关重要的。当您摆脱数字干扰并简化与团队成员的联系时，您会发现自己变得更加多产，有效和和平。

您需要正确的工具才能使远程工作变得轻松并富有成效。劳格科技通过将沟通的三大支柱（语音，视频和团队消息传递）组合到一个无缝集成的SparkleComm统一通信平台（包括联络中心）中，可以使每个通道轻松协作。

今天是一个不停地吸引人和无生命物体注意力的时代，所有这些都在吸引您的注意力。将其与远程工作环境中固有的潜在干扰相结合，人们可能会决定让鸟类获得安宁。

认为我们可以轻松地忽略这些中断是很高兴的，但实际情况并非如此。研究表明，多任务处理会产生多种负面影响，从损失多达40％的生产时间到缩短注意力范围，增加焦虑和抑郁感。然而，几乎每个人都在网上度过自己的一天，同时打开多个窗口和应用程序，以便理论上尽可能高效，迅速地完成工作。

那么，一个不堪重负的人要做的事，不仅在您的个人生活中，而且在职业上，取决于您的工作表现吗？在工作中找到禅宗，以更少的压力做更多的事情。组织，精简和减少您的沟通混乱，不仅可以提高您的工作效率，而且可以在工作日获得内心的平静。

以下是您可以在日常的远程工作环境中提高生产力的方法：

1.在场。

您在场时，您可以让思想保持原样，而不会陷入其中。多任务处理之所以如此压倒性的主要原因是因为它固有地是分散的。从电子邮件弹跳到短信，再到电话通话再到SparkleComm视频聊天，需要打开新的应用程序或拿起电话，在应用程序之间进行切换的工作是不变的。更糟糕的是，一旦到达您认为可以找到所需内容的位置，您就会意识到自己并没有清楚地回忆起最初要寻找的线程，交换或共享文件。

劳格SparkleComm统一通信平台将您需要的一切（团队消息传递，视频会议，语音）汇集到一个虚拟的屋顶下。您要做的就是打开一个程序，然后从那里开始，您的核心沟通和生产力工具就在您的指尖，包括个人或小组消息传递，文件共享，文档存储，团队日历，音频或视频会议，任务管理以及更多。无需考虑事物的位置，您就可以拥有更多的能力，专注于手头的任务。

在危机时期保持业务连续性需要遵循远程工作最佳实践，以提供一致的体验并保持员工的生产力。

大多数组织在正常情况下都认为业务连续性是理所当然的，但是当不利条件发生时，那些相同的功能就会受到考验。每个业务都需要在不同程度上确保以下三个方面的连续性：客户，员工和供应链。

尽管适当的业务连续性策略可以解决这三个问题，但我们仍需关注员工需求。为了保持员工的业务连续性并保持生产力，组织应考虑两种最佳实践。理想情况下，IT部门应将它们用作构建整体方法的基础，当情况从正常变为异常时，也应满足客户和供应链的需求。

将远程工作视为新常态

一些不利的情况持续时间很短，影响有限，因此组织通常可以通过反应来管理它们。随着情况变得更加不可预测并产生长期影响，企业需要进行计划。新型冠状病毒只是破坏的一个例子，其持续时间和影响是完全未知的。尽管这一特殊威胁将过去，但随着经济日益全球化，未来的公共卫生暴发不容排除。在极端天气条件下也可以这样说，这可能以多种方式破坏办公室的日常工作。

这些要素将新的风险形式带入任何业务，并且不受其控制。IT决策者需要集中精力于他们可以控制的因素，例如鼓励甚至需要更多的远程工作。尽管利用SparkleComm统一通信平台进行远程工作最佳实践无法消除大流行或自然灾害的破坏性风险，但可以肯定地减轻了这些风险。对于许多员工而言，利用SparkleComm统一通信平台进行远程工作是受欢迎的，甚至是偏爱的，但通常将其视为例外而非常规。

但是，远程工作趋势正在加速发展，因此，在这种模式下，让更多的员工参与业务是明智的。只要他们认为出于正确的原因在进行远程工作，许多工人就会将远程工作视为新常态。与其将远程工作定位为节省办公空间的成本移动方式，不如将重点放在员工的健康和安全上，以及更好地适应当今的数字化工作方式。

认识到需要一套通用的协作工具

一个重要的远程工作最佳实践是提供协作工具。在家工作有其好处，但是孤立工作或没有直接监督才能保持正常工作并不容易。诸如统一通信（SparkleComm）之类的协作平台只有在人们使用它们时才有价值，因此IT需要采用最佳实践来推动最终用户的采用。应用程序必须直观，并从工作人员已经使用的工具中提供更好的UX。

随着组织的分布越来越分散，工作人员的位置越来越受到限制，对提供一致体验和协作工具集的集中式平台的需求也越来越大。为了使远程工作人员在团队设置中富有成效并确保业务连续性，这些工具需要与在办公室时一样有效。

标准化协作工具的起点是IT部门根据网络活动跟踪各种应用程序的当前使用情况。如果网络报告工具受到限制，IT部门也可以征求最终用户或团队负责人的意见，以收集有关哪些工具最有助于跨所有设置（包括台式机，移动设备和远程设备）进行协作的数据。其中一种方法是对所有员工进行在线调查。IT可以使用更具定性的方法来补充调查，例如举办午餐和SparkleComm视频会议以公开讨论协作需求。

这是UC价值主张的核心，IT必须向员工明确这一点，并通过个性化培训，操作方法资源，团队培训网络研讨会甚至游戏化等方法鼓励采用。无论企业采用哪种方法，目标都应该是让员工将这些工具视为远程工作时提高生产力的最佳方式，而不是使用与办公室同事相同的应用程序。

随着越来越多的组织每年允许远程工作，团队消息传递对于保持分布式团队有效地沟通和协作至关重要。问题是，通过文本进行交流与亲自交流有很大不同。想法可能会被误解，表达可能会被误解，文本墙可能会被掠过。团队消息传递具有完全不同的礼节形式，通过了解规则，您能够将团队的协作精神提升到一个新的水平。

以下是我们使用团队消息传递进行有效交流的六种最佳实践：

1.考虑您的听众。

从本质上讲，短信是一种快速而随意的交流形式，几乎所有内容都带有速记，符号和语言（即表情符号，gif，模因等）。参与商务聊天时，请记住与您交谈的对象，您要传达的内容以及表达信息的最合适方法。也许您知道IMO的意思，但是您60岁的老板呢？他或她是否知道您仅表达您的个人观点而不是事实？

2.组织您的团队消息传递工具。

设置明确命名的团队，房间或渠道，仅包括在特定部门（即开发，市场，销售等），与特定客户或特定项目一起工作的团队，房间或渠道，以确保与正确的人说话，您的信息才有意义。您甚至可以通过建立虚拟的SparkleComm视频会议进行非正式的对话，人们可以在SparkleComm平台中聊天并与同事建立联系。

3.保持简明扼要的信息。

根据定义，聊天是简短的，因此请避免发送长度超过几句的消息。小心传达基本信息，不要过度修饰。并且，如果您发现需要共享更详细的信息，请考虑使用其他交流方式，例如通过SparkleComm统一通信平台共享文档或注释。

4.使聊天变得可行。

许多团队消息传递平台如SparkleComm都包含内置的项目管理和生产力工具，这意味着可以轻松地将诸如任务，里程碑和截止日期之类的详细信息添加到团队日历和其他项目管理功能中。包括将对话转换为实际任务列表所需的所有信息。

5.校对您的消息。

从错别字到奇怪的自动更正，聊天往往充满错误，尤其是在移动设备上键入时。重读您写的内容，然后再点击发送。另外，请注意您的协作者所在的时区。例如，“一天的结束时间”取决于您的所在位置，因此对于美国东海岸的同行来说，太平洋标准时间下午4:00开会可能是下班后。

6.有礼貌。

仅仅因为聊天具有非正式的感觉并不意味着它是不礼貌。通过使用此人的名字表示敬意（@表示提醒该人正在等待消息），注意您的语气，并在回答中考虑周到。即使在随意的交谈中，您也会通过举止得体而获得大量的善意。

我们度过了愉快的交谈，并且通过SparkleComm统一通信系统持续的聊天，我们比以往任何时候都更加紧密地联系在一起，在聊天之前花时间思考，以确保有效的沟通。

3.建立一些内务守则并遵守

成为远程会议参与者通常会令人沮丧。旁聊，说话者听不清，难以表达自己的意思，这些都可能使虚拟会议对于远程工作者而言不愉快。

通过为在线会议和视频电话会议设置一些常规的内务管理规则，每个人都将更倾向于保持关注，并更有可能接受您的下一个邀请。这是您的规则手册的一些启示：

（1）在会议中没有交叉聊天或边聊。

（2）简洁明了，始终牢记远程与会者。

(3)给电话上的人们讲话的机会。给他们留些时间，并且要意识到他们随时都可能有疑问，就像房间里的每个人一样。

(4)文明和尊重应该成为准则。准时并准备潜水，尊重他人的时间。

4.花一些时间进行介绍

在开始业务之前，请花时间进行介绍和闲聊，最好不要仅仅只是工作上的讨论。通过随机询问参与者并鼓励一些玩笑来使之有趣。想一想：“每个人早餐/午餐吃什么？您一周的亮点是什么？”

没有什么比笑声更能拉近人与人之间的距离并增进对话的乐趣了。当您坐在同一个办公空间中时，与同事建立联系可能非常困难，更不用说隔了半个国家或整个城市。仅花费很少的时间建立关系就可以为远程团队的士气创造奇迹。

5.保持每个人的联系和参与

现在该讨论会议的实质了。尝试使其成为协作事务，避免自己说话。如果您要演示，请暂停询问每个人是否仍在关注或有任何问题。如果这是例行的SparkleComm会议，则让每个人都参与轮换任务，例如花几分钟时间并跟踪动作项目。

每当有寂静隐约出现时，鼓励一些小组成员参加会议。通过向在线的每个人提问，也可以使远程与会者更多地参与进来，当然，只有在有意义的情况下。SparkleComm会议结束时，这可能很简单，只要征求他们的意见和反馈即可。

6.不要忘记您的跟进

与面对面会议一样，请确保在会议结束后发送清晰的注释，并附上适用的操作项目，SparkleComm视频会议把这一项做到完美。直接与远程与会者联系以感谢他们参加会议并询问他们是否有任何在会议中没有问到的问题。要求他们提供有关下次可以改进的方面的反馈，向他们表明您重视他们的意见。

有了我们的虚拟会议指南，您可以放心地告别典型的在线会议上的挫败感，并让每个人都保持联系和参与，无论他们是在远程还是坐在您旁边的座位上。有关成功进行远程团队沟通的更多信息，请查看我们的帖子，有效的远程团队沟通的6个最佳实践。

许多年前，关于在线会议是否能够真正取代面对面会议的争论就越来越激烈了。从那以后的许多年中，许多人可能会说该论点充其量是很难解决的，最坏的情况是没有根据。

这是因为两者都有其独特的品质。最后，没有一个比另一个更好。但是，很明显，与以往相比，通过在线会议进行的业务越来越多。在2005年至2017年之间，远程工作增加了159％。显然，类似SparkleComm这样的在线会议技术是远程员工最关键的通信和协作工具之一。根据研究公司Global Market Insights的调查，视频会议在2017年的市场规模就已超过为110亿美元，预测到2024年将增长到200亿美元。

因此，随着在线会议的日益普及，我们认为我们将着眼于进行在线会议的独特方面，并提供一些技巧，以帮助您完全保留远程与会者（无论您是否能看得见）合作共赢。

这里有六个技巧可以帮助您掌握参与在线会议的技巧。

1.准备的重要性

议程

首先，在会议开始之前，请在通话前发出清晰的议程，以免造成任何混乱。确保清楚说明会议目标和每个人的预期贡献（如果适用）。如果您希望在本次会议上获得有关行动项目的报告，请提前告知与会者，以便他们在会议开始阅读议程之前不要离开会议。

设定

用SparkleComm平台发送会议邀请时，请确保包括电话会议的登录详细信息，并提早五到十分钟到达以检查其是否有效。在开会之前花点时间进行设置将阻止您进行尴尬的争夺，以便在您发现没人可以连接时更新登录详细信息并调整邀请。

补充材料

接下来，确定您将在会议中使用哪些随附材料。如果您要演示，这很容易，但是即使您只是参加SparkleComm团队会议或项目会议，也要考虑使用哪些视觉辅助工具可以使远程与会者充分参与其中。无论采用哪种格式，请确保将您的在线会议工具设置为可以进行屏幕共享和视频会议。

2.确保您拥有正确的远程工作工具

除非您拥有合适的在线协作工具，否则您为虚拟会议所做的所有认真准备都是徒劳的。如果您发现自己定期召开虚拟会议，请确保您拥有适合您需要的软件，并可以轻松进行屏幕共享以及清晰的视频会议。

劳格SparkleComm统一通信解决方案是将虚拟团队和个人聚集在一起的好方法，只需按一下按钮，即可进行视频通话和屏幕共享。

屏幕共享是在虚拟会议期间进行交流的必备功能。通过共享演示文稿，视觉辅助设备，甚至会议议程或便笺，每个人都可以保持在循环中，并且不会分散注意力。但是，即使您不能使用屏幕共享功能，当您希望让每个人都参与虚拟会议时，SparkleComm的视频会议功能才是真正的目的。与电话线末端的声音联系起来非常困难。当您可以全神贯注时，障碍就会减少，建立联系更加自然，每个人都可以为会议做贡献。只要记住您的视频屏幕处于打开状态，就可以避免措手不及！

3.为自己安排一些时间。 

尝试在兼顾育儿和家庭时间的同时在家工作可能会很累，确保给自己一些时间放松。有时，这可能意味着在您的日历上安排一个空闲时间，以便您记得进行后续操作，但这没关系，这种精神上的休息对您的理智至关重要！

尝试将运动融入休息中，以增强精力并避免可怕的下午低迷，进行瑜伽，散步，或者更好的是与孩子们玩耍。他们会喜欢和您在一起，在下午的余下时间集中精力工作会给您带来更好的感觉。作为奖励，也许孩子们会藏起来，然后准备小睡。 

4.提前面对困境。 

毫无疑问，你们中的许多人一直处于尽力而为的地位，尽力与您的小人们在后台造成严重破坏进行工作通话。你们中的一些人可能会陷入尴尬的境地，加入SparkleComm视频会议只是为了让您的孩子成为众人瞩目的焦点。

在这些情况下，您可以做的最好的事情就是对棘手的困境保持坦率和诚实。您会发现通话中的大多数人也都去过那里，或者至少会了解这不是最简单的情况。随着您的儿子或女儿在唱ABC时开始将蜡笔拿到笔记本电脑的屏幕上在他们的肺部顶端，您可能会发现与同事或客户的融洽关系变得更加牢固，毕竟我们都是一样的人。

当所有其他方法都失败了，并且您感觉自己真的不会进行有建设性的通话时，可以使用团队消息传递应用程序，例如SparkleComm统一通信实时通知您的同事，现在不是最佳时机。

5.为任何事情做好准备。 

如您所知，将孩子扔进应该是专业且有条理的环境中时，会发生任何事情。无论是什么使您的孩子分心，请将其放在手边作为紧急备用：装载有您孩子最喜欢的游戏的平板电脑（我知道育儿神不会高兴，但需要），卡通在电视上暂停播放，贴纸书和很多小吃。准备是关键！

当然，除非您拥有正确的技术，否则上述任何一项都不重要。单击此处https://www.loogear.com/portfolio/ucs.html以了解有关SparkleComm如何通过将沟通的三个支柱（语音，视频和团队消息传递）组合到一个无缝集成的平台（其中还包括联络中心）来使每个渠道轻松协作的更多信息。

普通的办公室工作人员可能会发现，从在家工作过渡到办公室工作充满了挑战。毕竟，您被潜在的干扰所包围，被冰箱和舒适的床所吸引，以及孤独无序。然后，您将孩子们混为一谈，这是一个全新的混乱水平。

父母，请注意，如果您突然发现自己在家中有手提电脑，孩子和一个充满SparkleComm视频会议的日历，请深吸一口气，勇敢面对新的一天。我们有五个提示，可帮助您最大程度地提高远程工作者的工作效率，同时还可以使您在工作期间保持快乐（安静）。

1.创建一个单独的工作空间。

如果您的家也是您的工作场所，请尝试将工作放在单独的房间中。这将在您的个人生活和工作生活之间实现心理上的和身体上的区分。这也将使您在一天结束时更轻松地将工作“留在工作中”，这样您就可以专注于家人。

如果您不是任何一天的主要照料者，并且其他人正在扮演这个角色，那就关门（如果可能）！撤退到单独的房间并设置远程办公室。陶醉在满足您孩子需求的其他人的嗡嗡声中，并高兴地发现您只需插入耳机即可完成一些优质的工作！

2.仔细计划您的一天。 

如果您知道孩子在你工作时将要在家中，请对可以完成的工作和时间做到现实。预先计划每个工作日（前一天晚上）并坚持下去，否则，您可能会开始感觉自己将要丢失它，因为多个截止日期迫在眉睫。 

如果您与伴侣或托儿服务提供者共享托儿服务，则计划在照顾或看不见孩子的时候做好最好的工作。如果您可以安排一整天的停机时间与亲戚一起度过，那就更好了。您可能刚回到工作岗位时感到精神焕发，而您的孩子可能也感到足够的满足感，也许可以给您一些安静的时间来完成工作。

我们对受新冠病毒影响的许多人和企业表示衷心的关心和感谢。随着疫情的扩大，全球许多企业都面临不确定性。在这个困难时期，我们认为有责任在整个社区中促进健康和安全。最近，我们发布了一个文章，宣布劳格科技为参与消灭新冠肺炎斗争的教育工作者，医疗保健提供者和非营利组织提供SparkleComm统一通信平台。我们的目标是为在全球范围内不懈地工作以克服这场危机的分布式和移动员工以及组织提供一流的交流和协作解决方案。

现在比以往任何时候都更容易使用诸如SparkleComm之类的功能强大的远程工作工具，而不仅仅是安全问题。我们的平台允许员工随时随地在任何设备上工作，以完成工作并保持业务向前发展，即使发生危机。在此期间，我们想向您保证SparkleComm的服务弹性。

SparkleComm对业务连续性的承诺

从一开始，我们就将架构设计为灵活和可扩展的，从而使我们能够无缝扩展云服务的容量，以服务于不断扩大的客户群，并提供足够的浪涌容量以提高使用率。

我们使用多层安全性和冗余数据中心来确保服务的高可用性和用户保护。我们的团队会积极地监控和优化我们的24/7/365平台，以确保我们的服务提供99.999％的正常运行时间，这完全由我们的服务水平协议（SLA）提供支持。地理位置分散的冗余数据中心，严格的服务运营和多层安全流程可保护我们的服务免受广泛的系统故障，操作错误，网络犯罪以及自然灾害造成的中断的影响。我们分散的支持中心还使我们能够继续提供持续的客户支持。

SparkleComm对安全的承诺

像您一样，我们在此期间仍将重点放在确保业务弹性上。请放心，我们的网络安全措施已考虑到我们人员的远程工作需求。对于高可用性和安全的通信，我们使用我们自己的SparkleComm UCaaS服务。我们通过单点登录，多因素身份验证，VPN和安全的Web网关服务来管理对公司业务应用程序和内部系统的访问。端点具有统一端点管理（UEM）和端点检测与响应（EDR）功能。无论人员是在本地还是在远程工作，这些功能都可以运行。

我们希望您和您的员工在此期间保持安全，并通过SparkleComm保持联系。如有任何疑问，请随时与您的客户经理联系或访问我们的支持网站。