标签: 电话会议

由于COVID-19 ，移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工，客户，团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议，以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是，当然，虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区，虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务领导者，专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作，提供更好的项目成果，并在多个时区建立人才，创意和技术团队。

但是，仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制，并不意味着领导者和管理者应滥用对他人时间和工作时间的访问权。变焦疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语，可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康，以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践，可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南，您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战，您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并引导有益的电话会议。

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词，它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易，因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是，具有创造性和技术性角色（如设计，编写和软件开发）的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时，他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单：安排更少的会议。作为项目经理，您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议，限制会议持续时间，并使用SparkleComm等协作工作区来处理快速问题和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议，您可能仍会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理，您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样，如果您遇到技术挑战，您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划，而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示，而面对面的会议则不像肢体语言，语调，步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题，并帮助您清楚地传达关键点。

 1. 事先分配清晰，简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。
 2. 为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一：消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。
 3. 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音，并在通话期间坐在安静的地方。
 4. 使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员，并记住当您需要每个人的回应或贡献时，请按姓名呼叫每个人。
 5. 坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛，偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议，那么他们很可能会准备就绪，精力和精力更加集中。
 6. 始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前，请每个人问他们接下来的步骤，以确保每个人都知道自己的责任。

遥远的时区

有时，您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友，客户或利益相关者。

作为项目经理，您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表，但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议，特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时，您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议，充满动力的团队以及成功的总体机会。

使用SparkleComm，使虚拟会议中的问题成为过去

从面对面会议过渡到远程会议可能需要很多时间才能适应。幸运的是，SparkleComm帮助团队组织会议记录，创建和分配任务，跟踪项目进度以及管理团队工作量。

试用我们的技巧应对虚拟会议的挑战，然后开始使用我们灵活，强大且协作的工作管理软件。立即申请免费试用！

轮到你了！

是时候将您的知识付诸实践了。

尽管面对面会议是理想的选择，但仍有一些方法可以升级您的虚拟会议，因此同样有效。需要记住的一些关键点：

 - 总是自我介绍并分享重大胜利
 - 穿着得体，尊重演讲者
 - 提出有趣的问题并避免多任务处理
 - 保持步调并专注
 - 总是仔细检查动作项目

如何使虚拟会议变得有趣

无论是快速呼叫，协作会议，与客户相关的会议，还是出于某些其他原因，所有讨论的目的都是为了满足关键的组织需求。

但是，虚拟会议有时会变得无聊，因为人与人之间的联系可能会丢失-参加虚拟会议可能会非常不堪重负，尤其是对于新员工而言。有时，羞怯会剥夺员工与其他团队成员建立联系的机会。

反过来，这阻碍了有效的协作和决策。现在该到了时候，我们考虑一些独特的方法了，这些方法可以使远程团队彼此融洽相处。建立信任和归属的基础只需要一点额外的努力。

除了标准做法外，还必须让每个人都参与并参加远程会议，以激励与会人员并保持参与。

以下是改善虚拟会议并使之更具生产力和包容性的几种方法：

 - 使会议更具互动性和吸引力的最有用的方法之一是从破冰船会议或活动开始。一旦参与，它将使每个人都感到包容。他们将在整个会议期间保持参与。

 - 您可以合并一些简单的游戏，这些游戏有封闭式问题或可以选择的选项数量有限。

 - “两个真相与一个谎言”游戏也可以使会议环境更加活跃，从而使团队参与其中。

 - 使用“单词联想”测试对团队的智力理解。这是一种让人们开箱即用的思维方式并不断前进直到玩家无法在链中添加更多单词的好方法。

 - 宠物总能照亮一天。带上您的宠物参加会议，并向同事介绍您的皮毛婴儿。在下一次会议的前五分钟，让大家的宠物共享屏幕。

 - 展现您的艺术风格，并在下次远程会议上上传视觉上吸引人的背景

 - 安排一个虚拟的欢乐时光。这是一种很好的联系员工的方式，可以让他们摆脱压力大的工作时间。

您在虚拟会议邀请中输入了哪些信息？

主持会议需要适当的礼节，以便将商务会议邀请发送给预定的参与者。首先，请确保您的会议邀请看起来正式而专业。

与常规会议相比，虚拟会议有不同的邀请。当您发送会议邀请时，诱使您快速邮寄邀请，以确保来宾不会在预定时间安排或接受其他会议的邀请。

如果您想知道会议邀请的外观，那么本综合指南将告诉您会议邀请所需的一切。

简洁的主题行

以主题行开始邀请，并确保其简短，简单且易于理解。另外，它应该包含日期，会议名称以及关于您要发送的邀请类型的线索。

这样，人们就知道您在什么时间安排会议，并且无需阅读整个电子邮件就可以了解会议议程的内容。

个人介绍（可选）

如果您与平常的会议对象不同，则应在邀请电子邮件的顶部添加简短的个人注释，以使他们知道谁在请求会议。

例如，一个简短的注释，例如“大家好，我希望在项目启动时见到大家！” 或“这是我们即将进行的演示的邀请电子邮件。” 这些可以帮助人们回想起从谁那里接收电子邮件以及用于什么预定目的。

准备要求（可选）

如果您需要与会人员准备一些报告，事先进行设计审查或预先收集有关某些主题的信息，请确保提供准确的说明以明确期望的内容，以免被错过。

会议日期和时间（必填）

必须在会议邀请的电子邮件内容中提及日期和时间。最好在写日期时拼写出几个月，以方便不同位置的人们理解简单的日期格式。另外，包括时区并找出被邀请人的正确时间。

位置/媒介：面对面或在线（必填）

如果是物理会议，则需要提及将要召开会议的物理位置，例如会议室。

在虚拟会议中，加入远程讨论的链接将是位置字段，音频准则或任何特定的系统要求。另外，为虚拟会议添加电话号码，因为这样可以使移动电话中参加会议的人们更加轻松。

会议目标（必填）

安排会议的原因，目标。您可以在电子邮件邀请中的简短行中包含会议目的。会议的成果或目标将实现。

议程（可选）

需要包括会议议程，以使参与者知道会议中要讨论的主题或与之相关的任何指示。

此外，如果您的会议围绕审阅文档，报告，提案或某些研究结果而进行，那么最好事先将这些文档附加在同一封邀请电子邮件中。另外，如果参与者无法通过电子邮件访问和查看它们，请在这些文档上附加一个链接。

受邀者名单（可选）

最后，在您的电子邮件邀请结束时，列出将参加会议的所有参与者的姓名，以便所有人都知道与谁进行讨论。

点击SparkleComm开启您的虚拟会议吧！！

5.提前加入

领导者-在这种情况下，您-应该总是在开始通话之前至少5分钟加入通话。没有人喜欢领导迟到的会议。在等待大家加入的同时，准备聊天和闲聊。在每个人都加入之前不要开始正式的介绍，而要与其他人聊天几分钟。

通话中

每个人都在这里，您已经开始了SparkleComm电话会议。下一步你要怎么做？既然大家都认识，那就参加会议吧？无论上下文如何，在通话过程中您都应该做一些事情，以便召开富有成效的会议。

1. 陈述议程

这是启动对话的一种简单方法。陈述一下您发出的议程，并询问是否有人想立即添加任何重要项目。这样您可以控制会议并确保您不要浪费时间在无关紧要的话题上。

2.自我介绍

您不仅应该在开始时自我介绍，还应该介绍其他人。即使您认识所有参与者，也总是一个好主意。您也可以要求他们自我介绍。唯一可以跳过的时间是，如果您与同一小组举行例行会议，或者每个人都一起工作。 

3.用名字提及人，这样每个人都知道谁需要回复

该技巧对避免混乱至关重要，但很少有人这样做。在整个会议中，提出问题或希望得到答复时，请始终与他人交谈。这避免了谁应该回复某事或每个人都在等待其他人接下来讲话的尴尬混乱。它还可以让人们知道谁在答复，因为人们可以通过电话听到相同的声音。 

4.使自己和其他参与者静音 

这是一个基本的电话会议提示，但令人惊讶的是有多少人需要提醒。在电话会议期间，无论您是在咖啡厅，办公室还是在家，您是否真的想让所有人都知道？更糟糕的是，许多麦克风发出的背景噪音会使其他参与者感到迷惑甚至震耳欲聋。作为主持电话的人，您可能也有使其他人静音的工具，因此可以使用它。

5.整个通话中的时间检查

在整个通话期间进行定期时间检查。它提醒每个人保持正轨，不要分心。这也是向所有人显示电话会议即将结束的好方法。 

6.适当结论

当您最后结束讨论时，适当地总结一下。这可能意味着总结讨论，重申所做的任何决定或提示参与者后续行动。如果是定期会议，请提醒所有人下一次通话的时间和日期。

通话后

召开一次有效的电话会议是否就需要这一切？不，即使在结束会议后您仍需要做一些工作。一旦你有你的会议记录准备好了，将其发送给大家。不要忘了包括任何已达成共识的决定，并提醒每个人有关在需要时继续从上次中断的地方继续工作的需要。 

最后，请确保安排后续会议或讨论后需要采取的其他措施。您还可以要求电话会议提供反馈，并考虑下一次进行任何改进。 

注册免费试用版，并使用SparkleComm改善您的电话会议。

请记住，所有电话会议都是唯一的，因此虽然一个会议的介绍是必要的，但其他会议可能不需要。电话会议的每个人都处于远程状态，而只有一些人正在拨入电话会议，这也是一样。

1.测试设备

在开始电话会议之前，先测试一下设备。不仅仅是您的计算机。检查您的互联网连接，将使用的耳机以及您可能需要的任何其他设备。也不要忘记该软件，尤其是如果您以前没有使用过此特定解决方案的话。确保一切正常后，它应该提醒其他参与者也要这样做。如有需要，可以帮助他们设置设备。可能需要做很多工作，但您会对电话会议的效果感到惊讶。

许多企业使用单独的会议系统，该系统未连接到普通电话。由于每个人每天都不使用该解决方案，因此很难使每个人都在同一页面上。相反，您可能需要考虑一个包含内置会议解决方案的商务电话系统。如果您打算进行定期电话会议，则托管的VoIP服务（如SparkleComm VoIP）是一个绝佳的解决方案。

2.了解软件和硬件

现在您已经知道硬件和软件可以工作了，是时候更好地了解它了。您应该了解用于静音和取消静音的软件和物理按钮。您想要做的最后一件事是听到一些参与者发出的背景噪音或由于有人在家中而在背景中大喊大叫。 

您应该熟悉的其他功能是打开和关闭摄像机。很多时候，电话会议由于突然离去或由于参与者在不希望的时候打开相机而中断。另外，请确保您知道如果碰巧离开或其他原因导致退学，如何重新加入通话。

3. 确定参数

即使在发送议程之前，这也是您应该提前做好的事情。确定电话会议的参数

• 您会允许还是阻止视频？
• 如果有人想通过音频加入，可以吗？
• 参与者可以按照自己的部门要求加入或离开，还是每个人都必须从头到尾都在那儿？
• 通话会设定时间还是您需要继续进行直到做出特定决定？

这些细节对于每个人都非常重要，因此他们可以进行准备。您真的不想在星期一早上举行电话会议，而电话会议要花4个小时而没有事先通知，使人们感到惊讶！

4. 发出议程

一旦有了参数，就该发送议程了。这听起来可能有些过时，但议程可以帮助所有人了解通话的目的。制定会议议程增加了召开有效电话会议的几率。清楚说明会议主题，呼叫开始和结束的时间，所有参与者的姓名和角色以及任何其他相关详细信息。如果您的呼叫有很多参与者，则可能有助于指定一个记录员或记录呼叫，以便您以后记下详细信息。

虚拟会议最佳实践

自我介绍

听起来很明显，有时人们需要提醒一下，并不是每个人都熟悉虚拟电话。

尤其是在远程团队中，通过让每个人介绍自己并分享自己的工作（而不是他们正在做的事情-保存状态更新）来启动虚拟会议是个好习惯。

除了介绍外，还可以通过让与会者走动并分享胜利或自上次会议以来发生的积极事情来传播积极态度。发起大型活动，与潜在客户会面或仅完成 任务都可以。

您会发现，在一个组织中，只有一个人不能成就大多数成就。分享这些胜利可以帮助全面提高士气-从右脚开始会议。

注意你的举止

当涉及到时间差异时，总是有可能在凌晨或深夜安排虚拟会议。在这段时间里，会议礼节和举止落在了路旁，所有希望举行富有成效的会议的希望都荡然无存，没有多少咖啡可以节省下来。

提醒自己练习适当的会议礼仪可以使您保持专注和投入，并对参加者表示尊重和考虑。这样做时，您会发现其他人在轮到您发言时也会给予您同样的尊重。请记住一些会议方式：

 - 衣着端庄
 - 准时或早到达
 - 关闭所有不相关的标签或浏览器
 - 不要检查您的电话或电子邮件
 - 在其他人出席时使麦克风静音
 - 切勿进行边际对话
 - 在演示结束时保存问题
 - 谢谢大家的时间

吸引参加者

登录，关闭视频以及从心理上退出虚拟会议（按此顺序）非常容易。但是，关闭视频会使您更容易分心，并导致多任务处理-这对您没有任何帮助。

即使在最繁忙的日子，拟虚会议中的多任务处理也不会给您带来任何好处。您不仅减少了对会议的关注，而且与单独处理相比，在多任务处理中完成相同的任务要花费多达 40％的时间。所以没有人赢。

打开视频可以提高注意力。由于每个人都在互相看着对方，这阻止了与会者检查电话或写电子邮件。

领导力解决方案咨询公司总裁，美国管理协会为期三天的研讨会“领导的虚拟和远程团队”的创建者和主持人唐娜•丹尼斯（Donna Dennis）建议进行讨论，并让所有人在会议中分享自己的角色，然后再进行讨论。她说：“您可以从面对面进行的所有模拟都很好。”

鼓励解决问题和反对想法。演讲后再听演讲会阻碍外部思考和思想交流，并可能导致 集体思考。支持分享所有问题和想法（无论它们多么“遥远”），并愿意就重大决策进行公开讨论；而把判决留在门口。

保持专注

随着与会人数的增加，跳出话题并使整个虚拟会议脱轨变得更加容易。这导致会议拖延，参与者失去兴趣，并且没有实现会议目标。

那么，我们如何避免从一个主题跳到另一个主题并保持原样？罗杰·施瓦兹（Roger Schwarz）是《聪明的领导者，更聪明的团队：您和您的团队如何获得结果的秘诀》的作者 ，在《哈佛商业评论》中写了一篇 文章，内容涉及如何避免出轨：

 - 在下车之前，先在赛道上达成协议。 事先让所有人都同意会议的主题和目标。
 - 在继续之前，请确保您已涵盖所有内容。与其说“好吧，让我们继续”，不如说“我认为我们已经涵盖了主题A的所有内容。每个人都准备好进入主题B了吗？”
 - 测试您对会议出轨的假设。如果有人选择提出一个外部话题，请通过以下方式质疑两个问题之间的关系：“迈克，我不确定您对X的观点与话题B有什么关系。您能解释一下两者之间的关系吗？？
  - 满足所有会议目标后，结束会议！感觉您不需要占用日历上阻止的整个小时。通过尽早完成会议来庆祝工作做得好，这样每个人都可以抽出几分钟时间来喝杯咖啡或完成某些任务。

查看后续步骤

重要的是要记住，在虚拟会议中，您必须为未来制定路线图。富有成效的会议将时间花在专注于前进而不是回头上。

当面授课时，您可以与有影响力的演讲者结束会议，并在剩下的几分钟中吸引所有人的注意力。但是，很难在线传达相同的消息。会议结束时，大多数与会者的手指都在“结束会议”按钮上。

结束会议之前，不要回顾演讲动议或模棱两可的“还有什么要讲的吗？”，而是回顾一下您已完成的工作以及接下来将要发生的事情。总结重大决策，并召集负责执行行动的人员，以确保行动是首要任务。约定截止日期，并通过在工作管理工具中创建和分配任务将其锁定。将演讲稿保存为当面。

当您结束所有人的虚拟会议并就下一步的工作达成一致时，您将开始看到您的会议变得更加富有成效和效率。

虚拟会议已成为现代工作场所工作流程中不可或缺的一部分。尽管它们在工作连续性和沟通中起着至关重要的作用，但是要最大限度地提高远程会议的效率和有效性仍然是很大的挑战。

自然，远程会议的方法与常规的面对面会议有很大不同，因此人们自然以独特的方式进行响应和交互。但是，并不是所有情况下都适合使用远程会议，因此了解何时以及如何利用此技术至关重要。

让我们学习进行有效的虚拟会议所需的所有知识。

虚拟会议如何工作？

虚拟会议利用的技术使个人可以使用Internet连接通过视频和音频进行连接和协作。这是远程工作人员之间的实时交互，以实现共享的目标或计划。

有趣的是，虚拟会议比常规的面对面会议更容易计划和进行。对于许多人来说，这就像启动笔记本电脑并设置一个远程会议应用程序一样容易，其他人也可以“收听”。

您需要转动相机，以便其他人可以看到您，并且需要一个麦克风让其他参与者听到您的声音。此外，买一副耳机或头戴式耳机也是个好主意，因此您可以听别人说什么，而不会打扰周围的其他人。

远程会议有什么好处？

虚拟团队会议为大小企业都提供了无数机会。

无论是参与，跨位置和部门之间的沟通，还是其他潜在的交互，远程会议都是可扩展的且具有成本效益的选择。

以下是对远程会议最常见好处的一些深入见解：

降低成本

老实说-运营和差旅成本会迅速增加公司的支出。虚拟会议可以大大降低公司的管理费用。通过单击远程会话，您可以立即方便地与您的团队和同事互动。

此外，您可以进行内部和外部沟通，并保持健康的关系，而无需上下班。当您进行在线会议时，办公用品，水电，材料等运营支出也将稳步下降，从而节省了企业的时间和金钱。

远程会议使您可以在任何地方与任何人见面，并单击按钮即可提供有关与会者，持续时间，讨论等的详细信息。它还可以根据需要通过自动注释，转录和翻译来简化会议-在面对面会议中，您必须记笔记以跟踪关键点。

改善内部和外部沟通

虚拟团队会议鼓励明确的交流和更好的互动。当每个人在屏幕上都是一个正方形时，人们会迅速学会直接与需要的人进行交流，以及在需要时进行交流，而无需亲自去办公室。

此外，它还可以在虚拟环境中促进健康的工作环境。员工可以通过聊天和Messenger选项更好地建立联系并相互了解。远程协作可以促进沟通，促进协作。

只要主持人始终处于控制之中并阻止干扰并阻止人们互相交谈，一站式就可以实现很多成就。

借助远程会议，距离不再是障碍，您可以在各个位置与客户联系，并与他们建立并保持健康的联系。

节省时间

不可否认，远程会议可以为员工和雇主节省大量时间。

通勤的麻烦，寻找停车位，在加油站停车都不再需要-虚拟会议消除了旅行的需要，并节省了您可以在其他地方更有效利用的时间。

提高生产力

生产力对于公司的成长至关重要。在舒适的家中进行快速的虚拟会议可以激发更高的效率和产出。结果，您可以提高工作效率，这可以帮助企业产生更多的利润。

同样，即时在线会议比常规的面对面会议要有效得多，在常规的面对面会议中，每个人都走到会议室，花时间解决问题，并将会议至少延长10-15分钟。

总而言之，人们可以更快，更高效地完成工作。您可以设置计划，安排时间表，相应地管理时间，并对其进行优化以提高生产率。此外，您还可以管理环境并删除令人分心的东西。

加强跨团队合作

合并的远程会议可以改善跨团队和整体协作。由于您不必依靠公司中的其他人员将您与需要交谈的人联系起来，因此可以促进有效的协作。

此外，对团队进行集中管理，每个成员都可以与相关人员访问，共享，查看和交换文件。它促进透明，安全和快速的通信。在线平台具有促进跨职能团队之间成功进行虚拟协作的多种功能。

远程工作人员优先考虑敏捷性，移动性和无缝的通信方法，这使他们在远程工作时可以毫不费力地实时协作。尽管虚拟会议不能完全取代人际关系，但可以促进员工之间健康，平衡的沟通和协作。

全球人才库

远程会议是一种与全球人们建立联系的有效方式，否则将无法实现。它使您可以快速查找，与地理上相距遥远的其他人建立联系并建立关系。

此外，在招聘人力资本方面，企业有更广泛的选择。新员工不一定必须是本地员工。他们可以居住在世界任何地方，并在需要特定技能时为公司提供寻找和雇用人才资源的机会。

通过虚拟会议，地理障碍不会阻止公司探索全球人才库并寻求最佳资源来扩展业务。

虚拟会议最佳实践

参加虚拟会议的想法可能对您而言并不陌生。您已经参加了许多在线会议和研讨会，以了解发生了什么。

而且总是一样的。

您找到一间房间（最好是安静的房间）并具有良好的Internet连接，然后启动该虚拟会议软件，只是发现甚至没有一半的与会者在线，主要演讲者的麦克风正在进进出出，所以您无法理解一个东西，谁在发出令人讨厌的嘶哑声？

让我们面对现实：虚拟会议很少方便。人们分心，没人愿意打开视频，演示总是比他们需要的更长。

根据我们的虚拟会议调查，只有30％的受访者表示他们的大部分或全部（80-100％）在线会议富有成效。但是虚拟会议不会很快消失。

如果您正遭受这种虚拟协作不景气的困扰，那么现在该是有关如何举办有效的虚拟会议的进阶课程的时候了，这样您的团队就永远不会在再次拨入时退出。

虚拟会议与面对面

关于哪种方法更有效没有争议：面对面会议无疑是赢家，有68％的受访者表示，他们更喜欢面对面会议而不是虚拟会议。但是，重要的是要了解何时安排虚拟会议和面对面会议是合适的。

当与某人面对面会面时，您会得到他们的不间断关注，并且可以看到他们的肢体语言。面对面的互动最适合与潜在或当前的客户会面和工作面试。

但是，当团队处于远程状态且没有其他选择时，虚拟会议对于制定重大决策和推动业务发展必不可少。

让我们讨论一些有效的虚拟会议的技巧，并听取 一些专家的 意见，以帮助他们提高会议的生产力和吸引力。

点击SparkleComm开启您的虚拟会议吧！！

在过去的二十年中，课堂中的技术采用量有所增加。交互式白板，平板电脑和笔记本电脑几乎取代了传统教室的黑板，教科书和笨拙的台式计算机，并且今天的老师和学生可以使用数十万种旨在增强学习体验的应用程序，视频和在线课程，例如进行SparkleComm视频在线课程。

现在，在全球大流行中，技术在我们的孩子的教育中承担了更大的角色。在COVID-19爆发的高峰期，由于学校停课，全世界有超过15亿儿童被带出教室，这又迫使远程教学技术得到广泛采用，并暂停了亲自授课。

人们严重怀疑教育是否会回到原来的状态。在最近的师生调查中，有83％的学生和89％的老师认为COVID-19大流行将对高等教育中的学生产生持久影响。但是可以肯定的是，无论是将教室永久性重新开放，还是将更多的在线/面对面混合方式成为新的规范，技术将成为教育经验的中心。因此，作为一名教育工作者，您如何使用技术来确保您的学生无论在教室里，在网上还是在这两者上，都能继续获得应有的教育和个人指导？ 

作为在如此艰难的时期中帮助成千上万的教育者和学生保持联系的公司，我们毫无疑问，技术解决方案不仅可以维持并能丰富儿童的教育。

我们将介绍的内容：

课堂技术的6大好处

在教室中整合技术的几种方法

为新的重返校园世界准备教室

让我们从仔细研究教室中技术的优势开始。

课堂技术的 6大好处

技术向教育系统的扩展经常会引起学生对工作分心或作弊的担忧。但是，即使技术可以为这些问题提供新的表达途径，但这种担忧仍然大大忽略了技术可以在教学和学习经验上带来的巨大好处。 这里只是其中一些：

1.学生参与

课堂技术使单个学生有更多机会积极参与他们的学习资料，使课程变得更加有趣和愉快。例如，您可以使用模拟工具向学生展示行星系统如何工作以及细胞如何分裂，让您的学生尝试使用交互式建模工具来了解他们的干预措施如何影响其设计，或者可以使用谷歌地图教给他们有关世界的信息。   视频也是向学生展示更复杂概念的好方法，而游戏化的学习活动可以使传统上沉闷的记忆数学公式或词汇的任务更具吸引力，至少可以打败一个无聊的教科书。而且类似SparkleComm的统一通信技术也可以鼓励更广泛的学生参与，例如采用SparkleComm中的视频会议、电话会议技术的保密性和匿名性可能会使害羞的学生参加全体活动。

网络会议对于企业来说仍然有些新鲜，但是功能却越来越好。每个公司都有与硬件或软件相关的独特产品。那么，电话会议的最新趋势是什么？

• 视频会议

视频会议不是最新的发明，但在团队协作方面却是向前迈出的重要一步。标准的电话会议始终依靠语音，主要是因为视频技术还没有达到标准。但是，现在可以肯定地说，高清视频会议终于成为了行业标准。

在视频会议中实时查看与您交谈的人有很多好处。当您召开大型会议来激发情感并需要决策时，这是一项重要功能。与所有寻求最大程度提高团队生产力的公司一样，您可以使用SparkleComm的高质量音频和高清视频进行会议。

• 云储存

基于云的数据存储可能是业界最佳的持续趋势之一。基于云的业务解决方案还有一个隐藏的好处，那就是它们启用了许多其他有用的功能。

• 文件传输

一个繁忙的组织总是充满了需要不断关注的文件和文档，将所有这些都放在一个位置总是一个好主意。会议期间会传递更多的信息，文件传输是一个很好的功能。借助文件传输功能，团队成员可以轻松地将重要文档相互传递，并且不会丢失。

文件传输是Web会议中的重要趋势之一，并且只有借助云技术和存储，它才能变得越来越好。

• 屏幕共享

在传统的团队会议中，很难实现屏幕共享。团队成员通常必须将他的笔记本电脑连接到投影仪上才能炫耀他的作品。

现在，整个团队可以使用SparkleComm电话会议进行连接，并共享他们的屏幕以显示他们的工作。屏幕共享是一个受欢迎的协作补充，将一直保留下去。

• 记录会议

尽管需要额外的设备和劳动力，但企业始终能够记录他们的会议。现在，您只需单击“记录”按钮，整个团队会议就被记录并存储在云中。

几乎所有提供商都开始提供此功能，这是有充分理由的。存储该文件始终是一个好主意，以防万一有人错过了会议，而您稍后又重新讨论了该主题。

• 多设备访问

尽管大多数公司都提供标准的网络访问电话会议功能，但最新趋势似乎是移动访问。提供商正在努力使平板电脑和移动设备都可以访问视频会议，比如SparkleComm，这是非常可喜的变化。

办公室会议很重要，但是今天我们可以选择在机场或海滩使用电话与某人进行电话会议。SparkleComm移动应用程序使用户可以在任何地方，任何时间进行连接，其受欢迎程度正在上升。

• 人工智能自动化

一些提供商已开始尝试使用AI技术来增强用户体验。

当前，人工智能用于语音转录和自动化等事情，但是，看看一点点人工智能可以进一步改善什么将很有趣。

• 通话后报告等

由云存储支持的会议解决方案还能够产生出色的呼叫后报告和分析。这包括从呼叫中收集的某些数据，包括音频/视频质量和其他有用的指标。而且，我们不要忘记所有其他的呼叫后功能，例如可提高生产力的提醒。

电话会议中还有更多趋势，但就目前而言，很难预测这些趋势是否会持续下去。社交媒体集成以及调查和民意调查似乎越来越流行。看到供应商在前进的过程中会提出什么将会很有趣。

4.视频会议系统

由于明天的会议将包括办公室内和远程工作人员，因此企业需要部署电话会议软件，以将分散的劳动力连接在一起。基于云的电话会议软件将视频会议系统的所有组件结合在一起——会议室中的摄像机，麦克风和扬声器，以及远程工作者的计算机或智能手机。

通过像劳格科技SparkleComm这样的基于云的视频会议解决方案，物理会议室中的人们可以通过单击平板电脑来启动视频会议。另一方面，远程工作人员只需单击其日历软件中的会议链接即可加入会议。

5.电源线

如今，员工不停地开会，而他们经常将笔记本电脑和智能手机带到会议室。不要让移动设备用尽电池寿命。公司需要在会议桌上安装电源插座和USB端口，以便员工可以插入电源并为其设备供电。

6.白板

有时，您需要在会议室中使用老式的白板来记下想法或在会议中绘制图表。但是，您也可以部署交互式或数字白板，使员工可以使用手写笔甚至手指在白板上书写或绘图。

这些设备可以支持SparkleComm视频会议，并允许用户保存屏幕并与会议参与者共享屏幕，因此他们不必亲自做笔记。某些数字白板允许用户连接其笔记本电脑或智能手机，以便他们可以将设备中的内容共享到白板上。  

7.视频线

视频电缆对于不需要综合视频会议系统的会议室非常有用。对于可容纳两到四个会议参与者的小会议室，企业可以安装HDMI或DisplayPort电缆，因此员工可以快速将笔记本电脑与电视显示器连接起来共享屏幕。

未来的会议室将所有工人召集在一起

在COVID-19爆发期间，公司离开了办公室和实际的会议空间，但是对于许多人来说，这只是临时决定。当他们返回时，许多人将建立一个混合的工作环境，其中包括办公室内和远程员工。这就要求领导者重新设计其物理会议室，以包括视频会议设备，以支持分散的员工队伍，并使员工无论身在何处都能进行协作。

现代视频会议设备即插即用，并且比过去的早期网真设备更加经济实惠和用户友好。例如，劳格科技SparkleComm是一个基于云的视频会议解决方案，可为企业提供各种规模的物理会议室的高端视频会议体验。它与现成的视频会议设备无缝集成，并且非常易于部署和使用。

借助SparkleComm，会议室中的员工可以通过触摸iPad发起视频会议，而远程员工只需单击一下Google或Microsoft Office日历中的会议链接即可轻松地参加预定的视频会议。该技术使办公室员工和远程工作人员可以一起参加明天的会议，并进行有效的沟通和协作。

我们生活在同一个地球上，随着通信技术的迅猛发展世界在我们面前变得“越来越小”，我们可以一边喝着最喜欢的肯尼亚地区的咖啡，一边与来自五湖四海的工作伙伴交流沟通，这成为现代工作方式中不可或缺的一部分。

随着现代市场经济环境的发展，地域的无边界化日趋明显，每年都有更多的企业走向国际化，为海外客户提供服务。

为了适应工作的环境中变化。电话会议在这个时候就能派上用场。在本文中，讲解了一些关于如何领导有效虚拟会议的办法。

---

1. 准备是关键

和常规会议一样，他们的成功取决于您准备得有多充分。如果您的任务是从头到尾组织会议，而您又是从头开始，那么请注意选择正确的工具。它将使你的会议顺利进行，并让您专注于其业务价值。

选择易于设置的工具

如果你担心为你的电话会议引入一个新系统会花费很长时间，不用再担心了。像SparkleComm这样的解决方案，设置你的账户只需要5分钟。你开始打电话所需要的只是一个网络连接和一个耳机。

保证安全

与在线会议有关，您可能会遇到的一个担忧是，对谁参加会议以及对共享信息的访问权没有多少控制权。通过SparkleComm，会议中可以动态调整成员及成员权限，包括：静音、请入、请出、允许发言、禁止发言、角色调整等。，以确保只有合适的人才能参加会议。

检查工具是否可靠

你不希望把电话会议的前五分钟浪费在解决连接问题或遇到技术问题上——尤其是在与客户开会的时候。尽管您不能防止每一个问题，但做一些研究并查看软件的评论是有好处的。

寻找免费电话号码

如果受邀者从国外打电话给你而不是在线加入你，免费电话号码是必不可少的。这样你才能确保在召开会议时没有经济障碍。

注意日程安排

找到一个合适的日期和时间可能会让你头疼，特别是如果这个会议是国际性的。如果你纠结于设定一个适合每个人的时间，为什么不把它委托给受邀者呢?有了SparkleComm这样的工具，你可以让你的受邀者选择完美的时刻。

事先设定议程

准备充分的议程是成功的关键。首先要确定会议的目的和预期的结果。它将帮助你确定你可以在每个主题上投入多少时间。一个好主意是在电话会议结束时留出一些时间来提问和怀疑。

发出材料

为了充分利用你的电话会议，考虑一下会议期间可能需要的材料。如果目的是讨论某个主题，发送相关材料将有助于节省大家的时间并鼓励讨论。

---

2. 在会议期间

为了确保每个人都能充分利用你的会议，可能有一些规则值得实施。

想一下热身活动

如果你的受邀者是第一次见面，这一点可能尤为重要。 想出一种打破僵局的方式可以使思想交流更加顺畅，并鼓励参与者在事后畅所欲言。

坚持议程

如果你负责主持会议，请确保你一直在关注会议进程并按照议程进行。当一个问题比你预期的需要更多的时间时，考虑组织一个单独的电话来解决它。适度地进行讨论，这样通话就会有效，你也不会被无关紧要的话题分散注意力。

记录电话会议

如果你的呼叫中心软件允许通话录音，充分利用它。把电话录音可以帮助你专注于正在进行的讨论，而不会在以后失去任何重要的想法。出于同样的原因，它对参与者也很有用。

确保每个人都能参与对话

主持人的任务之一就是为每个人腾出发言的空间。如果你正在打电话，任务就有点困难了，因为你无法观察到与会者，并发现一些非语言信号，表明有人试图进入讨论。解决这个问题的一个方法是，在进入下一个议程之前，经常问别人有没有什么要补充的。

将问题转移到单独的时间

如果你注意到问题超出了指定主题的时间，就把它们重新放到单独的地方。这样，你就能确保每个人都能得到问题的答案。

保持静音，除非轮到你说话

这是一个基本的规则，但不是每个人都遵守它。为了照顾你的共同呼叫者的舒适，打开静音模式。你不会用一些背景噪音打扰任何人。

总结会议

在会议结束时，快速总结一下会议中出现的问题和结论。 此外，要提到可采取的步骤，这样你的与会者就能清楚下一步应该做什么。

3.后调用

准备一个后续

它可以是一份包含会议中最重要想法的电子邮件，也可以是电话会议的录音。这将防止你失去在会议中产生的价值。

最终的想法

为了充分利用电话会议，你应该记住一些简单的事情。当涉及到会议的技术层面时，比如软件和日程安排，让你的工具来完成工作。

重点准备会议的议程和内容，所以它是有效的和令人满意的。在会议中，适当地进行讨论，确保每个人的声音都能被听到。

之后，发送跟进信息，这样所有的参与者都能得到关于会议中所发生的事情的完整信息。