请记住，所有电话会议都是唯一的，因此虽然一个会议的介绍是必要的，但其他会议可能不需要。电话会议的每个人都处于远程状态，而只有一些人正在拨入电话会议，这也是一样。
1.测试设备
在开始电话会议之前，先测试一下设备。不仅仅是您的计算机。检查您的互联网连接，将使用的耳机以及您可能需要的任何其他设备。也不要忘记该软件，尤其是如果您以前没有使用过此特定解决方案的话。确保一切正常后，它应该提醒其他参与者也要这样做。如有需要，可以帮助他们设置设备。可能需要做很多工作，但您会对电话会议的效果感到惊讶。
许多企业使用单独的会议系统，该系统未连接到普通电话。由于每个人每天都不使用该解决方案，因此很难使每个人都在同一页面上。相反，您可能需要考虑一个包含内置会议解决方案的商务电话系统。如果您打算进行定期电话会议，则托管的VoIP服务（如SparkleComm VoIP）是一个绝佳的解决方案。
2.了解软件和硬件
现在您已经知道硬件和软件可以工作了，是时候更好地了解它了。您应该了解用于静音和取消静音的软件和物理按钮。您想要做的最后一件事是听到一些参与者发出的背景噪音或由于有人在家中而在背景中大喊大叫。
您应该熟悉的其他功能是打开和关闭摄像机。很多时候，电话会议由于突然离去或由于参与者在不希望的时候打开相机而中断。另外，请确保您知道如果碰巧离开或其他原因导致退学，如何重新加入通话。
3. 确定参数
即使在发送议程之前，这也是您应该提前做好的事情。确定电话会议的参数
- 您会允许还是阻止视频？
- 如果有人想通过音频加入，可以吗？
- 参与者可以按照自己的部门要求加入或离开，还是每个人都必须从头到尾都在那儿？
- 通话会设定时间还是您需要继续进行直到做出特定决定？
这些细节对于每个人都非常重要，因此他们可以进行准备。您真的不想在星期一早上举行电话会议，而电话会议要花4个小时而没有事先通知，使人们感到惊讶！
4. 发出议程
一旦有了参数，就该发送议程了。这听起来可能有些过时，但议程可以帮助所有人了解通话的目的。制定会议议程增加了召开有效电话会议的几率。清楚说明会议主题，呼叫开始和结束的时间，所有参与者的姓名和角色以及任何其他相关详细信息。如果您的呼叫有很多参与者，则可能有助于指定一个记录员或记录呼叫，以便您以后记下详细信息。