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4.即时会议：消除混乱和僵局。

当群聊变得过于混乱或多线程时，即时会议有助于使项目重回正轨。想象一个小的工程团队通过SparkleComm团队消息讨论一个项目。如果领导者努力用文字解释他们的意思，他们可以举办SparkleComm即席会议，团队成员可以在线参加。这使他们可以通过语音而不是消息来澄清方向。

忠告：完善即时会议的秘诀是将每次会议的时间限制为10至15分钟。由于时间限制和讨论的单一线程，参与者更有可能专注于该主题。 

此外，即时会议需要正确的通信技术才能正确执行。员工希望通过单击按钮来放大和缩小会议，而不是花10分钟设置临时会议。正确的技术如SparkleComm统一通信是一种将语音，视频和团队消息传递统一在一起的技术，因此员工可以轻松地在每个频道之间进行切换，最好是单击即可。

5.签到会议：将整个团队留在同一页面上。

签到会议为团队中的每个成员提供了讨论需要完成的工作以及面临的障碍的机会。签入会议通常每周举行一次，因此团队成员可以调整他们的目标并保持每个成员任务的循环。如果整个团队都在从事至关重要的项目，则签到会议可以每天最多召开一次。

建议：签到会议通常是循环会议，每个参与者在会议上都有发言权。但是要小心兔子的洞。可以在会议之外进行详细的交互，并且每个参与者应被限制为一两分钟。主持人（通常是团队负责人）应选择接下来要发言的参与者。

解释每种会议类型的规则。

在擦拭日历之前，建立有关可以使用什么会议以及何时使用会议的公共准则可能会有所帮助。您的员工应该了解每次会议的规则，以使对话永远不会偏离正轨。事先演示每次会议，以便您的员工知道他们的外观和感觉。一旦您建立了基本规则，您的员工将能够做出他们自己的知情会议决定并负责他们的日历。

拥有合适的技术对于完善会议也至关重要。如今，远程工作者比以往任何时候都多，会议正朝着办公室和在线混合的方向发展。员工需要在他们的协作解决方案中访问团队消息，视频和电话。当快速而轻松地参加SparkleComm视频会议时，您的员工可以减少对技术的担心，而专注于实现自己的最佳工作。

了解SparkleComm提供的用于消息传递，视频和电话的统一通信解决方案如何使您的会议快速便捷地进行。

据统计，每年因非生产性会议而蒙受的损失约为370亿美元，而73％的工人承认在会议期间开小差。随着时间的推移，这会给企业造成重大损失。不幸的是，尽管我们发现自己陷入了生产力的黑洞，但我们仍然会毫不犹豫地为收到的每个邀请单击“接受”。毕竟需要开会……对吗？

只是取消日历中的每个会议都是很诱人的，但是我们知道这不是一个选择。相反，现在该是我们认真讨论会议并有意重建会议的时候了。这意味着确定哪种方法可以最大程度地减少停机时间并提高生产率。

以下是我们应该举行的五种会议，以及如何充分利用它们： 1.决策会议：达成共识。

在许多情况下，共同做出决定至关重要。例如，在一个招聘小组中，团队成员有个人意见，但需要达成共识。实现这一目标的最具战略意义的方法是通过SparkleComm决策会议，由关键利益相关者敲定细节，然后做出决策。

建议：决策会议需要大力协助。与会者不想坐在那里讨论几个小时的候选人或新产品的名称。建议有一个主持人来从头到尾的引导讨论。

2.讨论会议：为新项目集思广益。

讨论会议与决策会议完全相反。目的不是得出结论，而是鼓励主题内思想的自由交流。假设有一个项目仍在构思中，讨论的目的是交换想法，角度和灵感，以帮助启动该项目。或者，在进行项目回顾的情况下，参与者可以深入了解在该特定项目中哪些项目有效，哪些无效。 

忠告：如果讨论会议偏离了原始主题，则只需要轻轻松松就可以轻松地引导和安排对话。在大多数情况下，SparkleComm视频会议的参与者将使讨论保持顺畅，而无需遵循严格的准则。

3.信息共享会议：向整个公司发布公告。

有时，应对大量员工的最佳方法是通过SparkleComm视频会议平台进行信息共享。高管和其他领导者使用这些SparkleComm会议进行公告，提供重大更新，进行讲座等—通常与时髦的PowerPoint演示文稿搭配使用。 

建议：信息共享会议会切入员工的个人日程表，因此秘诀是不要过度使用它们。演示者通过保持专注并简明扼要地推动会议向前发展。

2.实施签到和定期报告

您的主管将不再能够走到地板上来签到代理商，但是您仍然可以保持工作场所的可见性。使用团队协作工具鼓励团队之间的沟通。在每个班次的开始和结束时，请代理与经理签到，以免发生任何误解并监测绩效。加强整个联络中心的透明度，以更好地进行劳动力管理。尽管您的经理不能使用当面报告或签到来跟踪您的座席，但他们可以在整个SparkleComm联络中心内更好地了解绩效，成功和结果。

利用质量保证工具

您的经理还可以使用其远程桌面来检查各个座席的表现。如果您已收到投诉或仅想确认结果，则您的SparkleComm联络中心平台可让您查看呼叫日志，指标和报告。您可以使用此信息来评估整个过渡期间和之后的客户服务质量。这种特权访问使您的经理可以进行有针对性的改进，以保持高质量的支持。

3.激励您的远程联络中心代理

您的人才培养过程涉及评估候选人成为团队成员的能力，因此不要让远程工作与您的经纪人隔离。相反，通过添加奖励和使工作类似于玩游戏的元素来创建一种新颖，有趣的方法来与客户互动。 

举办比赛以鼓励取得优异成绩并提高生产力。建立游戏化系统，奖励表现最佳的特工，从而提高工作效率。测量每个座席完成的互动次数，对他们的服务的满意程度以及首次联系解决方案，以改善您的客户支持，同时还提高工作场所的满意度。在工作日增添兴奋感，使员工对他们正在做的工作充满热情和满意。

4.积极维护公司文化

即使您的探员可能分布在广泛的地理区域，也必须培养团队合作和社区意识。通过定期的SparkleComm团队视频会议和持续的沟通使座席保持联系。如果您外包给第三方，请使这些供应商成为团队中的积极分子，以维护友情。举行活动来庆祝产品新闻或重要的里程碑。建立一个积极，亲密的工作环境，以保持代理商参与和投资于他们所做的工作。

如果您有足够的代理人居住在集中区域，则也可以租用联合办公空间供他们使用。尽管他们不会在官方办公室工作，但是您的员工将能够与团队成员一起查看和工作。这些面对面的互动和接近可以减少有时会影响远程工作人员的孤立感或断开感。这也使您有机会定期举行面对面的会议。无论您的代理是每天一起工作还是每隔几周开会一次，他们都可以与继续工作的团队成员建立宝贵的联系。

创建虚拟或远程联络中心是一项重要的转变，可以为您的客户服务和联络中心代理提供好处。要了解有关使用全渠道SparkleComm云联络中心解决方案支持远程工作的更多信息，请联系劳格科技的销售团队以获取平台的个性化演示。

尽管当今的现代劳动力（新一代，技术和文化）发生了许多变化，但工作的一个方面却一直得以持久：会议。实际上，今天的会议与我们的父母和祖父母在公司中经历的会议相比并没有真正改变。它们仍然遵循相同的格式，并且经常对我们板上的其他许多任务具有强制性，频繁性和破坏性。 

事实是，现代组织仍在参加毫无意义的会议，这每年给企业造成370亿美元的损失。研究还显示，有51％的专业人员认为会议和通话花费了太多时间来完成其他任务。

那么，是什么导致我们的会议成为如此高效率的黑洞，使我们浪费了时间和精力？让我们看一下三个主要原因：

1.注意范围正在逐步发展，以便更具选择性

如果您曾在一个小时的会议中见过面，那么坐在整件事上的机会很可能是一项艰巨的任务。你不是一个人。研究表明，有90％的人报告在会议期间做白日梦，而73％的人报告在会议期间做其他工作。

如今，工人的关注范围（其中35％为“千禧一代”）已经变得更具选择性，但会议仍然停留在过去。十分之六的专业人员说，他们可以比一年前给予更多的关注，这表明我们的关注范围并没有减少，但维护水平却比以往更高。问题是我们的会议没有跟上我们不断变化的习惯。如果我们继续进行常规会议，再过10年将不会有人听。

2.会议太多，无能为力

会议过多是大公司的弊端，随着时间的流逝，情况几乎总是越来越糟。请退出所有大型会议，除非您确定它们正在为整个听众提供价值，在这种情况下，请保持简短。

会议需要产生清晰的结果才能有效，但是今天的会议日程充斥着什么都没完成的会议。例如，假设计划进行一次会议以准备项目的下一阶段。当每个人都聚在一起参加会议时，您会了解到上一个阶段被延迟了，项目还没有完成。但是，主持人决定使用这段时间来讨论与之相关的主题，而不是取消会议。最后，没有做出明确的决定，也没有取得明确的结果。

3.会议礼节不佳

会议召开时，他们要求参与者保持最佳状态。但是太多的会议成为不良会议礼节的牺牲品。想一想最后一次关键人物迟到于您的会议或与会者的对话切线转向而您被迫继续倾听的情况。 

实际上，会议需要参与者和领导者的尊重。与会者应该清楚地了解每次会议的规则，但主持人需要引导对话朝正确的方向发展。对于需要知识和实践的领导者来说，这对于个人出资的经理来说可能是一个挑战。 

通过SparkleComm集成的消息传递，视频和电话解决方案为会议添加上下文。

是时候让我们脱离常规会议了，而用SparkleComm视频会议代替了。会议需要处理我们的日常任务，因此它们可以补充而不是干扰我们的工作流程。这意味着拥有合适的技术来为这些会议提供背景。

考虑您在团队消息传递小组中，而领导者正在尝试解释一个新想法。当讨论变得过于复杂和/或混乱时，召开会议是消除纠缠并推动项目前进的最佳方法。理想情况下，SparkleComm视频会议应用程序还可以选择安排和启动在线会议，尤其是无需离开应用程序。SparkleComm视频会议出现在小组讨论的旁边，为会议提供了即时的背景信息，并允许每个参与者参加而不会中断他们自己的任务。通过在我们的工作中召开会议，我们所需要的所有环境都唾手可得。   正确的通信解决方案如SparkleComm将帮助当今的工人专注于手头的话题。同时，改变我们的会议方式将有助于将想法转变为结果，并确保您的组织再也不会遭受效率低下的会议的困扰。

了解有关SparkleComm的用于消息传递，视频和电话的统一通信解决方案如何为每次会议增加背景并提高工作效率的更多信息。

新冠肺炎的传播继续影响正常生活的许多方面，企业也不例外。大多数组织不得不改变其工作方式。除了那些被认为是必不可少的基础设施之外，每个工作场所都引入了允许员工在家工作的措施。

对于从来没有在家工作过的办公室来说，这种过渡可能会让人感到压力和不安。但这也是一个宝贵的机会。对于雇员而言，在家工作的好处是立竿见影的。毕竟，没有人喜欢在高峰时段通勤。但是，灵活的工作或使用SparkleComm远程工作对雇主而言具有许多优势，而这些优势并不总是立即显现出来的。

继续阅读以了解您的企业如何抓住允许员工在家工作的机会。

更快乐，更有生产力的员工

很少有人喜欢在上下班高峰时间上下班或坐在拥挤的火车上一个小时。在家工作可消除员工工作日的紧张时间，但也可以使您的业务受益。压力大的工人更有可能受到士气低落的困扰，而他们的生产力常常受到损害。在家工作可以使员工有一个小时或更多的时间回来，并以崭新而清晰的头脑开始新的一天。

您还可以最大程度地减少因疾病或其他原因而造成的天数损失。员工无需在家就可以在家工作，避免传播感染。由于总体上拥有更健康的员工队伍，您甚至可以减少由雇主赞助的医疗费用。

从员工的角度来看，能够围绕个人或家庭承诺安排工作是一个很棒的技能。但是这种灵活性也可以帮助您的业务。您的员工仍然可以完成工作，而不必休假。

没有什么比快乐的员工能更好地帮助您提高利润的了，因为他们通常会提高工作效率并享受工作。实施灵活的SparkleComm统一通信平台在线工作是确保员工快乐的绝妙方法！

提高员工保留率

SparkleComm远程工作可能是一个有价值的工具，使您可以保留在其他情况下可能离开的员工。任何企业都不想失去一个才华横溢且有价值的工人，但是确实发生了此类事件。人们常常不得不以与工作中的快乐和充实无关的理由辞职。由于以下原因，他们可能不得不离开：

• 必须照顾年迈的父母或生病的家庭成员
• 需要待在家里照顾幼儿
• 移居新城市以晋升配偶或工作
• 根据孩子的医疗或就学需要搬迁

与患者沟通仍然是今年医疗保健提供者面临的重大挑战，尽管医疗保健信息技术取得了进步，但通信和协作技术仍然落后。患者由于无法与提供者进行预约或就治疗提出疑问而感到沮丧，此外，网络安全问题仍然是提供商最关注的问题。 今年面临着三项具体挑战： 

1.从患者到提供者的有效访问

2.健康数据的网络安全  

3.使用过时的通讯技术

但是，这些障碍并非无法克服。集成的SparkleComm基于云的统一通信平台可以应对所有这些挑战。为了使您的员工和患者保持联系，医疗保健提供者可以在此处注册以获得SparkleComm统一通信平台。

什么是集成的基于云的通信平台？

集成的SparkleComm云医疗通信平台提供了一套协作工具，包括语音，视频会议，安全消息传递和联络中心技术。提供者使用它与患者以及与团队成员共享重要信息。 SparkleComm解决方案使患者可以随时随地通过任何设备与提供者联系。患者不再需要预约或等待紧急情况与提供者沟通。此外，医疗保健云通信解决方案使提供商可以安全有效地在患者健康方面进行协作。

挑战1：有效安排约会 

医疗保健通信面临的最大挑战之一是有效的约会安排。2019年的一项调查显示，有42％的患者认为通过电话安排预约时间太长。结果，患者得不到他们需要的护理，而医疗机构的收入却遭受了损失。 

基于云的SparkleComm通信平台可帮助提供商克服此问题。它可以智能地将呼叫路由到调度协调器，无论它们位于患者的特定诊所或其他中央调度位置。这样，患者就不会因长时间等待而感到沮丧，他们可以有效地预约约会。

挑战2：健康数据网络安全问题 

在2019年上半年，超过 3200万名患者记录被泄露。在这些事件中，黑客占了50％以上。各种规模的医疗机构都处于危险之中；2018年的一项研究表明，超过83％的实践经历了某种网络攻击。正确的SparkleComm医疗通讯平台可确保您的患者数据安全，确保它已通过HITRUST CSF认证。 

挑战3：过时的通信接触点

医疗保健提供者面临的第三个挑战是使用过时的通信方法。这些方法通常仅提供基本的语音和语音邮件接触点。如今，患者希望通过患者门户以数字方式与医疗服务提供者建立联系。但是，只有超过一半的医疗保健组织已部署它们，并且正努力达到患者使用率和采用率的门槛。 SparkleComm医疗保健通信平台可以通过增强协作功能（例如网络聊天）来提高患者门户的采用率。通过这些增强功能，患者可以更有效地与提供者联系并与之互动。

解决通信挑战的医疗保健通信平台 

SparkleComm医疗保健通信平台解决了2020年及以后的医疗保健通信难题。全渠道患者路由将动态地将您的调度协调员与他们选择的渠道上的患者联系起来，以支持快速的调度解决方案。HITRUST CSF认证支持护理团队在安全消息，语音呼叫和其他渠道内交换ePHI。可以通过安全的SparkleComm视频会议来吸引患者，以支持对虚拟护理会议的不断增长的需求。不要让沟通挑战阻碍您的实践。

您是否还需要端到端加密？

为了增强安全性，企业应调查是否可以控制其加密密钥以保护自己免受潜在的第三方访问其数据的侵害。拉扎尔说，防止窃听的唯一方法是使客户能够管理自己的加密密钥。

拉扎尔说，总的来说，要获得真正 的端到端加密，只有端点才能解密流，这意味着供应商无法在传输过程中的任何时候解密视频。劳格SparkleComm视频会议支持端到端加密，该供应商表示可以使客户能够管理自己的加密密钥。

拉扎尔说：“在我看来，除了处理国家安全信息的企业以外，很少有企业真正需要端到端加密的开会。”

国际信息安全研究主管Chris Steffen认为，对于评估UC和协作产品的企业而言，安全是一项基本考虑。由于许多领先的视频会议供应商都提供相似的标准功能，因此其安全产品的优势是一个重要的区别因素，应放在首位。Steffen在最近的博客中写道，基于UC产品保护员工和企业的能力进行评估是缩小潜在提供商范围的最佳方法。

优先考虑视频会议安全

Steffen说，许多UC服务都强调UX，UI和易用性，但是却牺牲了安全性。他建议组织寻找首先关注安全性的供应商例如劳格科技，并且可以通过数百万次安全安装来证明这一点。

客户支持是另一个考虑因素。例如，免费的视频会议服务通常不提供客户支持。但是企业级UC服务如SparkleComm应具有经验丰富且敬业的支持人员，可以响应客户的要求。

Steffen建议组织考虑供应商对漏洞的响应需要多长时间，以及他们可以多快解决安全漏洞。组织还应确保他们选择的UC服务符合其数据隐私目标。当组织在视频会议期间传输包括聊天在内的数据时，他们将需要考虑如何存储，维护和使用数据。

尽管供应商当然有责任提供安全的产品，但组织的IT管理员和最终用户也需要尽自己的职责来确保安全的视频会议，视频会议的安全性需要多层组织的努力。

新型冠状病毒危机促使公司选择和部署视频协作工具以确保业务连续性，但这种需求不应超过对供应商的安全产品组合的认真考虑，应该更加强调安全性，而不是UC服务的其他功能。

随着越来越多的人在家工作并通过在线会议进行协作，供应商和用户之间的视频会议安全性已成为人们关注的焦点。

在新型冠状病毒大流行中，视频会议的加密和安全性成为热门话题，因为越来越多的人在家工作，并通过视频会议与同事合作。企业，政府机构，学校和日常消费者纷纷涌向视频通话，以进行协作，学习和简单地社交。

从这个意义上讲，统一通信（UC）和视频协作已成为关键任务。但是，对视频会议的高度关注也意味着企业必须仔细审查供应商，并特别注意安全功能。选择产品后，IT管理员和最终用户在进行会议时应敏锐地意识到视频会议的安全功能和最佳实践。

当企业评估视频供应商时，适当的安全性不仅是必不可少的组成部分，而且也正在成为供应商之间的差异化因素。换句话说，像视频会议中的虚拟背景这样的功能很可爱，但是正确的加密和数据存储至关重要，而且更为重要。

了解视频会议加密

众所周知，最近流行的视频会议提供商Zoom周围的安全问题已得到充分记录。黑客找到了破坏Zoom会议的方法，并且供应商说它提供了端到端加密。但是，用户和投资者不同意Zoom的端到端加密定义和解释。现在，供应商面临有关其加密要求的诉讼。而另一个中国的供应商劳格科技在这方面就做得很好，劳格的SparkleComm视频会议所有通讯均会加密传输，支持实时加密，端到端加密，支持通话启动和关闭加密。在安全性方面，劳格SparkleComm视频会议比Zoom更好，得到了用户的一致好评。

Nemertes Research分析师Irwin Lazar表示，视频安全性的主要组成部分是加密密钥，供应商使用加密密钥提供诸如录制和转录之类的功能。但是，这些密钥也使供应商可以做很多事情，例如，使供应商可以随时解密流量，甚至在供应商响应政府传票时也可以参加会议。

根据Aragon Research最近关于网络和视频会议的报告，会议记录可能尤其成问题。例如，如果会议记录存储在视频会议提供商的数据中心中，是否存在危险？报告说，由于个人的需求，企业可能选择将会议和录音保存在他们选择的位置，包括自己的数据中心。

随着公司购买类似SparkleComm的视频通话服务，尤其是高度管制行业中的公司，视频会议加密可能成为中心问题。组织需要知道视频会议数据在通话期间是否已加密以及通话后信息存储在何处。会议的所有媒体，包括会议本身和内容，均应进行加密。

整理您的背景：远程参与者应确保合上身后的窗户的百叶窗或窗帘，以免阳光直射影响视频质量。他还必须在交流室保持沉默，以免分心。

提前安排会议议程：参加SparkleComm视频会议时，远程参与者必须完全了解会议的主题。如果视频会议是由远程参与者组织的，则他必须确保提前将所有其他参与者的主题情况告知他们。

对其他与会者要有礼貌：远程与会者应在安排会议时间的前几分钟登录他的计算机。首先，在向其他参与者讲话时，他应该自我介绍，以便所有其他参与者都能认识您，并通过名字向您讲话。

最大程度地减少身体运动：如果在与他人交谈时经常移动身体，那么在视频会议中讲话时应尽量减少身体运动，因为运动会分散听众的注意力。

使整个过程变得有趣：在视频会议中，您应始终尝试保持乐趣并保持放松，这一点非常重要。会议的气氛已经发生了严重的转变，然后您可以尝试通过开一些玩笑来减轻它，以便其他人可以笑。它还将帮助您保持其他与会人员的参与度，使您尽可能多地专注于您的发言。

讲得清晰无误：在视频会议开始之前，远程与会者应确保其音频系统和其他设备连接良好，以便其他与会者可以清晰地听到他的声音。他还应确保在视频会议中发言时，他应正确自然地发音每个单词。

结论

因此，通过遵循本文中提供的技巧，同时使用SparkleComm进行视频会议时，人们可以轻松地成为成功的远程参与者。

远程参与者可以是连接到从参与者位置以外的其他位置运行的系统的个人或一群人或团队。根据远程参与者的定义，远程参与者的位置可以在系统所在的国家内或之外。

远程参与的含义

远程参与的含义可以理解为希望参加组织主要中心举行的会议而无需亲自出席的系统成员。此类组织可能在其国内或国外的不同位置设有办事处。通过使用一些视频会议软件工具（例如SparkleComm等），远程参加者可以成为远程会议的一部分。

成为成功的远程参与者的提示

长期以来，通常进行商务会议以实现特定目标。但是，这些会议早些时候是在组织的前提下举行的，大多数参与者都面对面地会面。但是，在当今技术先进的商业世界中，公司已将业务扩展到国内或国外的各个地点，人们已经开始在家工作，除非您使用某些特殊技术，否则这种会议是不可能的。

互联网的使用使参加面对面会议成为可能，即使您不会感到不舒服。这些会议的远程参与者必须使用像SparkleComm这样的视频会议软件，该软件还可以支持音频和视频聊天。 

如今，由于远程通信技术的可用性，远程参与者可以轻松有效地参加这些视频会议。但是大多数组织和远程参与者在网络会议期间都会犯下严重的错误，即使这些技术自诞生以来已经大大简化了操作。

因此，大多数此类会议最终都会获得错误的信息，浪费时间，失去客户并感到沮丧。实际上，这些视频会议的远程参与者必须遵循某些规则，礼节，技巧和窍门，以使其远程通信更加有效。

在使用诸如SparkleComm之类的视频会议软件时要使用的一些重要规则和礼节 为了使远程通信成功，请在此处提供以下信息供您考虑。

准备会议：在参加视频会议时，远程参与者应保持准备状态。他必须穿着整齐，穿着整齐。他必须喝一些水来清清嗓子。坐在网络摄像头前，他必须在脸上露出微笑。

保持办公桌清洁：保持设备和通讯室清洁是使视频会议成功的最佳方法之一。您与网络摄像头之间以及周围的环境都不会出现混乱的情况，以免分散其他参与者的注意力。