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工作场所中的交流不仅仅与您与他人的合作程度有关。它与建立关系，最大程度地减少错误有关，最重要的是，要尽可能高效地工作。 

在整个工作场所中鼓励良好的沟通习惯可能是您作为领导者要做的最关键的事情之一，因为数字不会说谎。 在对400家公司的调查中，发现通信障碍每年造成的生产力损失估计达370亿美元。 那么，您可以在工作场所中使用哪些有效的沟通技巧，以及如何做到？ 

为什么工作场所沟通很重要？

良好的沟通可以促进团队合作，并导致更好的项目协作，它几乎适用于每个行业。 

工作场所的沟通对于简化内部沟通非常重要。保持有效的沟通可确保管理层和其下的团队在同一页面上。这意味着员工对手头的工作充满信心，并向经理们保证团队成员正确地开展了这项工作。 

部分原因是理解“共同的意义”。这是指涉及的各方理解的真实信息，使用对每个人都含义相同的词，尤其是在使用特定于行业的术语时。另一方面，“信号放大”是指信息被误解并假定被理解时。当您告诉员工“我以为您理解我的意思”时，无需仔细检查他们当时是否做了。有时，如果未使用正确的通信通道，则会发生信号放大。例如，在应该打SparkleComm IP电话的情况下发送快速，构造不佳的即时消息。 这不仅会导致代价高昂的错误，而且在某些情况下可能是致命的。 

想象你是一个建筑工地经理。这里的工作场所沟通对于确保实现所有业务目标并及时完成项目至关重要。在这种环境下进行有效的交流也很大程度上与安全有关。

新的健康与安全法规始终得到批准，因此您必须确保团队始终保持最新状态。如果您未能提醒员工注意新法律或行为准则的变更，可能会对员工造成危险。在这种情况下，与法律制定者和需要遵守法律的员工进行交流时，您需要沟通技巧例如何时采用SparkleComm视频会议沟通，何时需要打电话,总之你不能懈怠。 

工作场所沟通对团队成员很重要的其他原因包括：它有助于提高员工生产力;员工对自己的任务充满信心;鼓励团队建设;它给每个人一个声音。

尽管您作为业务主管的沟通不佳可能不会导致致命事故，但它仍可能阻碍工作进展并让员工感到沮丧。 

下面详细介绍了交流以及它如何对员工和您的企业产生积极影响。

2.安排并关闭

控制您与电子邮件的关系的最有效方法可能就是在检查收件箱时更加有意。 

换句话说，不要在进入收件箱时对每封电子邮件做出反应，而应在每天检查和回复邮件时留出专用的时间。将电子邮件主要视为 异步通信的工具，意味着您可以将更多的时间花费在不间断的，专注的工作上。

找出最佳时间集中在检查和回复电子邮件上可能需要一些反复试验。这在很大程度上取决于您的能量水平和工作流程。但是，作为一般指导，有意义的是首先在早上放置一些时间，然后在早上再次放置，然后在午餐后再在下午放置。

为了从这种日程安排中受益，必须调整警报和通知设置，以使您在非电子邮件时间内不会被收件箱打扰。即使您没有阅读电子邮件，通知本身也足以将您的注意力从正在进行的任何工作中解脱出来。 

暂停收件箱，这样您就不会分心，直到您准备好阅读电子邮件为止。您可以使用“免费暂停”或“收件箱暂停”之类的扩展程序来控制何时在收件箱中出现新电子邮件。

您甚至可能在指定的电子邮件检查时间之外完全关闭了电子邮件程序。这种方法的唯一麻烦是，在某些情况下，可能会收到一封紧急电子邮件，要求您立即做出回应。对于这些情况，您可以设置对发件人的自动回复，其中包含有关如何在紧急情况下与您联系的说明，或者您可以设置自定义通知，仅在收到高优先级电子邮件时才会打扰您。

当您检查邮件时，最好在那儿尝试并处理它们。如果您只是在收件箱中放置一条消息，最终您将不得不重新阅读该消息，并就如何采取措施做出决定，从而使工作量加倍。 

3.使用过滤器和文件夹

减少收件箱混乱的另一种经过测试的方法是花一些时间创建过滤器（或“规则”），以便在邮件到达收件箱后将它们自动分类到不同的文件夹中。

您可以根据传入消息的任何属性来创建过滤器，例如发送者，主题行是否包含特定单词，电子邮件是否包含附件，是否直接发送给您或您是否刚刚已抄送邮件。

将收到的电子邮件分类到不同的文件夹中，可以更轻松地确定要优先处理的邮件。例如，您将要立即关注任何以“客户”或“高级管理”文件夹结尾的消息，而那些以“通讯”文件夹结尾的消息可以保留，直到您有更多的空闲时间为止，劳格SparkleComm即时通讯系统也具有这样的功能。

4.搜索功能是您的朋友

当涉及实物文件时，遵循严格的归档系统非常有意义，这样您就可以在需要时找到所需的文件。 

但是，有了电子邮件收件箱，永远存在的搜索功能意味着您只需简单地搜索相关的关键字，就可以找到所需的大多数主题和附件。不管收件箱有多混乱，这都是事实（尽管我们仍然建议您使用某种程度的过滤）。 

与仅跳至预定义文件夹中的邮件相比，仅依靠搜索功能可能会更加艰巨。但是，至少，搜索功能的有效性表明，您无需承受压力即可保持完美组织的收件箱。

更好的收件箱管理的4条原则

在探讨一些如何实现收件箱为零的策略之前，首先了解哪种心态可以帮助改善与电子邮件的关系非常重要。无论您最终使用哪种特定策略，都应牢记以下原则：

1.不仅仅是电子邮件

电子邮件不是唯一需要我们关注的交流渠道。对于我们大多数人来说，我们的“收件箱”还包含通过社交媒体，物理邮件，语音邮件和其他消息收发应用程序如SparkleComm即时通讯发送的消息。   

这意味着您需要找到一个健康的系统来处理适用于所有渠道的个人通讯。实际上，该系统不能涉及阅读和响应每条消息，这将我们引向下一个重点……

2.你不能全力以赴

由于一天只有几个小时，因此期望自己能够回复收到的每封电子邮件都是不切实际的。而且，大多数进入收件箱的信息可能都不那么重要。

您越早意识到自己无法处理收件箱中的每个项目，就越早专注于处理真正重要的消息。

3.边界很好

设置一些明确的（但要有礼貌！）准则来指导其他人如何与您在线互动可以大大减少您必须处理的电子邮件数量。 

请记住，其他人和您在同一条船上。他们了解在现代世界中，对以您的方式发送的每条消息做出回应是一个不可能的要求，并且他们通常会乐于以更敏锐的方式与您互动。大多数人都会以同情的理解来设定对如何，何时以及是否响应信息请求的明确期望。

  4.对他人做...

如果您希望同事，客户和其他联系人尊重您的沟通界限，则最好也尊重他们的沟通界限。这意味着您应该避免以不断更新的方式轰炸人们，开会后直接打电话给他们，或者在迫在眉睫的截止日期临近时闲逛到他们的办公桌旁进行即兴聊天。

这也意味着您应该尽可能简短地传达信息，如利用SparkleComm即时消息（稍后再介绍）。

将收件箱归零的6个技巧

管理良好的收件箱是为了使您尽可能有效地收听重要消息，同时又将生产力降低的干扰降到最低。使用以下技巧来开发最适合您的收件箱管理系统：

1.充分利用其他交流工具

电子邮件并不是所有类型对话的最佳媒介。我们所有人都参与了电子邮件交换，这似乎拖延了太长时间，而通过接听电话或安排简短的SparkleComm视频会议来迅速解决讨论变得更加有意义。

事实是，您可以通过简单地将更多对话转移到更适合的沟通渠道来减轻管理收件箱的负担。但这并不意味着您需要外出订阅一堆不同的应用程序来获得所有这些不同的通讯选项。 

例如，通过将电话，视频会议和团队消息集成到一个平台中，劳格科技提供了多种电子邮件替代方案，它们更适合于不同部门之间快节奏的团队合作，全部集中在SparkleComm统一通信一个应用程序中。SparkleComm由于具有内置的文件共享功能，因此可以实时共享想法并做出反应，并且可以由多方同时处理文档。您甚至不需要单独的任务管理工具，因为SparkleComm统一通信应用程序使您可以创建任务并将其分配给队友并设置截止日期（甚至对任务进行颜色编码）！

您可能会遇到面对大量未读电子邮件的恐惧，或者忽略了一些混乱中丢失的重要消息的恐慌。 也许您想知道是否有可能真正掌握不断填满收件箱的永无止境的消息流的顶部。考虑到传入邮件的数量之多，似乎您永远都在逆流而上。 

好消息是你并不孤单。数十年来，人们一直在努力解决如何管理不断补充的收件箱的问题。到2024年，全球电子邮件使用量预计将达到45亿用户，这个问题不会很快消失。您需要的是一个可持续的收件箱管理系统，该系统可确保您与重要对话保持联系，并为您提供专注于其他生产活动所需的时间和空间。在本文中，我们将研究如何采用“收件箱为零”的原则和策略来保护自己免受通讯过载的影响。 实际上，现在已经有很多通讯平台代替了电子邮件，例如劳格科技SparkleComm统一通信平台就集成了电子邮件、即时消息的功能。

就像我们将看到的那样，收件箱为零并不意味着要拥有一个完全为空的收件箱，而是要想出办法以最小的精神压力来保持您的个人通讯的最上端。

让我们从查看收件箱零开始的方式开始，消除对实现它的含义的常见误解。

收件箱零：真正意义是什么

术语“收件箱为零”最初是由生产力作家Merlin Mann创造的，用于描述一种简单的，三层的收件箱管理方法。 

根据Mann的系统，每当您在收件箱中遇到新电子邮件时，都应通过以下三种方式之一进行处理：

1.如果不需要您采取任何措施，请立即将其存档。

2.如果消息需要快速简单的答案，请在那儿进行答复，然后将其存档。

3.如果该消息需要一个复杂的或深思熟虑的答案，请延迟编写您的答复，直到以后有机会全面答复为止。

像我们大多数人一样，曼恩熟悉每天面对满溢收件箱的压力，并认识到这是许多人可避免的压力来源。在开发他的系统时，他的目标是使我们摆脱不断思考我们的电子邮件所带来的消耗。而且他的哲学很简单：不需要阅读无关的消息，可以立即处理简单的消息，而更长的消息可以等到我们留出时间来正确回答它们。 

不幸的是，许多人误解了收件箱零号的意图，并取而代之的是保持收件箱干净整洁的压迫。 但是，曼恩（Mann）从来没有打算使用“零”一词来暗示您应该对保持收件箱为空做出狂热的承诺。相反，“零”只是指您不希望收件箱中的注意力集中在收件箱上。 

这是关于释放你的精神收件箱，这是收件箱零的精髓。当我们以这种方式思考时，我们意识到有效的收件箱管理系统可以帮助我们在沟通需求与生产性工作的所有其他需求之间取得适当的平衡。   当然，收件箱混乱无助于头脑清晰或有效的项目管理，但也没有使您的所有其他活动服从于达到零未读邮件的毫无意义的目标。因此，考虑到这一点，现在让我们看一下开发实用，有效的收件箱管理系统所需的条件。

基于云的统一通信可提供组织所需的敏捷性，移动性和成本节省。当前在云中整合UC和作为服务的趋势可能会扩展。

COVID-19大流行导致空前的在家工作。根据2020年通信与协作研究表明，现在有超过70％的员工处于远程状态，而2020年2月之前仅为34％。由于员工苦苦挣扎，在家工作的匆忙导致了新协作应用的迅速采用在他们组织的新现实工作中。例如，在大流行开始后接受调查的525家公司中，有近一半已经获得了新的SparkleComm视频会议应用程序。应用程序的采用常常是偶然的，IT，业务部门乃至单个团队都已经获得了自己的应用程序，其中一些是通过大量免费优惠从供应商处购买的，而另一些则是从其他供应商处购买的，例如从劳格科技购买的SparkleComm视频会议系统。

越来越多的UCaaS采用率背后是什么？

到2020年末，IT和业务领导者摆脱了最初的大流行性恐慌，开始战略性地重新评估其发展方向，以确保应用程序可用性，管理和安全性的一致性。UC和UCaaS供应商认识到集成的价值，因此迅速得到了整合，几乎所有供应商现在都提供组合的呼叫，消息收发和会议功能，并且通常具有集成的联络中心功能。例如劳格SparkleComm统一通信平台，它是融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台，具有语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递等多种功能。并且SparkleComm采用开放式结构，可以灵活的集成应用，可以方便的与现有或者第三方的应用集成，如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

根据有关公司工作场所协作的成本效益研究，在2020年刚开始大流行的时候，发现已经有采用单一厂商的解决方案具有显著的优势。在564家参与计划的公司中，超过一半（52.2％）实施了单个UC供应商。其中大多数（57.2％）是通过云方法（通过采用UCaaS或通过定制托管产品）来实现的。此外，有19％的用户使用内部部署系统和UCaaS（如SparkleComm）的组合来满足他们的协作和通信需求。

1.自动化，精简和外包

扩大规模意味着摆脱让您沮丧的多余行李。想想当您由10人组成的团队时所有有意义的手动流程，需要四天才能完成的批准周期，或者由于通讯过载而使已经陷于瘫痪的团队放慢了速度。如果您认真考虑扩展，它们都需要启动。

那么答案是什么呢？您可以自动化，简化或外包冗余以提高运营效率。换句话说，在不影响初创企业成长的前提下，确定最佳的扩展工具。

例如，您可以做的最简单的事情之一就是简化所使用的工具。您是否正在使用一种工具进行视频会议，另一种用于文件共享，另一种用于团队消息传递等等？为什么要花很多钱购买不同的工具，为什么不使用更少的多功能工具来节省金钱和团队的宝贵时间呢？例如，Loogear SparkleComm统一通信应用程序可在一处为您提供消息传递，视频和电话以及更多。因为SparkleComm统一通信平台，是新一代的融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。 SparkleComm除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

还有其他可能性。无论是您的客户服务软件还是冷门软件，请始终寻找机会来减少团队使用的技术量。时间是您最宝贵的资源。您是否想将其用于诸如学习和管理各种不同工具之类的低价值任务，还是想将其用于直接转化为增长的有价值的活动上？

了解有关技术创业公司如何使用SparkleComm与分散的团队更有效地协作并使客户满意的更多信息，请关注此网站https://www.loogear.com/portfolio/ucs.html。

尽管2021年对于许多组织来说充满不确定性，但随着IT领导者为未来工作做准备，四个统一的通信趋势将推动购买决策。

统一通信和协作市场发生了前所未有的变化，因为COVID-19极大地影响了组织开展业务的方式。Nemertes Research对525个组织的全球研究表明，近一半的组织实施了一个新的视频会议平台（如SparkleComm）来支持在家工作。

此外，超过60％的组织加快了对基于云的UC平台的采用。在许多情况下，公司迅速采用了各种应用程序，以使团队能够远程运行，而通常没有时间进行全面评估或制定凝聚战略。

展望2021年，尽管病毒传播和疫苗供应存在很多不确定性，但出现了一些统一通信的未来趋势，以描绘IT领导者如何计划来年。

1.重新构想工作场所

最终回到大流行之前的状态的想法几乎没有可能，在大流行中，大多数员工都将全职工作时间转移到传统办公室。现在，期望的工作人员将包括全职办公室工作，全职远程工作以及将时间分配在家庭和办公室之间的人员。

这意味着IT主管必须重新考虑物理办公室。视频功能必须无处不在，因为会议将由在多个位置工作的个人组成。常设办公桌位置很可能被替换旅馆式办公，要求工人们预留空间提前。公司还必须继续致力于改善协作应用程序以及工作流程集成的可用性，以消除生产力障碍。例如使用劳格SparkleComm应用程序，它就是一个集成的统一通信平台，是新一代的融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。可以灵活方便的与现有或者第三方的应用集成，如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

您无需收听但可以阅读其实时录音的语音邮件，快速查看一下如何在SparkleComm的应用程序中进行操作。

性能报告可查看呼叫队列，用户和呼叫的趋势，以提高服务质量

最适合：

当场做出共同决定（并为每个人提供澄清和阐述的机会）

设置定期举行的会议（1：1签入，SparkleComm团队会议和状态更新）

不太适合：

简短的说明或一次性的问题。一个电话可能表明它比实际情况更为紧急（“嘿-您是要给我发送电子邮件吗？不，好的，再见”）。

需要一起实时引用同一文档（“我现在在第六页……每个人都在吗？”）

讯息传递

聊天，即时消息，无论如今如何命名，无疑都是一种更具对话性的沟通方式。

并非所有的视频会议工具也都提供消息传递功能，因此，如果您认为这是您需要的，请继续阅读以下内容。

当然，选择同时具有两个渠道的选项的优势在于，无需单击新应用程序，就可以在两个渠道之间进行切换变得非常容易。例如，在SparkleComm应用中，您可以向某人发送消息，也可以与他们进行视频通话或电话通话，如果您愿意。您还可以创建团队来按项目，主题或人员来组织对话。更好的是，您可以将文件直接共享和附加到对话中，以及分配和管理每个团队成员的任务。

如果SparkleComm在一件事情上做得非常好，那么它将把您需要协作的一切集中在一个空间中（尤其是因为它还与您喜欢的许多工具集成在一起）。

最适合：

正在进行的项目的日常沟通与协作

清除快速的沟通不畅或对某些内容进行轻微的澄清（例如上次通话）

与同一个人开始多个单独的对话

不太适合：

需要集思广益或需要更积极讨论以获取大家观点的情况

与管理层或领导层展示或共享工作

处理需要您共享大量信息的客户情况（例如，概述了三个计划选项）

商业交流的目的是什么？

了解沟通的四个原因将帮助您更好地决定正确的沟通方式。对于每一个，请注意何时进行通信，以便您选择最佳的渠道如SparkleComm统一通信以使其通过。请记住，良好的业务沟通的目的是引起充分的理解。

1）同事之间

与您一起工作的人之间的交谈或交换信息属于此类别。这是在团队环境中一起进行项目时发生的，或者在部门之间发生的，例如在产品发布之前产品与营销团队之间有交接时。

何时交换信息的示例：

做出共同决策，解决问题或集体讨论的解决方案

在团队内或跨部门共享个人学习

培训新员工

在工作文件上进行协作

一般而言，大多数通信将通过对话可以快速移动的渠道进行，例如通过电话/SparkleComm视频通话，即时消息和文本。

2）从管理层到员工

这来自于一位领导人自上而下在他们的支持团队共享新闻。这通常包括向他们报告的人员提供指导，或分享有关企业绩效和议程的广泛新闻，以使团队针对具体目标进行调整。

何时交换信息的示例：

提供有关员工绩效的可行反馈

共享业务变化，绩效或增长计划的新闻

成为解决问题的决策者

由于自上而下的交流比员工之间的交流发生的频率要低，因此通常使用更正式的交流渠道，例如当面交流或通过SparkleComm电子邮件或文档。

3）从员工到管理层

当员工与上级共享信息时，这种类型的沟通是自下而上的。通常，这是为了传达进度或结果，以便领导者对自己日常不参与的活动有所了解。

何时交换信息的示例：

分享工作或项目进展情况

提供数据，分析或财务报告

讨论职业发展的计划和目标

与上一种类型相似，领导者可能不是每天都在与员工交谈。根据您所在组织的文化（人员等级的扁平或结构化程度），此处的交流可以按照大家都同意的正式或非正式进行。在更传统的业务中，交流往往是正式的，并亲自进行或通过报告，SparkleComm电子邮件或文档进行。

4）致外部利益相关者

外部沟通是指与您企业以外的个人进行的任何沟通。考虑潜在客户，客户，投资者，甚至媒体。通常，在这些交流中，您想始终如一地自信地向那些可能第一次听到您的声音的品牌了解您的品牌。

何时交换信息的示例：

展现您的企业吸引投资者资金的吸引力

参与社区参与（筹款活动）

通过社交媒体营销和广告吸引客户

分享主要业务成就的新闻稿

因为这些通信形式很少伴有画外音，所以它实际上必须是正确的，简洁的并且对接收者来说是清晰的。这些交流通常以销售演示或SparkleComm视频会议，在线广告，白皮书或企业网站上的博客的形式共享。

通过与其他几个业务运营集成，团队协作平台可以为虚拟团队提供一个中央工作区，以组织其生产力。

因为冠状病毒大流行，企业必须迅速转向新的工作方式，员工被送回家，远程协作变得司空见惯。一些组织比其他组织准备更好进行这一转变。

就团队而言，团队协作平台已成为关键的工作中心，可以与组织内部和外部的其他通信工作流程集成。在这种集成的协作环境中，团队协作平台可以用作中心核心，将通信集成的辐条传播到其他工作流程中。

现在团队协作平台的集成能力变得越来越重要，例如，公司需要与客户，供应商和合作伙伴进行外部沟通，同时还要为员工内部沟通。由于团队协作平台可以扩展到其他工作流程和集成，因此该平台成为虚拟团队完成工作的中央工作中心，但其重点是在中央工作区中组织团队生产力。例如劳格SparkleComm统一通信就是一个团队协作平台，它是新一代的融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台，不仅可以完成公司与客户，供应商和合作伙伴的外部沟通，同时还可以进行员工内部沟通。

组织寻求协作的灵活性

毫无疑问，大流行的封锁已经改变了全球无数组织的业务运营。根据研究，一些组织发现其基础架构无法满足其业务需求，只有17％的组织为远程工作做好了充分的准备。组织意识到他们需要一个IT基础架构，以使他们能够迅速应对不断变化的情况。

由于工人，客户和业务合作伙伴现在比以往任何时候都更加分散，全职订单已迫使组织考虑采用更集成的协作环境。随着企业重新构想其运营和工作流程，他们意识到他们需要一个灵活的类似SparkleComm统一通信这样的协作平台来支持人们在何时何地工作。

有效的集成协作环境以团队协作平台为核心，然后扩展到业务的其他元素。例如，团队协作平台可以是Google Workspace或SparkleComm统一通信。