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3.知道如何在会议室保持和加强社交距离

研究告诉我们，有60％的员工预计会在某种程度上回到办公室。人数很多，而且大多数人都不会接种疫苗，因此仍将保持与社会保持距离的规则。到今年年底，我们可能会恢复到COVID之前的数字。一些员工可能不顾社会疏离规则而对其他员工感到焦虑。 

现场有更多的人，加上社交距离的需求，这意味着您需要一个计划来跟踪和限制会议室的容量。现在就开始计划如何监视这些数字。如果超出人数，将如何提醒您？

也许您也需要重新考虑座位安排。是否会固定它们以控制距离？还是您可以提供免费座位并让员工自己保持适当的社交距离？仔细考虑一下，找出最适合您的公司和空间的最佳方法，计划如何实施和教育新系统。

4.建立会议室的预订礼节

当考虑到会议室时，请考虑贵公司的预订礼节。大流行前，员工经常超额预定房间，而没有使用它们。当员工返回办公室时，由于社交距离的要求，空间将非常宝贵，您也不会希望会议室不必要地空着。

考虑创建一个预订工具，该工具可以使人们同时预订和取消会议室空间。确保员工知道优化空间的重要性，例如，由三个人组成的小型会议不会垄断可容纳25人的空间。

同样，也不允许员工接管空的会议室以安静地工作。相反，请寻找其他允许员工集中精力的选项，例如通过SparkleComm统一通信平台进行远程工作和沟通。

您的新预订规则还应该鼓励高效的会议。明确说明会议不能超过分配的时间，这可能导致当前和以后的会议参加者聚集在同一空间中。 

SparkleComm房间：弥合办公室和远程工作人员之间的鸿沟

在劳格科技，我们了解公司在开始计划员工永久或偶尔返回办公室时的需求，因此我们可以提供帮助。无论您的会议室大小或形状如何，我们都可以轻松地为大流行后的新常态做准备，以实现安全高效的会议。

使用您现有的视频会议硬件，我们的SparkleComm会议室可将任何大小的会议室变成视频会议室。这是如何运作的？假设一半的会议参与者将远程加入，而另一半则在办公室。会议开始时，远程加入的人员可以单击其SparkleComm视频会议邀请进入，将所有人连接到同一会议室。

它不只是视频会议解决方案。SparkleComm提供了有关视频会议各个方面的详细见解，管理员可以全面了解房间和设备的性能，会议参与度，在线和离线状态等等。 

此外，还期待着我们即将推出的“房间控制器”功能，该功能使与会人员可以直接通过智能手机控制会议室的设置。 

强调：

会议室有望在今年卷土重来，但是将它们投入使用将不会像以前那样简单。

企业将需要加强社交疏散和其他安全措施，同时配备会议室以弥合办公室内和远程员工之间的鸿沟。

在重新打开会议室之前，这里有几个主要注意事项。  

随着疫苗的普及和大流行病的临近，对于许多人来说，重返办公室的可能性很大。话虽如此，我们的工作场所看起来可能会与过去几年大不相同。例如，根据一项研究发现83.7％的企业希望允许部分员工在任何地方工作。随着企业努力提高生产力并优先考虑安全性，这种混合安排是未来的发展。 会议室尤其需要特别护理。会议室经常到处都是细菌，细菌可以在人与人之间迅速传播。同时，随着更多员工在任何地方工作，传统会议室将不得不弥合办公室员工与远程员工之间的鸿沟。

企业如何恢复会议室可能对其合作和文化产生重大影响。随着路线图的恢复，这是正确的做法。让我们看一下大流行后会议室的几个主要注意事项。

1.保持会议室清洁

您的通风系统工作正常吗？国家疾病预防控制中心建议，重新占用建筑物不需要新的通风系统，但是新的往往比旧的更好。无论如何，通风良好的会议室对于确保员工安全至关重要。

在预定的会议之间留出足够的间隔，以便清洁房间。确保可以轻松获得清洁用品，以擦拭会议之间的表面，并确定和沟通负责人。也有广泛可用的洗手液。

移开椅子以保持适当的社会距离，并张贴清楚地标明必须与之保持距离的人以及其他必须遵守的政策和程序的标志。

确保有一个非接触式房间控制面板。有些允许您使用智能手机或其他个人设备控制房间参数。

2.确保为视频会议设置了会议室

在大流行后的工作场所中，员工可能只将一部分时间花在办公室上。这种称为混合工作的新工作范例使员工可以自由选择最舒适和最有生产力的工作。

只有一个问题：没有设立许多办事处来支持混合型劳动力。让我们看看您的标准会议室。会议室专为实际出席而设计，是面对面讨论的重要推动者。但是那天在家工作的队友呢？还是那些永久偏远的地方？

有了混合型劳动力，企业将需要确保员工可以轻松有效地进行交互，无论他们是在办公室还是从远程位置拨打SparkleComm视频电话。  

这意味着会议室将需要适当的视频会议硬件和SparkleComm视频会议软件来弥合差距。例如，Poly和Logitech都提供了使安装变得轻而易举的多合一视频会议设备。使用SparkleComm作为软件会议解决方案，您的会议室可以为来自任何地方的工作人员提供支持。

毫无疑问，有效的客户沟通可以提高忠诚度和满意度，并最终提高利润。尽管电子邮件，社交媒体和电话渠道仍然是重要的驱动力，但SMS是企业不容忽视的有影响力的工具。

数据还越来越多地显示出SMS是客户希望与他们经常去的业务进行交互的方式。我们很高兴提供API或即用型应用程序，通过与运营商合作，该API或现成的应用程序允许企业每天发送多达250,000条文本消息，并且在一个API请求中最多发送10,000条唯一消息。确保消息直接发送到客户的电话而不会被阻止。

文字与电子邮件：注意力优势

询问曾经为低开门率而感叹的任何营销商；很难通过电子邮件与消费者建立联系。但这不是SMS所不存在的障碍：根据研究， SMS的开放率高达98％，而电子邮件仅为20％。这意味着，尽管五分之一的收件人可能会打开一封电子邮件，但如果通过短信到达，几乎每个人都会看到相同的消息。

可能是人们无休止的电子邮件泛滥，或者是检查和回复文本所花的时间很少，或者是因为接收文本的急促激活了人脑中的奖励中心，导致了令人愉悦的急促。但是，无论消费者还是营销人员，都对SMS抱有良好的情感：

75％的人说他们很高兴通过短信收到要约

64％的人表示，他们对将短信作为服务渠道的公司抱有更积极的态度

65％的营销人员表示短信是“非常有效”的渠道

最终，这些好感转化为行动：文本的回复率比电子邮件的响应率高7.5倍。

跨部门实施SMS

SMS消息传递提供了跨行业和跨行业的应用程序，为吸引消费者的注意力提供了直接而直接的途径。从航班预订和状态通知，到银行的文本欺诈警报，再到电子商务应用程序的二元身份验证，SMS可以有效消除噪音并要求注意和采取行动。

在零售业中，发送有关促销和店内优惠券的文本（无论是黑色星期五促销还是选择短信折扣），通常会使这些提议更具可行性：一项研究发现，四分之一的消费者将在三分之内兑换发短信的优惠券收货天数。SMS优惠券可在一周内将兑换率提高到60％。而且，获得SMS优惠的建立关系的好处甚至可以持续更长时间：大约十分之七的消费者表示，他们将在收到SMS优惠券后签署零售商或品牌的营销清单。

SMS的应用程序不仅仅限于购物。例如，在医疗保健中，SMS已成为确认和提醒患者约会的有用工具，以及用于COVID-19的联系人追踪和筛查的一项有用工具，这项工作每天可能需要数千条文本才能用于繁忙的医疗保健设施。 在教育和非营利领域，SMS开辟了直接和个人渠道，可以加深参与和参与。老师可以使用SMS来简化学生与家长之间的沟通，例如作业提醒和其他通知。对于非营利组织，将个人消息直接发送到支持者的电话可以帮助维持意识和与当前事业的联系感。

使用SparkleComm简化客户沟通

使大容量短信特别有效的原因不仅在于消费者喜欢并会回复短信。同时轻松地将通信扩展到成千上万的人也很容易且具有成本效益，从而提高了投资回报率。

借助SparkleComm即时通讯，您可以使用SparkleComm的业务号码一次发送数千条针对性消息或批量消息，我们的编程API在单个请求中最多支持10,000条消息，每天支持250,000条消息，每条消息的成本为几分钱，没有直通运营商费用，并且比其他领先的供应商低。

此外，SparkleComm即时通讯在组合中添加了一个有影响力的工具，不会增加复杂性：它可以在我们现有的平台上运行，允许您从现有的公司电话号码（或任何分机号）发送文本，并且不需要启用新供应商或每月管理一个单独的账单。最重要的是，使用我们针对Java，Python，Ruby，C＃和PHP的预构建应用程序或SDK容易上手。

是时候使用SparkleComm高容量SMS来增强您的影响力了。

公司要求联络中心负责提供关键的竞争优势-卓越的客户体验。客户也是如此：实际上，有73％的消费者表示，客户服务在他们的购买决策中起着重要作用。

1.客户想要什么？

消费者想要出色的体验。他们想要快速而轻松的交互。他们希望解决问题；他们想要友好和知识渊博的服务。

这听起来很简单，但是许多以客户为中心的组织都可以从采用行业领先的技术中受益，该技术能够分析关键指标，例如首次响应率，解决时间，按渠道划分的客户满意度等等。

这些类型的预付款可以推动行为发生变化，从而将客户体验作为成本中心的影响转化为收入来源。

2.为什么客户体验是最佳的促销形式？

如果做得好的话，客户体验可能是最佳的促销形式。满意的客户会带来满意的SparkleComm座席，而被呼叫到出色的客户体验的联络中心将获得更高的参与度，保留率和生产率。

根据65％的客户的说法，良好的体验比重要的广告更重要。不仅如此，42％的客户愿意为这种体验支付更高的费用。消费者为出色的体验支付16％的溢价，并且似乎很高兴这样做。

3. SparkleComm出错时会发生什么？

如果联络中心没有为座席提供正确的工具，培训和技术，会发生什么情况？它变得丑陋。快速地。

以下是客户停止与公司（甚至是他们所爱的公司）合作的条件：

1) 32％的人说，在经历了一次糟糕的经历后，他们辞职了

2) 59％的人说，他们经历了几次糟糕的经历后就辞职了

3) 46％的人说如果员工不了解，他们就会辞职

更重要的是：只有38％的客户表示员工了解他们的需求。这留下了很大的改进空间。

4.什么是行业领先的联络中心解决方案？

联络中心如何确保他们正确使用SparkleComm？业界领先的云联络中心解决方案是一个良好的开端。

SparkleComm提供跨选择渠道的卓越服务，并提高了客户保留率和终身价值。另外，它通过积极的口碑来促进增长。这就是客户想要的-也是您可以获得的最佳促销形式。

面对面交流，视频

同时，对于Z世代（出生于1997年之后的人）来说，工作是沉浸式的，与生活密不可分。

通讯轻松，透明且始终进行-最好一次打开多个屏幕。

这是第一代手机很可能是智能手机的这一代。

SparkleComm统一通信是基于视觉的社交媒体渠道已经成为一种生活方式，即使它们可能会使其他年龄段的人感到困惑。

研究表明，到2025年，预计75％的劳动力将由数字原住民组成，他们首选的通信方式是视频。

为这些员工提供协作工具是在保持人才的同时保持快乐和生产力的关键。

不仅仅是模拟音频通话即将到来。

视频的温暖，逼真和便捷正在改变人类的交流方式，导致人们的工作方式发生永久性的变化。

视频是他们交流和日常生活中不可或缺的一部分。

不断发展的企业要求

组织已经具有连接性。他们已经拥有带有高质量摄像机和音频功能的视频会议系统。

开发人员正在将视频集成到应用程序中并创建定制的体验。

视频会议可以成为凝聚整个员工队伍的粘合剂。

很有可能，您组织中的明天领导者会期望如此。

我们的大多数合同人员都在SparkleComm应用中的众多消息传递团队中： 

全面法律组织的团队通常致力于影响整个法律部门的重大公告以及随意的对话。

接下来，我们的律师和谈判人员将使用商业法律团队来讨论更多一般性合同问题，并交流想法和经验教训。

我们还有专门针对特定客户销售交易的消息传递团队，这些团队将所有资源整合到一个讨论线程中。 

当商业法律团队致力于完成特定交易时，消息传递组通常包括组织中的相关利益相关者，包括销售，财务，安全，网络等的代表。在某些情况下，我们甚至可以将客户添加到有关合同的团队中，以保持讨论的畅通。 

一旦为特定合同建立了消息传递组，我们将使用它来提出问题并实时讨论谈判的细节，从而有助于保持谈判的势头，以便更及时，更高效地签署交易。 

通过视频会议达成协议

精美的文字是一种很好的交流方式，但是电话和视频会议才是真正的动作发生的地方。在签署客户合同之前，重要的是坐下来一起审查合同要求和其他详细信息。 

除非客户拥有另一个首选的视频平台，否则我们希望在SparkleCommVideo上做到这一点。首先，SparkleComm使预订会议变得很容易。由于我们已经使用Outlook日历和电子邮件，因此通过SparkleComm集成，我们可以直接从Outlook发送会议邀请和指向任何内部或外部利益相关者的链接。 

会议时间到了，所有客户所需要做的就是单击电子邮件邀请中的链接并通过其网络浏览器加入。从最后开始，我们只是进入SparkleComm应用程序（我们一直保持打开状态），然后单击“加入”按钮。如果仅合同本身是如此简单！ 

每个人都参与进来后，我们可以详细讨论并使用屏幕共享之类的功能来充实细节。

使合同更顺畅

作为一个组织，我们致力于通过让他们的生活更轻松来使我们的客户满意。作为律师，我们的法律部门的首要责任是确保我们遵守规则并最大程度地降低法律风险。从合同的角度来看，实现这种平衡是一项微妙的举动。 因此，SparkleComm是我们完成工作的最重要的环节。 

实时跨部门协作对于每个季度末完成业务至关重要。当我们需要匆忙批准的合同条款时，我们只需要给利益相关者发送消息或致电并立即获得答复，我们就可以在SparkleComm应用程序中完成所有工作。

团队合作是我们在工作时的重要组成部分（当您拥有一个可以轻松开展工作的强大平台SparkleComm统一通信时，它会有所帮助）。但是，没有比我们的法律团队更好的跨职能协作示例了。

业务的不断变化的性质，竞争和法规不断增加，客户期望提高以及诸如并购之类的气氛，意味着每个人都想保持领先地位。但是正如他们所说，魔鬼在细节中，或者无论如何都是精美的东西。 

我们所有的业务协议均以合同为指导。作为合同专家，我们的内部律师会帮助我们为遇到的任何事情做好准备，并确保我们所有的合同都能完成任务。我们与内部利益相关者和我们的客户紧密合作，以确保文档真正满足所有相关人员的需求。

达成交易需要合作

我们的许多交易都非常简单明了，并且使用标准合同，尤其是当我们与具有基本需求的小型企业合作时。但是大型组织有时对内部要求更为严格，无论是围绕安全性使用更严格的语言还是将付款期限更改为45天。当需要自定义时，那就是我们召集商业法律团队的时候。

关于合同更改是否可以接受，通常要召集一个以上的人来进行。提出变更请求时，我们首先要了解的是是否甚至可以进行修改，这意味着需要与知道答案的特定部门联系。例如，如果更改请求是为了修改付款条件，则我们需要与财务团队合作，看看他们可以做什么。这就是SparkleComm消息传递平台的用武之地。

内部使每个人都在同一页面上

在SparkleComm统一通信平台中，我们的许多对话都是从SparkleComm应用程序中的消息传递团队开始的，关于合同的讨论也不例外。SparkleComm应用程序中的团队功能可创建专用的讨论线程，使我们可以共享消息，文档，照片，电子表格和其他信息，从而将整个对话保持在一个地方。

SparkleComm视频会议系统为您提供了尽可能多的会议室，您可以根据需要选择任意数量的与会者。

为任何数量的参与者创建永久性和临时性会议。SparkleComm视频会议系统允许您从我们的虚拟总机中即时创建电话会议并邀请任意多的参与者。

我们简化了创建动态和永久性会议室的过程，因此您可以将团队聚在一起，而无需支付额外费用。设置会议室并邀请不限数量的参与者。 电话会议录音

记录电话会议并将其存档在云中

使用SparkleComm,，您无需担心在电话会议中遗漏某些东西。

可以记录所有电话会议的后代，将其安全地存储在云中，然后在适合您的时间立即播放。

记录电话会议并将其安全地存储在SparkleComm以备记录。

通过屏幕和文件共享为会议增添色彩

有时，它有助于向人们确切地显示您在说什么。

SparkleComm允许您通过即时文件和屏幕共享为电话会议带来新的维度。单击即可发送文件并显示您的桌面！

即时文件和屏幕共享更有效地协作。

无论您是刚刚开始选择SparkleComm会议解决方案，还是尝试重新调整会议策略，本文都将帮助您了解您的员工如何看待他们的会议解决方案 - 无论是现在还是将来。虚拟视频会议是人们在全球互联世界中不断发展的方式。SparkleComm会议系统解决方案能够帮助您！

针对特定情况的附加规则

除了上面列出的基本礼节外，您可能还需要处理特定情况的规则。例如，员工应该如何为客户取消息或留下语音邮件？一些常见的业务情况的一些指示可能会派上用场：

接电话时 确保员工在第三声铃响之前接听电话。不再和客户经常挂断电话。员工应通过自己的姓名和公司名称进行自我介绍，而不仅仅是一个简单的问候。一个很好的例子是-'谢谢您致电XYZ办事处，我叫Susan。我今天能为您提供什么帮助？” 您不必说早安或类似的问候，因为人们经常会在一天中的时间上犯错误。

保留通话时 始终询问客户是否可以保留客户。给出适当的理由，例如“我需要了解一些信息”或“在前进之前需要与Jane交谈”。如果等待时间将超过一分钟左右，请与客户联系。请记住要感谢客户的等待。提供给他们回电或询问他们是否介意等待更长的时间。

转接电话时 类似于将呼叫者置于保持状态，告诉客户为什么要转移他们，并询问他们是否满意。他们是找错人了吗，还是他们的问题需要有权更大的人来解决？转接呼叫时，请确保对方知道客户的姓名和其他信息。不要让客户一遍又一遍地重复同样的事情！

为客户提供您要与他们转接的人的姓名和电话号码，以便他们在由于任何原因而掉线时可以回电。另外，请给他们提供您的姓名和电话号码，以便在联系人不可用时与他们联系。

留言时 确保员工在收到消息时获得所有相关数据。至少应包括客户名称，联系信息以及致电的简短原因。您可能还需要其他信息，例如日期和时间。另外，包括收件人将要采取的措施，例如客户需要回电或他们希望收到电子邮件回复。

留下语音信箱时 SparkleComm语音邮件是在某人不接电话时联系他的一种重要方法。但是大多数语音邮件都无法应答，因为呼叫者没有留下足够的信息。留下语音邮件时，请包含以下信息：

您的姓名和部门 您的联系电话以及可以接听电话的时间 你为什么打电话 客户在回电之前需要采取的任何措施 回复客户电话时 通过使用SparkleComm对于任何忙碌的人来说，打电话标签都不是一件有趣的事情，因此请询问何时该打电话或何时可以给您回电，从而避免使用电话标签。有时候给他们一些时间（例如下午3点至5点）是合适的。如果您要回复客户的语音邮件，请确保记下他们在邮件中包含的所有信息。与往常一样，不要让客户重复自己！

结束通话时 许多人不喜欢结束通话，因为他们不知道该说些什么。一个简单的“感谢您与ABC公司联系”或诸如“我很高兴我们可以解决问题”之类的短语通常就足够了。如果需要其他电话，请说明您将要采取的措施以及是否/何时再次与他们联系。总是以告别结尾，避免使用avoid语或惯用语。S通过使用parkleComm电话会议、即时通信系统能够帮到您

即使在社交媒体和电子邮件时代，许多客户在与您的企业进行通信时也更喜欢电话交谈。SparkleComm应用系统就是一个很好的选择。

在我们深入探讨商务电话基本礼节之前，礼节为何如此重要？毕竟，我们不需要通话规则！不幸的是，这种态度会使您失去前景和销售。尽管您不需要个人通话规则，但基本的电话礼仪是商务通话的必备条件。

考虑一下，当您打招呼时，您的员工给您留下的印象是随意的打招呼或无私的语调。粗鲁甚至无聊的员工可能会在留住客户和失去有前途的前景之间有所不同。

为什么要对员工进行电话礼仪培训？

考虑对员工进行电话礼节培训的原因

1.创造良好的第一印象 通常，这是客户第一次与您的企业互动。无论他们是要从您那里购买东西还是要解决问题，他们都希望获得良好的体验。每个客户都应该受到尊重，并且态度也延伸到电话交谈中。

2.增加客户信任 一些客户可能会来您的办公室与员工面对面交流。其他人只能通过电话与您互动。在电话上创造良好的第一印象可以使您有机会增强客户走进办公室时的信任度。仅有几家公司拥有忠实的客户群，这些客户群仅基于电话方面的经验！

3.提高客户满意度 许多客户将 基于单个对话或一系列电话来评估您的服务。有礼貌而乐于助人的员工可以提高客户满意度。反之亦然。训练有素的员工甚至会驱走最忠诚的客户，因此要做好更好的准备。

4.商务电话的电话礼节基础

如前所述，在进行商务通话时要遵循一些规则。无论您是与客户联系还是与您联系，这些要素均适用。与客户，供应商，合作伙伴，甚至与内部同事交谈时，您的员工应跟随他们。代表公司接听或拨打电话的任何人都需要接受电话礼节方面的培训。

5.专业语言 始终使用专业语言。听起来很简单，但令人惊讶的是有许多企业不遵守它。培训您的员工避免使用随意的语言，例如挂断电话，发生什么事情等。请始终使用类似的专业术语，例如“我可以让您搁置吗？” 和“我能为您提供什么帮助？”

6.说话的语气 您的语气与您使用的单词同样重要。在正常的面对面交谈中，客户可以看到您的面部提示，肢体语言和手势来解释您的单词。电话交谈中所有这些都丢失了，除了您的语音语调。乐观的声音告诉客户您正在注意，而无聊的拐弯同样容易得罪。

7.说话速度 您已经听说过急于介绍的客户服务代表或销售人员，以便他们可以进行实际的交谈。任何客户都不会觉得他们的电话给您的业务造成负担。您应该训练您的工作人员说话缓慢并说出正确的声音。即使您已经知道解决问题的方法，也不要着急介绍或在句子中间打扰客户！

8.身体语言 尽管在电话中常常缺少肢体语言提示，但它仍会影响您的声音以及对客户的发声方式。您可以自己听到不同之处。坐在椅子上和躺在沙发上时，尝试与同事交谈。您的声音会根据您的姿势和姿态而微妙地变化。

9.礼貌有很长的路要走 在电话上交谈时，您的员工应始终保持礼貌。是的，如果客户不高兴或太大声，可能会很难。但是有礼貌会使客户平静下来的速度比您的员工只是简单地向他们大喊大叫。您可能需要提高自己的声音才能听到客户的话，但始终要彬彬有礼。

10.戴上微笑 与肢体语言类似，人们实际上可以在电话中“听到”您的微笑。微笑时，声音会自动变轻。实际上，当您不笑时，要保持乐观和积极的态度可能会非常困难！

11.做好准备 在接听电话之前做好准备就意味着了解电话系统的工作方式。您的员工知道如何保留呼叫者或将其转移到其他部门吗？每个人都正确设置了他们的语音信箱吗？确保每个人都熟悉公司SparkleComm电话系统的常用按钮和功能。

12.成为积极的倾听者 对于客户而言，没有什么比让服务代表说出错误的姓名或在通话过程中反复询问相同的信息更糟糕的了。它表明您没有在听他们的声音。通话时停止多任务，并随身携带一个记事本，以便您记下重要信息。

11.一致性是关键 确保您的员工在公司范围内始终接听电话。这样，客户就知道会发生什么。您不希望会计团队以一种方式接听电话，而服务团队以另一种方式接听电话。无论部门如何，客户都应该知道他们会受到礼貌和专业的欢迎。 SparkleComm即时通信可以帮到您！