电话会议和国际会议-如何充分利用它们?

我们都生活在地球村。随着世界变得越来越小,我们一边喝着来自我们最喜欢的肯尼亚地区的咖啡,一边与来自美国和澳大利亚的同事通电话。这就是现在做生意的方式。 enter image description here

在过去的十年里,美国远程工作的员工数量增长了91%,这一数字令人震惊。此外,每年都有更多的企业走向国际化,为海外客户提供服务。

为了管理工作环境中的这些变化,你必须流畅地沟通。这就是技术,特别是电话会议,派上用场的地方。在这篇文章中,你会发现一些关于如何领导有效的虚拟会议的有用提示。


1. 准备是关键

和常规会议一样,他们的成功取决于你准备得有多充分。如果你的任务是从头到尾组织会议,而你又是从头开始,那么请注意选择正确的工具。它将使你的会议顺利进行,并让你专注于其业务价值,而不是解决技术问题。

选择易于设置的工具

如果你担心为你的电话会议引入一个新系统会花费很长时间,不用再担心了。像SparkleComm这样的解决方案,设置你的账户只需要5分钟。你开始打电话所需要的只是一个网络连接和一个耳机。

保证安全

与在线会议有关,您可能会遇到的一个担忧是,对谁参加会议以及对共享信息的访问权没有多少控制权。通过SparkleComm,会议中可以动态调整成员及成员权限,包括:静音、请入、请出、允许发言、禁止发言、角色调整等。,以确保只有合适的人才能参加会议。

检查工具是否可靠

你不希望把电话会议的前五分钟浪费在解决连接问题或遇到技术问题上——尤其是在与客户开会的时候。尽管您不能防止每一个问题,但做一些研究并查看软件的评论是有好处的。

寻找免费电话号码

如果受邀者从国外打电话给你而不是在线加入你,免费电话号码是必不可少的。这样你才能确保在召开会议时没有经济障碍。

注意日程安排

找到一个合适的日期和时间可能会让你头疼,特别是如果这个会议是国际性的。如果你纠结于设定一个适合每个人的时间,为什么不把它委托给受邀者呢?有了SparkleComm这样的工具,你可以让你的受邀者选择完美的时刻。

事先设定议程

准备充分的议程是成功的关键。首先要确定会议的目的和预期的结果。它将帮助你确定你可以在每个主题上投入多少时间。一个好主意是在电话会议结束时留出一些时间来提问和怀疑。

发出材料

为了充分利用你的电话会议,考虑一下会议期间可能需要的材料。如果目的是讨论某个主题,发送相关材料将有助于节省大家的时间并鼓励讨论。


2. 在会议期间

为了确保每个人都能充分利用你的会议,可能有一些规则值得实施。

想一下热身活动

如果你的受邀者是第一次见面,这一点可能尤为重要。 想出一种打破僵局的方式可以使思想交流更加顺畅,并鼓励参与者在事后畅所欲言。

坚持议程

如果你负责主持会议,请确保你一直在关注会议进程并按照议程进行。当一个问题比你预期的需要更多的时间时,考虑组织一个单独的电话来解决它。适度地进行讨论,这样通话就会有效,你也不会被无关紧要的话题分散注意力。

记录电话会议

如果你的呼叫中心软件允许通话录音,充分利用它。把电话录音可以帮助你专注于正在进行的讨论,而不会在以后失去任何重要的想法。出于同样的原因,它对参与者也很有用。

确保每个人都能参与对话

主持人的任务之一就是为每个人腾出发言的空间。如果你正在打电话,任务就有点困难了,因为你无法观察到与会者,并发现一些非语言信号,表明有人试图进入讨论。解决这个问题的一个方法是,在进入下一个议程之前,经常问别人有没有什么要补充的。

将问题转移到单独的时间

如果你注意到问题超出了指定主题的时间,就把它们重新放到单独的地方。这样,你就能确保每个人都能得到问题的答案。

保持静音,除非轮到你说话

这是一个基本的规则,但不是每个人都遵守它。为了照顾你的共同呼叫者的舒适,打开静音模式。你不会用一些背景噪音打扰任何人。

总结会议

在会议结束时,快速总结一下会议中出现的问题和结论。 此外,要提到可采取的步骤,这样你的与会者就能清楚下一步应该做什么。

3.后调用

准备一个后续

它可以是一份包含会议中最重要想法的电子邮件,也可以是电话会议的录音。这将防止你失去在会议中产生的价值。

最终的想法

为了充分利用电话会议,你应该记住一些简单的事情。当涉及到会议的技术层面时,比如软件和日程安排,让你的工具来完成工作。

重点准备会议的议程和内容,所以它是有效的和令人满意的。在会议中,适当地进行讨论,确保每个人的声音都能被听到。

之后,发送跟进信息,这样所有的参与者都能得到关于会议中所发生的事情的完整信息。


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Catherine

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There is no love queen of the world.