电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

1.目的

移动设备和即时消息服务为员工提供了一种与工作场所和工作日进行通信的方法。几乎可以随时随地进行直接通信,从短消息到长期交换,可以提高员工的工作效率。根据北卡罗来纳州法规和自然和文化资源部的现有指南,员工有责任管理与公共业务相关的记录。这包括即时消息和文本消息应用程序启用的通信。员工还必须记住,这些形式的通信(如电子邮件或社交媒体通信)可能会导致记录由第三方服务提供商或转发服务托管。无论员工是使用个人或工作场所发布的设备,这些与工作相关的通信都遵守与其他公共记录相同的规则和规定。

本文档旨在解决即时消息(IM)和文本消息是什么以及如何在工作场所使用它们。它还根据一般法规和记录保留和处置时间表处理员工责任。

2.什么是文字消息?什么是即时消息?

  • 2.1文本消息

短信,有时称为“短信”,通常是指使用“短消息服务”(SMS)将屏幕上的消息发送到接收者的电话。短信限制为160个字符。字符定义为需要一个字节的存储的任何符号,包括数字,字母,符号,空格和标点符号。其他形式的文本消息传递包括允许用户发送图片,视频和其他非文本媒体的多媒体消息服务(MMS),以及可以包括格式化文本的增强消息服务(EMS)。

通过“捎带”在电话和运营商基础设施之间经常发生的小型信息传输上交换文本消息。消息不是直接从电话发送到电话,而是通过电话网络使用标准通信协议进行存储和转发。如果电话关闭或没有信号,短信“等待”接收者接收信号。

每条短信还包含有关邮件的数据,包括邮件的发件人和收件人的电话号码,时间戳,目的地电话号码和格式。这些描述其他数据的上下文和内容的重要信息称为元数据。电子邮件软件和在线服务也可以向移动设备发送文本消息。短信也可以从一个来源发送到许多不同的收件人,允许办公室快速联系其许多员工或客户,例如在紧急情况下。

  • 2.2即时消息

即时消息(IM)是一种在线服务,其中用户使用电话,个人计算机(PC)或其他设备上的客户端软件与使用兼容软件的人通信(例如,Apple®的iMessageTM服务,Microsoft的Skype for Business,或者GchatTM服务链接到Google的Gmail®客户端。诸如Facebook©之类的社交媒体网站也能够允许两个注册用户之间的即时消息传递。

即使是能够发送和接收数据的基本移动电话通常还具有预先安装的即时消息软件,允许用户通过移动设备与这些服务的其他用户进行通信。

当用户登录时,服务器加载可用收件人列表(“朋友列表”)。在连接用户之后,该服务允许每个用户的软件直接在另一端与软件“对话”,而无需进一步使用服务器。这是传统即时消息传递模型,但较新的服务有时会在“云中”保存消息30天。美国国家标准与技术研究院(NIST)将云计算定义为“用于实现对可配置计算资源共享池(例如,网络,服务器,存储,应用程序和服务)的无处不在,方便,按需网络访问的模型”可以通过最少的管理工作或服务提供商交互来快速配置和发布。在前面提到的示例中,云指的是由提供商提供的服务器,以便进行业务交易。

IM用户必须记住,他们发送的消息可以临时存储在服务器上,该服务器直到最近才通过即时消息应用于用户到用户的通信。

员工必须牢记使用文本/ IM以及在构成G.S.§132定义的公共记录时管理消息的准则。

  • 2.3对话

即使是涉及公共业务的单个文本消息和即时消息也是公共记录,但是对较新的消息传递服务的通信通常会导致对话。这些是个人之间交换的消息的记录,按时间顺序保存,就像电子邮件交换一样。某些设备会自动以对话形式显示消息。其他包括它作为可选设置。但是,针对多个主题的对话可能会在同一对话中产生多个保留期;因此,保留会话将默认为最长保留期。


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印义丹

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