标签: 电话会议

随着冠状病毒（COVID-19）的继续传播，几乎没有什么行业受到破坏-虚拟会议已成为现代企业保持生产力和连续性的重要组成部分。它们是调整多个办公室，保持远程员工敬业度以及与客户和供应商合作的一种简便，经济高效的方法。

尽管虚拟会议可能已经成为您日常工作的一部分，但仍然很容易成为某些主要会议的受害者。与面对面会议相比，虚拟会议礼仪是一种全新的游戏，因为本周许多人正在学习！

为了帮助您保持会议的高效和专业，请遵循以下七个简单的虚拟会议礼节规则和提示。

1.不用理会键盘

无论您是像在做模范员工一样努力地做笔记，还是在偷偷地与工作伙伴聊天，打字的声音都会使人分心。这不仅分散了会议中其他所有人的注意力（因为笔记本电脑的内置麦克风距离键盘只有几英寸远），还使您无法全神贯注于会议。选择优质的耳机或拿起笔记本和笔来记笔记 。

SparkleComm具有录音功能，能够记录会议的发言情况，让你在来不及做笔记的时候也不会慌张，从而不会错过之后的内容。

2.穿着适当

远程工作的神奇之处之一就是可以自由穿着任何东西进行工作。是梦想，对不对？不过，没有理由向您的同事展示您的睡衣和床头。（除非整个团队都同意这是一个笑话，在这种情况下，我们会批准）。

花几分钟时间穿上干净的衬衫并梳理头发。远程工作时真正做好准备的最好的部分是，您将置身于正确的顶空以提高生产力。

3.注意周围的环境

当您身后的角落里有一堆脏衣服时，您的同事将无法听到您的想法或将您当真。您还希望避免由于光线不足而看起来像在洞穴内部工作。

调整工作设置，以使您面对窗户或暴露在充足的光线下。并确保您的背景是专业的并且工作适当！这意味着：

 - 在后台没有床（未整理或已整理）
 - 没有凌乱的房间或开放的壁橱，每个人都可以看到你的混乱
 - 没有NSFW艺术品
 - 尽管孩子和宠物很可爱（当您感到不知所措时，这是非常需要的干扰），但您的同事将不会喜欢与尖叫的孩子或吠叫的狗说话。因此，请注意噪音并…

4.不说话时将麦克风静音

没有什么比听到来自相互冲突的麦克风的外来回声更令人沮丧的了。通过在静音时参加会议来拯救所有人，免于喧闹的疯狂！

除非你一个人住，否则这些天你的房子可能很吵。当您不讲话时将麦克风静音可以使其他参与者能够发出声音并分享他们的想法而不会分散注意力或沮丧。

5.大声说

当您参加小型会议（大约2至5人）时，请宣布自己加入。听到“刚加入的人”的声音然后沉默，可能会很尴尬。当您参加会议时，自我介绍并打个招呼–请确保不要在句子中间打断别人。

也不要害怕表达自己的声音！您的团队将很高兴能够听到您的声音而不必费力地将耳朵或音量调高。

6.禁止食物

在虚拟会议之前，尝试吃点零食。在讨论重要的业务事项时，没有人希望看到您用筹码填满自己的脸。它不仅会分散别人的注意力，而且您将无法专注于手头的任务，因为您会担心整个键盘上都掉下碎屑。

7.保持坐姿并保持在场

在会议的沉闷时刻检查收件箱或进行旁聊可能很诱人，但不要这样做！您可能会错过重要信息，也可能会错过机会进行输入。如果您使用的是网络摄像头，请使用细心的肢体语言：坐直，不要做大的无关紧要的动作，也不要让眼睛过分漂移。

随着全球各大巨头在5G的相继布局，5G似乎与我们在越走越近，4G的普及使得我们感受到了网速提升在以视频为主的娱乐、通信方面给我们带来的便利。

5G更是高速率、大容量、低延时。

Avaya公司以前推出了一款Avaya one-X系列桌面电话，为企业桌面电话开创了一个新的发展方向。

如今重庆劳格科技推出的一款电话会议——SparkleConference更是具有多重的权限控制功能。

包括：拥有者，管理者，主席，成员，参与者等等，每个权限角色都有清晰的功能区分。

那什么是统一通信呢？有疑问，Google之。通过Google，我们可以知道“统一通信”（简称UC即Unified Communications）。

现在行业内大家比较公认的定义是：把计算机互联网技术与传统通信技术融为一体的一种新的通信模式。

它是作为一种解决人与人之间沟通问题的解决方案和应用，让人们不受时间和空间的限制。

随时随地都可以通过任何设备、任何网络，获得文字信息、数据、图像和音视频的自由通信。

从而提升人们的沟通效率，降低沟通成本。

从“统一通信”概念涵盖的内容，我们可以设想到很多现有的应用，譬如呼叫转接、手机邮箱、语音信箱等等。

但是这些仅仅是统一通信最基本的应用，既然统一通信的目标在于不受限制、随时随地的自由通信。

那么消除通信方式之间的隔阂势在必行，这里就需要运营商的支持、终端制造商的支持以及软件开发商的支持，这是一条很长的产业链，我们可以从中寻找巨大的商机。

也许在5G到来的今天，统一通信也会迎来更大的发展契机。

可以将在线会议称为基于特定目标的虚拟会议，而无需考虑国家和国际边界。虚拟存在放弃了时空概念，因为任何人都可以在任何地方，任何时间使用在线会议。可以看到，网络会议是商业，教育和其他领域的流行术语。在本文中，我们重点介绍了在线会议的主要优点和缺点。

例如，在使用VoIP的情况下，也可以使用扬声器和耳机进行音频通信。进行在线演示还可以将演示记录在客户端，以备将来查看。

实时点对点通信是在线会议的主要好处之一，并且是业务领域中的重要因素。没有技术的帮助，很难维持业务。

下面来谈一谈在线会议的优点和缺点。

在线会议的优势

沟通能力

在线会议在每个部门都至关重要。使用特殊软件，参与在线会议的人可以与其他国家的人聊天。具体而言，在这种情况下，距离不是障碍。

该软件在距离较远的人之间提供了牢固而富有成效的关系。它改善了人与人之间的联系。

在线会议为不间断的交流提供了一个平台，而无需考虑任何干扰。

因此，现代世界认为在线会议是更有效的沟通方式之一。

容易接近

每个利益相关者在一个地方开会都是不容易的，尤其是当利益相关者位于不同的国家时。

利益相关者的实际存在会增加成本。在这种情况下，在线会议比任何其他媒体都更容易访问。

在线会议可帮助每个人进行互动，而无需从一个地方移到另一个地方。每个人都可以轻松访问此服务。

节省时间

在线会议的另一个优势是节省时间。根据一位企业家的说法，时间是宝贵的，类似于金钱。因此，时间对于每个部门都很重要，对于取得巨大的成功至关重要。如果一个人可以节省时间并将其用于生产目的，那就是省钱。

设置在线会议可以节省大量时间。例如，可以将其视为避免出差的时间管理方法。

可以在任何时间，任何位置组织在线会议。会议唯一需要的是Internet连接。

有兴趣主持在线会议吗？点击SparkleComm申请免费试用，开始你的主持会议之旅。

成本效益

任何企业都希望明智地利用其财务状况。这包括削减支出。在线主持会议可以节省开支，因为企业不必为与会者支付差旅和住宿费用。

还值得注意的是，面对面召开会议可能意味着企业必须为会议室和茶点付费。在线主持会议时，就不需要了。

出席人数增加

与会者不必出差就可以参加在线会议。这意味着参加会议所花费的时间更少。如果与会者有紧急事务要处理，则与会者也可以参加会议和退出会议。

这些因素提高了灵活性。这意味着更多的人可能能够参加计划的会议。

信息共享

通常，在举行面对面会议时，会为与会者提供议程和相关论文的印刷版。对于在线会议，这不是必需的。与会者可以以数字方式查看必要的文书工作。

这节省了打印文书工作的成本。由于无需打印，因此还节省了时间。

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在线会议的缺点

减少个人联系

最好的交流方式是面对面交流。这是因为从面部表情或肢体语言可以理解很多事情。

面部表情对于有效沟通很重要；这是深入了解人的最有效方法之一。如果没有适当的肢体语言，就有可能造成误解。

当我们通过在线会议进行互动时，不可能深入了解一个人。在线会议可能会错过很多事情。

连接不稳定

完全信任技术是愚蠢的，因为它可以用于欺诈目的。同样，不能期望Internet连接不会中断，因为在参加在线会议时始终可以断开连接。

无论是不是商务会议，这种中断都会降低在线会议的效率。有时是由于设备质量低而发生的。因此，重要的是要为业务目的维护高质量的设备。

减少人与人的接触

在线会议并不适合所有聚会。保持社会关系很重要。使用在线会议软件意味着缺少社交联系。在线会议使关系变得干燥。

使用技术意味着会议变成以业务为中心，并且进行一般性讨论的机会更少。

黑客入侵的机会

主持在线会议时存在很高的安全风险。这是由于存在被黑客入侵的机会，在商业情况下，这可能会损害事务的机密性。

黑客可以利用这些信息并滥用它们。因此，在通过现代技术共享信息的同时保持高安全性很重要。

潜在的不良计划

毫无疑问，在线会议使某些计划过程变得更加容易。例如，没有会议室可以预订或打印议程。

但是，企业仍然需要进行足够的计划以使会议成功。由于计划流程与面对面会议的流程不同，因此该领域的业务可能会变得松懈。

结论

就像生活中的其他任何事情一样，在线会议也有其优点和缺点。的确，它们可能是迄今为止最经济，最便捷，最节省时间的通信方式。但是它们也大大减少了人际关系，并使公司容易受到黑客的攻击。

但是，可以减少危险。如果您使用SparkleComm之类的可靠工具，并且仍然时常会面，那么在线会议将真正帮助您随时了解，培训和更新信息，而无论您所在的时区，位置和财务状况如何。

VoIP通信的类型

这三种VoIP服务将增强您的通信体验。

• 电脑到电脑
• 电脑到电话
• 电话到电话

不同的VoIP服务为企业提供了前所未有的选择和多样性。只要您有稳定的互联网连接，它就可以使您在任何地方拨打电话。

它使您的企业能够以自己的方式进行交流。

互联网不仅仅是我们进行搜索查询的地方，它已经成为一个现代系统，可以在这里与他人进行多层次的联系。

VoIP是一种新的经商方式。

当然，根据您的需要以及您使用SparkleComm VoIP应用程序的方式，您可能需要选择付费或免费服务。下面的四个示例向您展示企业如何在工作中使用VoIP电话。

1）完整的业务网络

许多企业使用VoIP与员工和客户进行通信。多年来，由于其质量已大大提高。

在大多数情况下，如果您呼叫的人是VoIP用户，则不再重要。并非总是如此。

如今，热线电话的人很难分辨VoIP或传统电话系统呼叫之间的区别。

企业继续抛弃固定电话和移动服务（以及账单）。相反，他们使用Internet拨打电话，即VoIP，因为它效率更高，质量更高且具有成本效益。特别是在需要拨打低成本国际电话时。

但是，为什么首先要使用VoIP？

VoIP商务电话系统使用云。无论员工身在何处，它都能为员工提供灵活性和机动性。

员工可以在旅途中使用VoIP拨打商务电话。他们可以选择使用手机，笔记本电脑，台式计算机或平板电脑。

无论您使用的是Android还是Apple，都没有关系。只要可以使用Internet连接，企业就可以使用VoIP进行通信。

但是，这还不是全部。VoIP商务电话系统不仅仅可以拨打电话。企业主和员工也可以选择通过许多其他方式进行交流。

具有即时消息传递、视频会议、呼叫排队、语音邮件到电子邮件等功能。

VoIP提供更多

VoIP是一种省钱的选择，而不会降低质量。由于不必在固定电话设备和电话服务上花钱，因此可以节省开支。

根据Gartner的调查，到2020年，有65％的会议解决方案用户将利用这些会议平台中嵌入的基于VoIP的音频会议选项，这一比例将增长20％。

由于COVID-19 ，移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工，客户，团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议，以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是，当然，虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区，虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务主管，专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作，提供更好的项目成果，并在多个时区建立人才，创意和技术团队。

但是，仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制，并不意味着领导者和经理应滥用对他人时间和工作时间的访问权。缩放疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语，可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康，以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践，可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南，您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战，您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并进行有益的电话会议。

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词，它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易，因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是，具有创造性和技术性角色（如设计，编写和软件开发）的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时，他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单：安排更少的会议。作为项目经理，您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议，限制会议持续时间，并使用SparkleComm之类的协作工作区来处理快速提问和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议，您可能仍然会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理，您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样，如果您遇到技术挑战，您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划，而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示，而面对面的会议则不像肢体语言，语调，步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题，并帮助您清楚地传达关键点。

1）事先分配清晰，简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。

2）为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一：消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音，并在通话期间坐在安静的地方。

3）使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员，并记住当您需要每个人的回应或贡献时，请按姓名呼叫每个人。

4）坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛，偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议，那么他们很可能会准备就绪，精力和精力更加集中。

5）始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前，请每个人问他们接下来的步骤，以确保每个人都意识到自己的责任。

遥远的时区

有时，您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友，客户或利益相关者。

作为项目经理，您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表，但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议，特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时，您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议，充满动力的团队以及成功的总体机会。

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随着在COVID-19大流行期间进行远程工作的要求继续存在-美国现在已扩展了建议的社会疏散准则 -员工仅在筒仓中工作很容易。为了确保您的团队或部门（甚至整个组织）的生产率不降低，对于远程团队来说，改变彼此之间的通信方式非常重要。

以下是三种简单的方法来调整您的沟通方式，以确保您现在偏远的团队能够像在办公室一样紧密高效地工作。

1.建立明确的沟通渠道

我们所知道的办公室实际上只是在20世纪初才出现，它是通过（其中包括）便捷的沟通来集中生产力的空间。在此之前，它们实际上只是一个充满文员的文书工厂。我们现在正在进入邮局时代。但是，这个时代的运作方式可能会让人有些困惑。确实，当您不坐在同事旁边并且无法使用会议室时，很难看到如何有效地进行沟通。

这很容易：公司现在需要以办公室在20世纪初的方式集中所有内容，但实际上是这样做。怎么样？为所有人使用一种工具。对于像SparkleComm这样的平台，这是可能的。可以使用SparkleComm来全天沟通和举行视频会议。

这很重要，因为如果您为多个不同的团队使用多个不同的平台，则远程团队的通信很容易中断。简而言之：事情将很快变得混乱（将其视为将您的团队划分成多个彼此交谈的独立办公室）。实施此操作后，请确保像安排常规办公室一样安排例行签到，全员参与，集体讨论和会议。

2.安排定期的“赶上”

LinkedIn首席执行官杰夫·韦纳提出，在未来几年内将他所谓的“被标记社区化世界各地的公司”。随着远程工作成为越来越被接受的规范，员工不仅会寻求促进生产力和协作的工具，而且会寻求“使他们感觉到，听到并真正与同事联系的软件”。

简而言之，远程团队沟通工具将需要使员工感到自己是真实团队的一部分，而不仅仅是团队的虚拟版本。原因很容易看出：在家里，即兴午餐之类的东西不见了，水冷式头脑风暴也不会发生。这可能会导致脱节的想法，并使员工感到自己不属于团队。但这正在改变。随着远程工作变得越来越普遍，最后一刻的视频聚会午餐现在已成为常态，像SparkleComm这样的应用程序已成为GIF填充的空间，可以在其中进行正式和非正式的工作讨论。重要的是，以与现实生活中相同的方式来对待这些新的远程团队沟通方法，例如虚拟视频群聊工作：它们将增强您的联系感并减少任何烦琐的FOMO。

3.尊重时区差异

在远程工作中会发生某种心理上的“扁平化”。当地理和时区分散的团队都使用一种工具时，很容易忘记一个同事的2:00 pm可能是另一个同事的9:00 pm。这意味着纽约的团队成员可能会被一对一刺激，而莫斯科的同事可能会在深夜开会邀请时睁大眼睛。

重要的是要知道，即使远程平台意味着人们在一天中的所有时间都可以与技术联系，但这并不意味着他们能够做出响应。团队需要尊重工作日的开始和结束。当邮件在正常工作时间以外发送时，SparkleComm可以帮助DM管理员，并且Google使用新月形符号提醒会议组织者可能在办公时间之外安排圆桌会议。随着远程工作变得越来越普遍，尊重同事的时间并适应更友好的远程团队沟通方法变得越来越重要。

SparkleComm如何提供帮助

无论员工位于何处，都能实现远程团队沟通，可以帮助简化向长期远程工作的过渡。SparkleComm的功能使企业能够与世界各地的团队成员和客户建立联系，并有效地管理截止日期。

因此，我们提供了 免费的SparkleComm试用版，以帮助支持向新的工作未来的转变。从今天开始！

最新数据表明。80％的高管表示，他们依靠视频会议进行内部团队沟通。这是因为反馈和响应可以是即时的。您甚至可以查看自己是否有影响力，因为可以清晰观察每个人的面孔和表情。

但麻烦的是，如果您以前从未进行过远程电话会议，它们可能会很尴尬且令人尴尬。

没有尴尬的假人，我们中的许多人几乎无法生存面对面的会议，现在我们正在集体调整以适应视频会议礼节。一旦“进入”会话，通常会吸引与会者互相交谈，吃东西或滑动电话。由于人们已经在处理说话者的清晰度问题，缓冲视频和延误，这使事情变得更加复杂。

这是确保您的同事和客户与您进行视频会议的好时机的几种方法。

视频会议最佳实践

我们都看过模因和病毒视频在网上巡回演出。有一个不幸的视频，一位女士在浴室视频会议上不知不觉地离开了她的相机和麦克风，而那个老板却以某种方式设法将自己变成土豆，不得不参加一场像土豆一样的视频通话。

不要做那个人！

这里有一些久经考验的视频会议提示，可帮助您避免成为同事永远不会忘记的病毒模因的源头。

保持眼神交流

视频会议的秘密在于，当您注视摄像机时，您主要是在注视其他参与者。

现在这听起来有点违反直觉，因为您必须查看屏幕以弄清楚其他参与者的状况。但是，在通话时，请与您的摄像头一目了然，以进行眼神交流，并确保您的同事感觉像您在积极倾听并集中精力。

做到这一点的一种方法是，如果是外部网络摄像头，则将摄像头尽可能靠近屏幕放置。另外，在进行视频通话时，请避免低头看手机或执行其他任务，因为这似乎不专业。

消除房间的所有干扰物-关闭电视，关闭网络浏览器中不必要的标签，并锁住宠物。成功的视频会议所需要做的就是向摄像机显示一些爱。

避免打扰别人

在一个参与者跳入并开始与另一参与者交谈的地方，电话会议会变得很尴尬。

由于视频会议与面对面会议有很大不同，并且没有肢体语言提示可以让您“渴望说话”，因此经常会出现打断。

因此，这些视频会议最佳实践要求您更加礼貌一点，并允许其他人在发表您的想法之前发表讲话。

如果您确实打断了参与者，请确保这样做有充分的理由-也许您想敦促您的同事做出决定，或者回避激烈的讨论。

确保您的技术完美运行

预先测试您正在使用的任何硬件或视频应用程序，以确保一切正常。我们不想在重要会议中遇到麦克风或摄像头故障，对吗？

在更新视频应用程序或登录会议并大喊大叫时，“没有什么比不上专业和业余爱好者显得更专业和业余的了，“现在可以听到我说话了吗？”

20％的用户表示，视频会议面临的最大挑战是音频质量。获得正确的设备，然后确保它与用于进行视频通话的软件兼容，这一点至关重要。

不说话时将麦克风静音

如果您认为在别人讲话时保持安静，那么您就不会发出任何声音，那是错误的。大多数麦克风可以拾取最微弱的声音，例如打字，咳嗽，咀嚼或点击笔。

这可能会使通话中的其他人分心，并可能导致烦人。如果您的猫在后台咆哮，则没人能完成任何工作。因此，请确保只有在需要发言时才打开麦克风。当您的孩子像女妖一样战斗或您的妈妈希望您尽快洗碗时，您不希望您的同事或客户偷听。这对每个人来说都是非常尴尬的事，而您的同事可能永远不会让您忘记它。

对其他参与者有礼貌

仅仅因为您与其他会议参与者相距不远，并不意味着您对他们会很卑鄙或无礼。将视频协作与面对面的互动一样对待。

延长与您亲自见面时使用的礼貌非常重要。这意味着要通过认真聆听来注意每个说话者，最大程度地减少分心，并避免执行多任务的冲动。

这是一个有用的视频会议提示：微笑和自信。这是在虚拟会议中产生积极感觉的简单而有效的策略。

衣着端庄

我们意识到这是睡衣的季节，您甚至可能连几天都不会梳头，但是要为电视会议付出努力，对吗？

您不必花哨。要在视频通话中留下良好的印象，只需要一件干净的衬衫，洗净的脸和整洁的头发即可。这将帮助您进入工作模式，并避免任何尴尬的一瞥。

第一印象会持续很长时间。现在您已经熟悉了视频会议的礼节，我们相信您将成为您参加的每个虚拟会议的王牌。您还可以阅读有关虚拟会议中面临的常见困难的信息，并与我们找到简单的解决方案。或者，如果您想了解有关远程会议、视频会议的更多信息，请点击SparkleComm申请免费试用。

企业协作在最基本的层面上取决于大型组织的通信方式。它包括组织的各个成员用来讨论工作，提供反馈和交叉传授其思想的各种技术和平台。企业协作软件的使用还可以揭示有关公司文化的许多信息，以及它们如何帮助或阻碍思想和信息的交换。

企业协作软件每天都变得越来越流行，因为公司正在寻找有效的方法来连接越来越分散的远程团队。实际上，一项调查指出，60％的受访者计划为其业务购买某种协作软件。

在这里，我们讨论什么是企业协作，为什么重要，以及董事和项目经理如何从战略上利用它来提高生产力。我们还将介绍有关实施的常见问题，并介绍一种新工具来帮助您入门。

什么是企业协作？

企业协作是帮助各种团队一起工作的过程，一开始听起来很简单。

但是，在思想领导力和个人品牌建设仍在上升的世界中，许多人现在被聘为独立运作的专家，而不是习惯于作为团队成员的通才。即使这不是您公司的招聘策略，您也可能已经注意到整个组织各个方面的承包商和支持角色最近有所增加。

无论哪种方式，都由企业主管和项目经理来帮助这些人通过一个内聚的系统发挥作用，即使他们可能相距遥远，是一次性贡献者，还是有相互竞争的目标。

除了为日常任务提供支持系统外，团队还需要帮助来了解总体情况，每个项目如何支持该愿景以及每个团队成员有望做出的贡献。

为什么企业协作很重要？

在Inc.com上的文章中，指出了协作的两个不可否认的好处：

1、通过社交工具，SparkleComm，视频会议等内部协作，可以提高生产力。

2、通过用户论坛，博客评论，社交媒体，实时网络研讨会，会议和聚会与客户，合作伙伴和供应商进行外部合作，您可以收集反馈来提高创新能力。

跨职能团队协作以及与利益相关者的外部协作可以提高效率和效力，这是有道理的。打开沟通渠道后，可以轻松找到所需信息或寻求同事和客户的反馈和帮助。

除此之外，协作还可以帮助组织满足最重要的业务优先事项，例如改善业务流程和降低企业成本。Aberdeen Group对299个组织进行了调查，发现了企业范围内协作的重大好处：

 - 客户服务指标提高53％
 - 员工生产力提高49％

该数据证明企业协作可以帮助团队和客户。当流程得到改善并且沟通变得更加有效时，团队成员可以专注于为客户提供价值。

企业协作如何提高项目生产力？

企业协作通过整体方法提高了项目生产率。首先，首先要评估一下您的团队今天的位置。哪些工具，工作流程和系统已经到位？这些在短期和长期如何帮助或损害进展？

在确定了哪些方面需要改进之后，就可以继续进行战略。通过同时与协作者讨论将业务目标，项目目标和团队目标之间的点联系起来。在甚至开始建立新的工作方式之前，您必须使每个人都在同一页面上。这正是企业协作的第一阶段所做的。

然后是时候尝试新策略，检查结果并根据需要进行调整了。这些步骤通常很长且涉及很多，但对于弄清楚如何最大程度地发挥团队潜力至关重要。在您进行的过程中，积极聆听人们对他们的项目生产力的评价，并准备对正在或不起作用的内容应用反馈。

当您通过这种方法来进行项目管理时，您可以通过强大的交流实践（例如集中式文档共享和@提及）使每个人都参与其中，从而直接提高协作者的参与度，从而提高工作效率。

安排工作流程的所有组件还有助于在故障发生之前就进行预测。它还使尝试新事物变得更加容易。这是提高生产率的重要组成部分，因为众所周知，如果您始终做您一直做的事情，您将获得相同的结果。

企业协作面临哪些挑战？

企业协作的首要挑战是复杂性。考虑到竞争的声音和优先事项，即使是最简单的工作流程也很难整理。例如，假设一家营销机构正在与一名自由设计师合作开发客户的网站。如果客户更喜欢动手操作，则需要有一个强大的企业协作系统，以防止他们的反馈妨碍前进。

然后是决策。诸如任务管理，会议安排和工作流程指定之类的选择都可以从每个参与者的参与中受益。但是，如果项目经理或主管不创建规则和系统，则很容易造成误解，在没有咨询团队成员的情况下就承诺交付成果，并制造其他问题，使客户和合作者不满意。

即使您的团队已经拥有自己完成工作的内部方式，也可能很难将新手作为一次性贡献者而加入。企业协作本来就是敏捷的，因此，如果您的团队需要在任何阶段调整其流程，那么您都需要快速适应，重新预测并保持一切运转而不会错过任何节奏。

归根结底，在企业中使用企业协作可以节省每个人的大量时间和不必要的麻烦，即使这需要一点点设置或习惯。

企业协作始于文化，而非工具

在过去的十年中，企业协作工具的数量激增。尽管它们是有益的工具，但对于希望立即高效进行团队合作的组织而言，它们并不是开箱即用的解决方案。

毕竟，任何承诺合作的技术都无法独自带来改变。内部文化必须同时发生转变，从个人孤岛到透明而慷慨的思想和资源共享。这种转变不会在一夜之间发生。您的组织必须每天在其实施的流程和执行的策略中进行工作。

良好的企业协作习惯可灌输到您的组织中 您可以开始在宏观和微观层面上将企业协作习惯注入到您的组织中。两种最重要的习惯包括：

 - 将所有项目更新整合到一个源中，这样每个人都可以轻松参考最新信息。
 - 注意项目，阶段甚至单个任务的现实时间表。
 - 注意在预算，资源和人员的实际限制内工作。

为什么要投资企业协作软件

进行企业范围内协作的一种方法是让团队习惯于在协作平台内共享信息。选择一个平台，该平台可以在长电子邮件线程之外实现文件共享和打开对话。

您必须采取一些小步骤，让个人自愿分享他们的工作量，上传他们正在处理的文件，评论最佳实践，甚至吸引其他人参加他们的项目以进行跨团队协作。但是，一旦像共享信息的习惯这样简单的事情在公司文化中根深蒂固，就很容易为企业团队之间的广泛协作建立流程。

向您的公司介绍SparkleComm作为企业协作平台

交流公司范围内项目系统的最佳方法是通过**

SparkleComm**的高度可视化系统，该系统使您可以随时随地进行调整，并在不牺牲生产力的情况下添加来自外部协作者的输入。

SparkleComm可以帮助您的企业组织在各个级别上改善跨团队协作的沟通和交流。立即开始免费试用，然后与您的团队一起试用。

您如何确定优秀的远程工作者？

当您需要扩展虚拟团队时，招聘过程会感觉像是完全不同的挑战。您应该如何在不面对面的情况下判断某人是否合适？

正如您在招聘任何职位时所做的那样，您需要寻找针对特定职位的技术能力。但是，软技能在远程角色中也很重要。需要注意的一些最重要的技能包括：

 - 自我激励
 - 优先级和时间管理
 - 组织
 - 通讯

但是，您如何在招聘过程中评估这些功能？以下是寻找最佳人选的一些技巧：

1、请注意他们在招聘过程中的沟通方式。他们会及时回复电子邮件吗？他们的书面沟通清楚吗？您的视频或电话交谈如何？这些交流会告诉您很多有关他们工作和交流的意愿。

2、询问行为面试问题。这些就是考生们害怕的“告诉我……”的问题。这样的问题：“告诉我您在高压期限内的时间”或“告诉我必须在没有太多指导的情况下解决问题的时间”可以帮助您根据实际情况评估上述技能他们分享的例子。

3、询问他们在远程工作的经验。如果他们以前有担任远程角色的经验，请询问他们的情况。如果他们没有在远程团队工作的经验，您仍然可以询问他们对远程工作有什么吸引力，以及他们认为最大的挑战是什么。这些答案可以揭示出他们是否会在您的团队中成长。

您如何将新员工引入虚拟团队？

您有一个新员工加入您的远程团队，并决心让他们感到欢迎。

如果您不能给他们做办公室旅行或邀请他们参加全团队的午餐，还有其他几种方法可以使他们加入公司，并使他们对他们的角色和您的团队感到兴奋。

1、安排视频通话：高达40％的员工在工作中感到被忽视和孤立，当员工不在同一物理空间工作时，这种情况会加剧。当您雇用新员工时，请进行团队视频通话，这样他们可以结识将与之紧密合作的所有人员。进行破冰游戏或某种了解游戏的奖励积分。

2、使用伙伴系统：将新员工与团队中的其他人配对可以有效。您的新团队成员将拥有一个受信任的人员（直接管理人员之外），他们可以向他们询问有关在哪里可以找到特定文档或谁负责批准PTO请求的问题。

3、建立一个入职系统：有很多要跟踪何时入职新员工。删除重要的方面，例如登录或培训很容易。记录正式的入职流程，以便确保跨过T并加点I。这也使您可以招募新员工，使他们知道在最初几周和几个月内的期望。使用我们的员工入职模板，使此操作变得更加轻松。

4、经常签入：认为您的员工刚开始的几周只是“新员工”？再想一想。您的入职时间至少应延续到员工的前90天。经常签入，这样他们就可以完全支持您的团队，从而得到支持。这很重要，尤其是当您考虑到有29％的雇员在其职业生涯的某个时候在工作的前90天内辞职了。

管理远程工作者很困难，但是您也是如此

管理远程员工绝非易事-尤其是当感觉世界已经崩溃时。

领导力需要投入和艰苦的工作，无论您是亲自进行还是远程进行。幸运的是，本指南将为您提供管理虚拟团队所需的所有信息，这些团队不仅表现出色，而且参与度高且满意度高。

发挥这些策略的作用，您将充满信心地进行远程工作。

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管理团队是艰巨的工作。根据一份报告，中层管理人员报告说，在典型的五天工作周中，将近三天半的压力。但是，当您管理远程工作者时，领导力变得更具挑战性。

当工作人员分散并且无法并行工作时，您将无法立即了解每个人的工作情况。电线被打断，重要的信息在混乱中迷失了，挫败感不断增强。

不要惊慌。我们正在挖掘您需要的一切，以使您更有信心-减少混乱，从而管理远程团队。

为什么远程团队是未来的重要组成部分

远程工作不仅是未来的重要组成部分，还是现在的重要组成部分。当COVID-19大流行病要求亲身团队突然离开办公室时，远程工作激增。斯坦福大学的研究表明，目前多达42％的美国劳动力全职在家工作。

但是，除了全球流行病之外，远程工作多年来一直是热门话题。Buffer的2020年远程工作状况报告发现，高达98％的员工希望在余下的职业生涯中至少有一部分时间需要远程工作。

为什么远程工作对雇主和雇员都如此吸引？这种工作安排具有许多优点，包括：

1、提高生产力：在FlexJobs调查中，有66％的受访者表示，他们在家庭办公室中的生产力要高于传统办公室。他们列举了同事更少的打扰，更少的干扰和安静的环境，这是他们能够更高效地完成任务清单的几个原因。

2、更好的工作与生活平衡：远程团队通常在职业和个人生活之间享有更好的平衡，这对员工来说很重要。盖洛普（Gallup）的一项调查发现，有53％的员工表示，让他们拥有更大的工作与生活平衡的角色对他们来说非常重要。

3、更大的人才库：对于经理和雇主而言，最好的福利之一是他们的人才库不受位置的限制。您可以为空缺职位选择最佳人选，无论他们目前居住在哪里。

结合所有这些优点，您将拥有一个快乐而高效的远程团队，可以在各自的沙发和家庭办公室中出色地完成工作。

管理远程员工有哪些挑战？

远程工作提供了很多好处，但是远程管理并非没有挑战。当您和您的团队成员并肩工作时，您可能会遇到很多独特的障碍。让我们涵盖一些最常见的问题。

透明度和可见度

您知道旧的陈词滥调是视而不见吗？这可以很容易地在您的虚拟团队中发展。

当您的团队成员对其他人正在做的工作缺乏了解时，他们会感到孤立和孤立。

另外，远程工作人员感觉对其经理和团队成员不可见。他们可能会觉得自己在真空中工作，而他们的辛勤工作却未被人注意和赞赏。不幸的是，当您的远程团队成员没有被别人看到和重视的时候，他们就没有那么创新，协作和支持。

沟通与协作

有效的沟通对任何团队都是一个挑战。但是，这对于远程团队来说是一个更大的挑战。

人们没有机会在传递过程中进行快速对话，也没有机会让团队成员偷听别人提到的重要内容。团队成员需要有意识地公开交流。

这并不是每个人都自然而然的，因此也难怪Buffer的2020年远程工作状态报告将通信和协作确定为远程工作的最大挑战。

保持积极的公司文化

您的公司文化与员工息息相关。在Nulab的一项调查中，83％的员工表示，在选择工作地点时，公司文化很重要。

但是，当整个团队分散时，您的文化很难培养和维持。没有有趣的团队外地，欢乐时光或午餐。您需要更加有意识地做另一件事。

追踪生产力

当您管理远程员工时，您不能在办公室门外偷看，并确保团队努力工作。远程管理需要高度的信任，以及一些用于监视生产率的有效系统。

许多经理转向时间跟踪应用程序，以密切关注团队的工作量。幸运的是， 一项调查中有79％的受访者表示，他们相信雇主可以监控自己与工作场所有关的活动。

管理远程团队的解决方案

领导远程团队成员涉及多个挑战，但是好消息是他们并非无法克服。

另外，技术在您身边。正确的技术堆栈可以帮助您管理一支积极高效的远程团队。以下是您应该绝对包含在工具包中的一些解决方案：

1、项目管理软件：一个协同工作的管理平台，像Wrike给你的团队的可见性任务，期限和任务。团队成员可以轻松掌握自己的工作面，但也可以缩小以了解整个团队或整个组织正在开展的工作。

2、时间跟踪解决方案：如果您担心团队远程工作时生产力会下降，那么时间跟踪应用程序可以增强责任感，并为您和您的团队提供可用于高效工作的真实数据。

3、视频会议工具：不幸的是，超过三分之一的远程工作人员表示，他们从来没有与团队面对面。但是，有40％的人表示这将帮助他们建立更深的关系。即使您不能在同一房间，也不要低估面对面交流的重要性。视频会议软件是面对面交谈的第二好选择。

4、即时消息传递平台：您的远程团队需要一个渠道用于快速对话，从与工作有关的问题到有关周末的闲聊。即时消息传递平台可帮助您的团队彼此联系并建立更有意义的纽带。