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为了保持竞争优势，为您的企业提供出色的客户服务并促进流畅的内部沟通运营至关重要。两种类型的业务通信对您的业务都至关重要，有效的通信策略或解决方案可以帮助您的组织发展。

作为企业所有者和经理，您必须确保这些流程的顺利进行。您的团队成员应该能够自由交流，并且应该减少面对面会议的必要性，以节省宝贵的时间。

另一方面，在处理潜在客户和客户时，您必须保持警惕，不要错过任何电话。客户打来的一个未接电话会使您的公司显得不专业，对客户支持不敏感。

在本文中，您将学习如何使用SparkleComm VoIP电话解决方案（也称为基于云的PBX解决方案）来消除各种业务沟通难题，以增强内部团队的协作并改善客户服务。

现在，让我们看看您可以使用SparkleComm VoIP电话解决方案解决哪些业务通信挑战：

1.呼叫队列管理

使用呼叫队列管理功能，即使座席忙，您也不会错过任何电话。每当用户呼叫您的公司时，如果线路繁忙，它将把呼叫置于队列中并按您的选择播放自定义音乐。

用户的来话呼叫将通知您的座席，以便他们可以快速结束当前呼叫并应答队列中的下一个呼叫。用户呼叫只有在处理呼叫时才断开。

假设您的所有座席都很忙，并且队列中仍然有很长一段时间的呼叫数量很大，这给他们带来了负面的体验。呼叫队列还使您可以设置故障转移目标，该目标可以是任何分机，分机组甚至语音邮件。在特定时间段（60秒，90秒等）之后，这会将用户的呼叫转移到故障转移目标。因此，减少了错过业务电话的机会。

2.实时通话监控

通过实时呼叫监控，您可以查看正在进行的传入和传出呼叫的数量，以及其他详细信息，例如忙碌的座席数量，总呼叫持续时间等。使用此功能，您可以查看呼叫的实时状态并智能地管理座席。

SparkleComm呼叫中心后台提供直观的仪表板，以显示关键的实时指标，例如空闲代理的数量，未应答的呼叫，服务级别内已应答的呼叫数量等。

3.呼叫驳船

大多数云通信解决方案提供商向企业所有者和经理提供选择，以收听其代理商和客户之间的实时呼叫。在收听实时通话时，他们还可以共享提示和指导座席。最重要的是，他们还可以加入与客户的对话，并以更好的方式回答他们的查询。

4.通话通知

大多数情况下，座席只是简单地接听电话，却不知道对方在哪。呼叫通知通过通知您的座席有关呼叫者的信息来解决此通信问题。因此，可以避免代理商盲目接听电话，并一遍又一遍地重复相同的销售过程。

例如，您可以配置此功能以获取与此类似的电话通知–“您有A先生的销售电话。要接听电话，请按1。要将呼叫发送到语音信箱，请按2。要将呼叫转接到另一个分机，请按3。要保持通话，请按4。”

在这种情况下，您的呼叫代理将具有有关呼叫者的必要信息，并且他们可以对呼叫采取快速操作并准备个性化的销售消息。

5.呼叫转移

如果重要客户拨打您的公司电话，而您的助理此时不在办公室，那该怎么办？在传统的PBX系统中，您的座席肯定会错过呼叫，但是使用SparkleComm VoIP通信解决方案，您可以使用呼叫转移功能轻松处理此通信问题。

呼叫转移使您可以将虚拟业务号码上的来电转移到任何特定的分机，分机组，甚至是手机号码。因此，允许您随时随地接听业务电话。

6.电话会议

当您有远程员工时，就很难进行无缝协作，交流想法和讨论业务运营。SparkleComm电话会议将您的团队带到一个平台上，并减少了商务旅行来满足其他利益相关者个人需求的需求。结果，节省了运营成本并改善了内部团队沟通。

7.通话录音

企业通常无法理解和预测潜在客户和客户的期望。通话记录功能可以帮助您。使用SparkleComm VoIP电话解决方案记录您的座席的所有呼叫，然后开始分析您的座席如何处理客户。首先确定客户的主要痛点，并指导您的代理商更好地解决他们的查询并提供令人愉快的支持。

8.呼叫转移

导致客户被您的服务拒之门外的另一个主要原因是，他们没有从您的代理商那里得到正确的答案。为此，您必须对代理商进行培训，而且，如果代理商发现自己处在棘手的状况中，则他们应该能够迅速将客户的呼叫转移给拥有所需信息的合适人员。

SparkleComm VoIP电话使您的座席只需单击一下按钮即可转移呼叫。因此，有助于呼叫的平稳过渡。

9.自定义集成

为了增加销售量，您的代理商应专注于与当前聘用的潜在客户进行有效的沟通，并接触新朋友。SparkleComm VoIP电话解决方案应为您的代理提供灵活性，使其可以从他们最喜欢的业务应用程序（包括CRM，销售支持工具等）进行工作。

10.保留音乐

通话中断后，人们会不喜欢它。在通常只需几秒钟即可访问信息的时代，人们的耐心程度很低，他们很可能会断开呼叫。为了让客户保持通话状态，您可以选择一个自定义录音，该录音可以是促销信息，也可以是代理商每次保持客户通话时播放的音乐。

在这里，您可以配置一组分机或电话以在客户致电您的公司时响铃，这使您可以在员工之间智能地共享来电并提高他们的工作效率。

11.IVR解决方案

业务通常涉及重复的客户流程，例如更改密码，预定产品，预定演示等。最好为您的客户提供用于这些任务的自助工具，因为它消除了与代理进行交互的需求，从而帮助您减少他们的等待时间。

IVR表示交互式语音响应，它还充当虚拟代理，询问客户他们想要执行的操作。您可以为IVR进行类似的配置，以使客户听到–“感谢致电公司名称。按1获得支持。按2预订演示。按3查询帐单。请按4与我们的客户服务代理联系。”

12.预测拨号器

当涉及外拨电话时，将座席与实时呼叫连接对于提高生产率至关重要。这是预测性拨号程序介入的地方，因为它们可以过滤掉答录机，语音邮件，忙音，错误号码等，从而仅将座席与真实人员联系起来。

13.混合呼叫管理

有时，由于各种原因，企业不想将其呼入和呼出电话团队分开。对于这些类型的公司，SparkleComm呼叫中心管理解决方案可助您保持有效的沟通流程。您的团队或呼叫代理都可以有效地处理来自客户的来电，同时拨出以与潜在客户建立联系。

14.聊天机器人

这是企业走向数字化的时代，其中包括获得网站并在线推广以吸引相关流量。当您吸引那些访问者浏览您的网站后，您可以抓住机会与他们进行交流。聊天机器人是与您的网站访问者进行交流并收集潜在客户的信息（例如电话号码，电子邮件等）的最佳方法之一。

业务沟通是一个微妙的过程，需要进行监督以确保实现业务目标。如本文所述，基于云的SparkleComm VoIP电话解决方案使公司更容易通过各种功能进行内部通信。

不仅是内部沟通，它还可以消除客户旅程中的多个痛苦点并更好地与他们互动，从而增强您的外部沟通。如果您的企业遇到任何通信问题，请点击下面的按钮与我们的解决方案专家联系，他们可以指导您如何实施VoIP电话解决方案以应对各种通信挑战。

VoIP是互联网语音协议的缩写，它也被称为IP电话、互联网电话和互联网呼叫。这是另一种打电话的方式，它可以很便宜，也可以完全免费。传统的“电话”已经不存在了，现在我们可以在没有电话机的情况下进行沟通交流。VoIP被称为过去十年最成功的技术，SparkleComm统一通讯平台下的SparkleSoftPhone就是其中之一。

与传统的电话系统相比，SparkleComm有很多优势。成本是越来越多的人开始使用SparkleComm的主要原因之一。在企业中，SparkleComm是一种降低通信成本的方式，为员工和客户之间的通信和交互增加更多的功能，从而使系统更高效、质量更好地运行。对个人而言，SparkleComm不仅是一种革命性的语音通话技术，也是一种通过电脑和移动设备进行免费交流的方式。

SparkleComm是使VoIP如此受欢迎的先驱服务之一。SparkleComm很便宜，你也可以申请免费试用一段时间。只要你有一台带麦克风和扬声器的电脑、移动电话或者家庭电话，并且有良好的互联网连接，你就可以使用SparkleComm进行通信。

使用SparkleComm的方法有很多。这完全取决于你将在哪里以及如何打电话。你可以是在家里，在工作中，在你的公司网络中，在旅行中，甚至在海滩上。你拨打电话的方式因你使用的SparkleComm服务而异。

SparkleComm的伟大之处在于，它可以在不增加成本的情况下，从现有的基础设施中挖掘出额外的价值。SparkleComm的SparkleSoftPhone使用IP协议在标准的Internet基础设施上传输你发出的声音，这就是你不用支付每月的网络账单就可以和别人联系的方法。SparkleComm的SparkleSoftPhone是基于计算机的VoIP服务，你也可以使用传统电话和移动电话来拨打。

SparkleComm可以在电脑上web网页上免费试用部分功能，在大多数情况下，我们在移动电话和固定电话上使用它。不过，当它被用来完全取代PSTN服务时，它就有了价格。但是这个价格比普通电话要便宜得多。总的来说，它到底是免费还是付费，取决于很多因素，包括通话的性质和提供的服务。你需要根据你的沟通和需求的性质来选择。

VoIP是一种比较新的技术，它已经得到了广泛的接受和应用，不过它还有很多需要改进的地方，预计不久之后SparkleComm也会有重大的技术进步。到目前为止，SparkleSoftPhone已被证明是替换POTS(老式电话系统)的一个不错的选择。它在全球范围内的使用也在不断增加，这也为其监管和安全带来了新的考虑。

公众越来越意识到他们可以从家庭或企业的VoIP中获得一些优势。SparkleComm不仅提供设备，让人们节省，还为那些早早进入这一新现象的人带来巨额收入。VoIP最大的优势是能广泛地采用Internet和全球IP互连的环境，提供比传统业务更多、更好的服务。 VoIP可以在IP网络上便宜的传送语音、传真、视频、和数据等业务，如统一消息、虚拟电话、虚拟语音/传真邮箱、查号业务、Internet呼叫中心、Internet呼叫管理、电话会议、电子商务、传真存储转发和各种信息的存储转发等。

冠状病毒使整个地球陷入瘫痪，威胁着人们宝贵的生命，商业和经济活动。我们正在处理一种新型的SARS冠状病毒，这种病毒正在以前所未有的方式传播。令人恐惧的是，没有症状的人也可以将疾病传播给其他人。世卫组织已经宣布这是一种大流行病，世界各国政府正在实施全面封锁以遏制这种传播。

在全国范围内，企业还必须关闭办公室并要求员工在家中工作。现在，对于某些公司来说，与远程工作人员合作并不是什么新鲜事，但对于另一些公司而言，却变得很头疼。根据目前的一项研究，全球约有44％的公司不允许远程工作，如果您在此列表中，那么如果您没有很好地计划，则过渡将很困难。

由于病毒来的很突然，如果让员工进行远程工作似乎很艰巨，但是使用正确类型的工具和一致的准则，就可以快速过渡。

在本文中，我们将讨论一些最佳方法，这些方法可以使公司在家中开展工作，以成功遏制新冠肺炎的传播。

借助广泛的IT战略和云电话解决方案，您可以帮助您的员工在任何地方提高工作效率并确保业务连续性。在这里，我们将讨论在新冠肺炎期间针对雇主和雇员的一些最佳远程工作实践。

1.为远程员工设定明确的目标

为使家庭营销活动成功完成，您需要采取的第一步也是最重要的一步，就是为员工定义一套清晰的准则。拥有一套文档齐全的协议和公司政策，将有助于您的员工理解您对他们的期望。管理人员应向管理人员提供详细信息，例如他们需要做什么以及他们在目标日期之前完成任务的预期质量。

2.团队沟通和协作的设置工具

设置适当的团队沟通和协作工具对于您的组织提供业务连续性至关重要。在为员工在家实施工作之前，您首先必须了解公司中各个团队的沟通要求。与经理讨论并讨论团队之间如何沟通以讨论关键任务？他们是否需要实时协作，例如创建演示文稿，数据报告或进行其他任何工作？

您可以将日常会议替换为SparkleComm视频会议或SparkleComm电话会议。同时，SparkleComm视频会议可提供高级功能，例如屏幕共享，远程桌面控制等，

3.投资云通信

SparkleComm统一通信能够为您的业务提供安全可靠的电话解决方案。并且，通过为您的组织准备的呼叫中心解决方案，您的座席可以从他们当前所在的任何位置接听电话。由于需要远程办公，因此您的座席不必到您的办公室来拨打或接听客户的电话。您可以使用SparkleComm VoIP电话解决方案快速设置到任何手机的呼叫转移。

投资完善的SparkleComm统一通信系统有很多好处，包括：

–灵活的定价计划。

–呼叫队列管理。

–托管的IVR解决方案。

–与第三方业务应用程序（例如CRM，销售支持工具等）的集成。

4.安全性

数据对您的业务至关重要，确保数据安全是您的责任。在办公室中，您将通过实施防火墙，VPN，服务器的物理保护等采取适当的措施来保护关键数据。因此，您的IT团队应考虑如何保护公司数据安全和物理设备免受任何黑客攻击的所有方面。实施物理设备的双重身份验证，数据加密和高级安全设置。

5.继续培养新人才

虽然您的员工可能不会去办公室，但这并不意味着您应该停止扩展团队。对您的招聘策略进行一些调整，以继续聘用组织中的新人才。您的人力资源部门可以进行电话面试，筛选候选人，并使用SparkleComm视频会议工具进行面对面的面试。

6.计划增加服务台支持

随着员工现在在家工作，他们可能会遇到各种技术问题，例如无法远程访问其办公室工作站，备份驱动器无法工作等。为了建立流畅的工作流程并确保业务运营不会因这些技术问题而停下来，您应该计划并指导您的服务台支持团队对支持请求进行优先级排序并有效地进行处理。

7.如果有任何问题，请备份计划

就像您有一个业务连续性计划在这些困难的情况下提供服务一样，如果计划A中出现问题，您也应该制定应急计划。 如果您的员工没有一台好的笔记本电脑在家办公，该怎么办？ 如果他们没有高带宽的互联网连接怎么办？ 您应该解决这些问题，并为多种情况考虑解决方案，在这种情况下，业务可能会变得更具挑战性。

此时此刻，企业必须竭尽所能保留现有客户，在全球经济形势恢复正常之前，收购新客户将具有挑战性。 因此，请做好计划以支持您的业务连续性运营。

4.获得合适的设备在家

办公在家工作不仅需要互联网和笔记本电脑。根据他们的角色，员工可能需要完整的台式机，双显示器，传真机，办公电话，USB耳机，网络摄像头，降噪耳机和其他硬件。所有员工都应该在家里有一个指定的办公空间，即使这只是客厅中的办公桌。毕竟，并不是每个人都有设置专用家庭办公室的空间。

确保您的员工拥有所需的一切，如果需要其他任何内容，可以与谁联系。有些员工甚至可能需要购买办公椅的帮助。拥有正确工具的员工可以更健康、更快乐、更有生产力。

5.经常签到并提供支持

沟通是员工在家中成功工作的关键。在典型的办公环境中，经理和主管经常聘请员工。与您的团队联系很容易，也可以通过赞美或其他显示方式（公告板，照片，团队会议等）来表示赞赏。但是，当每个人都通过SparkleComm视频聊天进行交互时，很难复制这种体验。

尽管如此，大多数员工还是希望得到经理的指导和支持。设置每周通话或SparkleComm视频聊天，以与团队中的每个人保持联系。您还可以使用虚拟布告栏，新闻通讯或其他在线工具来组织显示批准的方法。

提供支持的另一种方法是，确保获得诸如在线瑜伽课程，家庭健身锻炼甚至与治疗师预约之类的健康习惯。有了远程医疗，再也不必开车去他们的医生办公室了。

主动帮助员工。如果这是您的员工第一次在家工作，他们可能也不知道自己需要什么。工作人员大声疾呼，因为他们认为这是在寻求帮助或例外。是否有人由于在家上学孩子或照顾年长的家庭成员而需要重新安排会议时间？让员工知道通过保持沟通畅通可以遇到任何问题。

6.设置清晰的在家工作策略

如果这是组织首次尝试在家工作，则您可能没有清晰的在家工作策略。即便如此，这也是澄清政策并确保每个人都知道的良机。

如您所见，没有有效的沟通，任何企业都无法使在家工作成功。支持您的员工，并通过SparkleComm VoIP为他们建立成功的基础。立即注册以免费试用，并体验其中的不同！

2.鼓励员工之间的社交互动

许多人欣赏在家工作的自由。毕竟，这意味着您可以避免日常上下班，交通，同事的噪音以及办公室环境中固有的所有其他干扰因素。但是，并非每个人都总是愿意独自工作。甚至内向的员工也会错过在办公室工作带来的社交互动。那么，您如何才能帮助您的员工保持联系？

假设员工在家中工作时会进行更多的交流。但是，进行社交活动（例如组织办公室聚会或只是在休息室里闲逛）并不容易。鼓励您的员工进行社交互动，即使是通过SparkleComm视频聊天或群组视频通话也是如此。

团队可以在周末之前每周腾出一两个小时进行放松训练。仅仅分享一些笑话或谈论工作周就可以帮助每个人保持精神振奋。对于那些在家上学或照顾小孩的杂耍工作，这可能是他们一直待在家里的唯一社交互动。经理或团队负责人可以设置宾果游戏甚至是虚拟读书俱乐部等在线游戏。您也可以交换喜欢的食谱，因为每个人似乎现在都在做饭！

3.设置和维护例程

典型的5-9个工作日可能并不适合每个人，但确实为办公室设置了结构。当您没有通勤时间但那是一个湿滑的斜坡时，可能会很容易躺在其中。很快，人们就看不到最后期限了，他们的睡眠时间表变得一团糟。它可能导致员工感到孤独和焦虑，尤其是在当前持续的危机中。

减少这些问题的一个好方法是维持例行程序，即使实际上没有人在办公室。例如，视频会议和每周签到应该大致同时进行，以便每个人都知道日程安排。鼓励员工在平时不睡觉的情况下也要醒来睡觉。代替通勤，他们可以散步（保持适当的距离）或完成轻快的瑜伽课。

在家工作还意味着您需要帮助员工保持工作与生活的平衡。当所有事情都发生在同一个空间中时，很难将您的工作和个人生活区分开。在不知不觉中，员工正在午夜回复工作电子邮件。让工作人员知道可以在正常办公时间以外做出回应，以帮助他们。如果您确实需要发送工作电子邮件，那么快速的“无需立即回复”将为您带来奇迹。

随着检疫工作在全球范围内的发展，对于我们大多数人来说，在家工作是新的常态。对于那些已经在远程工作的人来说，每天照常上班可能会有些烦恼。同样，由于当前的危机，大多数企业被迫从家庭模式过渡到工作模式。

因此，您可能想知道在家中工作时如何支持员工。当然，办公室是空的，工作已经完成，但是如何使员工和整个组织的工作更轻松？有了正确的工具，目标和支持，在家工作可以为公司带来新的机会。

请记住，这里是在家中工作时为员工提供支持的6种方法。

1.部署技术

成功的家庭政策需要正确的技术。在高速互联网，云计算和通信系统问世之前，远程工作是不可能的。当您的员工在家工作时，情况也是如此。

根据您的业务需求和要求，您可能需要各种工具。但是，基本内容不变。每个企业都需要在家中使用这些系统：

· 商务电话线

· 视频会议工具

· 虚拟会议软件

· 即时通讯

· 用于外部访问公司网络的VPN

· 移动应用

· 商业软件和硬件

云SparkleComm VoIP解决方案提供了上述许多功能，而无需购买其他工具。请记住，IT系统必须完美运行，并且所有需要它的员工都可以轻松访问。您将需要IT员工来测试系统，以确保您可以支持所有在家工作的员工。毕竟，您的系统可能能够处理少量的工作，但是在整个办公室尝试连接和登录时可能会遇到麻烦。

出于另一个原因，测试所有企业系统至关重要。当办公室出现问题时，IT员工可以访问硬件，因此可以轻松修复计算机或服务器。当员工在家工作时出现故障时，要困难得多。当笔记本电脑等故障或某人的电话线停止工作时，您的企业应该有备份。

SparkleComm为您的企业提供各种各样的IP电话，包括VoIP手机和会议电话系统。我们的电话已经过全面测试，得到了广泛使用。

• 什么是VoIP电话？

VoIP电话是使用IP语音技术在Internet上发送和接收呼叫的电话。SparkleComm的VoIP电话将语音和声音转换为数字格式（会话发起协议或SIP），旨在用于基于云的传输。这使系统能够以很小的成本提供更大的灵活性，功能和移动性。

• 为您的业务选择最佳的VoIP电话系统

您选择哪种VoIP办公电话选项完全取决于您的业务需求。例如，VoIP台式电话类似于传统的商务电话，而基于Web的软电话允许员工使用头戴式耳机和麦克风直接从其计算机或设备拨打电话。无论您选择哪种系统，VoIP业务系统都不需要特殊的硬件或程序，而您所需要的只是专用的高速Internet连接。

• VoIP电话有哪些类型？

VoIP电话的两种最常见类型是基于硬件的电话和基于软件的电话。基于硬件的VoIP电话看起来像具有物理功能的传统电话，例如免提电话，呼叫者ID显示和触摸板，并且包括呼叫转移和多方通话。所有基于硬件的VoIP电话都可以支持多个VoIP帐户，有些也是可视电话，可以在通话期间发送和接收图像数据。

基于软件的VoIP电话（也称为软件电话）是安装在用户计算机，平板电脑或设备上的软件，比如SparkleComm。该界面通常类似于带有触摸板和来电显示的听筒，如果用户的设备没有内置麦克风，则可能需要带有连接到软件电话的带有麦克风的头戴式耳机进行通话。软电话提供与基于硬件的电话类似的功能，例如呼叫转移，呼叫会议和语音邮件。还可以包括其他功能，例如即时消息传递和视频会议。

• 切换到VoIP电话系统有什么好处？

SparkleComm VoIP电话系统使企业能够通过Internet拨打和接听电话，而不必通过固定电话进行传输。这比传统的电话系统便宜得多，并且可以针对从个体经营者到大型企业的任何规模的企业进行定制。VoIP办公电话解决方案几乎不需要物理设备，并且完全可移植，因此您可以在可以访问Internet的任何地方使用和使用它。

好处和功能包括呼叫路由，呼叫转移，电话会议，振铃组，桌面集成等。基于云的电话系统由提供商的服务器进行管理和维护，因此您的系统将始终具有最新的最先进的功能，并且可以轻松配置为满足组织的需求。

• VoIP电话如何工作？

在VoIP商务电话上拨打电话的过程与在非VoIP电话上拨打电话的过程相同，只需拿起电话并拨号即可。VoIP电话使用现有的计算机网络或WiFi来处理Internet上的呼叫，方法是在传输时将标准音频转换为数字格式，然后在接听电话时将格式转换回电话音频。

通话筛选

除非您有秘书，否则模拟电话的呼叫筛选选项非常有限–您可以接听电话，将其转到语音邮件或将呼叫者置于保持状态。所有这些选项都需要您采取一些措施，而通话可能会在关键时刻中断您的工作。SparkleComm VoIP技术允许用户设置有关哪些号码可以响铃以及何时响铃的规则。

因此，例如，高管每天可以阻止三个小时，在此期间，电话会自动重定向到同事或创建规则，以便允许将重要客户的特定号码发送到他们的办公室，而其他所有内容都发送到语音邮件。

找到我/跟随我

无论各个供应商赋予此功能的实际名称如何，其工作方式都非常相似。用户可以简单地添加一个号码列表，当有人打电话时，可以使用该列表来联系他们。所有这些号码可以同时响铃，也可以一个接一个响铃，这样，无论位置或设备如何，呼叫者都可以联系到用户。

此功能可以与呼叫筛选结合使用，以确保只有特定的号码才能到达特定的设备，这对于经理或高管而言非常重要。员工可以对其进行设置，以使来电首先响起他们的办公室电话，然后响起他们的移动电话，最后响起他们的家庭电话，然后再发送到语音信箱。在其他情况下，所有电话都可以同时响铃，以便用户可以使用距离他们最近的设备接听电话。

对员工“耳语”

有时，员工在与客户互动或与客户交谈时需要帮助，尤其是销售团队或技术支持代表。此功能使管理人员可以在客户不知情的情况下收听这些对话。然后，他们可以选择在以后甚至在通话期间提供建议，以帮助他们完成销售，提供更多详细信息或解决棘手的问题。

随着SparkleComm VoIP技术的成熟，功能列表只会不断增长。事实是，POTS和VoIP之间的差距已经非常大，但是随着时间的流逝，没有太多理由保留固定电话。

VoIP提供了很多功能，但并非所有功能都是显而易见的或众所周知的。大多数组织都知道，该技术可以节省每月开支，资本投资和维护费用。VoIP的某些方面使其具有灵活性，可扩展性和高效性，但实际上并没有多少人真正知道能够带来这些好处的特定功能。实际上，VoIP的某些缺点已不再是缺点，因为许多供应商已经改善了这些领域的服务。

通过VoIP传真

例如，由于VoIP系统无法处理传真通信，因此企业通常维护专用于传真机的固定电话。尽管这似乎是一种过时的经商渠道，但对于某些行业和市场仍然是必不可少的。但是，现在有许多提供商通过SparkleComm VoIP服务提供数字传真，从而无需维护单独的座机和物理传真机。

使用数字传真，组织可以通过其电子邮件收件箱发送和接收传真。传入传真作为图像附加到电子邮件，可以根据需要进行打印。传出传真的发送方式几乎相同。一段时间以来，公司一直认为通过SparkleComm VoIP进行传真是不可能的，但现在不再如此。

与安全系统集成

这是在办公大楼中设置一两个固定电话的另一个原因。大多数安全系统都与模拟电话集成在一起，以实现操作，允许访客进入内部等。长期以来，VoIP技术根本无法做到这一点。尽管此功能尚未广泛使用，但某些部署可以与安全系统很好地配合使用，以实现访客进入，门锁，双向对话和其他选项。对于同时考虑同时使用VoIP系统和升级其房屋安全性的企业而言，这是个好消息。

通话分析

大多数企业的命脉不再是设备或金钱，它实际上是数据。在每个业务流程中都使用数据来提高效率和生产力。语音通信也不例外。对于模拟电话，可以收集和分析的信息非常有限。由于SparkleComm VoIP在数据网络上运行并与其他软件集成，因此可以定期生成有关呼叫成本，目的地，频率，质量和其他属性的详细报告，以进行分析。

这些报告可用于改善呼叫质量，评估对新功能的需求，甚至可以确定客户对支持部门或呼叫中心的满意度。您的客户是否正在忙于信号，而不是与操作员联系？查询是否路由到语音邮件而不是销售团队？使用呼叫数据可以轻松回答这些问题以及更多问题。

交流是一种人与人之间的互动，可能会阻止人类在我们目前的冠状病毒大流行等危机时期陷入混乱。清晰，紧急和快速的消息传递可以消除恐慌，镇定磨损的神经，并为人们提供有用的行动计划。

尤其是组织，需​​要进行沟通，以便最终部署他们在此类情况下制定的业务连续性计划。作为平台，他们最需要的是统一通信软件，以保持其团队的团结，与客户的对话以及使他们的流程和服务持续运行。

商业环境中的在线交流

这些在线通信工具创建了一个桥接多个方的桥梁，以便他们可以使用计算机及其各种组件（如调制解调器）进行交互。他们彼此交谈和/或聊天时会发生互动。

Internet协议语音或VoIP是使之成为可能的一种平台。通常，听觉交流会在视频中得到补充，例如，当人们使用智能手机进行面对面交流时，就会发生这种情况。

但是，SparkleComm统一通信软件的优点不仅限于连接呼叫以及消息的传输和接收。它与以前的模拟产品不同的地方在于，它可以将几乎不可估量的数据从一方传送到另一方或另一方。

数据可以有多种形式，从简单的文档，图像和电子表格到视频和录音。这些可以帮助促进讨论并验证，增强并最终支持参与者提出的想法。因此，它们也被视为当今家庭统一通信工具中最好的作品之一。

通过这些策略改善您的统一通信软件

以下是优化用于企业及其众多目标的统一通信软件的五种方法：

1.在云端托管PBX电话系统

专用小交换机（PBX）电话系统是指组织以两种方式使用的电话网络：在内部，从人员到管理，从管理层到员工；在外部，为其客户，合作伙伴，供应商和其他第三方。

自贝尔（Alexander Graham Bell）发明电话以来，PBX一直存在，并且只要人们进行交流，它就将继续存在。

令人惊讶的是，当今许多公司仍在与他们的VoIP系统一起维护模拟电话。他们被剥夺了数字化PBX带来的优势。

虚拟PBX执行与模拟PBX相同的功能，但它托管在云中。语音呼叫通过网络无缝传输。这使得交换不易受笨重电缆或物理基础设施恶化等限制的影响。

虚拟PBX的维护成本也较低，因为您不必在开销和维护上花费很多。与业务合作伙伴和客户的国际通话费用也不比通常的国际模拟通话费用昂贵。

使用虚拟PBX的另一个优势是，您可以在任何给定时间存储和访问您传输的任何数据。

2.自动打出电话

SparkleComm统一通信软件可以使用诸如预测拨号器之类的设备自动执行您的出站呼叫。对于进行大量外部呼叫（例如销售，客户服务和跟进应收账款的催款）的部门或团队而言，此功能特别重要。

他们的共同点是跟进外部各方，以解决问题，预约或最终获得销售或付款的确认。所有这些活动都是确保收入流或提高客户参与度不可或缺的要素，从而可以保持业务正常运转。

要自动执行外拨电话，您必须向系统提供一组在呼叫被接听之前一直保持通话状态的号码。

还可以对SparkleComm统一通信软件进行编程，以筛选出传真机的响应，应答机和免打扰的答复。一旦有人（经过验证的人的语音）接听了电话的另一端，系统便将呼叫转移给可以熟练，熟练地处理这种情况的人员。

自动执行外拨电话可以节省您和您的人员通常但过分的时间浪费，而这仅仅是尝试使电话接听即可。特别推荐给呼叫中心，该呼叫中心雇用数百名每天打电话，每天工作八个小时，将产品推销给目标人群的人员。

3.为客户安装交互式语音响应

交互式语音响应（IVR）是自动拨出电话的副本。它简化并提高了进入公司的呼叫的效率，在可能将其传递给人工代理之前先对其进行筛选。它消除了漫长而乏味的过程，即在找到合适的部门之前将客户从一个部门转移到另一个部门。

呼叫者首次通过电话系统时，他们听到的第一件事是自动语音录音，描述了所谓的菜单：他们可以呼叫的本地号码列表，可以将他们定向到他们所寻找的部门或人员。在该菜单上，始终存在的选项是保持在线并等待人类代表与他们交谈。

许多客户仍然喜欢与人声交互的体验，除了回答他们的问题外，他们还可以体会自己的处境。结果，通过IVR，客户可以快速方便地解决他们的问题。他们以非常令人满意的用户体验结束了对话，从而保留了他们作为客户的经验。

4.利用人工智能提升用户体验

人工智能（AI）在统一通信软件行业中的出现正在彻底改变内部或外部的用户体验。 AI可以从系统中提取数据并选择对您的员工有用的内容，从而使他们的对话更加高效。

一个例子是通过上面提到的IVR完成的。在AI之前的一天，一旦路由并接受了呼叫，员工和外部呼叫者将进行正常的对话并解决手头的业务。

但是，AI将这一过程提高了一个等级。在进行呼叫转移之前，它将有关呼叫者的信息发送给接收方。这意味着该员工可以正确准备对话，因为他已经有了呼叫者的姓名，联系信息以及投诉或疑虑。对AI进行适当的编程，它还可以确定呼叫者的心情和个性。

AI也可以编程为在通话过程中翻译语言或特定语言的某些单词。此功能使对话可理解，甚至令人愉悦，特别是在涉及不同国家或地区的人的情况下。

有时，参与者可能会错过一个重要的观点，因为他们不了解同事说的相关外语。人工智能可以赋予他们含义，并帮助消除误解的可能性。

5.使用保留的音乐或公告消除烦人的沉默

线路另一端的任何人都不想被搁置。下一个令人讨厌的事情是震耳欲聋的沉默。想象一下，当系统将您转移到相应部门时，出现30至60秒的绝对听觉虚无。

没有任何声音，已经因普遍存在的问题而感到焦虑的客户可能会感到被抛弃，遗忘和不尊重。相反，播放音乐可以确保他们的呼叫正在处理中，并且他们的存在得到重视。

至少，它可以避免无聊。音乐的选择可以而且应该适合您的目标市场。您可以使用AI过滤婴儿潮一代的古典音乐，以及千禧一代的最新歌曲。

另一种选择是使用描述您的最新产品或服务的公告。在等待期间，您的客户可能会对他们的最新创新产生兴趣。只需确保语气轻巧，友好，脚本或副本相关且有用，并且整个过程听起来不像是面对面的推销。

为什么要改善沟通策略

企业所有者和公司领导者已经开始意识到统一通信软件的优势，尤其是当他们在全国或世界各地设有众多办事处时。根据《 Apps Run the World》的估计，到2023年，全球统一通信软件市场或应用程序的估值将达到109亿美元，复合年增长率为2.1％。

但是，SparkleComm统一通信软件不仅仅具有通过Internet进行的语音呼叫的功能。有许多策略可以最大程度地利用它们，以激励您自己的员工，增加股东的参与度，并从整体上激发大量的生产力。