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运营虚拟律师事务所所需的工具

技术是任何远程团队的骨干。如果没有合适的通讯工具包和系统，可以轻松（安全地）管理重要的客户文件和信息，那么您的虚拟公司将无法正常运行。作为经营虚拟公司的人，您应该始终在寻找可以帮助您解决业务问题的新技术。

过渡到虚拟时，首先要做的是盘点您已经在使用的工具，以便您可以确定还需要什么。大多数公司严重依赖法律实践管理软件来处理诸如约会计划，时间跟踪，冲突检查和法律案件管理之类的基本功能。您应该花时间仔细考虑您的选择，并牢记您可能还需要投资进行额外的团队培训，以充分利用您采用的所有新工具。

在虚拟工作环境中进行团队沟通时，您不能指望仅依靠电子邮件和电话就能有效地进行操作。收件箱混乱不堪，重要的对话被掩埋，而电话并不适合完成某些任务，例如记录相关信息以备后用。 

电话

不管现在有谁说什么，拥有电话服务对于几乎每个虚拟公司而言仍然是至关重要的事实。尽管视频会议是一个很棒的新选择（稍后会详细介绍），但是电话仍然是与客户联系（并使他们也可以与您联系）的最简单，最方便的方法之一。

现在，您当然可以使用典型的商务电话了。但是，如果您经常与客户和同事通电话，则可能需要更复杂的功能。例如，您是否知道有一些通讯应用程序可让您将电话从手机切换到计算机？不仅如此，其中一些应用还可以让您只需轻按一下即可将电话切换为视频通话（以防您要面对面交谈或共享屏幕）。劳格科技的SparkleComm统一通信应用程序就包含了这两项巧妙的功能。SparkleComm除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程，它是融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。

此外，在与客户沟通方面，当律师允许他们选择通过实时聊天或SparkleComm视频会议等渠道保持联系时，约有三分之一（34％）的客户更喜欢电话这种方式。可以肯定地说，对于专门向虚拟律师事务所寻求法律咨询的客户来说，这个数字甚至更高。

集成对于主要业务领域很重要，但不要忘记其他方面，例如呼叫中心软件与业务工具的集成。

您的呼叫中心软件是否非常独立？那样浪费你的时间。与任何业务领域的专家（客户支持，电子商务，人力资源）进行交谈，他们都会告诉您同一件事。将您使用的业务工具与其他员工使用的业务工具相集成是关键。从客户关系管理等大手笔，到容易忘记的较小方面，例如呼叫中心软件，都是如此。让我们看看为什么。

1.集成系统使员工看起来不错

没有什么比丢失数据，检索慢或信息过时使呼叫中心工作人员看起来更糟了。确保您的呼叫中心软件已与提供客户信息的所有其他工具集成在一起。提供呼叫中心软件的Loogear已经撰写了一系列文章，介绍了其重要性，因此请查看其与CRM，电子商务系统和其他客户支持工具（例如实时聊天）的集成检查。

确保在一个系统中更新记录时，它会自动全部更新-如果您使用呼叫中心工具（例如与Loogear集成的SparkleCallCenter），例如，当客户支持代理在电话后进行更改时，孩子们销售结束也会知道这一点。

即使您通过语音邮件接收到一条消息，如果您使用的是正确的工具，该消息也会自动转换为帮助台票或CRM条目-那是在您甚至没有进行对话之前-令人印象深刻的，对吗？

2.自动化是您的朋友

自动化可以释放您的客户服务代理商的时间，使其更多地关注消费者

目前，自动化是一个热门概念，但不要将其视为一种潮流。通过让诸如SparkleCallCenter之类的工具自己完成所有无聊的任务，您可以释放呼叫中心代理的帮助和快速帮助。我们正在谈论的全面更新？自动。那些帮助台票和CRM案例？自动。

如果您的呼叫中心工具无法释放您的员工的任务，那么即使拥有它又有什么意义呢？自动化还可以减少人为错误，这从来都不是一件坏事，并且可以改善地理位置不同的地点之间的工作流程，这在当今的跨国业务环境中变得越来越重要。

3.提供客户360度全方位的个性化服务

在竞争激烈的市场中，微小的细节使您在竞争中脱颖而出。当您的呼叫中心支持代理与客户或客户打交道并使用诸如SparkleCallCenter之类的工具时，它将自动从先前的交互（例如支持请求，聊天记录和呼叫日志）中提取“小细节”，从而为代理提供通过提供简化的信息和个人风格来帮助您。

在大型组织中很难保持个性化和友好性，但是只要稍加注意并正确选择工具（包括员工），就可以做到。

4.实时更新使一切保持无缝

实时指标有助于部门间协作。

人们通常不会打电话给您，除非他们有问题或出了什么问题。在部门之间进行交互（无论是从销售中获取订单的信息，还是将客户移交给技术支持），这都是每个人的最大利益，并且要尽可能无缝地进行。

实时更新使这成为可能-在更新链中的下一个人时，您无需搁置可怜的呼叫者，或更糟糕的是，将他们移交给不知道自己是谁或想要什么的人。您的软件应该为您完成所有这些工作。

集成是当今商业软件中的大新闻，每个人都知道。当您正在寻找一个备受关注的领域（例如销售及其无处不在的CRM）时，很容易看到好处并实施系统。但是，呼叫中心和现场服务部门等面积较小，魅力不大的地区却有被遗忘的风险，并最终使您精心涂抹的商业野兽屈服。不要让它发生在你身上！

对WAN IP运行测试将为您提供准确的数据，以便做出决策。同样，在工作日内执行VoIP速度测试将为您提供切合实际的网络性能基准。

应做的事情：考虑通过Wi-Fi进行有线连接

您的开放式平面图和缺乏座位的安排可能是一种美观的办公室设计，但是您的代理商将如何完成工作？就电话而言，可预测性是一项重要资产。知道您的电话在哪里，拨出电话时会显示什么以及您的直拨电话号码都是有好处的。

使用有线电话，几乎不会受到外界干扰。音频质量是关键优势。与互联网的连接稳定且速度明显加快。如果您的办公室有更多空间，那么在每张办公桌上都放置一个以太网可能会降低成本。

在这些情况下，为您的办公室提供强大的Wi-Fi信号以及额外的无线接入点（例如网状Wi-Fi或WDS）可能会更加有益，因为它们允许您的代理在计算机上使用VoIP软电话。

应做：评估网络硬件和附件

了解您的本地网络有助于快速在您的业务环境中实施新的VoIP服务。

从Internet服务提供商（ISP）租用的路由器和网关通常提供较少的VoIP配置选项。用独立的调制解调器和单独的路由器替换该网络设备可为您提供更多控制权。它还为SparkleComm VoIP通话提供了更好的环境。

要考虑的一种升级是以太网供电（PoE）。如果您使用台式电话，这些网络交换机将减少办公室中的电源线数量。

如果办公室拥挤，您可能需要考虑购买具有隔音功能和降噪功能的耳机。

请勿：假设您需要VoIP电话

台式电话是硬件的重要组成部分，可以通过一些制造商的创新来提高整体音频质量，但并非始终如此。即使您需要过夜运输，购买和接收电话也需要时间。许多VoIP提供商还为智能手机或计算机提供软件电话应用程序。

有了耳机和笔记本电脑，商务电话就可以像任何远程工作人员一样移动。改善每个人的通话体验并不一定要付出高昂的代价。

在手机上，您可以使用LTE数据在咖啡馆或饭店中进行高清质量的通话。今天的工人不一定在办公室，电话也不应该在办公室。

选择基于Internet协议的语音（VoIP）系统似乎需要考虑很多事情。可用的选项和VoIP配置太多了。

为了帮助您完成升级商业电话服务的使命，我们汇总了17个需要注意事项和不应该注意事项的清单，以为您提供一些指导。

应做：评估VoIP要求

知道从现在开始一年将使用多少条电话线将帮助您有效地进行计划。您将持续使用几条商务电话线？您的办公室同时处理多少个电话？你们都在一个办公室里吗？您有多个位置吗？还是每个人都在家工作？

这些问题以及更多问题与切换到云电话系统时获得的结果非常相关。记录您的业务细节并在研究提供商时参考它们会很有帮助。

不要：错过基本的VoIP功能

SparkleComm VoIP系统的功能远不止拨打电话。列出所需的功能。然后对可用功能进行一些研究或查看一些功能列表。如果不确定功能，请询问。在许多论坛上，您都可以与专家或销售代表聊天，他们既精通该主题，又乐于助人。

以下是要考虑的几个主要SparkleComm VoIP功能：

• 多级自动助理
• 呼叫转移
• 免费电话号码
• 通话录音
• 电话会议
• 视频会议
• 文字讯息
• 在线传真服务
• 移动和桌面通话应用

请勿：高估可用网络带宽

预计VoIP呼叫将占用大约100 Kbps的带宽。这不是很多下载带宽，但是取决于您的ISP可用的软件包，它可能是很多上传带宽。您需要将其乘以VoIP架构在网络上发生的电话数量。

许多业务活动可能消耗手机可能需要的上传带宽。例如，文件或计算机的自动备份，正在进行的Web会议或公司范围内活动的实时流播。

上载带宽不足会降低电话对话的质量。这会导致您的客户无法理解您，因为您的声音正在中断。

应做：运行测试并检查延迟

根据您选择的企业VoIP提供商（例如SparkleComm），您可能需要使用其他硬件。要求您的网络专家可以测试的IP地址可能是值得的。

他们的服务器离您的企业越远，到达和返回数据所需的时间就越长。它可能只有几毫秒，但是当它变长时，您无疑会注意到。即使是某些全球提供商，在任何给定的国家中也可能只有一两个服务器。或最近的一个可能在数千里之外。

使用VLAN分割大型网络。在大约有20名员工之后，我们建议您开始通过QoS和虚拟LAN（VLAN）标记实施网络优先级划分工作。这样做可以最大程度地减少数据包丢失，并使您的用户满意。您还将提高网络安全性。

为VoIP分配网络带宽的优先级。 选择可为所有类型的通信提供高性能的VoIP设备。在您的路由器上，设置服务质量（QoS），优先于网络上的语音流量优先于计算机和其他网络流量。在工作日内执行几次 VoIP速度测试，以了解VoIP在实际条件下的性能。

所有办公室之间共享一个VoIP系统。 对于您的公司而言，共享VoIP电话系统的最好之处在于可以从单个平台进行管理和运行。员工可以远程工作，可以与团队消息传递和一键式电话会议无缝协作。最好的部分是，每个办公室可以共享相同的电话号码。

像SparkleComm这样的云电话系统所提供的不仅仅是电话服务。研究其统一的通信和协作功能以提高生产率。

为您的团队提供的三个简单的VoIP技巧

您的VoIP体系结构是完成工作的基础-而不是创建更多工作。最好为您的团队提供可行的技巧，以充分利用VoIP，尤其是在家中工作时。

使用有线连接代替Wi-Fi。以太网网络连接将始终提供更稳定的连接。如果必须使用Wi-Fi，请在拥挤的2.4GHz频段上使用更快的5GHz频段。

保持与VoIP应用程序的连接。使用VoIP应用在计算机上拨打和接听电话。它易于使用，并允许远程工作人员访问功能。SparkleComm的VoIP应用程序可用于Windows、Android、macOS和iPhone。

对安全威胁保持警惕。尽管VoIP是安全的，但安全领域仍在不断发展。教育您的员工以识别合法的语音邮件到电子邮件，以免它们被骗。为您的工作站添加端点保护，以保护您的团队免受恶意软件风险。

不要让过时的VoIP体系结构阻碍您前进。

成功的VoIP架构是一种支持员工的架构，使他们可以远程工作并推进其项目。

现代IP电话不仅仅是语音。最终用户希望无论工作在哪里，高清视频会议的外观和声音都很棒。他们不在乎VoIP技术或VoIP协议的细节。他们只是想要它工作。

如果要保留本地PBX，请考虑其附带的成本。不仅在财务上，而且在它阻碍您的增长并使您的注意力从重要的工作上转移的方式上。

使用当今的SparkleComm VoIP网络，您可以以一小部分成本获得可靠的云电话系统。随着协作和远程连接功能的不断发展，员工将变得高效并能更好地沟通。

从云端管理电话系统的各个方面，并在几秒钟内进行更改。这样，您可以支持公司的发展和计划。