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远程工作、混合工作、数字化转型……我们工作的地方与以往不同。如今，它需要更好的灵活性和更先进的导航工具。 随着现代工作场所的发展，使用笔和纸进行会议预订已逐渐过时。工作场所调度系统真正使预订会议室变得更加容易，并为我们的工作场所带来了极大的便利。

继续阅读以了解如何充分利用此类系统并将会议预订提升到新高度。

将所有会议室预订集中在一个地方

大多数企业中最常见的情况是员工必须不断在会议预订平台和日历应用程序之间来回切换，以查看最新事件和更新。

由于现代工作场所需要更大的灵活性，因此企业应允许其员工从多个地点预订会议，但全部都在一个平台上，特别是如果您有混合劳动力的情况下。允许他们在网络上、桌面上或使用手机在旅途中安排SparkleComm视频会议为他们提供了便利，并在员工之间创造了一种流动。

至于第三方日历应用程序，这里的专业提示是选择支持第三方集成的SparkleComm视频会议安排系统，通过它您可以在创建活动时选择可用的会议室日历，任何时间（哪怕最后一分钟）的更改也将自动同步。

设置会前电子邮件通知和消息

为什么会前通知很重要？因为它减少了缺席会议，并让每个人都能随时了解议程、地点和日期的任何最新情况。此外，他们给与会人员足够的时间来提前计划并熟悉会议的目的。

如果您刚刚投资了SparkleComm视频会议系统，请确保在SparkleComm会议开始前 10 或 15 分钟设置电子邮件通知或即时消息。最好添加一个更接近会议开始的第二个通知。像这样的小动作可以保证SparkleComm视频会议顺利进行，并极大地提高会议效率。

利用工作场所数字标牌

房间展示是挂在会议室入口处的数字标牌，与会议室预订系统协作，显示房间相关信息，例如房间名称和实时可用性。通常带有一个触摸屏，允许用户在现场预订会议空间。

一些房间显示器使用颜色信号实时显示房间状态。会议开始时，侧面的 LED 灯立即变为红色，而其他空房间的 LED 灯保持绿色。这意味着，如果您的员工正在寻找一个空房间来快速接听客户电话，他们将永远不需要在楼梯间进行。只需瞥一眼走廊，然后继续使用绿色的。简化日程安排流程并简化工作场所的沟通是一项很小的投资。

额外提示：使用公司徽标、颜色和背景图片自定义房间显示屏幕，以匹配您的公司形象和办公室氛围。

使用智能传感器收集可靠的会议室数据

随着传统的纸笔预订方式已经过时，组织越来越多地寻求一种新方法来有效管理会议室的占用情况。将智能传感器（例如人数统计传感器）与会议室管理系统集成是最大化您的业务资源利用率的理想方式。

基于人工智能，人员技术传感器实时监控办公室的占用和使用情况。他们通过检测用户的存在来自动将用户签入房间，从而允许释放未出现的预订。

使用占用传感器增强预订系统可提供附加值，因为它为企业提供有用的数据，以最佳效率利用其办公空间并发现降低管理成本的机会。

额外提示：为了改善员工在工作中的健康和福利，是时候将员工健康放在组织所做的一切事情的首位和中心位置了。着眼于一种传感器，它可以监控会议环境，并将数据呈现在挂在墙上的显示面板上。

它让您随时了解当前房间的温度、湿度、光照、CO2 浓度和 TVOC（总挥发性有机化合物），这有助于更好地为您和您的员工创造一个健康舒适的工作环境。

强调会议礼仪对您的团队的重要性

人们常常忽略会议礼仪的力量。首先，他们鼓励积极的工作环境，每个员工在SparkleComm会议中都遵守一定的礼仪并相互尊重。其次，会议礼仪可以提高生产力，促进团队内部的关系，并增强信任。

除了准时、做好准备、遵循议程、轮流发言之外，企业绝对应该考虑将“签到会议”添加到列表中。工作场所技术通过房间显示屏上的现场签到和远程会议室签到等功能简化了流程。

结合前面提到的人数统计传感器，如果员工在提前知道会议取消的情况下忘记取消预订房间，房间将被传感器腾出，以便其他员工可以立即使用，最大限度地利用在每个会议室空间之外。

使用分析工具提高空间利用率

你有没有想过——你的公司每周要开多少次会议？在这些会议中，有多少是成功举行的，有多少是虚无缥缈的，没有人出现？

在现代工作场所中，分析工具为我们提供信息和可操作的见解，以揭开事物的神秘面纱并实现改进。这同样适用于会议室预订。

虽然手动计算很耗时，但最好的办法是使用SparkleComm视频会议系统，该系统不仅收集数据，而且以易于理解的简单方式显示数据，并将按需每周报告直接发送到您的收件箱。 以下是需要注意的两个有用指标——会议密度和重新捕获时间。

会议密度反映了一天中最繁忙的时段，并有助于发现会议室充足的时间。当您只有几个会议室空间但仍想充分利用它们时，非常有用。

重新捕获时间说明有多少从提前结束的会议中节省的时间用于现场安排的临时会议。是与您公司的空间利用率密切相关的指标。

将详细的房间信息上传到预订系统

会议室预订系统为您的企业带来的好处之一是一键式会议预订体验的便利。但是您可以通过上传详细的房间信息（例如房间的大小、配备的设备等）来改善这种体验。

信息上传到系统后，您的员工将能够找到并过滤，然后选择最适合他们需求的房间。什么样的房间——大型会议室、小型会议室或电话亭？什么设施——投影仪、白板、电视屏幕；可以容纳多少人，在哪一层？这一切都在系统中。

此外，员工没有专门负责会议安排和房间管理的专职人员，而是获得了更大的自主权，并且能够自行完成。

允许员工预订定期会议

定期会议是在一周或一个月的特定日期举行的会议，例如在每个季度第一个月的周一举行的季度计划会议。允许员工预订定期会议的好处在于他们只需要这样做一次。因此，不再需要重复手动复制粘贴相同的信息。

如上所述，结合会议前通知，与会者将在每次重复会议开始前一天或任何首选时间得到提醒，以确保他们将出席。

为员工提供使用预订系统的指南

拥有上述所有设备，无论是软件还是硬件，都只是成功了一半。

必须制定指导方针以确保每个工作人员都在同一页面上并了解如何使用预订系统。因此，每个与会议相关的活动都将在系统上发生，并且对整个公司都是可见的。

大多数会议室预订系统都支持通过电子邮件邀请新的团队成员加入，并且他们在管理门户中准备好了电子邮件模板。通过简单的设置，团队新人可以加入并快速适应。

选择一体化会议室预订系统

有了上述所有内容，您将需要与中央会议室预订系统的软件提供商和硬件公司联系以获得传感器和房间显示器。

因此，这里的最后一个提示是选择一体化会议室预订系统可以节省大量时间和精力，因为它包含所有关键组件，以确保您的工作体验始终保持良好状态。

SparkleComm视频会议系统旨在减轻工作场所管理的压力，  结合了交互式在线会议室预订平台、触摸屏房间显示器和智能传感器，让您的日历符合现实并尽可能自动化手动流程。

有关SparkleComm视频会议解决方案的更多详细信息，只需免费试用，或立即联系我们的团队并与我们交谈。

展望这种新的工作方式将如何发展，据预测，到 2025 年，70%的劳动力 将远程工作。这是一个很大的数字，当然，并不是每份工作都可以远程工作。最适合远程或混合结构的主要是白领工作。

当您展望组织的远程工作的未来时，您会有顾虑和问题。如此多的因素影响着如何重新构想您的员工队伍。员工更喜欢在任何地方工作并拥有自主权。但他们仍然需要工具、结构和支持才能茁壮成长。

当您为业务的下一次发展开辟道路时，有一些关键的事情需要考虑以取得成功。

光明的远程工作未来需要什么

请牢记这些事项，以确保您的员工和企业现在可以通过远程工作取得成功。

长期沟通与协作解决方案

许多公司急忙拼凑一些小部件和应用程序，将他们的员工送回家。但经过实践后许多人看到了其中的裂痕。它可能会影响效率、成本更高或不可持续。

您需要一个集成的SparkleComm统一通信(UC) 平台，以提供长期的通信和协作工具。无论有人在哪里工作，它们都应该是可访问且一致的。您需要选择基于现代架构构建、设计安全且具有灵活性的解决方案。

您至少需要语音、视频会议、聊天、文件共享和备份以及屏幕共享。此外，如果您的业务需要集成功能、呼叫分析和呼叫中心功能，那就太好了。SparkleComm统一通信平台能满足上述所有功能，并且可以与第三方应用程序集成，以达到你需要的完美协作。

另一个考虑因素是解决方案的可访问性。例如，拥有一个移动应用程序比使用基于浏览器的系统的人更容易配置和更安全。

从长远来看，您希望选择一个可以随着您的成长而扩展并允许您成为管理员的解决方案。此外，您还需要一个可靠且由强大的 IT 基础架构支持的系统。刚好SparkleComm统一通信都能满足您。

重新思考招聘

为了满足员工的期望，您还需要开发一种新的招聘方式。如果您打算接受全职远程人员，那么您现在拥有更大的人才库。此外，考虑到年轻一代成为您的员工，他们是数字原住民，可能不是想要坐在小隔间里的一代。如果您为他们提供正确的工具和培训，他们可以成为您公司的重要资产。事实上，你还可以利用SparkleComm视频会议或电话会议进行招聘来降低你的成本。

沟通至关重要

由于您不再在一个建筑物中，因此沟通看起来有所不同。您可以屏幕共享，许多人觉得这比坐在会议室里还要好。通常，人们在镜头前会更加注意。您还可以使用SparkleComm即时通讯进行更频繁的交流，因为它就像发短信一样即时。定期举行SparkleComm视频会议并保持所有沟通渠道畅通可以弥合任何距离。

你的管理方式需要改变

成为领导者最困难的部分之一就是管理人员。它们比电子表格复杂得多，每个人都有自己的动机、目标和感受。在大流行之前管理人员更多是面对面的。现在，领导者必须重新思考他们如何与人联系、评估和指导他们。

您有机会在一个新的范式中改进这一点，其中反馈发生在不同的渠道中。大多数经理也有更多的同理心，这对所有人来说都是一件好事。

您对远程工作的未来有何预测？

远程工作的未来尚未确定，雇主和雇员将塑造它。通过为此做好准备，您的公司不仅可以生存，而且可以蓬勃发展。我们很想听听您对工作生态系统下一步的预测。

灾难恢复是您必须计划的事情，但希望永远不会发生。制定战略的关键是尽可能减少干扰。最重要的组成部分之一是您的呼叫中心。您的客户需要能够联系到您。如果您尚未考虑呼叫中心灾难恢复，我们在本指南中为您提供了提示、想法等。

灾难不可避免吗？

许多因素会导致企业中断。2019 年的一项研究显示，96%的组织在前三年至少经历过一次。原因有很多种，但这三个是通常原因：

自然灾害是一种，为了防止这种情况，大多数组织在不同的地理区域使用冗余设施。

硬件故障是另一个罪魁祸首。如果您有本地解决方案，那么您将面临更大的风险，因为您需要托管和维护服务器。而云系统有多个地方来托管数据以减少这种可能性。

另一个主要原因是网络攻击。它通常是公司最害怕的。2021年的一项研究报告称，由于勒索软件攻击，企业平均经历了22 天的宕机时间。

您可以控制一些可以帮助您避免灾难的事情。计划可能发生的事情很重要，其中许多都特别关注恢复而不是继续。你应该包括两者，能够继续为客户提供很少中断的服务是呼叫中心灾难恢复的巅峰之作。

一场灾难会给你带来什么损失？

根据类型，这样的事件可能会引起关注。停止运营会产生实际成本和机会成本。2022 年的一项研究得出的结论是，平均停机时间为78分钟，没事小时的成本为528000元。此外，如果您的客户无法联系到您，他们可能会失去对您的信任，从而导致客户流失。声誉成本可能比财务成本更具破坏性。这就是为什么您的计划需要包括持续和恢复行动。

设计您的呼叫中心灾难恢复计划

制定计划是保护组织的第一步。让我们从计划应该包括的内容开始。

您如何起草战略将取决于您的呼叫中心软件及其所在的位置——本地或云中。重要的第一课是基于云的SparkleComm呼叫中心平台比本地更有弹性。在本建议中，我们将重点关注云中的系统。

识别所有紧急情况及其影响：定义业务连续性的最大风险以及它们将如何影响您的系统。例如，冰暴可能导致停电，这可能是短暂的。但网络攻击可能会使应用程序冻结更长时间。

制定危机沟通计划：战略的这一部分规定了如果发生灾难，您将如何进行内部和外部沟通。SparkleComm统一通信系统是你需要的完美的内部和外部沟通的解决方案。

为恢复和持续的各个方面分配角色：许多利益相关者将参与应对紧急情况，因此您希望确保每个人都知道他们的职责。

记录恢复策略：您需要解决必须采取的所有步骤才能立即采取行动，然后进行全面恢复。同样，您需要考虑所有不同的可能性以及它们将如何影响您的呼叫中心运营。

培训代理、主管和其他各方进行灾难恢复：考虑将这部分作为培训课程的一部分。你可以利用SparkleComm视频会议系统进行培训，培训课程可以保存在SparkleComm视频会议系统中，方便以后随时查看，这样它就不是一次性的。

定期测试您的计划并评估您的表现，然后您可以进行调整以改进。

专注于云的持续性

如前所述，您无法控制许多可能导致呼叫中心关闭的紧急情况。但是，您可以通过准备继续保持尽可能积极主动。使用基于云的SparkleComm呼叫中心软件，您将能够更好地做到这一点。原因如下：

如果您的建筑物断电，云应用程序不会“崩溃”。 SparkleComm云呼叫中心解决方案可通过凭据从任何地方访问。如果您的企业有现场人员和远程人员，则不会影响后者。假设不是全市范围的停电，您的员工可以前往另一个地点。

SparkleComm的许多功能提供了保持呼叫中心正常运行的能力。您可以配置新的 IVR（交互式语音响应）流以在发生灾难时启动。让员工能够访问互联网以部署平台是下一个关键举措。另一个安全网是使用移动设备继续呼叫中心通信。

当您从具有大量冗余和制衡机制的公司中选择平台时，您将在托管端获得保护。与行业领先的可靠的SparkleComm呼叫中心供应商劳格科技合作，您将能够根据他们的正常运行时间可用性来衡量这一点。

使用正确的SparkleComm解决方案为呼叫中心灾难恢复做好准备

继续和恢复呼叫中心的能力可能很大程度上取决于平台和提供商。劳格科技的SparkleComm呼叫中心软件具有 99.999% 的正常运行时间，这比行业标准要好。他们的安全协议也是同类中最好的，具有持续的威胁监控。

虽然您无法防范每场灾难，但您可以放心，技术及其背后的公司是可靠且有弹性的。

虚拟面试，也称为视频会议面试，是在线而不是亲自进行的面对面面试。虚拟面试有很多优势，包括方便、更快的招聘流程和更低的成本。 虚拟面试的8大优势

虚拟面试现在如此流行，以至于许多企业选择在没有任何面对面会议的情况下招聘新员工。以下是组织更喜欢视频面试的一些主要原因。

• 减少招聘时间
• 更大的调度灵活性
• 更少的延误或取消
• 容易让团队成员参与面试
• 允许更多的候选人
• 您可以与其他决策者分享采访
• 您可以使用多媒体
• 节省成本

1. 减少招聘时间

虚拟面试有助于加快招聘流程，安排更轻松，并且可以轻松地与长途候选人联系。招聘时间是一个关键指标，因为通过快速招聘，您可以限制失去的机会并节省招聘成本。

2. 更大的调度灵活性

您的许多受访者都将承担个人和职业义务，这将限制他们的可用性，这对视频面试来说不是问题。

例如，您可能会发现大多数应聘者都要求在午餐时间或结束面试，或者他们不得不请一天假，而他们很难在短时间内组织起来。

但是，通过SparkleComm视频会议进行虚拟面试，候选人更加灵活，可以更轻松地在更短的时间内为某个职位安排所有面试。

3. 更少的延误或取消

正如视频会议面试简化了日程安排过程一样，它们也使候选人更容易坚持日期和时间。候选人将没有流量可以抗衡，尽管有流感症状，但仍可能参加面试。您也可以在家中进行采访，这样可以更轻松地避免任何时间问题。

4. 容易让团队成员参与面试

如果你有很多内部利益相关者参与面试过程，你就会知道经常有一两个人不得不退出，这给招聘过程带来了不一致。借助虚拟面试的灵活性，需要这样做的场合更少——这对候选人更公平，也意味着您不必经历报告面试者表现的过程。

5.允许更多的候选人

如果你正在寻找更远的地方来填补你的职位，你经常会被那些不愿意长途旅行的优秀候选人感到沮丧，因为他们不能保证他们会得到这份工作。通过虚拟面试，您的部门无需支付机票或其他差旅费用，您的出色候选人仍然可以竞争该职位。

6.您可以与其他决策者分享采访

录制视频会议采访比录制面对面采访要简单得多，这样做的原因有很多。

首先，在获得候选人许可的情况下，您可以在招聘过程中与其他决策者分享面试回放。此外，您还可以查看面试（如果您不是一个出色的记笔记者，这尤其有用），甚至可以仔细比较不同候选人对关键问题的具体回答。

记录采访的另一个重要原因是审查受访者的表现并提供反馈。如果招聘团队中的某个人在他们如何进行面试的某一方面特别强，为什么不分享一段录音来证明他们做得很好呢？

7.您可以使用多媒体

只要您拥有SparkleComm视频会议软件，使用多媒体作为面试的一部分就非常容易。如果你不使用多媒体，也许你应该？您可以共享用于技术问题的图表、用于情境问题的视频以及用于脑筋急转弯问题的图像或 PDF。

8. 节省成本

正如我们所见，无需安排一轮面对面面试，您就可以节省差旅费用，并与可能会推迟面试的长途候选人交谈，避免延误和取消，并缩短面试时间-聘请。所有这些因素都会降低成本，让您有更好的机会获得该职位的最佳人选。

现在云已经成为商业世界的中流砥柱，我们开始看到云商业通信的真正影响。

大多数公司使用云（91% 使用公共云，72% 使用私有云解决方案）。由于硬件和软件托管在异地数据中心，内部 IT 团队有更多时间专注于关键业务任务，业务领导者可以将更多 IT 预算用于新工具和基础设施的改进。云基本上释放了员工、时间、金钱和潜力。

但在企业云通信方面，这种转变甚至更大。借助云，团队可以在任何地方工作，生产力提高。而且，对传统电话系统和昂贵硬件的依赖已经结束，即使是小公司也可以使用行业领先的商业通信。

事实证明，SparkleComm云业务通信不仅仅是降低成本和简化扩展的一种选择。它正在改变人们工作、协作和共享信息的方式。让我们深入了解云支持业务通信的具体方式。

1. 团队可以在任何地方工作

借助云，团队可以在任何有互联网连接的位置工作。SparkleComm云电话通过互联网传输语音数据，因此无需连接到传统的 PBX 电话系统即可与客户和合作伙伴进行通信。您的用户还可以从任何地方访问您的SparkleComm云统一通信平台。

由于云，越来越多的企业正在转向远程或混合工作模式，这可以带来一系列好处，包括更低的房地产成本、更灵活的日程安排以及利用更广泛人才库的能力。这让公司以及他们的员工决定他们应该在哪里工作。

2. 数据更安全

在云之前，数据安全完全落在了公司的肩上。您必须确保所有硬件和软件都得到维护、更新和保护。

通过云业务通信，您的云提供商承担了一些负担。保护您的设备、为员工提供安全培训以及遵循电子邮件加密和多因素身份验证等最佳实践仍然取决于您。但是，保护数据中心和网络的安全取决于他们。

他们的工作是展示他们正在采取哪些步骤来确保用户的安全性和合规性。在云安全方面，您唯一的任务是在比较供应商时要勤奋，并确保您与一家具有高标准的公司合作。

这种共同的责任使您的团队能够自信地使用先进的SparkleComm统一通信技术。您不必将业务通信限制在公司能够自行管理和保护的技术水平。

3.公司可以更好地为客户服务

在大流行期间，许多公司将其呼叫中心座席迁出办公室。到 2020 年 4 月接近四分之三的呼叫中心座席正在远程工作，而疫情前这一比例约为 59%。借助云技术，可以快速切换到在家工作模式。

基于云的SparkleComm呼叫中心平台使座席能够提供相同级别的服务，无论他们是否远程工作。除了这种灵活性之外，SparkleComm呼叫中心即服务(CCaaS) 解决方案还提供高级报告和分析工具，帮助呼叫中心更高效地工作。通过对呼叫队列、客户体验和等待时间的清晰洞察，经理和座席拥有改善客户服务所需的工具。

得益于云，即使是小型企业也能拥有出色体验的潜力。

4. 云商务通信提高生产力

能够在任何地方和任何设备上工作也有助于提高生产力。借助SparkleComm视频会议和 UCaaS（统一通信即服务）等云通信工具，同事可以进行虚拟连接。他们还可以实时共享文件并就项目进行协作，就好像他们在一起一样。

云还使员工能够使用自己的设备进行连接。这可以帮助他们在最适合他们的时间专注和高效，而不是只在办公室和使用公司设备时工作。

此外，SparkleComm云统一通信平台可以与其他业务应用程序集成，同步数据并简化工作流程。员工无需跳转到不同的应用程序即可访问客户信息、分析见解和其他数据。这可以节省时间并减少员工错误。

5、云技术更可靠

云实现更好的业务通信的另一种方式是通过性能。只要您与能够保证近乎完美的正常运行时间的供应商合作，您的团队就不必担心可靠性问题。寻找在其服务水平协议中提供 99.999% 正常运行时间保证的提供商，并告别业务停机时间。

通过云通信为您的团队赋能

云已经彻底改变了业务技术。但是，没有哪个领域像商业通信那样发生如此深刻的转变。借助SparkleComm云统一通信，办公室已经过时，不仅可以实现高级安全性和合规性，而且可以简化它们，甚至低预算的公司也可以使用强大的通信工具。

最好的部分是，迁移到云并开始使用领先的云业务通信很简单，不需要几个月的计划。不需要大量的 IT 预算，立即联系SparkleComm的团队，让我们知道您的云通信需求是什么，从云电话到集成通信平台，SparkleComm将帮助您在云中茁壮成长。

统一通信系统(UC) 是一种框架，可将各种通信应用程序和工具协调为推进业务形式的全面条件。这次合并改变了业务信函，提高了实用性，提高了代表盈利能力，并降低了使用它的组织中的 IT 和董事会成本。毫不奇怪，统一通信系统对于不同类型和规模的组织越来越重要。

鉴于远程工作的发展模式，这些安排的针对性也在不断扩大。在过去几年，不去办公室工作的代表人数有所增加。虽然这为劳动者提供了非凡的适应性，且该组织还受益，因为它节省了办公空间租赁、影响成本、代表礼遇安排等方面的资金。远程工作的想法在很大程度上取决于统一通信的进展。

要确定您的企业是否可以通过绑定通信来获利，您需要理解它的确切含义。这是一个包含几个部分的答案。

呼叫控制：IP PBX 是一个重要的统一通信系统，具有强大的影响力，因为它提供了这种安排所需的基本管道。  

视频：视频是绑定在一起的通信的基本连接。简单的关联和高质量的录音使SparkleComm视频会议成为一种突破性的商业工具，为会员提供了一次令人难以置信的相遇。  

亲近性：临场感使调查客户目前的可及性与合作和传授的能力一样。在时间至关重要的商业世界中，SparkleComm塑造了有效的统一通信系统的基础。  

短信：即时通讯将个人的可访问性解读为强大的通信，因此是重要的统一通信组件。  

统一消息：这可以协调传真、电子邮件、语音消息和其他通信进展，并使客户能够从一个单独的界面获取消息。  

便携性：移动专用小工具今天很普通。它们与风险交换的结合使客户能够在任何地方有效地工作，因为声音或视频通信也可以通过手机发送。  

共同努力和文件共享：声音、视频和网络会议、记录/档案共享、白板、共享工作空间等协作能力使成员能够持续参与关联，同时看到正常的报告和介绍。

由于统一通信系统的商家和客户都了解这种创新工程所提供的潜力，因此其组织正在快速扩张。已实现该框架的组织与尚未采用该框架的组织相比具有明显的优势。将资源投入SparkleComm统一通信框架的一个更值得注意的部分是消除航行的能力。

这将使组织能够在员工个人不在现场并在一些附近或省级工作场所时进行领导聚会。通过授权您、您的员工和您的客户在任何地方相互交流和合作，SparkleComm通信统一的交换安排为您的业务提供了理想的通信框架。

呼叫中心的最终目标是确保积极的客户体验，但如果您的座席没有凝聚力和协作的工作环境，客户满意度很容易受到影响。

不幸的是，孤立的呼叫中心团队和公司各部门座席之间缺乏协作可能会削弱以客户为中心的文化。相反，促进卓越的客户体验应该是所有座席齐心协力实现共同目标的团队努力。 以下是团队脱节的一些潜在风险，以及您可以采取的步骤来在呼叫中心座席之间建立团队心态。

断开团队影响的行业统计

与同行业的其他公司相比，具有客户体验心态的公司实现的收入高出4%到8%。

在协助客户时采用跨团队方法的公司实现业务目标的可能性几乎是其两倍。

88%的员工声称断开连接的通信应用程序对工作流程有负面影响。

由于系统脱节，42%的客户服务代表无法有效解决问题。 以下是一些有助于在您的呼叫中心建立更好的团队动态的步骤。

明确工作职责

每个代理都应该了解他们的任务和职责。然而，更具体地说，他们应该清楚自己的工作是什么，即在执行特定任务时如何与其他团队成员合作。以这种方式定义职责将有助于培养每个团队成员的协作技能，从而促进团队活力。

鼓励反馈

代理人应该定期收到上级关于他们工作表现的反馈，但他们也应该向管理层提供一些他们自己的相关反馈。

所有团队成员都应该参与到协作决策的所有阶段。为鼓励参与，请务必为代理人提供意见和评论的激励措施。

集思广益时包括每个人

让每个人都参与进来并鼓励他们分享意见和想法的一个好方法是与他们进行头脑风暴。任何需要讨论的问题都应该与每个人一起讨论。这不仅会帮助他们感到被倾听和重视，而且还可以帮助他们对同事感到更自在。

自上而下促进协作

在呼叫中心座席中建立一支团队合作者队伍从高层开始。管理层应以身作则，塑造员工可以仰视和效仿的协作心态。

实施创新的通信技术

尖端SparkleComm呼叫中心数字技术使座席更容易在整个工作日处理大量呼叫。SparkleComm呼叫中心系统还可以帮助促进与所有座席的更好沟通，无论他们身在何处。今天，远程劳动力已经增长，虽然它可能有它的好处，但它也可能带来一些挑战，尤其是在团队成员之间的协作方面。

越来越多的公司正在认识到数字技术对于这一特定目的的重要性，我们将在下面讨论。

SparkleComm案例研究：耳鼻喉科和过敏协会

耳鼻喉科、过敏症和听力学实践诊所亲身了解互联团队对于为其患者提供一流服务的重要性。

该诊所是同类诊所中规模较大的，因其拥有广泛的专家团队而获得成功，但令人难以置信的成功和增长也归功于其患者快速反应中心 ，这是一个由组成的客户服务团队近 200 名座席每天无缝处理数千个电话。

事实证明，公司的快速扩张对其本地电话系统构成了挑战。早期呼叫较少的情况下可能会奏效的方法并没有因为更大的公司带来的大量呼叫量而减少它。特别是，由于公司过时的通信系统，确保与客户的高质量互动变得越来越困难。

该公司决定做出一些改变，引入SparkleComm内置的基于技能的路由系统，并建立专注的座席团队，每个团队都专注于来自特定区域的呼叫。从本质上讲，每个代理都将成为其特定地理区域的专家，其好处将惠及客户。

发展座席熟练度缩短了平均通话时间。更具体地说，该公司很快发现每次通话都节省了 30% 的时间。实施现代解决方案有助于缩短通话时间；特定技能的路由和队列还帮助建立了一个更有技能和凝聚力的团队，这不可避免地提高了客户和座席的满意度。

他们还利用 SparkleComm视频会议加强远程工作者之间的联系。该公司利用SparkleComm视频会议培训座席，与新员工进行一对一辅导，并为同事营造更具凝聚力的工作环境，无论他们在哪里工作。最终，该公司能够成功地为其客户服务团队创造化学反应和团队合作精神，这极大地有利于团队的协作努力。

创新的基于云的SparkleComm统一通信软件适用于所有企业，它也可以为您服务。立即与SparkleComm 的代表联系并申请免费演示。

统一通信系统指的是在企业内部结合了多种通信技术的电话系统。您的业务可能以各种方式传达：电话、视频会议、短信、电子邮件、SMS、传真，并永远持续下去。统一通信系统允许组织通过单独的应用程序或管理获得通信所需的设备。这意味着组织可以通过类似的用户界面利用短信、语音和视频通话、聚会和记录共享。

使用电话、网络、视频会谈和短信的商务沟通只是一种多渠道洞察力。它包括各个阶段的各种端点卖家。目前的工作环境不仅仅局限于工作场所。这是不可避免的，可以在任何地方使用多功能网络访问。借助SparkleComm统一的通信管理，您可以毫无疑问地适应快速的世界，即使是在家、异地或在旅途中。有效运行的全球组织正在关注语音通信。无论如何，探究从根本上将沟通联系在一起的是什么？统一通信是将所有单一的通信通道连接成一个单独的阶段，最终变成一个单独的通道的方法。

当今的统一通信系统安排不仅为一流的公司提供通信中心点，而且还使组织能够恢复对其 IT 基础的控制。 SparkleComm统一通信系统配备传真、视频、语音、通话和短信、声音和视频会议、外部信息源和虚拟会议室等多种通讯功能。除此之外，SparkleComm统一通信系统的直接结果是监督和安排各种终端销售商和融合 BYOD/CYOD 手机程序变得毫无问题。

关于统一通信系统有一种谬论，即这种安排仅适用于大型企业。无论如何，可验证的事实是，组织需要适应发展中的业务部门要求才能蓬勃发展。在任何情况下，都存在脱离雷达的巨大危险。被称为 IP PBX 的基于产品的电话的发送给新公司和有限范围的企业带来了非凡的奇迹。随着它的发送，SparkleComm统一通信系统通常不局限于大型组织的领域。此外，对于小企业的努力，SparkleComm统一通信似乎是一种精明的安排，它保证了适应性和一些不同的优势。

如上所述，SparkleComm统一通信系统伴随着大量创新和端点并入一个单独的聚合通信中心点。它通过有效的协调努力，在传输端和接收端都增强了强大的通信能力。它每天都在发展，并控制着客户喜欢的沟通机制。然而，亮点的总结可以永远存在，下面记录的也是重要部分，包括使统一通信成为最令人兴奋的传达媒介之一。它包含：语音、视频、文档移动、谈话、短信、团队协作设备、存在创新、声音会议、虚拟会议室、IP 端点（包含 VoIP 电话）和注册管理。

此外，部分商户通过外人申请赠送联合通讯设备。有协同工作设备来补充融合基本商务电话系统能力的统一通信应用程序。以这种方式，统一通信远远超出了改变通信媒体的范围。它还改善了流媒体和推动业务通信周期，以共同推进内部工作，并支持组织与客户进行惊人的接触。沿着这些思路，每个独立于 SME 或成立企业的组织都可以相信，在SparkleComm统一通信系统的现代专业帮助下，您的通信体验会获得另一个质量优势。

您的呼叫中心的座席人员流动率是否高于正常水平，尤其是自最近的健康危机以来？自大流行以来，座席人员流动率一直在上升，这使得经理们运营呼叫中心变得更加困难和成本更高。管理者可以采取一些措施来振兴他们的才能，让他们保持在工作中的积极性。

建立混合团队可以提供恰到好处的灵活性，以帮助提高呼叫中心的座席保留率。

如何创建混合呼叫中心

为确保成功的混合工作环境，请考虑以下事项。

营造包容的环境

远程工作人员很容易感到被冷落，因为他们不在呼叫中心。这就是为什么在混合工作环境中支持所有员工并为他们提供表达意见和顾虑的机会很重要的原因。

让远程工作人员始终可以参加SparkleComm视频会议，提出问题，听取他们的意见，并允许他们就各种问题提供反馈。尽可能多地从远程员工那里收集有关他们经历的信息。代理人越有归属感，他们成为长期雇员的机会就越大。

创建一个适合所有人的时间表

无论呼叫中心保持何种类型的日程安排，关键是确保始终有足够的覆盖范围来现场客户呼叫。在为内部员工和在家工作的员工制定工作时间表时，请考虑所有需求。灵活性很重要，但不同的员工可能会根据自己的经历和生活方式对灵活的日程安排有不同的看法。

每个员工的灵活性水平都会有所不同，因此在为混合劳动力制定时间表时，了解每个团队成员的需求非常重要。SparkleComm的劳动力优化工具和人工智能驱动的跨渠道自动调度工具可以帮助您高效地完成工作。

牢记技术需求

数字技术是现代呼叫中心的主要内容。考虑新代理和资深代理在技术、工具、解决方案和支持方面的最佳表现是很有帮助的。用于会议的SparkleComm技术也很重要，因为这些工具对于与所有员工（无论是内部员工还是远程员工）进行沟通都是必不可少的。

保持代理人员流动率低的提示

呼叫中心管理可以采用多种策略来确保其混合劳动力的高座席保留率。

为远程工作者打开机会

仅 2021 年一年，代理商的离职率就达到了 30.5%。这不仅会牺牲呼叫中心的效率，还会影响客户体验。然而，拥有远程劳动力可以帮助应对这种情况。

根据相关数据，远程工作人员的保留率为80%，而内部代理的保留率为 25%。这是呼叫中心经理应该注意的一个显著差异。简单地重新分配代理商并允许许多人在家工作可能有助于降低流动率。同样，灵活性是关键。

投资代理培训

SparkleComm呼叫中心软件是管理和组织客户电话的重要工具。有了正确的SparkleComm数字解决方案，座席可以更好地处理大量涌入的电话，客户将获得更成功和更令人满意的体验。然而，如果没有适当和个性化的培训，代理人可能会发现所有这些数字工具更像是一种负担而不是一种祝福。

全面的技术入职培训和持续培训将确保座席能够更好地使用可用的工具。座席会更自在地使用SparkleComm呼叫中心解决方案来完成他们的工作，并有助于为客户提供积极的体验。

训练不需要被控制。考虑提供适合代理人个人情况和需求的灵活培训计划和自主培训。比较培训前后的表现以衡量有效性并根据需要进行更改也很重要。

向员工表达感激之情

对座席表示赞赏，尤其是那些表现最好的座席，可以为提高呼叫中心座席的保留率创造奇迹。据有关研究公司称，认为自己的努力没有得到认可或赞赏的员工离开当前职位并寻找新工作的可能性是其两倍。这使得呼叫中心不得不不断地招聘新人才并填补空缺职位，这会占用大量时间、精力和金钱。

相反，呼叫中心可以通过公共和私人认可、奖励和薪酬晋升等措施来表达他们对人才的欣赏。利用SparkleComm统一通信平台，可以通过公平和一致的反馈来提高士气 。研究表明，69%的员工如果觉得自己得到了更好的赏识，他们会在工作中付出更多的努力。这些努力不仅可以帮助座席感觉自己是更有价值的团队成员，而且还可以在座席之间促进一些健康的竞争，这可能有助于提高生产力。

实施游戏化

谁不喜欢玩游戏？更好的是，谁不喜欢在游戏中达到特定级别或实现特定目标而获得奖励？在工作环境中，可以实施“游戏化”以使工作环境看起来更有趣，并帮助座席享受他们花在游戏上的时间。

游戏化使用适用于员工培训、评估和生产力的游戏元素和原则。排行榜也可用于鼓励友好竞争。该策略的目标是提高参与度、幸福感、满意度和忠诚度。当座席对工作感到满意时，他们更有可能长期坚持下去。

SparkleComm：灵活的呼叫中心最好的技术朋友

对于远程团队，数字技术是关键。SparkleComm为呼叫中心提供基于云的呼叫中心解决方案，同时考虑到内部和混合劳动力。无论您的呼叫中心在寻找什么，SparkleComm都能满足您的需求。

保险的主要好处是它让投保人安心。然而，当保险机构与客户之间的沟通受到阻碍时，可能会产生不确定性和不信任。 现在，人们比以往任何时候都更希望从保险代理人那里得到安心和保证。机构必须优先考虑客户沟通。由于政府资助的以扩大宽带接入和先进技术系统为中心的基础设施项目，数字通信的接入正在增长。

与投保人建立更好沟通的策略

利用这个黄金时间，通过以下关键策略与您的投保人建立更好的沟通：

使用多个渠道

新冠疫情改变了生活方式和人们互动的方式，为了有效地沟通，重要的是通过各种渠道提供互动机会。

如果您的代理机构可以亲自访问，请通过标牌、新闻通讯、电子邮件和类似SparkleComm这样的其他即时消息平台明确说明。对于许多客户来说，在安全和实用的情况下，面对面的对话仍然是理想的选择。

当无法进行面对面交流时，各种电话和数字选项会很有帮助。以下是代理用来与客户个人互动的一些常见接触点：

社交媒体：许多人可以通过设备应用程序全天候 24/7 访问他们的社交媒体。当您发送消息时，他们会收到即时通知，并且能够快速向您发送回复或直接消息。这种即时性吸引了许多投保人，尤其是年轻客户。

网络聊天：聊天是另一个实时交互渠道，您可以使用它来快速回答问题。人工智能技术允许使用聊天机器人来解决现场代理不可用时的常见问题。

即时消息：通过网站或SparkleComm应用程序的即时消息允许快速共享短消息。这是人们可以快速向代理发送问题或信息的另一种方式。

短信：选择加入短信是快速接收信息并让您的信息快速打开和阅读的最一致的方式之一。

视频：在SparkleComm视频会议系统或其他社交媒体上创建和共享视频演示。视频是向客户个性化消息传递的好方法。您可以将它们用于感兴趣主题的更新或定期信息共享。

电话：当人们想要与真人进行实时对话时，他们仍然喜欢电话或 SparkleComm VoIP 通话。

集中常用表单和消息

当有人签署一项新政策时，机构经常用大量信息和表格轰炸他们来让其完成。这些消息可能会让人难以找到或追踪。

为了更好地组织您的内容和流程，请创建一个集中位置，让潜在客户和客户可以访问通用信息和表格。您可以使用主要的沟通方式来提醒人们他们可以在哪里找到必要的物品。

带有客户仪表板的门户网站或SparkleComm即时通讯应用程序就是一个例子。您可以通过联系人的独特仪表板提供必要的表格、文档和信息。发送带有必须填写的特定表格的直接链接的消息。在截止日期临近时，通过电子邮件、聊天和SparkleComm即时消息渠道设置自动提醒通知。

个性化消息

人们不会关注那些似乎对他们的生活没有直接影响的信息。无论是电子邮件、社交媒体、短消息还是其他传递方式，个性化消息更有可能吸引注意力。

客户仪表板是个性化信息的绝佳场所。但是，消息的内容往往会影响客户是否注意。

除了有关客户承保范围的直接信息外，还要共享与个人相关的信息和资源。您可以根据年龄或其他人口统计因素为健康保险客户发送有关健康检查和其他重要医疗资源的提醒。对于汽车保险客户，共享有关安全冬季驾驶或顶级车辆安全的资源。房屋风化或其他维护更新的提示对家庭保险客户很有用。

这些类型的消息和资源通过向客户展示他们从您那里购买的产品之外的产品来扩展您的保险关系的个性化性质。

使用基于云的通信解决方案

一些机构对使用多种沟通方式犹豫不决，因为他们担心在管理所有方式时遇到挑战。然而，基于云的SparkleComm统一通信解决方案通过集中通信来减轻这种负担。基于云的SparkleComm统一通信解决方案简化了从一个通信渠道到另一个通信渠道的移动。例如，它允许代理快速从网络聊天转移到电话对话，然后再转移到社交媒体交流。

对话也不存在于孤岛中，跨渠道捕获与单个客户的对话历史记录，以提供无缝的客户和代理体验。

SparkleComm为连接的保险代理机构提供支持

客户满意度和保留率、忠诚度、推荐和更好的财务结果都是与保险机构良好的客户沟通相关的常见好处。为了在现代商业生态系统中优化您与客户的沟通，您必须将面对面的互动与个性化的数字策略相结合。利用所有受您所服务的受众欢迎的数字渠道。

基于云的综合通信平台是优化通信的最基本要素之一。SparkleComm统一通信（包含消息、视频、电话等）是一种基于云的精英、综合解决方案，可让您的代理和支持团队跨所有渠道进行有效沟通。它为安全和隐私提供端到端加密，并从一个通信渠道无缝过渡到另一个通信渠道。