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回答这些问题将帮助您确定是否需要一个会议工具，例如SparkleComm视频会议，该会议工具允许最大数量的人员加入（许多工具仅允许一定数量的与会者，并且会收取更多费用以开放该占用人数），或者为您提供方便文件共享和屏幕共享。同样，如果您的团队需要就会议上讨论的主题进行协作，请研究协作工具，该工具可让您无缝地从会议跳至有关会议的主题，以便完成工作。您选择的工具将使您的团队在会议期间和会议之后均能提高工作效率。

3.鼓励与会者保持摄像头开启

就连接的便利性和房间的控制性而言，没有人可以代替面对面的会议。但是，您可以在使用视频会议时达到一定水平。看到您的团队和同事的面孔可以帮助重新点燃您通常在办公室环境中遇到的友情。了解您的同事在家里会见的空间看起来也可以帮助您感受到联系感。

在讲话时，请确保将其插入相机镜头，并且不要看着同事的脸。这将向与会人员显示您专注于每个参与者并传达您的信息。凝视单个人可以被视为冷漠，并且如果您的与会者觉得您专注于所有人，那么您召开会议的可能性就更大。

4.练习良好的视频会议礼节

尽管远程工作对于许多人来说是一个梦想，但这并不意味着您的家庭办公室设置将永远是理想的禅宗环境，尤其是在我们的新现实中。无论是孩子打扰您的会议，分散外界的噪音还是在视频通话中看到宠物，您在家里工作时都必定会分心。幸运的是，要成为出色的视频会议与会者，您可以遵循一些简单的规则。请遵循以下提示，以确保会议高效而富有成效：

自我介绍。如果有人不认识您，请简要介绍一下自己以及您在公司的工作。这适用于可能彼此不认识的所有团队成员。保持积极的倾听；容易忘记，即使您不讲话，其他人也会注意您的工作。即使您处于静音状态，也要保持专注并倾听机会表达您的意见。

静音是您的朋友。尽管您需要在会议期间保持专注，但在不讲话时请保持静音，以确保不会在整个会议中引起干扰。

您想说话时的手势。当您想说话时，举起某种手势，例如举手，将有助于减少彼此交谈的人。在无法阅读肢体语言的情况下，在分享一些东西时更加谨慎可能会有所帮助。

随着世界各地的工人基本上都习惯在家工作，视频会议变得越来越普遍。对于某些人来说，这并不是什么新鲜事。但是，有些人现在不习惯日常工作中的数字通信。如果您在视频会议上苦苦挣扎，这里有一些技巧可以帮助您和您的团队步入正轨。

1.创建一个议程（并坚持下去）

在面对面会议中，议程使与会者能够知道会议的内容以及会议的顺利进行。在视频会议中，议程设置更为重要。在远程工作时，您不再能够与办公室中的人们进行快速聊天，因此提前计划是关键。提前创建议程，并至少在24小时内将其发送给所有需要的与会者。这将给您一些时间来接收和回答有关会议的任何问题，并让您根据需要编辑议程。

就像面对面的会议可能会偏离轨道一样，视频会议也是如此。除非所有人有必要继续会议，否则请时刻注意每个人的日程安排，并尝试在预定的结束时间之前结束会议。练习掌握与会议议程不完全一致的任何主题的能力。请记住，您总是可以安排单独的会议或虚拟的欢乐时光来讨论与工作无关的主题！牢记员工的繁忙工作日程，同时通过与工作无关的讨论留出时间让团队参与，这是有效管理新远程工作者的方法。

2.明智地选择会议工具

您的组织可能有几种通讯工具可供使用（例如SparkleComm统一通信平台）。如果您不了解所有这些信息，请询问您的IT专业人员有关您在家中工作时可以使用的远程工作通信和协作工具的列表。在决定使用哪种工具时，请记住以下几点：

• 我需要哪种屏幕或文件共享功能？有多少人参加这次会议？
• 会议结束后，团队需要多少协作？
• 连接到该技术的任何人是否有安全隐患？（您可以在此处找到有关网络安全风险的更多信息。）

开会要求在固定位置显示的日子已经一去不复返了。通过SparkleComm视频会议，只要他们的互联网服务足够快，人们就可以从世界任何地方进行连接。最好的服务具有使视频会议几乎像面对面会议一样高效的功能，参与者可以看到和听到彼此，通过即时消息聊天，甚至在共享的数字白板上集思广益。实际上，多个与会者共享他们的计算机屏幕的能力以及其他创新功能，实际上可能使某些用户希望所有会议都在线进行。

一流的视频会议服务是多功能平台，将吸引众多用户。仅举几个例子，独奏企业家可以与遥远的潜在客户会面，小型企业可以与分散在全国各地的员工保持积极的沟通，大型企业可以举行从不同国家/地区观看的全公司会议。使用视频会议作为虚拟教室，甚至可以使教育工作者从远程教学中受益。

大多数服务的定价取决于您的组织希望拥有的会议组织者（称为主持人）的数量。通常，与会者参加会议是免费的。一些服务还提供免费计划，其中一些功能出奇的强大。免费服务的常见限制包括会议可以持续多长时间和与会者总数，因此在花时间设置免费视频会议之前，请确保您的需求在这些限制之内。

如果您是视频会议的新手，我们可以帮助您了解如何使用此服务，需要的设备类型以及最受欢迎的服务功能。

• 什么是视频会议？

视频会议就像是一个虚拟会议，计算机或手持设备可以将人们连接在一起，使他们感觉好像他们在同一个会议室一样。可以将其视为针对企业的SparkleComm聊天群。除音频和视频源外，与会人员通常还可以彼此显示其屏幕（称为屏幕共享），并且某些服务还提供诸如模拟白板或聊天室之类的功能。

尽管与召开面对面会议并不完全相同，但成功进行视频会议的唯一障碍是正确的设备。视频会议与会者需要某种类型的高速互联网连接。大多数与会者都使用计算机或便携式计算机参加会议，但是如果您的Wi-Fi足够快，您也可以使用智能手机或平板电脑进行连接。您的设备需要有一个体面的麦克风和一台摄像机。

视频会议最少可容纳两个人，最多可容纳数百人。组织者（或主持人）设置视频会议，并通过共享具有该会议个性化链接的邀请来邀请参与者（也称为与会者）。您需要SparkleComm视频会议服务来创建会议，但是通常与会者不需要帐户即可加入。

凭借易于使用的平台和一些巧妙的功能，视频会议是在各种情况下的有用工具。业务团队可以使用它们与全球的员工和客户建立联系。共享几乎是即时的，并且不存在差旅费用。除会议之外，组织还可以使用视频会议来主持网络研讨会，培训课程和现场活动。此外，教育工作者可以使用该技术进行远程学习，并与其他位置的学生群体联系。

5.寻求反馈

建设性的批评可以帮助改善您的会议，尤其是在沟通至关重要的偏远情况下。请参加者分享会议结束后的感受。这是一个将来可以做些不同的事情的机会，以确保每个参与的人都有更好的体验。通过考虑他们的经验，它可能会促使人们在将来参与并做出更多贡献，因为他们会知道自己的声音被听到了。

6.简化协作

在虚拟会议之后，交流不会结束。实际上，这在远程环境中更为重要，因为您没有面对面的互动。

能够全天与团队互动与虚拟会议中的互动一样重要。无论您身在何处，都可以保持稳定的沟通联系。SparkleComm通过云通信解决方案（包括商务电话服务和协作工具）可以轻松实现这一点，劳格(SparkleComm)统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。虚拟团队需要此工具来保持工作流程的移动。您甚至可以拨打电话并在我们的工具中单击即可进行协作，以轻松确保更高的生产率。SparkleComm可以完成所有所有这些工作。

当我们都适应在家工作时，请勿让虚拟会议成为压力大的另一个原因。无论您身在何处，我们都在这里帮助您与团队保持联系-帮助您保持业务正常运转。

远程工作已成为保持业务发展的重要组成部分。与世界各地的团队一起，甚至只是坐在自己的家中，有效地沟通和最大程度地提高会议效率可能是一个挑战，尤其是当人们在不同时区工作时。

那么，如何才能克服虚拟会议的挑战，并营造一个所有人都参与，听到所有声音的氛围？考虑有关如何使虚拟会议更具吸引力的这六个技巧。

1.会议前的准备

虚拟会议的最佳工具具有三个要素：连接，协作和反馈。当参与者感到参与度更高时，这三者的结合可以为您和您的团队提供最佳的虚拟体验，从而使会议更具生产力。有一些解决方案支持这三个要素。SparkleComm对您来说很幸运，其中有几个。一旦知道要使用的工具，就创建一个议程来涵盖需要讨论的主题。这将提醒您不要误入歧途，并充分利用您的会议时间。

2.分配角色

有时，仅仅拥有一个议程不足以吸引参与者。少数人最终可能会比其他人贡献更多。为了使参与更加平衡，请尝试将不同的角色分配给不同的人。这不仅可以帮助他们专注于会议，而且可以听到更多声音。角色可能包括主持人，笔记记录者，技术支持者和计时员。

3.进行面对面的会议

长时间以来，面对面会议一直是常态。有些人甚至更喜欢他们参加视频会议，因为他们能够顺利进行交流和协作。但是，通过使用视频会议系统的虚拟会议可以实现类似的结果。随着最新技术的发展，这些系统变得更加易于使用和可靠。有了SparkleComm系统，保持团队专注和参与更加容易。

4.从破冰船开始

富有成效的会议从右脚开始。一种使参与者从一开始就参与进来的简单方法是从破冰船开始会议。这可能是一天中的随机问题，一周中已完成的目标或即将到来的周末计划。这些简短的谈话要点可以帮助人们轻松参加会议，并可以为与会者提供一种舒适的参与氛围，尤其是在人们彼此之间不太了解的情况下。

尽管近来的通信技术有所进步，例如面对面的视频，即时消息传递，移动应用程序等等，但很容易忘记音频会议仍然是协作的基石。如果没有针对公司独特需求的一致，高质量的音频，世界上所有的视频聊天和在线会议对您的组织都是无用的。

考虑到其他通信软件的复杂性和创新前景，音频仍然是事后的想法。或者，更常见的是，您只是继续购买旧音频。但是，音频会议变得越来越复杂（尽管不像我们其他协作技术那样明显），做出明智的购买决定比以往任何时候都更为重要。

评估音频会议解决方案时，需要考虑以下几项关键事项：

1）易于使用

尽管可以很容易地假设拨打电话号码并敲入几个PIN码和密码是足够简单的，但对于用户而言，这仍然是令人沮丧的用户体验。如今，音频工具无需在电子邮件中四处寻找附加有邀请的邀请，而是可以通过SparkleComm IP语音（VoIP）自动连接用户，甚至在您加入后即可自动拨出电话给您或您的客人。通过桌面或移动会议。节省时间似乎很小，但是在整个组织的所有会议中却成倍增加，节省的那几分钟节省了大量的成本和时间。

此外，用于台式机和移动设备的音频会议应用程序提供的可见性和功能访问通常在电话会议（例如参与者列表）中有些模糊不清。谁在讲话以及访问音量，静音和子会议控件的指示器。通常可以通过有点陈旧的“ *”命令列表来访问这些命令，使它们在计算机屏幕或移动设备上可见，从而带来更加直观，高效的会议体验。

2）混合网络支持

除了用于电话会议的更加直观的面向用户功能之外，使那些电话成为可能的底层网络基础结构也变得越来越复杂。混合音频支持可在同一呼叫中无缝混合VoIP和传统PSTN，对于促进您的员工以及任何外部访客的自由和选择至关重要。没有混合支持，您可能会通过强制使用特定的连接方法而使音频会议变得过于复杂。

3）与现有工具集成

为了避免不必要地使您的员工的生活复杂化，重要的是要考虑无缝配合我们所谓的用户“惯性”的协作工具。换句话说，工具如何集成到现有工具和工作流程中？如果您的音频会议解决方案与现有的Web和视频解决方案不能很好地配合使用，或者迫使用户导航多个界面和工具来召开会议，那么在优化他们的协作方面就做得不好。您为组织考虑的任何音频会议解决方案都应为现有通信提供无缝的集成路径。

或者，如果您正在考虑添加或切换您的Web或SparkleComm视频会议，则购买会话可能会更改为包含音频会议的Web解决方案，从而使您的员工可以自由，灵活地满足他们的需求，而无需支付传统费用每分钟音频模型。

现在有很多闪亮的新通信工具，其中许多已经成熟到可以进入企业的地步。但是，请不要将音频放到后面，否则最终可能会阻碍协作。

8.噪音抑制和静音

视频会议用户对背景噪音太熟悉了，有人敲打键盘，狗吠叫，孩子们尖叫等等。

幸运的是，现在许多UC平台都有不同程度的背景噪声抑制功能。不同的供应商对该技术采取了不同的方法，这些方法有时集成到端点中或嵌入在平台本身中。

一些供应商可能比其他供应商更好地实现了噪声抑制，例如劳格SparkleComm UC平台就做到了这一点，它考虑到这是一个差异化和新兴的功能。噪声抑制对于家庭工人尤其重要，因为他们试图在与工作相关的电话上投射专业形象。

例如SparkleComm视频会议中的静音也是抑制不必要噪声的有用功能。在SparkleComm视频会议中，个人可以将自己的供稿静音，会议主持人可以将参与者静音。否则，每个人都会互相交谈，从而破坏了会议的活力。

9.语言翻译

隐藏字幕和语言翻译是用户希望供应商获得竞争优势的新兴功能。

用户母语的隐藏式字幕可以帮助听力受损的与会者。同时，隐藏字幕翻译可以帮助会议中使用不同语言的用户。在接近实时的情况下，用户可以在视频通话的底部看到一个运行中的笔录，在该笔录中，他们可以看到用他们的母语说的话。 语言翻译对于在全球拥有雇员的跨国公司来说是一项重要功能。至于人们正在关心的新兴的，真正重要的功能，翻译是一个很大的功能。每当我们与企业，特别是跨国企业进行交流时，如果有条件的话，他们明天就会为此付出代价。

荣誉奖

统一通信和协作软件具有许多功能。有些比其他有用。尽管以下功能并未在前九项功能中名列前茅，但仍然值得一提：

通话录音。尽管此功能在某些情况和行业中似乎很重要，许多用户记录会议，但对记录不做任何事情。

流程整合。UC产品可以与人们常用的其他业务应用程序集成，例如SparkleComm能与日历和电子邮件集成等。开发人员还可以使用API 将其他应用程序与UC产品集成在一起。

分组讨论室。通过此功能，会议主持人可以将与会者分配到小组中，这些小组分别开会，然后返回主会议。

显然，UC多年来发展了，随着UC产品成为完全形成的工作中心，冠状病毒大流行才加速了这一发展。

2.易于使用

易用性也是调查中最重要的会议功能列表的首位。最终用户，尤其是远程工作的新手，希望使用易于使用的技术。例如，他们希望准时开始会议，并通过浏览器或一次性安装的客户端轻松加入会议，客户端在安装后自行维护和更新。 界面的直观设计也很关键。用户不想阅读手册来了解如何使用应用程序。劳格SparkleComm受欢迎的部分原因是因为它以视频为中心并且易于参加会议。

易用性对最终用户很重要，但它可能会与IT的首要问题之一冲突：安全性。并且，随着UC产品在这个远程协作时代受到关注，IT和其他业务领导者越来越重视视频会议候机室，安全性和加密。但是劳格的SparkleComm视频会议却保证了通讯的绝对安全。SparkleComm会议所有通讯均会加密传输，加密分多个层面：控制信号采用基于SIP的TLS通道传输；语音传输采用SRTP的TLS传输，确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

3.会议笔录

许多UC平台都在朝着实时会议记录的方向发展，从而消除了用户在会议期间做笔记的需求。通过不做笔记，用户可以在会议中得到更多的参与。

智能的，基于AI的转录功能（一种新兴的UC功能）可以详细说明会议期间谁说了什么，确定会议要点并概述了会议中出现的任务。此外，完成转录后，分析可以创建词云以向用户显示会议中讨论最多的主题。然后，用户可以在词云中单击一个术语，以将其带入转录中的该主题。转录功能正在变得领先，从现在开始一年后它将成为主流。

4.屏幕共享

屏幕共享是另一个较旧的功能，但仍然有用，尤其是当员工在家工作时。实际上，屏幕共享是必不可少的关键功能，没有它，组织将无法拥有完整的UC服务。

顾名思义，屏幕共享使用户能够在会议期间实时共享其桌面和设备（包括文件）的屏幕。当团队需要在视觉文件上进行协作时，例如建筑设计和工程原理图，此功能特别有用。多年来，屏幕共享已实现了一些创新，例如SparkleComm统一通信就包括无线屏幕共享和文件的远程双向注释。

一旦考虑了企业的远程工作模型并开始聘请远程工作人员，就需要为他们如何协同工作以实现业务目标制定准则。

您的远程员工会遇到并非团队中所有人都立即知道答案的问题。我什么时候可以上网？我可以使用自己的设备吗？我可以加班吗？

全面的远程工作政策为新员工解答了这些问题，并为整个公司做好了准备。它定义了参与规则，并有助于为雇主和雇员设定正确的期望。

您公司的远程工作政策中有六件事要解决：

指定工作时间与时区重叠
为异步协作做好准备
添加信息安全准则
对薪酬和福利设定明确的期望
建立组织的行为准则
符合法规和法规要求

需要帮助了解远程办公是否适合您的业务？我们创建了“建立优秀远程团队的羊群指南”，并牢记了像您这样的领导者。

1.指定工作时间与时区重叠

数量和特异性是这里发挥的两个动力。您希望远程员工在任何一天工作几小时？更重要的是，您希望他们工作几小时？

根据业务需求，您可以设置严格的时间表或让员工自行决定工作多少小时。一些远程公司甚至甚至忽略了工作小时数，而是倾向于衡量结果。

对于分布在全球各地的团队而言，在特定时间的可用性可能是一个问题，而实时协作可能是一个挑战。如果您的团队成员之间相隔12个小时以上的时差，则更是如此。每天至少找到一个特定的时间，使所有团队成员都可以实时协作。

贵公司的远程工作政策应指定远程员工应工作的时间。职能小组可能有自己的节奏，但是您要么需要使每个人每天在线几个小时同时在线（有时甚至在同一办公室工作的团队也面临挑战！），或者确保在不同时间员工之间的顺利交接区域。

明确指定远程团队的工作时间。如果它们分布在各个时区，请确保其工作时间重叠。

2.为异步协作做好准备

在分布于多个时区的远程团队中，实时协作显然是一种奢侈。虽然创建时区重叠的时间表很有帮助，但这并非总是可行的。解决方案是通过计划和沟通，专注于团队内部的异步（异步）协作。

由于因时区差异而导致的等待依赖可能会令人沮丧，因此您的远程工作策略应为处理任务和后续跟踪设定明确的期望。这涉及为可用性和不可用性设置基本规则，并尊重每个团队成员的时间。

此外，您的远程工作策略应指定用于实时和异步协作的工具-团队聊天，视频会议，项目管理，问题跟踪等。SparkleComm是进行远程工作的有效工具之一，即使某些成员位于地球的另一端，这种工具也可以使团队合作成为可能。

SparkleComm视频会议在实现一对一通信中发挥着重要作用。

3.添加信息安全准则

由于远程团队既可以通过私有网络也可以通过公共网络（家庭，咖啡馆，共同工作空间等）工作，因此保护公司信息系统免受未经授权的访问始终是一个挑战。要解决此问题，请创建信息安全准则，并将其添加到您的远程工作策略中。

创建涉及向所有远程员工提供安全硬件的信息安全准则，或者坚持要在员工拥有的设备上实施特定的保护措施。

4.对薪酬和福利设定明确的期望

对远程员工的薪酬和福利设定明确的期望。为了吸引和留住顶尖人才，您可能需要付出更多的努力才能提供适合远程员工需求的福利。

5.建立组织的行为准则

文化背景和敏感性的差异通常是远程团队的优势。但是，它们也可能导致误解和冲突，尤其是当它们的大多数通信不同步时。建立内部和外部通信的行为准则可以避免因“虚拟距离”而引起的任何损害。

建立组织（包括远程员工）的行为准则，以防止任何文化误解。

6.符合法规和法规要求

您的本地就业法可能未明确规定远程工作，因此您需要就合规性问题咨询法律专家。还存在与在线交流相关的法律发展问题，例如欧盟的GDPR。由于远程办公是远程工作的核心，因此这些法律中的规定可能适用于您的业务。

与您的法律团队一起整理文档，使您的远程员工知道彼此之间和/或在企业外部创建，使用和共享数据时需要牢记的内容。

在制定远程工作政策时，请查看当地法律以确保合规性。在线数据和隐私法律与远程工作非常相关。

量身定制您的远程工作方法

您的远程工作策略需要根据您的独特业务需求量身定制。围绕工作时间，协作工具，安全准则，薪酬和福利，行为准则和合规性要求解决这些问题是开始这样做的好方法！

我们保持解决方案的安全性，快速性，响应性和可靠性，并通过后端服务自动化来提高效率。网络，硬件，软件，人员和设施都进行了优化，以保护会议的完整性。

用户可用的增强协作安全性功能

随着越来越多的公司在家工作以及视频会议使用率的上升，安全性对SparkleComm和我们的全球用户而言从未如此重要。

为了使我们的客户在会议期间感到更加安全，我们将安全功能带到了会议体验的最前沿，使主持人和与会人员更易于访问和看到安全性。新的 SparkleComm安全菜单具有三个主要增强功能，可帮助为会议提供额外的安全性。

锁房

主持人可以锁定会议室，以防止任何人加入进行中的会议。请放心，只有与会者中的人在听，这些视频中没有“轰炸机”。

启用候诊室

主持人和参与者经常需要讨论敏感或机密的话题。会议主持人可以配置其设置，以将会议与会者汇集到一个虚拟的等候室中，直到主持人允许他们加入会议为止。

这是监视谁参加您的会议的好方法，也使您有机会确保在客人进入会议之前正确地设置了会议。

主机控制

为了保护您的会议和共享信息，您可以限制与会人员的权限。例如，仅允许那些被允许共享其屏幕或演示文稿的人。

这些增强的控件位于会议室的右上角，由盾牌图标指示，以易于使用，以便会议主持人可以在需要时立即采取措施。

SparkleComm为客户安全可靠地举办虚拟会议和活动已有近30年的历史，通过高级视频会议帮助人员，团队和企业连接世界各地。如今，在可预见的未来，全世界的企业都不得不在家里接受工作，因此，这比现在更加必要。