为什么以及如何在电话会议中使电话静音

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电话会议可能很麻烦,尤其是在有多个参与者的情况下。

除了处理技术之外,您还必须正确管理呼叫,以便可以高效地召开会议。但是,这并不总是那么顺利。由于参与者位于不同设备上的多个位置,因此每个人都要遵循正确的电话会议协议可能是一个挑战  。

结果,句子被打乱,通话中断,背景噪音分散了通话中的所有人的注意力。为了有效地进行通话,鼓励所有参与者使电话静音。或者,会议主持人可以选择使用“全部静音”功能。

从大型公司会议到单个演示者呼叫,在几种情况下使电话会议线路静音是有益的。在这些情况下将电话静音可以提供电话会议的优势,例如:

1.清晰的沟通

“能不能重新说一次?”

“抱歉,我错过了。你可以回去吗?”

没有比在电话会议上重复讲话更令人沮丧的了,因为另一行的声音比您的言语还要响亮。电话会议中的电话静音可以使所有参与者清楚地进行通信。

2.高效的会议

没有人喜欢在电话会议上坐得比必要的时间更长。通过静音电话并消除外部干扰的可能性,公司可以通过电话会议进行富有成效的会议。

3.确保适当的会议流程

您是否曾经参加过电话会议,而谈话的方向与预期完全不同?会议组织者可以通过要求所有与会者使电话静音或使用“全部静音”功能来避免这些旁白和出轨。

这样,通话中的每个人都享有适当的会议流程,几乎没有外界干扰。

4.允许一位发言者向所有与会者讲话

公司范围内的通话和演示文稿需要一个人讲话一段时间。如果不静音其他电话或线路,则可能会造成多次中断。

相反,请使其他所有行静音,并在会议结束时提出问题,评论和疑虑。

如何在电话会议中使电话静音

电话会议中使电话静音的最简单方法是在加入呼叫时要求所有与会者将自己的线路静音。通过简单的会议控件SparkleComm用户可以通过单击会议控件中的麦克风按钮轻松地将其麦克风静音。该按钮变为红色表示您的音频已静音。

但是,总会有一两个散乱的人忘记这样做或遇到技术困难。如果背景噪音影响您的电话会议,主持人可以将单个来宾或所有来宾参加者静音。

要使访客静音,请在访客列表中单击该访客的名称,然后单击“静音”。会议面板中,宾客姓名旁边将出现一个图标,表示宾客已被静音。

要使会议中的所有参与者静音,请在会议室左侧的“邀请对象”列表上方选择“使所有邀请对象静音”。会议中所有与会者的台词将被静音。

当然,要使用此功能,您的电话会议平台必须提供它! 使用SparkleComm升级您的公司会议软件。

移动时代的音频会议

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移动性和基于云的技术的发展极大地改变了我们对用户体验的期望。我们在个人生活中可能想要的所有信息都不过是轻按或轻扫即可。最后,经过多年典型的商业软件惯性,在工作场所开始感受到这些转变的影响。

以不起眼的电话会议为例。我敢打赌,如果您今天在组织中的任何会议室旁行走,桌上都会有一个电话会议。它们已经象征着工作场所协作以及随之而来的所有利弊。

可以很容易地假设电话会议没有什么变化,并且在某些方面您是对的—总体体验与往常基本相同。但是随着移动应用程序和SaaS解决方案改变了会议体验,人们感受到了移动时代的影响。此外,引擎盖的基础架构已进行了重大更改,旨在保持您的呼叫一致,高质量和安全。

让我们看一下音频会议如何发展:

BYOD和BYOA改变了用户体验

工人们已经将自己的设备和应用程序投入使用已有一段时间了,尽管面临挑战,但这种趋势似乎不可避免。随着平均每名工人3.5设备,人们都来期待获得同样的种种经历在工作场所,他们已经变得习惯于在他们的个人生活。当您习惯单击一下与人联系时,翻阅电子邮件以获取音频会议号码和密码似乎很笨拙且过时。

对BYOD和BYOA的需求不仅仅是灵活性。员工正在查看他们喜欢的消费者应用程序,然后问:“为什么不能这么容易地工作?”

由于这些期望的变化,移动会议终于开始消除体验中的摩擦。您最喜欢的消费者移动应用程序中发现的相同设计和UX原理正在进入业务协作:单触访问,可行的通知,甚至可穿戴式集成。

但是,会议的发展不仅仅是简单的界面。

基础设施改善

您忽略了近年来音频会议的发展,这是可以原谅的,因为很多演变已经在幕后进行了。尽管日常用户仍希望“拨打电话”(字面意思是通过SparkleComm VoIP或其他方式进行连接)并听到另一端的声音,但是网络和基础设施的实际改进使电话会议成为可能戏剧性。

想想今天的电话会议要复杂得多。过去,您使用传统电话拨号,仅此而已。但是今天,您可以拥有传统的拨入参与者,从智能手机加入的来宾,在平板电脑,笔记本电脑或台式机上使用SparkleComm VoIP等功能,并且所有这些都必须无缝混合在一起以形成单一的高质量音频体验。后端的繁重工作,并产生了对新的混合音频网络,全球可访问性和音频桥分布以及VoIP质量和可靠性的改善的需求。

随着企业质量VoIPIP电话网络的改进和优化,尤其是VoIP不再是后备,而是越来越多的日常驱动器。尽管有很多潜在因素会影响您的体验,但如果不超过PBX音频质量,今天的VoIP连接就可以匹配。当然,围绕音频的设备生态系统(移动设备硬件,耳机等)也在不断改善,从而带来了更加直观和优质的体验。

会议电话可能尚未灭绝,但是凭借通过移动设备提供的这种无缝体验,也就不足为奇了,智能手机和平板电脑为何迅速成为我们选择的业务协作设备。

如何防止不速之客进入在线会议

由于COVID-19大流行,今年使用虚拟会议的企业数量猛增。自然地,随着越来越多的人开始将视频会议和网络广播软件用于个人,专业和教育用途,公司和用户都越来越关注安全功能。

保护基于Web的内容是一个挑战。特别是在合并流媒体时

具有各种互动元素的音频和视频。2020年4月,联邦调查局警告有关“ Zoombombing ”或视频会议劫机者的事件。当不请自来的访客进入视频通话时(通常多是出于恶意),会出现这些情况。即使为视频会议和实时流提供增强的安全性功能,您也应始终遵循以下五个主要安全性提示,以防止不请自来的嘉宾进入虚拟会议

1.仅与邀请来宾共享信息

中断视频会议的用户可以通过  查找在线发布的会议信息来进行此操作。这通常发生在通过会议软件主持现场采访,活动或论坛并在社交媒体或公共论坛上发布会议凭据的品牌。

由于此信息现已公开,因此任何人都可以轻松找到并滥用它。

要解决此问题,请仅与您邀请的人共享视频会议信息。如果您要主持现场活动,请让参与者注册后再接收视频会议的登录信息或链接。这减少了不请自来的客人使聚会崩溃的机会。

2.要求输入密码

为了进一步增强安全性,您甚至可以添加事件密码保护。意思是,要进入虚拟事件,需要输入密码。您也可以将输入限制为仅授权电子邮件地址或域。例如,只有您公司电子邮件域中的电子邮件地址才能进入机密的市政厅网络广播。

3.禁用参与者或查看器设置

在大多数视频会议工具中,主持人可以禁用访客的音频,视频和屏幕共享功能。这样做使主持人可以控制会议,并消除了打扰的可能性。

即使您要主持一个私人团队会议,启用这些功能以提高生产力也很有益。

4.限制谁可以参加会议

与其主持公开会议以提供登录信息,不如将会议限制为受邀嘉宾。

您可以使用SparkleComm视频会议工具上的“更衣室”功能。锁定会议室将禁止任何人在会议开始后进入会议,即使他们具有凭据。此安全功能可确保会议开始后,无论有意还是无意,任何人都不会进入会议。

5.利用候机室

视频会议软件还提供称为“等候室”的功能。

来宾参加会议时,首先将他们放到主要活动“外面”的等候室。然后,主持人可以控制允许谁参加主要会议。

主持安全的虚拟会议

您是否担心不请自来的客人打断您的视频会议和广播?SparkleComm提供安全功能,为所有人提供无缝体验。好吧,所有这些,除了不需要的入侵!

如何为您找到最佳的视频会议(三)

  • 什么是视频会议软件?

视频会议软件是一种将不同物理位置的人们联系在一起的技术,可创建一个虚拟会议室。也可以称为视频会议服务,解决方案或系统。使用大多数服务,您不必在计算机上下载任何内容,而是使用联机界面来加入和参加会议。也就是说,许多公司都有一个可以下载的桌面应用程序。与在线版本相比,这些服务可以更快,更易于使用并且更强大。

  • 什么是视频会议应用程序?

视频会议应用程序有两种类型。桌面应用程序是您在计算机上下载并使用的应用程序。SparkleComm视频会议系统都具有适用于Windows和Mac计算机的应用程序,还有一些具有适用于Linux操作系统的应用程序。使用其他类型的计算机(包括Chromebook)的用户将需要使用在线平台,而不是台式机应用程序。如果没有桌面应用程序,用户将通过浏览器(例如Chrome或Firefox)在线连接网络会议软件。

SparkleComm也提供移动应用程序,使您可以在智能手机或平板电脑上下载视频会议。这些应用程序使您在不在办公室时(例如在机场等时)可以轻松加入会议。如果您没有计算机,或者计算机暂时无法使用,应用程序也是理想的选择。

  • 什么是屏幕共享?

屏幕共享使您可以将计算机桌面呈现给SparkleComm视频会议中的其他会议参加者。这是共享演示文稿或每个人都可以同时看到的信息的便捷方式。当您需要在视觉上引导某人通过各种步骤(例如,培训员工使用新型软件)时,它也很有用。

某些视频会议解决方案使您可以切换控制者,以便几个人可以在会议期间共享他们的屏幕,而某些视频会议解决方案可以让您同时查看会议与会者的视频供稿,以查看共享的屏幕。少数服务可以使与会者使用虚拟的协作式白板集思广益,并可视化计划。

  • 免费视频会议

优点

对于想要省钱的个人,企业家和小型组织的一个很好的解决方案
无需每月或每年付款
允许您在提交之前尝试服务

缺点

参加人数通常有限
通常为会议长度上限
可能缺少录制和其他高级功能

许多视频会议系统都有免费计划。这与免费试用版不同,免费试用版通常为您提供一两个星期的完全访问服务的时间。相比之下,免费计划可让您无限制地访问公司付费计划的精简版。

对于想与潜在客户或行业伙伴进行远程连接的个人,从一流的视频会议服务中选择免费计划是一个诱人的选择。在给定的月份中仅召开几次会议的小型企业和组织也可以从这种省钱的选项中受益。

统一通信的历史(二)

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以后统一通信会是什么样子?

展望未来绝非易事,而这样做肯定会带来屈辱。尽管如此,识别趋势的要求大大降低,因此沿着这些思路为建立进步协会而迈出的重要步伐。例如,现在在统一通信(UC)空间中发生了一些明显的趋势。从繁琐,经常有问题的系统到如今精简且更具适应性的基于云的解决方案(例如,SparkleComm云会议。不管怎样,UC一直在不断前进,大部分时间都集中在充分利用不断增长的进入商务环境的手机上。适度的评估表明,到2020年这段时间里,每年的通用发展速度为15%。

随着便携性的发展,用户对手机和平板电脑的依赖性日益增强,这些手机如今已成为授权和启用各种业务通信渠道(包括动态访问内容通知, 视频会议和语音通信——对用户的地理位置几乎没有注意。同时,随着各种规模的协会内部“自带设备”(BYOD)趋势的抢占,小工具的专有权也发生了变化。实际上,根据Gartner的预测,到2017年,一半的老板将要求员工提供自己的特殊工作用品。

有道理的是,随着BYOD的发展,重点将更多地放在具有重做和自定义能力的专家的参与上,这些专家可以重做和自定义他们如何利用自己的特定小工具与合作者,客户和供应商对话。为了使协会保持领先地位-为了未来的目的,它的事业-他们应该具有适应性强统一通讯系统本能的入口。就像基于云的100%SparkleComm系统一样,UC行动计划的命运是一种解决方案,它使用户不仅可以从任何地方单独处理单个小工具的倾斜和设置,而且还取决于所使用的基础系统。一种可以满足用户的需求。

SparkleComm这样的完全基于云的解决方案与众不同的原因是,它围绕用户旋转,使所有员工都能够使用任何小工具从任何地方监视他们的一切。考虑到现在有多少员工能够可靠地掌握业务运作方式,这种独立性至关重要。当前的千禧一代用户期望孤独能产生更多的本能客户体验,而这种体验源于最早的一个最终目标:增强用户能力。

统一通信的历史(一)

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统一通讯是一项正在发展的技术,它将广泛的通信集成到一个平台中。具体而言,将呼叫中心视频会议电话会议,即时通讯,基于Web的会议等整合到一个平台中。此外,诸如SparkleComm的统一通信平台试图使通信设备独立或将隔离的应用程序提供给所有平台。

现在,我们简要回顾一下统一通信(UC)的历史。

发明第一个IP语音(网络电话)

统一的通信历史为1980年代末和1990年代中期的IP语音(VoIP)的首次发明奠定了基础。到这个时候,我们所有人都在关注通过在其信息电路上设置声音来节省现金的可能方法。那时,劳格科技正在研究将VoIP用于真正的电话,而不是简单地将语音包作为交叉的信息包来移动。因为每个人仍然依赖基于仓库设备的PBX交换机,甚至交换机供应商都认为这种想法行不通。

这是最初的尝试,目的是使语音成为一种节省现金的应用程序,那时,随着Linux操作系统的发展,不同的新公司开始通过构建简陋的PBX来反映思科的案例,该PBX的元素可以提供给中小型企业。

使用相同的邮件或邮件服务器

后来在电话合并中看到了统一通信的第二部分,以便能够在类似的消息存储或邮件服务器中发送电子邮件,消息和传真邮件。

如今,语音仅作为系统上运行的应用程序处理,该应用程序具有强大的传输约定,称为会话发起协议(Session Initiation Protocol)。与此不同的是,当前语音也可以混入您的公司应用程序中。例如,一组用户可以利用类似的基于系统的应用程序进行探索,而他们可以通过该应用程序在科学家之间建立电话呼叫,甚至将其提升为电话呼叫。这将提供真正的,持续的共同努力,各组织一直在寻找这种努力,现在终于传达了这些努力。这是真正的发展,它将是这十年的集中点,这使我认为统一通信的未来将是什么样。

为什么高清视频质量很重要

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随着流技术的不断改进,高清视频质量正在成为标准。这不仅适用于面向娱乐的视频流(通过SparkleComm统一通信平台等),而且适用于视频会议。但是高清视频质量在在线会议中有多重要?

关于视频质量的真相

营销研究人员发现了一些有关视频质量重要性的有说服力的数据。具体而言, 数据显示:

  • 劣质的视频体验会使62%的人对品牌产生负面印象。
  • 有23%的人曾经在某个品牌上体验过质量差的视频,会犹豫是否要从该品牌购买。
  • 57%的人不太可能分享劣质视频

视频会议也不例外

这些营销发现似乎与视频会议无关,但实际上,这些数字是高度相关的。这是因为您作为品牌提供的“视频体验”不仅限于您的营销视频。您在屏幕上所做的一切都是您品牌的“视频体验”,其中包括网络研讨会、网络广播、视频会议和视频交付的销售推介。

如果三分之二的人由于低质量的视频体验而对品牌产生负面的印象,为什么您会期望低质量,视频交付的销售渠道会产生不同的结果?如果有四分之一的人在享受低质量的视频体验后仍不愿从品牌购买商品,为什么在网络研讨会期间视频质量不佳之后,他们会不会有同样的感觉?

在内部也很重要

尽管要考虑的最重要的事情是面向客户的视频体验,但是您在公司内部拥有的体验也很重要。如果您有远程同事一起工作但很少亲自见面,则高清视频会议尤为重要。在会议期间提供最现实的体验将有助于同事  建立更多的信任  ,并更加紧密地合作。

在会议和网络广播期间想要高清质量吗?这只是大多数人喜欢用SparkleComm统一通信平台交流的原因之一,赶快去官网(https://www.loogear.com)申请试用吧!

如何为您找到最佳的视频会议(二)

  • 什么是最适合我的视频会议服务?

最适合您的视频会议服务适用于会议的典型大小,频率和时长。此外,您需要一种与您小组当前的技术兼容并适合您预算的产品。您的成本将根据组织的规模及其实现目标而有所不同。

为了找到最适合您的视频会议软件,请考虑以下事项:

多少组织者将创建会议?大多数视频会议解决方案的成本取决于将安排会议的主持人的数量。只有几个主持人可以降低您的成本,但是将要求所有会议都由这些授权的员工来安排。

请考虑您和您的会议参加者使用的计算机类型。通过视频会议服务,您可以使用Firefox和Chrome等常见的Internet浏览器加入会议。某些还具有可下载的桌面应用程序,许多用户发现该应用程序更快,更方便。检查以确保该服务可与您的操作系统一起使用。

与会者是否可以通过智能手机进行连接?大多数服务具有Android和iOS应用程序,可让会议参与者从智能手机或平板电脑轻松加入视频通话。其中一些具有高级功能,可让您使用设备开始会议,使用共享的虚拟白板进行协作或在开车时切换到安全驾驶模式。

您不仅需要视频会议吗?如果要促进积极的参与和协作,请寻找一种服务,该服务可让同事轻松使用即时消息聊天,管理任务,共享内容和文件以及使用交互式白板集思广益。

试用免费版本。许多视频会议服务都有精简计划,没有月租费。对于满足轻量级需求的个人和小型公司而言,这是一个不错的选择。大多数免费计划都有局限性,包括可以参加会议的人数或会议时长,因此请确保首先为您工作。

免费试用测试服务。没有免费计划的会议平台通常使您可以使用免费试用版试用该软件。它们的长度从7天到30天不等,是一种测试几种选择的精明方法。

  • 2020年视频会议服务

SparkleComm

最适合:想要功能丰富的云统一通信并可直接使用以及想要部署私密内部服务器的中小型企业
不建议用于:个人用户的免费使用
免费试用:是,会安排专人一对一跟进
电话应用程序:适用于Android和iOS设备
桌面应用程序:适用于Windows,Mac和Linux

SparkleComm是集丰富功能于一体的通信服务,它语音通话视频通话电话及视频会议即时消息手机对讲呼叫中心等功能。支持数百人同时会议,也可方便的与现有或者第三方的应用集成。可定制化。

Zoom

最适合:从单个人到企业级公司的任何人,都在寻求功能丰富的服务
不建议用于:那些不想支付额外费用来添加免费电话号码的人(尽管市区内有许多本地电话号码)
基本价格:每个组织者每月$ 14.99
免费版本:是
免费试用:无可用
电话应用程序:适用于Android和iOS设备
桌面应用程序:适用于Windows,Mac和Linux
日历插件: Microsoft Outlook和Google日历

服务的免费版本通常只有一部分功能。Zoom通过为多达100人的会议提供免费帐户以及全额支付版本的大多数巧妙元素,证明了这一假设是错误的。这些风吹草动包括虚拟背景,白板,高清视频和有效的发言者视图,可在其他同事开始讲话时自动切换主显示。

提高视频会议效率的6大技巧(三)

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通过聊天提问。SparkleComm会议工具都允许与会者之间进行聊天。如果您想确保已回答问题,但可以等到最后,将其输入到聊天中,以便在演讲者完成后可以参考。这样可以为会议提供不间断的流程。

注意你的周围环境。确保您在房屋整洁,光线充足的地方开会。暗室和摇摆不定的风扇是可能影响视频会议的事物的示例。

说清楚。与传统的面对面会议相比,视频会议的感觉可以更加轻松。确保说话时保持清晰,大胆(但不要大胆地)说话以阐明观点。

5.进行可靠的会议跟进

在结束视频会议时,重要的是重申在会议期间学到的内容以及采取的操作步骤。在您对这些项目都达成一致后,请在后续电子邮件中将其全部写给与会者。这样可以确保每个人都知道会后的期望。正如我们前面提到的,由于无法与某人面对面聊天,因此制定一个可靠的后续计划显得尤为重要。

6.为休闲的视频会议和签到留出时间

SparkleComm视频会议期间,给自己足够的时间进行休闲聊天。这看起来可能适得其反,但是它使您可以与同事保持亲密关系,尤其是因为您并不是每天都在办公室见到他们。您还可以利用这段时间进行更结构化的签到,以查看是否有人遇到了麻烦的物品,或者想与他们分享的知识。能够从彼此的经验中学习可以促进组织的团结。

如果您不希望在会议时间加入闲聊,请确保为您的团队安排专门的时间进行更多的个人讨论。归根结底,我们都缺少社交互动,但这并不意味着我们在苦苦挣扎时就不会互相支持。

只需稍作练习,您和您的团队就可以像在办公室时一样在SparkleComm视频会议中提高工作效率。这可能需要更多的自律,但是从长远来看,回报是巨大的。请记住,您的生产力与团队中生产力最低的成员一样多,因此,重要的是要鼓励您的整个团队在视频会议中保持参与和好奇心!

提高视频会议效率的6大技巧(二)

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回答这些问题将帮助您确定是否需要一个会议工具,例如SparkleComm视频会议,该会议工具允许最大数量的人员加入(许多工具仅允许一定数量的与会者,并且会收取更多费用以开放该占用人数),或者为您提供方便文件共享和屏幕共享。同样,如果您的团队需要就会议上讨论的主题进行协作,请研究协作工具,该工具可让您无缝地从会议跳至有关会议的主题,以便完成工作。您选择的工具将使您的团队在会议期间和会议之后均能提高工作效率。

3.鼓励与会者保持摄像头开启

就连接的便利性和房间的控制性而言,没有人可以代替面对面的会议。但是,您可以在使用视频会议时达到一定水平。看到您的团队和同事的面孔可以帮助重新点燃您通常在办公室环境中遇到的友情。了解您的同事在家里会见的空间看起来也可以帮助您感受到联系感。

在讲话时,请确保将其插入相机镜头,并且不要看着同事的脸。这将向与会人员显示您专注于每个参与者并传达您的信息。凝视单个人可以被视为冷漠,并且如果您的与会者觉得您专注于所有人,那么您召开会议的可能性就更大。

4.练习良好的视频会议礼节

尽管远程工作对于许多人来说是一个梦想,但这并不意味着您的家庭办公室设置将永远是理想的禅宗环境,尤其是在我们的新现实中。无论是孩子打扰您的会议,分散外界的噪音还是在视频通话中看到宠物,您在家里工作时都必定会分心。幸运的是,要成为出色的视频会议与会者,您可以遵循一些简单的规则。请遵循以下提示,以确保会议高效而富有成效:

自我介绍。如果有人不认识您,请简要介绍一下自己以及您在公司的工作。这适用于可能彼此不认识的所有团队成员。保持积极的倾听;容易忘记,即使您不讲话,其他人也会注意您的工作。即使您处于静音状态,也要保持专注并倾听机会表达您的意见。

静音是您的朋友。尽管您需要在会议期间保持专注,但在不讲话时请保持静音,以确保不会在整个会议中引起干扰。

您想说话时的手势。当您想说话时,举起某种手势,例如举手,将有助于减少彼此交谈的人。在无法阅读肢体语言的情况下,在分享一些东西时更加谨慎可能会有所帮助。