各种规模的组织都可以从这8种IVR功能中受益(一)

在当今的呼叫中心中,客户体验(CX)为王,技术是确保其稳固地位的一种工具。现代消费者重视速度,便利和选择,并将奖励那些在其客户服务交互中提供这些品质的企业。相反,当组织无法兑现这些期望时,他们就会四处逛逛。风险如此之高,组织需要全力以赴来满足客户的需求,包括实施增强体验的呼叫中心软件。

如果CX是国王,那么交互式语音响应(IVR)系统就是迎接城堡游客的管家。精心设计的IVR,就像主管管家一样,热情地向客人致意,评估他们拜访的原因,并确保他们到达目的地。这种互动为其余的“访问”设定了基调。

什么是IVR?

一个IVR是一个自动化的接口,允许呼叫者与一个电话开始的组织相互作用。IVR通常播放录制的问候语,然后提供菜单选项,最终将呼叫者引导至代理或自助功能。许多人都知道IVR是告诉他们“按1进行销售”的系统。

IVR通常在呼叫中心使用,它们与自动呼叫分配器(ACD)集成在一起以处理呼叫路由。但是,它们的使用不仅限于呼叫中心-它们可用于需要确保将电话定向到正确目的地的任何类型的组织中。

IVR已从现代技术中受益匪浅。早期版本使用DTMF(双音–多频)进行呼叫者输入,这意味着交互仅限于呼叫者可以使用其电话键盘输入的内容。如今,人工智能使呼叫者可以向使用自动语音识别(ASR)的IVR发出自己的需求。此外,智能手机用户可以在连接呼叫之前使用可视IVR来表达他们的需求。

呼叫中心软件的高新技术?

IVR通常没有得到应有的尊重。诚然,某些组织配置其IVR的方式还有很多不足之处。谁没有被困在无尽的电话菜单中,而是反复大喊“代表”或一遍又一遍地按手机上的零键?这使您质疑公司的动机,就好像他们永远不想让您与客户服务代理联系一样。在这些情况下,这些组织将他们的IVR变成了坏的管家,带您到城堡里四处游荡,最终使您无法逃脱地牢放置在地牢中。

当我们针对2019年NICE inContact客户体验(CX)转型基准研究对消费者进行调查时,我们询问了消费者对其IVR体验的满意度如何。只有26%的人在10分制上给他们9或10分。有待改进,克服了许多不幸的声誉。做到这一点很重要,因为同一项研究还表明,电话仍然是最常用的支持渠道,这意味着大量用户将在通话开始时继续与IVR进行交互。

企业需要在配置客户时考虑到其IVR,包括编写简洁的菜单并提供一种快速连接到座席的简便方法。否则,下面将讨论的IVR的某些功能将不会被最大化。

能力

高质量的IVR具有增强客户体验并简化某些关键操作流程的功能。组织可以决定利用所有这些功能,或者只是选择一些功能来实施。IVR应该足够灵活以适应业务需求。以下是这些功能的一些示例。

1.播放自定义的问候

不要小看第一印象的重要性!IVR应该让您轻松记录并实施问候语。许多企业甚至雇用语音人才来确保第一印象的品牌正确。但是在品牌塑造次要的情况下(例如在网站中断的情况下),组织应该能够快速切换问候语以告知呼叫者状态。

此外,最好的IVR可以根据呼叫者拨打的号码播放不同的问候。对于BPO,这意味着他们可以为不同的客户设置不同的问候。对于常规企业,这使他们能够为各自的销售和服务线播放不同的问候(并提供不同的菜单选项)。

2.评估呼叫者的需求

传统的IVR要求客户使用电话上的键盘与菜单进行交互(“按5键以进行公司销售”),但是更现代的系统可能允许呼叫者简单地说出他们的菜单选项,或者通过陈述他们的需求来完全绕开菜单(“我需要下达公司订单的帮助”)。不管采用哪种方法,IVR收集的信息都会将呼叫者需要的信息告知系统,并启用下一个功能。

3.促进更智能的路由

IVR通常与自动呼叫分配器(ACD)配合使用,以将每个呼叫者路由到最能为他们提供帮助的座席。IVR在前期交互过程中收集的信息,无论是菜单选择还是口头需求,都将传递到ACD,后者使用其路由例程中的数据。例如,需要公司销售帮助的呼叫者将被路由到公司销售专家,而不是常规的销售代理。也可以根据地理位置,语言偏好等来路由呼叫。更智能的路由应该带来更令人满意的结果和体验。

4.启用自助服务

现代的IVR使客户能够自助完成一些简单的任务,例如检查营业时间,查明帐户余额以及重新安排约会。这使企业能够提供24/7全天候服务,并向希望快速解决自己问题的客户提供吸引力。此外,在IVR中处理这些联系人比让座席处理它们更具成本效益。IVR自助服务需要IVR与其他业务系统之间的集成。例如,如果更改约会是一项自助服务,则IVR需要与客户约会计划系统进行对话。

5.理解人类的言语

为了提供某些上述功能,IVR必须注入人工智能(AI),以便它可以理解和处理人类语音。IVR使用自然语言处理(NLP)来解释呼叫者对它说的话-“大街商店在星期六什么时候开门?” -然后将其转换为其他系统可以使用的格式。然后,它使用文本语音转换(TTS)将响应读回给呼叫者-“大街商店在周六上午10点营业。” 除了启用自助服务外,呼叫者与菜单进行语音交互还需要这些语言功能。

6.管理来电者的期望

IVR可以帮助管理呼叫者对等待时间的期望-当呼叫量大且队列已满时,这尤其有用。没有人喜欢在队列中等待,但是如果IVR可以提供估计的等待时间,那么它至少会更可口。此外,良好的IVR可以为排队的呼叫者提供从代理接收回叫的选项,这样他们就不必继续等待。

7.快速启动代理交互

IVR收集的信息也可以传递给代理以快速启动对话。例如,如果IVR对呼叫者的身份进行身份验证,则可以将该信息传输到代理并触发CRM系统的屏幕弹出。座席不仅可以跳过身份验证过程,而且还可以立即访问客户历史记录,从而可以个性化呼叫并开始业务。这样可以减少平均处理时间(AHT),降低人工成本,并使代理商专注于解决问题。

8.收集客户反馈

获取客户反馈是持续改善客户体验的关键。IVR可以在电话结束时进行调查,以便企业可以衡量客户满意度(CSAT),净促销员分数(NPS)等。在联系后立即要求反馈,将确保呼叫者仍能从中获得新鲜的体验。及时而定期的反馈将帮助企业领导者了解客户旅程中一个重要的接触点-呼叫中心的绩效。

了解更多关于SparkleComm呼叫中心的问题:IVR仅适用于大型企业吗?请持续关注本文的第二部分。


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Catherine

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There is no love queen of the world.