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让我们面对现实：并非每次会议都具有很高的生产力。有时很多人坐在一起闲聊往往是没有意义的，但这不是必须的，通过一些快速提示和技巧，您的企业可以大大简化会议并使其更具活力。

以下使用的七个简单策略可让任何公司适应提高生产力。通过劳格SparkleComm视频会议系统进行尝试，现在所有客户都可以使用。

1.确定您是否真的需要开会。

在安排会议之前，您需要问的第一个问题是，我们真的需要一个会议室会议吗？这实际上是一个可量化的工作场所问题。根据劳工统计局的数据，不必要的会议每年给企业造成的损失高达370亿美元。评估电子邮件或其他通讯方式例如使用SparkleComm电话会议是否可以解决您的问题而无需召开面对面会议。

2.从一开始就设置基本规则。

我无法告诉您参加会议的与会者有多少次不知道为什么要开会。安排会议时，要制定清晰的议程，事先共享背景信息，让每个人介绍自己的角色，遵守时间表并明确行动项目。

3.承认你不擅长多任务处理。

尝试执行多任务的员工最能杀死生产力和创造力。在十分之九的员工中，那个拿着笔记本电脑打开“做笔记”的员工同时也在检查电子邮件，回复即时消息或浏览网络。研究表明，多任务处理最多可降低40％的生产率，并降低您的IQ 10点，因此，一次专注于一件事情。劳格SparkleComm视频会议系统旨在一切繁杂事项都交给平台完成，你只需专注于自己觉得最重要的事情就行了。

4.眼神交流。

曾经在一个房间里每个人的眼睛都粘在他们的计算机上吗？有时，我们会忘记面对面的交流和肢体提示有多强大，因此请努力保持眼神交流。实际上，这是SparkleComm视频会议的好处：当别人的脸充满您的计算机或智能手机屏幕时，很容易直接看着别人。

5.采用“少数的至关重要”规则。

在这里我们坚持一个所谓的重要规则：每次会议应涵盖不超过五个关键议程项目。除此之外，您还需要召开其他会议。保持专注对于领导富有成效的会议和减少时间浪费至关重要。

6.吸引与会者。

强调在会议中使用三张或四张图片讲故事或帮助解释一个复杂的问题。邀请来宾演讲，让事情发生动摇，这是将新思想和观点注入团队的好方法。

7.将会议变成成果。

有人记笔记了吗？会议结束来不及提出这个问题。从一开始就确保有人负责捕获所讨论的内容。最后，确保每个人都清楚行动项目，没有悬而未决的问题，并且确定了截止日期。劳格SparkleComm会议支持讲录用同步转化为会议纪要文本。文本按照发言人记录，记录中包含了发言人的发言内容的文本，同时提供发言人发言录音的超级链接，方便会议纪要整理者的最后核对。

按照这些步骤，我已经能够提高生产率并减少“开会狂”。我也很想听听您如何提高会议的效率！

安排在线会议或面对面会议时要避免的陷阱

为了了解如何有效地在线或亲自进行会议，以下是一些常见的会议错误，您需要注意这些错误，避免在下次您负责安排会议时发生这些错误。

1）选择错误的会议形式。

您必须了解，有时最好进行一次在线会议，有时最好是亲自见面。如上所述，第一次见面时最好亲自见面。但是，在很多情况下，不需要亲自开会，而且涉及的每个人都可能会觉得视频会议更合适。例如，当需要进行快速的非正式聊天时，SparkleComm视频会议是最佳选择。

2）没有向所有与会者充分提供会议通知。

您可能已经在商务中心预订了会议室，安排了餐饮并制定了最终的会议议程，但是如果您没有向与会人员提供足够的通知，而您的会议就要开始了。在线会议也是如此，因为您会浪费时间，尽管您不会预定会议室。所以选择一个能提前预约通知的视频会议系统很关键，劳格SparkleComm视频会议系统就能很好的完成这一点，避免发生没有向所有与会者充分提供会议通知的错误。

3）忘记指定会议负责人。

无论您是在会议室，办公室还是在线会议，没有领导者（或将领导会议的人）都是一个大错误。为了使会议具有建设性，他们需要带头。这样可以确保会议继续进行。传统上，无论开会地点在哪里，安排会议的人都将主持会议。劳格SparkleComm视频会议具有多重的权限控制功能，包括：拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等，每个权限角色有清晰的功能区分。

4）无法创建会议议程并使每个人都知道。

创建会议议程并将其通知与会者非常重要，特别是对于涉及三个或更多人的正式面对面会议而言。

人们通常认为这是一种良好的礼节（尽管举行非正式视频会议并没有那么多必要），以便让其他人知道会议的目的。这可能只是一封简短的电子邮件，上面有几个要点，概述了您计划讨论的内容。

这些重要的考虑因素以及其他许多因素，例如：保持会议的气氛和节奏富有建设性，在会议之后进行跟进以确保达到目标等，这些因素都适用于在线会议以及亲自举行的会议。此外，作为业务专业人员，重要的是要精通进行视频会议和面对面会议，以展现领导才能并成为贵公司的重要资产。

随着数字技术的普及，商务人士越来越倾向于在线开会，而不是亲自开会。这是可以理解的趋势，更不用说在许多方面具有内在的好处了。但是，进行面对面的会议仍然很重要，如果除了建立更强大和更有意义的业务关系之外，没有其他原因。

在线会议和面对面会议的好处 

1）面对面的会议为印象留下了更多的机会。

在企业中，印象不仅重要，而且印象深刻。这就是为什么在视频会议之前进行面对面会议很重要的原因。在线会议是维持关系的好方法，但不是建立关系的好方法，这主要是由于缺乏肢体语言和阅读面部表情所涉及的困难。劳格SparkleComm视频会议虽然是在线会议，但它可以实现面对面的交流，完全能看清对方的肢体语言和表情神态，如果你想要面对面会议，SparkleComm在线视频会议是你不错的选择。

2）在线会议更便宜，因为没有人出差。

这是在线会议的一大好处，这也许是许多商人在线进行会议而不是亲自进行会议的最重要原因。旅行不仅涉及金钱，而且涉及时间，在业务中这通常是同一回事，因为时间等于金钱。

3）在办公室外亲自开会意味着每个人都不在案。

这不仅意味着记录会议，而且还意味着有机会见面和讨论真正的想法，而不必担心在拥挤的办公室中被窃听。在办公室外面对面开会是有利的，并且可以帮助商人了解真实的故事。通过寿司，拿铁咖啡或在街区漫步，我们的客户可以通过电话或电子邮件的方式让我们知道更多的色彩。

4）在线召开会议有助于保持关系，尽管距离遥远。

第一次与重要的业务伙伴或客户会面时，第一次面谈固然有利，但有时人与人之间的地理距离相距遥远，举行在线会议是保持重要关系的绝佳方式。与业务同行和客户保持联系对于使您的业务平稳运行至关重要。劳格SparkleComm的高清视频会议解决方案使用户可以随时随地在全球范围内举行多点高清视频会议。

作为消费者，我们只是不局限于某个地点，因此座机不再像以前那样重要。我们在不知不觉中没有办公室的情况下就移动进行讨论，共享文档甚至完成交易。实际上，在一个地方开展业务变得越来越少见。企业已经变得移动起来，员工遍布不同的地理区域，在火车上以及在各大城市，固定电话实际上已经死了。

日常会议总是包含共享联系人详细信息，例如：电子邮件地址，电话号码，以及（不那么频繁）社交链接和即时消息ID。如今，最经常与他人共享的电话号码是移动电话，很少有固定电话。

作为普通消费者，宽带和移动电话是所有需要的连接性。两者的重要性已开始为我们的沟通方式提供信息。我们不是在谈论铃声，我们是在谈论电话对话，消息传递和数据。当面对固定电话时，与智能手机相比，我们许多人都对固定电话的“哑”感到沮丧。

对于我们中仍然需要办公室的人们，我们需要与他们交谈的东西，尤其是在办公室里。因此，在某些情况下，旧手机的隐喻仍然有用。事实是，与老式的接收器通话要比轻薄的手机听一个小时还舒服。

电话已通过VoIP（如SparkleComm）重新启动。VoIP代表Internet语音协议。这意味着，就像我们的移动电话一样，SparkleComm VoIP电话服务是通过网络（通常是Internet）提供的，而不仅限于位置。因此，用户现在可以在可以访问Internet的任何地方依靠高质量的电话服务。而且，通过轻松访问电话租赁，用户可以完全控制他们使用的设备，并且始终能够掌握最新的技术趋势。

接收器可能看起来像旧手机，但功能范围更大。从短信和自动接收服务，到从世界任何地方访问，此款新手机功能更强大，并提供更多好处。座机只是一片空白，而SparkleComm VoIP则使我们能够从世界上任何地方下载呼叫数据，无论是在家里还是在外，在咖啡店还是在机场。借助SparkleComm的一些最新移动功能，用户比以往任何时候都拥有更大的权力。

VoIP的灵活性以及我们不断变化的通信期望使旧电话降级了。在线电话使企业具有灵活性和重点。

SparkleComm VoIP是您业务的升级。无论您是需要在该国的另一边开设新的办公室，即时调整营业时间，还是优先处理最重要联系人的电话，SparkleComm在线电话都可以在您工作时调整您的工作方式。我们的旧手机用铜线绑在办公室的特定角落。有了Internet，云计算以及一个更加互联的世界，我们就不会局限于全球任何一个地方，企业必须并且正在变得越来越以移动设备为中心。

我们不再局限于书桌，我们正在看到向移动的转变，从我们的习惯开始，我们就跟随着习惯去工作。我们所知的电话是古董，是不同时代的遗物。VoIP为各种规模的企业提供了原来只有技术巨头和全球公司才能负担得起的通信工具。互联网和在线电话的结合提供了更好的通信，并将旧的固定电话席卷而去。

随着越来越多的学校将他们的教育带到互联网，在线教育一直在增长。但是，在线教育体验并不像在同龄人和老师之间的课堂中那样沉浸于学生中。那么，教育工作者可以做些什么来确保他们的学生在家中继续获得沉浸式学习体验呢？  借助正确的技术，教育工作者可以创建虚拟的教室体验，从而使交流，协作和教学与教室的学习环境相媲美。

这里有三个要考虑的要点：

1.视频会议使学生参与进来

视觉是学生学习的最重要元素之一。研究表明，有65％的学生（和普通人群）是视觉学习者，这意味着他们更喜欢通过查看白板，图表，图像等来指导学习。

在远程学习方面，视频会议技术是关键。您的视频会议应用程序应该能够使整个班级适合一个会议，同时始终保持视频稳定且高质量。它还应允许您共享屏幕，以便学生可以查看课程资料，并允许学生在屏幕共享中进行注释以参与。就像您在学校的教室一样，学生可以观看课程并提出问题。劳格SparkleComm视频会议应用程序允许记录课程，因此学生可以按照自己的进度重新访问它们，如果课程进展太快，他们可以简单地重播以更好地理解。

2.小组消息传递促进了协作学习环境

通过与同学和老师亲自交流和合作，许多学生都变得更加积极。如果学生在教室里做小组项目，他们可以很容易地分成小组，然后坐在彼此旁边集思广益。该协作环境如何在线创建？

尽管您的学生可能会错过面对面的互动，但他们不必完全停止互动。小组消息传递是学生如何与教室中进行在线对话的方式相同的对话。他们可以继续进行社交，集思广益，白板，提出问题等等。  

您的课堂消息传递技术应支持三种不同的聊天方式，例如劳格SparkleComm视频会议拥有的这几种功能：

课堂视频消息：在SparkleComm视频会议中观看直播课程时，学生能够使用聊天功能向会议中的每个人或会议中的单个人发送问题和评论。

直接消息：当不参加视频课程时，学生可以在需要时直接互相发消息（和老师）。

群组消息：就像教室中的小组和团队一样，学生可以组成小组进行聊天和协作。

  上了上述功能外，在SparkleComm应用内聊天时，消息会存储在每个对话中，因此学生可以轻松向上滚动以查找之前发布的想法，共享文件，链接等。

3.用于远程学习的视频和消息传递都在一个应用程序中

消息传递和视频对于在线学习体验中的学生协作都是必不可少的，因此，这两种功能应该在同一应用程序中可用。劳格SparkleComm就是这样一个集成的统一通信应用程序，SparkleComm应用程序不仅使学生和教师都更容易下载，安装和维护该技术，而且还有助于使从课程到作业的转换变得轻松快捷。教育者可以不用教学技术，而可以专注于重要的事情：为学生提供优质的教育。

简化您的远程学习技术

当涉及到远程学习时，请务必记住这是每个人的实验性旅程。学生和教育者正在一起学习，要取得成功，需要团队合作和谦虚。请保持简单，全班同学很可能会喜欢它，从技术入手，确保程序中的每个人都可以有效，无缝地进行沟通和协作。

3）降低成本

有很多方法可以让利用SparkleComm统一通信系统进行远程沟通的远程员工节省公司的钱，但是减少办公室员工的人数绝对是主要的方法。当您在办公室里有员工时，您需要支付租金，水电和设备，以供他们在工作中使用，这些费用很快就会加起来，成为预算的主要部分。

允许您的员工在家工作将使他们可以自由选择工作地点。无论是在家庭办公室，在餐桌上还是在街上的咖啡店中，公司本身都不承担费用。此外，在家工作可减少与房地产相关的成本，维护本地硬件，运营成本等。

在2016年的一篇文章中，“在家工作吗？” 一组经济学家考察了携程旅行网，携程旅行网是一家拥有16,000名员工的中国旅行社，该旅行社已将其呼叫中心的一小部分人员分配在家工作。员工工作更多，辞职更少，工作更快乐。同时，公司通过减少办公空间为每位员工节省了超过1,000美元。

如果您想省钱或削减预算，那么摆脱办公空间是一种很好的方法。您会很快意识到自己在办公设备，家具和用品上花费了多少。

4）雇用最佳员工，无论地点如何

雇用在家呼叫中心的服务人员时，您的劳动力就会超出办公室的地域限制，从而使您能够找到具有独特技能的顶尖人才。 

这些申请人将受到更好的教育，更负责任和更有生产力。他们还将具有独特的文化技能，并遍布全球。这样可以解放招聘流程，并使您在雇用员工时更具选择性。另外，如果员工分布在全国各地，则可以根据这些地区的生活成本节省薪水和福利。拥有更多的员工选择还可以确保您为工作选择合适的人，而不仅仅是可用的人。 

拥有强大的员工团队，您可以完成更多工作并改善品牌。无论您身在何处，您的呼叫中心员工都可以利用SparkleComm呼叫中心软件向客户提供最佳的反馈和信息。

在家工作和拥有远程劳动力有很多好处。如果您正在考虑让您的呼叫中心员工去远程办公，请考虑它如何实际帮助您发展业务。有了正确的策略，强有力的方法和周密的计划，在不久的将来，远程工作人员将成为现实。

虽然远程工作越来越受欢迎，但与其他领域相比，允许团队在家工作的决定通常给企业的某些领域带来了更多挑战。  

新的通信应用程序（如SparkleComm统一通信）无疑使一些员工可以在家中舒适地完成工作，但是对于某些行业和职位（例如呼叫中心员工），远程管理工作的增长速度变慢，因为经理们质疑这种做法是否会导致降低生产力。但是，由于虚拟联系中心的普及率也在上升，近年来云联系中心解决方案的增长使讨论变得平静了许多。 

以下是虚拟联络中心之所以有意义的四个原因：

1）云使您可以轻松地从任何位置与客户和同事进行通信 

自然灾害和灾难所带来的焦虑使对客户服务组织的询问空前，从而使受过训练的小时工或客户服务代理商不堪重负。 在这段时间里，客户在他们偏爱的设备和渠道（尤其是数字设备）上寻找新的，即时的方式，与他们在世界上的任何地方进行业务交互。 

提供软件即服务的云平台已经彻底改变了企业共享文件，团队内部沟通，管理供应链，提交工资单，管理营销等方式。 基于云的SparkleComm联络中心解决方案提供了相同的革命性方法，将不同办公室和工作人员统一在一个系统上。它使管理日常运营变得更加容易，因此您可以专注于所提供的体验，并与不断变化的业务环境保持同步。

借助SparkleComm统一通信应用程序，可以快速有效地回答问题，使远程工作人员与办公室工作人员一样有效。 SparkleComm统一通信使企业可以建立特定于区域的团队，因此，远程代理和家庭办公室的员工可以加入合适的团队，并寻求专家的帮助。这样可以使通信运行更加顺畅，还可以使联系中心和其他部门的员工保持更好的联系，并感觉更像一个团队，同时可以更好地为客户提供服务。

2）员工更快乐，更有生产力

员工满意度会导致代理商留任。提高座席满意度并减少人员流失会降低运营和培训成本，并提高客户体验的质量。实际上，根据一些专家调查后的说法，在家中代理商的保留率为80％，而内部人员为25％。与普遍看法相反，员工在家中工作时实际上可以提高工作效率。因为他们在自己的房子里，所以他们可以在个人生活中完成更多工作，同时有效地完成工作任务。

掌控自己的日程安排可以改善工作/生活的平衡。此外，在家工作的代理商的平均年龄为38岁，而现场工作的代理商的平均年龄为23岁，这表明他们的工作具有更高的专业水平，可以提高所提供服务的质量并最终提高客户忠诚度。

远程医疗是所有提供商应对护理协调激增并扩大对虚拟护理的访问的关键工具。当提供者管理现有患者护理服务，新近影响的患者分类和筛查以及安全评估和将新患者引入其医疗系统的需求时，规模变得至关重要。

为了满足所有提供商设置范围内前所未有的患者服务需求，将需要安全，集成的协作平台来支持全面的虚拟护理工作流程。为了使您的员工和患者保持联系，劳格科技提供了远程医疗保健通信平台SparkleComm统一通信。

远程医疗的例子有哪些？它通常被认为是视频优先的；但是，视频协作只是众多关键功能之一。全面的远程医疗计划包括其他电话和移动医疗工具。那么，什么使远程医疗成功，主要的好处是什么？

当提供商调查技术解决方案以开发远程医疗计划时，这10个关键用例对他们的利用目的和目标至关重要：

1.虚拟护理预约：减少不必要的住院

SparkleComm视频会议工具支持扩展患者容量的功能，并安全地支持居家和机构内患者。   2.移动健康功能：改进的数据访问

面向移动设备的远程医疗应用程序SparkleComm使分散的团队可以跨消息，语音，传真和视频渠道进行协作和交换ePHI。

3.专门的响应团队：更快的患者入院率

SparkleComm统一通信平台的动态呼叫路由功能使专业的分诊团队能够为基于家庭的护理提供建议并评估潜在的住院护理需求。

4.远程劳动力支持：设施员工安全

灵活的远程医疗平台SparkleComm支持在危机时期将基础设施人员轻松过渡到临时在家工作状态。

5.临时治疗地点：卫生服务连续性

预先配置的SparkleComm通信和协作系统可以有效地部署到临时治疗位置。

6.通话量波动：等待时间更短

 跨动态地点的呼叫动态溢出将优化专门用于医患沟通的人员，并减少遗留的呼叫。

7.病人跟进：更快的病人反应

SparkleComm可以转录和阅读的语音邮件的功能将加快患者回叫和评估周转时间。

8.远程医疗系统监控：即时性能分析

定制的仪表板提供了全系统服务质量和故障排除见解的完整视图。

9.安全的ePHI交换：严格的安全合规性

第三方安全认证（例如HITRUST CSF）可确保强大的安全风险管理框架支持跨远程医疗渠道（语音，视频，消息传递和传真）的ePHI交换。

10.患者自助服务：积极的患者体验

多层IVR工具使提供者能够自动使患者访问最新信息或已记录的FAQ响应。 

随着提供者继续其虚拟患者参与计划和危机应对措施，已描述的集成远程医疗解决方案和功能将发挥关键作用。远程医疗将使提供商能够实施将电话和基于Web的参与与现场护理相结合的替代护理系统。它还将支持他们以同等快速的技术干预来快速获取，重新利用和分阶段提供替代性患者护理服务的场所的需求。

2.用安全技术武装远程员工

为了确保远程工作者保持组织对HIPAA的遵守，他们的通信，协作和计算工具必须保护电子个人健康信息（ePHI），专有数据和机构的网络。此方案还必须包含将通过常见的通信和协作技术（例如SparkleComm语音，视频，传真或消息传递应用程序）交换到任何ePHI。

对于将直接访问电子病历系统的员工，他们将需要通过虚拟专用网络（VPN）进行身份验证。此外，所有设备和应用程序均应进行加密和密码保护（采用两因素身份验证），以增加安全性。远程员工也必须尽职调查。访问ePHI的个人设备应始终与最新的安全软件保持同步，并且永远不要让朋友或家人使用这些设备。 

为了使员工可以亲自远程协作，请使用经过第三方认证的基于云的通信系统（如SparkleComm统一通信），以确保安全性。HITRUST CSF认证是医疗保健行业中最常用的风险管理框架。该解决方案应包括在同一平台上的团队消息传递，语音和视频会议，以及根据HIPAA法规确定患者机密性的优先级。这将确保工作人员可以无缝连接，甚至可以在设施和分散的家庭办公室位置之间交换ePHI。 

3.制定在家工作的政策

员工，尤其是在医疗保健领域度过了大部分时间的员工，可能不熟悉WFH的最佳做法，礼节和政策。例如，某些成员可能不具备了解不访问公共WiFi网络上的ePHI记录的技术知识，或者不知道在家中切碎纸质PHI的重要性。 

当您的员工远程工作时，您需要明确列出对他们的期望。明确说明您期望他们做的事情可能与他们在现场工作时通常做的事情有所不同。例如，指定员工可以在家里使用哪些不会危害患者信息的技术，并禁止员工在家打印任何与工作相关的文档。此外，员工应遵守有关适当处置PHI的媒体卫生政策，切勿将PHI复制到任何外部媒体。

实施这些规则的最佳方法是建立并明确传达远程和移动工作策略。让远程工作者与列出的这些规则签署协议，并要求他们遵守这些规则，否则将面临民事和刑事处罚。 

一旦确定您的技术和员工完全支持您的HIPAA合规性，您的工厂就可以开始为所有员工在家实施工作。

以自己的步调远程工作

请记住，每个医疗保健组织都是独特的，并且对一个提供者的员工有效的方法不一定对您有用。从您的经验中学习，并微调您的方法，以找到最适合您和您的员工的WFH平衡。

在当今的工作场所中，在家中工作的员工（WFH）比以往任何时候都要多。实际上，自2005年以来，定期在家工作的人数增长了173％，其中43％的工人经常住在偏远地区。 

在家工作的好处

基于研究较其他组织的混合，WFH方案显示医疗机构具有巨大的潜力。通过采用远程工作环境，似乎可以降低员工的工作倦怠率，提高护理协调效率并提高患者收入等收益。

但是在家工作不适用于医疗保健行业吗？毕竟，医疗保健专业人员必须亲自去见患者，以遵守HIPAA规定的患者隐私和信息安全要求，他们还必须浏览要求仅在现场访问和使用的旧式通信技术。

医护人员如何开始在家工作

好消息是，一些医疗保健人员可以绝对在家中工作，提供患者服务支持并遵守行业法规。但是，提供商必须评估可以有效地远程工作，设定明确的期望并为他们提供正确的工具和技术的特定角色。医疗保健提供者可以使用类似劳格科技SparkleComm统一通信平台来进行远程工作。那么，医疗保健组织如何开始？

 1.确定您的医疗保健人员需求

许多医护人员支持患者，但不直接治疗他们。工作人员专注于患者摄入量的协调，利用率和理赔管理，病历管理，社区关系，市场营销以及许多其他职能，是远程工作者的理想人选。那么直接护理人员呢？现场工作的家庭保健护士，下班后或值班人员，远程分诊护士以及员工培训和教育负责人都是适合在家工作的个人角色。

此外，许多提供商将远程医疗服务添加到他们的服务中，使用实时视频诊断和分类患者。通过使用远程医疗，医生可以在线评估大多数患者，并且仅在办公室接受更多急性患者的治疗。所以，是的，即使是医生，也可以在家中执行大部分工作，同时仍可以为患者提供应有的服务。所有要做的就是使用正确的视频会议解决方案例如劳格SparkleComm视频会议。