分类: 呼叫中心

贾斯汀解释说：“我们中的很多人都是以呼叫中心顾问的身份开始的，或者以团队负责人或主管的身份进入的，并且在这种环境下成长了，这意味着您可能已经做了很长时间了。我们只是做我们一直做的事情。”

“我们知道熟悉的事物，而我们看不到的超出了。我们看不到有什么办法可以真正将我们的呼叫中心置于更具战略意义的位置，在这里我们可以防止这些事情的根源反复出现。”

那么，我们如何才能摆脱这种立场，朝着建立持续改进的文化前进呢？

转变观点

这一切都始于我们的心态。对于我们许多人以及像SparkleComm这样的呼叫中心团队中的许多人来说，工作是一项义务。

根据贾斯汀·罗宾斯（Justin Robbins）的说法，很多人都这样想：“我必须在某个时候坐在办公桌前。今晚我必须打通所有这些电话，我需要达到这些特定的指标得分。” 一切都与义务有关。

然而，客户的期望在不断发展，并且他们越来越控制对话。有了这一变化，SparkleComm 呼叫中心领导者的工作已经改变，从承担满足一组标准指标的义务到创造机会，以帮助更大的组织变得更加灵活和有效。

贾斯汀（Justin）在这个想法的基础上说：“要真正融入持续改进的想法，我们必须超越日常的消防工作。我们需要自问，我们作为呼叫中心如何将自己定位为战略资产。”

将呼叫中心重新定位为战略资产

以下是有关如何重新设置呼叫中心的三点建议，其中一些您可能已经孤立地做过。但是，当您同时完成所有这三项工作时，只要将它们内置于您所做的所有工作中，您就很可能自然会进入一个持续改进的周期。

1.成本效益

回到有史以来的第一个呼叫中心，它们的创建是为了以最经济高效的方式完成处理联络的任务，事半功倍。

组织将所有资源集中在一起，因为以这种方式为客户提供服务最具成本效益。

正如贾斯汀·罗宾斯（Justin Robbins）所说：“我们必须将自己视为呼叫中心，并问：我们在利用资源方面是否高效？”

“它内置于我们的身份，这是我们要为组织提供价值时必须实现的目标。”

2.客户满意度和忠诚度

专注于满意度和忠诚度可帮助您提供卓越的服务，从而提高保留率并将客户转变为拥护者。

因此，理想情况下，您应该考虑以下事情：

您在调查客户吗？

您是否正在运行客户之声（VoC）计划？

您正在测量保留率吗？

您是否在找出客户为什么选择离开的原因？

贾斯汀补充说：“要围绕持续改进的思想，我们需要采取积极的方法来衡量满意度，客户价值和忠诚度。”

4.即使在危机中也要确保可扩展性 

根据业务的性质，SMB可能希望在大流行期间进行调整或扩展。例如，当地的一家餐馆连锁店现在必须立即转移到外卖和送货上门。这需要庞大的联络中心团队，随时准备聆听客户的询问、投诉和建议。或者，当地的一家电子商务商店可能会觉得这是扩展其送货范围并走向全国的好机会。 

要实现此目的而无需花费数周的时间和数千元来聘请新的代理，您可以使用基于云的SparkleComm联络中心平台。这个单一的界面将使新代理更容易学习绳索，更多地了解业务需求，并从经理或主管那里获得应用内帮助，直到他们准备好掌权为止。 

平台还将生成有关座席绩效和生产率的详细分析，告诉您需要培训的人员。 

5.提高效率并节省成本 

似乎切换到新系统的成本太高了-特别是在大多数中小型企业都在预算紧张的情况下。但是从长远来看，基于集中式的基于云的联络中心平台要比维护一组传统的，内部部署的松散耦合系统花费更多的时间，成本和工作量。 

云消除了维护内部数据中心的需要，这是一种幸运，因为数据中心需要大量人员彼此靠近工作。借助云的SMB将发现更容易保持社交距离，即使它们节省了数据中心的冷却成本，系统集成工作和IT人员。 

SparkleComm使联络中心平台更进一步，将支持服务，培训和增值（例如，新的API，按需渠道集成等）添加到核心平台产品中。SparkleComm仅需要端点设备和活动的Internet连接即可启动代理。这将中小企业的业务敏捷性提升到一个全新的水平。 

最后，从长远来看，基于平台的解决方案将为改变客户体验提供新的机遇，这是任何规模的联络中心组织的核心。第一步是在云上拥抱平台–第二步将是集成AI和ML之类的技术，以增强现有功能，而不仅仅是使业务经受危机。 

许多呼叫中心对客户服务采取非常被动的方式，并且人们接受的事实就是如此。

当一次又一次地打来相同的电话时，呼叫中心通常不会深入到电话的根本原因中，以找出问题所在并着手进行更改。当问题出在呼叫中心之外时，尤其如此。

在这里，我们探讨了如何摆脱这种被动的方法并建立持续改进的文化。

为什么容易采用反应式客户服务方法

呼叫中心面临的最大困难之一就是要对别人做出的承诺负责。

也许这是市场部门的承诺，或者您的产品承诺解决了每个人的问题，呼叫中心将负责履行这些承诺。

但是，正如呼叫中心和客户服务专家贾斯汀·罗宾斯（Justin Robbins）所说：“我们遇到相同问题并一次又一次地进行相同对话的最大推动力是因为我们没有兑现诺言。因此，我们真的很想创造一种持续改进的文化。”

像SparkleComm这样的呼叫中心有义务履行组织做出的每一个承诺，因此您需要问自己：我们如何做到这一点？

对于导致这些承诺失败的原因，很难获得可见性。因此，许多呼叫中心负责人实际上非常善于解决问题的症状并扑灭每天爆发的火灾。这意味着日复一日，您（作为呼叫中心经理/负责人）一遍又一遍地做同样的事情。

通过遵循此常规，很难进行任何可持续的更改来提高像SparkleComm这样的呼叫中心的性能。这也是为什么贾斯汀（Justin）认为以下疯狂的定义听起来很像管理呼叫中心：

注意断开连接

为了专注于履行组织对客户的承诺，您需要了解呼叫中心与业务其他部门之间的脱节。

有人需要对此断开连接负责，并了解业务承诺，并了解业务背景下的卓越表现。这种了解将使您对满足和超越客户期望所需要做的事情有个想法，因此诺言不会屡屡被兑现。

例如，Waitrose的客户所期望的服务水平将高于Lidl的客户。虽然这可能是一个不言而喻的承诺，但高端品牌的客户将期望更好的服务，因为它应该与他们的品牌价值保持一致。

但是，负责此断开连接的人员不应该只专注于与更大业务之间的断开连接，而应该专注于呼叫中心自身内部的断开连接。

正如贾斯汀·罗宾斯（Justin Robbins）所说：“也许这是质量与教练之间或劳动力管理（WFM）与呼叫中心的预算和需求之间的脱节。我们必须非常意识到所有这些可能的断开连接。”

通过关注这些脱节，我们可以找出谁对我们负有责任而不履行诺言，谁对我们负有责任，陷入了重复做同样的事情的重复循环中。

通常，它是呼叫中心负责人自己，尽管不是故意的。

2.安全更新是批量提供的 

在不确定的经济环境中，中小型企业无法承受将客户数据置于风险中的安全漏洞。这已经成为一个严重的问题，以至于一个提供商最近为希望提高其数据安全技能的联络中心专业人员开设了在线咨询。 

对于IT人员而言，要使联络中心系统保持最新状态是很困难的，因为大多数座席都在远程工作。安全更新通常分批发布，使系统容易受到攻击。相反，联络中心平台由第三方提供商管理，该第三方提供商共同拥有您的安全状态。基于云的平台甚至更好，因为供应商可以在不中断代理工作流程或不需要内部IT手动干预的情况下推出频繁的更新。 

基于云的SparkleComm联络中心平台为中小企业提供了两个级别的安全保证： 

与GCP，AWS或任何其他提供商一起的安全托管环境，不断推出新的安全更新。 

低维护但完全安全的联络中心系统，因为第三方供应商可以按时和批量配置安全机制。 

3.拥抱新的互动渠道 

COVID-19的主要影响是低接触经济的兴起。创新委员会指出，低接触经济将继续存在，影响客户需求和可预见的未来期望。 

当客户将企业的数字业务和全渠道功能视为竞争优势时，中小型企业必须使其联络中心多样化以跟上发展步伐。这意味着从传统的系统（如人工呼叫和IVR）转变为需要客户付出最小努力的平台。 

基于云的联络中心平台使您可以轻松添加新渠道-就像利用正确的API连接您（或客户的）选择渠道一样简单。小型企业可以立即扩展到多个社交渠道，基于聊天的应用程序（如SparkleComm统一通信平台）和在线聊天机器人。实际上，即使在渠道集成之外，可扩展性也是使用联络中心平台的最大原因之一。 

甚至在大流行来临之前，传统的联络中心（充斥着手动依赖关系，并且主要在内部托管）正在苦苦挣扎。现在添加大流行的挑战，您的情况就非常复杂。如今，即使客户对他们的产品/服务提供商的期望很高，大多数公司的产能却有所下降。 

那么，像电子商务公司这样的面向客户的企业如何为在家中工作的客户服务代表配备提供卓越所需的呼叫中心工具？他们如何在没有可伸缩性和敏捷性的情况下跟上流量的变化？而且，最重要的是，在资源紧缩的情况下，中小企业（SMB）如何保持联络中心的效率？ 

基于云的联络中心平台可以提供答案。 

中小型企业应切换到云联络中心的5个原因  

甚至在以前，中小型企业都敏锐地意识到数字化的作用。一个IDC的调查发现，中小型企业的84％，确认有必要充分利用数字技术; 39％的人已经开始了他们的数字化转型之旅，而另外42％的人计划很快开始。鉴于大流行带来的变化，中小型企业意识到，使用正确的工具和技术（例如SparkleComm呼叫中心）为客户服务代理赋权可以对利润产生积极影响。 

可以在2020年证明中小企业改变游戏规则的技术之一是托管在云中的联络中心平台。原因如下： 

1.启用WFH代理的智能路由 

对于拥有数百个座席的大型企业而言，智能呼叫路由始终是优先考虑的事情-现在对于中小型企业同样重要。考虑一家小型在线家具供应商，其联系中心员工在大流行期间已返回家中。该团队可能会分布在全国各地，这使得传统路由系统无法正常工作。 

智能路由会根据每个呼叫者的要求和上下文自动将每个客户与合适的座席联系起来。您可以设置业务规则，以将呼叫者属性与最熟练的业务代表进行匹配。或者，您可以设置优先级路由以将少数几个客户移到队列中（请考虑使用SparkleComm呼叫中心）。 

智能路由可跨多个渠道工作，可以连接您的聊天，短信和呼叫支持平台。无论您的员工坐在哪里，这都可以提供集中的视图和控制。 

尼克说：“更好的方法是帮助呼叫处理人员了解他们“做得好”的结构，这些组成部分使他们的性能如此出色。”

为此，我们可以支持呼叫中心顾问反思他们的绩效，并考虑一下这些显式绩效标准的哪些部分（我们之前制定的标准）在呼叫期间可以与该客户一起实施。

这是比依靠善人和分享优质分数更彻底的方法。

实际上，我们的读者瑞妮（Renee）补充说：“我们不再与经纪人分享分数，而只是指导行为。分数用于帮助我们识别学习机会。”

我们认为“巧克力赞美”和我们在最后一点强调的语言错误对蕾妮没有多大意义，并且肯定有更好的方法来帮助人们成长和发展……

了解建构性语言模式

现在，我们已经通过提供反馈告诉您在教练方面不该做的事情，让我们看看如何使用构造性语言模式。这些将帮助您庆祝呼叫中心顾问已经做好的事情，并鼓励他们继续做这些事情。

这种语言模式涉及到以下问题：

1.您觉得呢？

2.您感到满意吗？

3.还有什么？

一旦通过使用这些问题启动了对话，我们就可以总结每个高点，记录下来，并庆祝已经实现的卓越成就。

尼克提出了这种方法，他说：“您会注意到人们的生理，姿势和呼吸方式发生了变化，他们开始思考自己已经擅长的东西就越多。”

“当呼叫中心顾问开始感觉到这些感觉时，那么我们也许可以开始谈论在绩效水平上进行改进了。”

例如，我们可以问一个问题：“您想做些什么来使您的表现更好？”

然后，我们可以总结所有这些方面的改进，记录下来，并请呼叫中心顾问做出承诺，并确保它们兑现我们刚才谈到的事情。

最后的想法

通过了解客户，为他们增加价值并使其变得容易，我们可以实现出色的SparkleComm 呼叫中心客户服务。我们可以通过多种方式实现这三个目标，但毫无疑问，教练是我们重点关注的关键领域。

在专注于教练时，一个好主意是创建涵盖这三个关键领域中每一个领域的明确标准集，为持续和可持续的学习树立标准。

为了维持学习，我们希望尝试使用诸如“继续”和“开始”之类的呼叫中心教练模型，并希望树立更大的学习热情。

当指导呼叫中心顾问时，我们还需要意识到我们可能会陷入的弊端，即呼叫中心顾问对反馈的反应程度如何。这需要我们了解我们使用的语言如何影响呼叫中心顾问的思考过程以及“巧克力赞美”背后的方法。

我们希望通过遵循本文中给出的每条建议，您将为实现出色的SparkleComm 呼叫中心客户服务做好准备。

祝好运！

为了帮助呼叫中心顾问到达那里，我们首先应该使用以下语言将他们从“薄纸困境”中解脱出来：“试想一下，如果您能做X，那么使Y变得多么容易”。这使他们认识到进行更改的好处并演示了目的。

然后，从尼克所说的出发：“不能做到”，共同探讨他们如何实现所需的结果以及这种“积极的感觉”，让呼叫中心顾问提出自己的计划。该计划需要详细说明何时以及如何实现目标。

为了提供帮助，请坐在他们旁边提出他们的计划，并在他们说“我做不到”时很好地挑战他们，并就他们如何克服不能做到的问题进行公开讨论。

避免经典语言错误

当我们指导SparkleComm 呼叫中心顾问并给他们正面的反馈时，我们可以做的最棒的事情之一就是在正面与“但是”这个词之间架起桥梁，然后研究他们可以改进的地方。

呼叫中心顾问可以感觉到“但是”即将到来，而不会关注您给予他们的所有赞美。相反，他们将专注于负面因素。

就像有人说：“我很好，但是……”，您知道他们真的不行。呼叫中心顾问无视您之前所说的一切都是很自然的。

尼克将此现象称为“但是怪物”，并鼓励我们使用其他连词副词，例如“和”，“现在”或“下一次”。

尼克（Nick）提出的其他一些经典语言错误示例，在指导人们获得出色的客户服务时应避免：

应该/必须/需要/必须/必须/应该 -这些短语是专制和对抗性的，它们会使人感到难过。这在鼓励SparkleComm 呼叫中心顾问信任和庆祝成功的过程中无济于事。“如果您还可以……那将是很棒的……”或：“要使它变得更好，您可以……”都是可以使用的更好的例子。

“如果我是你” –当您对呼叫中心顾问说这句话时，该顾问自然会想到：“好吧，您不是我”。这里有许多更好的选择。

“你为什么不能这样做？” –这个问题被称为“预设”。它以某事为前提。在此示例中，假定他们无法做到这一点，并向这位可怜的呼叫中心顾问强调他们是正确的，并且他们无法真正做到您对他们的要求。突然之间，他们的薄纸困境是由更坚固的材料制成的。

警惕“巧克力赞美”

我们都喜欢“做得很好”，无论是老板，同事还是客户，都感觉很好。这就像吃一块巧克力一样，我们的血糖水平会上升，但是只是在很短的时间内，然后很快，我们就从高点下降。

尼克形容这种现象是“巧克力赞美”，他认为这不是一种有效的方法，因为它无法使呼叫中心顾问了解其绩效的组成部分，从而使他们的呼叫中心优质客户服务如虎添翼。

2.观察 -包括在他们接听电话时坐在呼叫中心顾问旁边，观察他们的姿势，他们如何导航系统并即时执行。

3.反思 –我们可以通过正式和非正式的讨论，要求人们对他们在最近几天和几周内关于我们绩效标准关键部分的绩效进行反思。

在所有这些渠道中，我们都希望以一种建立自负和自信的方式来指导我们的员工，以便他们可以庆祝自己已经做得很好的事情。我们希望呼叫中心顾问对更好地达到我们的绩效标准充满热情。

那里有许多像SparkleComm这样的呼叫中心辅导模型可以帮助您完成此任务，但我们将在这里重点介绍的是Nick的“继续和开始快速辅导”模型。

这种方法的重点是在我们开始谈论进一步的改进之前，帮助呼叫中心顾问建立在他们已经取得的成功之上。

因此，从要求您的呼叫中心顾问反思自己的成功以及他们希望继续做得好的事情开始，您便可以帮助他们感到满意。在此之前，我们引入了呼叫中心顾问可以开始执行的几个元素，甚至能更好地满足了性能标准。确保您解释了这个目的。

在下面的描述中确定如何使用这种方法：

实施这样的方法可以使您远离提供反馈，而成为真正的教练。

该模型还使我们能够以“对呼叫中心顾问友好”的方式分享想法，这是使他们享受指导的第一步，而不是让您和质量记分卡畏惧。

要了解有关Nick的“继续和开始快速教练”模型的更多信息，请收听“呼叫中心播客”的下一集，其中Nick还讨论了维持学习和使教练变得有趣的关键。

改变员工心态

当我们要求像SparkleComm这样的呼叫中心的顾问改变处理电话的方法时，他们通常缺乏热情支持该想法。为什么？因为人们不喜欢被带出舒适区。

任何行业的员工通常都因其有限的信念而受阻。他们决定自己不能做某事。正如尼克所说：“他们把自己置于'薄纸监狱'。”

尼克补充说：“当我们为自己而入狱时，我们相信我们不能走出监狱，我们再也不必经历不适感。”

“因此，当人们发现困难或威胁或使他们感到难受时，很多时候他们会决定自己做不到，这成为一种限制。”

为了帮助人们走出他们的舒适区并对此充满热情，我们需要改变呼叫中心顾问对可能性的看法，中止他们受限的思维，并激发他们未来的感觉。

我们正在谈论的未来感觉是可能性，机会以及能够做他们认为的事情之一，直到最近，他们才决定这样做，因此无法做。

我们发现您如何指导您的呼叫中心团队提供出色的客户服务。

了解客户的需求

理解客户的需求说起来容易做起来难，但是有一些模型（通过实践开发）可以帮助您。

尼克·德雷克·奈特（Nick Drake-Knight）的客户体验模型就是一个这样的例子，该模型方便地命名为“ 客户想要什么 ”。该模型遵循下面显示的简单方程式。

您可以将这种逻辑应用于整个客户体验中，但是也可以将其简化后再用于定义绩效标准并构建质量保证（QA）记分卡。您可以确保您的教练计划与计分卡匹配。

如果可以这样做，则可以开始建立反映“客户想要”的客户服务主张。

定义您的绩效标准

为了获得出色的客户服务，最佳实践是为像SparkleComm这样的呼叫中心的顾问制定一套明确的标准，以指导他们通过教练进行自我评估和评估（如前所述）。

这些标准可以分为五个关键领域，如下所示：

1.环境 –我们如何期望呼叫中心顾问准备和维护他们的工作区？

2.流程 –我们希望团队遵循哪种流程？

3.知识 –我们希望呼叫中心顾问对产品和过程具有什么样的知识？

4.行为 –我们对言语和非言语行为的期望如何？后者也很重要，因为姿势可以在消息传递给客户的方式中发挥关键作用。

5.价值观 –我们是否需要建立任何组织价值观或文化期望？

通过明确这些标准并以培训的形式对其进行描述，我们实现了实现卓越客户服务愿景的第一步。

不幸的是，单独拥有一套标准的价值有限。除非它们被交付，否则它们只是言语。我们需要确保不仅制定了标准，而且制定标准并在整个SparkleComm 呼叫中心始终如一地交付。

为了实现这一目标，我们需要动手领导和培训相结合。但是，据尼克说，培训的问题在于它的“半衰期”短。

“在培训方面，尤其是软技能培训，就像墙壁上的湿泥一样–立即滑落。培训本身对长期影响有限。关键是要在这些明确标准的交付范围内实现可持续性。”尼克说。

为了在满足您的绩效标准的呼叫中心顾问方面实现可持续性，我们可能需要重新考虑呼叫中心辅导的整个方法。

重新思考您的教练方法

当我们指导呼叫中心顾问时，理想情况下，我们将通过以下三个渠道进行审查并寻求改善其绩效：

1.记录 –通常称为“质量监控”，它涉及通过历史通话来聆听并评估呼叫中心顾问根据我们的绩效标准的表现。

• 注意不真实性

诸如“您是重要的客户”和“您的时间对我们很重要”之类的短语可能是正确的，但是当与试图寻求帮助以解决问题的呼叫者通话时，往往会听起来不真实。不要在脚本中包含空洞的保证，而是要通过礼貌的用语和语言，以及对问题和任何潜在解决方案的理解，向客户显示其价值。

• 灵活

如果在SparkleComm呼叫中心去试图编写整个对话的脚本，但这通常是不可能的。与其尝试为每种可能的意外情况创建脚本，不如对坐席代表进行足够的培训，以使他们能够正确处理出现的意外问题。保持脚本的灵活性，不要在关注以下脚本中过分重视，以免客户打扰，中断或重定向对话。

• 认识到道歉还不够

对于正在寻找解决方案的不满意的客户，道歉（尽管很感激）通常是不够的。而是在脚本中加入“我可以为您解决的问题”一词，然后授权座席实际解决问题。与呼叫中心联系的客户期望的不仅仅是指责。他们期望他们的问题将很快得到解决。通过设计一个脚本，可以清楚地表明现场代表能够直接解决问题，因此您可以在问题出现之前就将其分散，并帮助将潜在的负面体验转变为积极的体验。

• 一直在适应

完美的脚本是没有的，总会有一些需要改进的地方。定期检查和重新评估您的脚本，并愿意在必要时进行更改。您的脚本应该是一个进行中的工作，始终在适应以满足客户不断变化的需求。

• 呼叫中心代理的示例脚本

尽管没有一个单一的“正确的”呼叫中心脚本适合每个组织，但最佳脚本之间存在某些共性，可用于为呼叫中心代理创建示例脚本。以下样本入站呼叫中心脚本可能有助于您了解最有效的脚本的基本首选结构。

• 呼叫中心的开幕脚本

开幕脚本应迅速确定公司名称，现场代表的姓名，并可以为培训或其他目的（如有必要）记录呼叫。它应该简洁明了，礼貌而又容易直接引起客户关注。

示例：

您好，感谢您致电（公司名称）。我叫（代表姓名）。目前，我想通知您，可能出于质量保证和培训目的而记录了此呼叫。请问我能为您提供什么样的协助？

• 呼叫中心关闭脚本

一旦问题得到有效解决，座席应询问客户是否还有其他需要解决的问题，感谢他们抽出宝贵的时间致电，重述公司名称，然后礼貌地结束。与开始脚本非常类似，此操作应以简洁的方式进行-此时，希望客户感到满意，并且可能会急于结束通话。

示例：

今天我还有什么可以帮助您的吗？（等待响应；解决其他问题），在此情况下，感谢您致电（公司名称）。希望您今天对我们有满意的经历，我们希望将来与您合作。祝你有美好的一天！

• 有效的脚本

与呼叫者交谈时使用脚本会固有许多潜在的问题，但是可以通过精心创建灵活，内容丰富，简洁且最有用的脚本来解决所有这些问题。您的客户有兴趣为困扰他们的任何问题找到解决方案，并希望您的呼叫中心代理能够礼貌而有效地为他们提供帮助。最重要的是，您的脚本应该以实现这一目标为目标，因为说完一切之后，您的代理如何帮助解决问题将比他们过去惯用的特定词语更为重要。