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通过SparkleComm视频会议屏幕共享更好地进行实时协作的提示

有效的协作是开展业务的圣杯：不断追求但常常无法实现的目标。这通常不是团队成员和部门本身的错，而是他们拥有的更多沟通和生产力工具。

真正的协作所需要的不仅仅是电子邮件链中的来回讨论，而且回复达到两位数。这意味着员工，乃至更广泛的业务部门，在战略，计划，执行和跟进方面紧密协调。实际上，公司不能依靠电子邮件或传统电话会议来支持该级别的协作-尤其是实时协作。SparkleComm视频会议可以帮助企业解决这一系列问题。

但是，屏幕共享可用于促进各个方面的协作：无论是将地理位置不同的团队召集在一个视频会议上，以便他们可以面对面见面并浏览项目结果或季度报告，还是快速浏览5分钟的通话可查看和编辑演示文稿，SparkleComm屏幕共享可以极大地使团队受益。

这是使用SparkleComm视频会议屏幕共享以实现更好的实时协作的指南，以及一些利用其关键优势的技巧。

尽可能使用视频会议

没有哪个渠道比视频会议更有效或更有效地进行通信了。尽管可以通过电话进行对话，但视频可以促进更深入的参与和互动，这对于协作至关重要。共享屏幕时面对面交流或眼神交流，可确保您的信息与房间中的每个人产生共鸣。

考虑制定一项政策，让远程工作人员默认或尽可能多地使用视频。很难激发与分布在不同州和时区的专业人士进行真正，实时的协作，但是视频和屏幕共享可以提供正确的条件。例如，尽管团队仍可以随意使用聊天功能，但要求将视频用于任何启动SparkleComm视频会议，预定的每两周更新或类似的里程碑会议。

确保团队知道如何筛选共享

如果未对您的员工进行使用该解决方案的培训，则SparkleComm视频会议屏幕共享功能可以提供的价值将派上用场。在推出新工具时，请务必举行培训和反馈会议。第二种外展至关重要。这样，您就可以解决所有问题，然后再通过屏幕共享实现价值或获得投资回报。

例如，知道如何传递演示者控件对于视频通话中的协作至关重要。这样，每个人都有话要说或分享的能力就可以做到，因为知道其他与会者都专注于他们并能够看到材料。

使会议参与者可以移动

尚无定论何时会激发出协作的火花，其中包括团队成员何时上路，在运输途中或其他时候不在办公室时。SparkleComm视频会议应用程序的屏幕共享解决方案允许呼叫参加者使用其移动设备加入会议并利用屏幕共享功能，从而促进了协作。

鼓励用户发挥创造力

SparkleComm视频会议屏幕共享是它可以方便在不同的和创造性的方式合作。鼓励您的团队针对所有类型的会议测试屏幕共享，以找到创造性的使用方式。例如，销售和营销团队可以在客户开会之前实时，微调动画或动态元素一起协作进行交互式演示。

制定录音政策

录制SparkleComm视频会议有助于将来参考。与会者可以快速调出发言内容，或与不在场的其他成员共享内容。录制的视频通话有助于消除对协作产生负面影响的沟通差距和疏忽。另外，如果您正在实时编辑文档，这可以使您跟踪思考过程。出于保存目的而录制视频的策略，应该从高层次进行思考。

最后但并非最不重要的一点是，不要忘记安全性 当您希望团队和业务部门彼此紧密合作时，它们对于提供一个安全的平台至关重要。您可能需要考虑的不同安全主题包括加密，密码管理，访问控制，云基础架构，硬件安全和数据存储。在研究允许屏幕共享的软件时，安全与质量同等重要。

隔音与吸音

要使SparkleComm会议室完全隔音，您将需要隔音和吸音产品的组合。

隔音产品包含声音，并防止其传播到建筑物的其他区域。同时，吸声产品吸收从SparkleComm会议室的开放区域反弹的声音。

吸声可以解决您不良的音响效果，环境噪声和恼人的回声。

如果您正在寻找有效的隔音解决方案，则有两种选择。有阻音器和吸声器。

声音阻挡器——为了阻挡声音，您需要有质量且必须气密的东西。

它需要消除振动。振动是导致外部声音穿过墙壁的原因。

您可以在会议室的墙壁，地板，门和天花板上安装隔音板。

吸声器–吸收声音。如果要控制从会议室到外部区域的声音量并减少房间的噪音，这些方法是最好的。

由于在完工的墙壁，地板，门和天花板上添加了吸音材料，因此可以为您提供更多的会议室设计选项。

您的噪音来自何处？

确定多余声音的来源将帮助您确定是需要对会议室进行隔音的整个过程，还是仅需要一些简单的吸声材料。

您办公室中会议室的位置也是要考虑的因素。例如，您的会议室是否与相邻公司的墙相邻？

或者您的会议室位于办公室中人流密集的区域，而会议的召开因经常走过的人的沙沙声而中断。

您绝对需要一种能够防止此类声音进入的解决方案。

了解您的声音来自何处以及需要哪种解决方案，将决定购买哪种材料来保证会议室的隔音。

如何在办公室吸收声音？

您可以在构造后添加更多的声音吸收选项。它在您的会议室中可见，因此自定义设计的选项很重要。

地毯——不仅是办公室的墙壁会影响会议室的声音。您的地板也起着作用。许多办公室的地毯很少或根本没有地毯。

声音会从那些地板上弹起，并放大噪音。如果您不想在办公室里吸收声音，那不是您所需要的。

解决此问题的一个简单方法是购买地毯。

就是这样，只需为会议室购买一块大地毯并将其放在地面上即可。

地毯将有助于吸收声音并使会议室保持安静。

安排更少的会议

当需求大于供应时，您该怎么办？减少需求。

这将需要组织上的转变，但是可以安排更少的会议。

像SparkleComm这样的通讯聊天工具，可实现快速沟通。

您可以为不同的团队设置私人小组，例如您的设计团队与市场营销团队。

团队成员只能访问被邀请到的组中的消息。

SparkleComm统一通信提供了两个主要好处。

明显的原因是对会议室可用性的依赖性降低。

您可以通过SparkleComm来运行会议，而不是为每个人找到开放时间而感到麻烦的过程。

第二个好处是SparkleComm具有出色的搜索功能。通过SparkleComm主持会议，您将自动创建会议记录，以备将来参考。

提供会议室计划软件

即使是减少会议次数的进步办公室，也仍需要与团队成员进行面对面的互动。

如果开会是必不可少的恶作剧，那么您最好使安排会议成为流程中最不痛苦的部分。

每个人都可以看到会议室何时可用，因此绝对没有人优先考虑会议室。

视频聊天更多

技术已经在视频会议上取得了长足的发展。

SparkleComm视频会议可以使虚拟会议变得更轻松，同时仍然可以让您的团队眼前一亮。

与距离您20英尺远的人进行视频聊天可能会很有趣，但是它可以大大减少您的日程安排冲突。

并非每次会议都是一次集思广益的会议，人们需要在玻璃墙上涂鸦。

如果您正在进行SparkleComm会议，而只需要获取团队状态的更新，那么视频聊天就足够了。

7.它可以轻松地与我们的系统集成吗？

最后但并非最不重要的一点是，考虑一下您现有的IT设置。您是否希望CRM与其他任何软件集成？确保您的CRM与当前使用的任何集中式IT或应用程序兼容。例如，也许您已经在使用营销工具，集成是简化工作流程的关键。 

选择与您现有系统集成的CRM工具。例如，如果您使用SparkleComm统一通信之类的软件进行业务通信，则可以将这些流程与许多不同的CRM工具集成。 

但是，如果您的CRM只是一个筒仓，那将是不可能的。软件集成是提高客户交互操作效率的关键。因此，请确保您的CRM可以轻松地与通信软件（如SparkleComm），会计软件以及对您的业务至关重要的任何其他应用程序集成。 

UCaaS和CRM：它们如何一起工作

结合使用CRM和UCaaS解决方案是任何启动公司的强大组合。正如我们所发现的，当企业开始同时使用CRM和UCaaS时，他们将从快速，简单的应用程序集成和数据驱动的见解中受益，以改善沟通。但是，让我们进一步研究这种魔术组合。 

像SparkleComm这样的统一通信即服务解决方案可以与CRM工具一起调动，以帮助改善与您通过CRM平台管理的客户之间的通信。使用SparkleComm统一通信，用户可以在一个软件平台上进行消息，视频会议，电话和传真。任何客户关系管理流程的真正资产。 

随着越来越多的企业进行自己的数字化转型，集成技术变得越来越重要。尤其是初创企业，需要找到最省时，最具成本效益的方法来帮助增加收入和业务增长。 

通过将您的CRM与强大的SparkleComm统一通信解决方案配对，您将帮助您的创业公司敏捷，灵活地发展，并确保从业务流程到技术和通信的一切融合于一身。 

寻找新的CRM？想想UCaaS

UCaaS和CRM工具是很好的组合。SparkleComm统一通信解决方案具有高度的可扩展性，并且可以与大量有用的应用程序进行简单的集成，所有这些都可以在一个屋顶下完成。

单击此处，了解SparkleComm统一通信解决方案如何增强您的CRM操作。

2.我们的必备功能是什么？

现在是时候颠倒这些标准了。您知道需要修复的内容，但是CRM要实现此功能需要具备哪些功能？并非所有CRM工具都是平等的，并且每种工具都有不同的功能和专业知识。 

例如，尽管某些CRM工具专注于运营流程，但其他工具在功能上更具分析性或协作性。运营CRM将专门从事销售，服务和市场营销自动化。分析型CRM将专注于数据分析，而协作型CRM将促进数据共享。  

因此，如果您的主要目标之一是推出自动营销活动，则您可能希望选择前者。同样，如果您想专注于团结团队，那么协作式CRM是您的最佳选择。 

但是，如果您找不到完美的选择，请不要担心。如果您首选的CRM缺乏必要的功能，请查看它是否可以与其他通信工具集成。例如，那可能是远程支持或SparkleComm视频会议解决方案。  

3.此CRM可以帮助我们的业务发展吗？

问问自己，这个CRM平台会帮助我的业务发展吗？寻找可以随着您的启动规模扩大并处理不断增长的工作流和要求的软件。您永远都不知道您的业务何时会发展壮大。 

因此，请确保您拥有随您的成功而发展的工具。您不想在几个月内完成多余的CRM。即使您目前的团队规模较小，也值得投资一个中等规模的工具来支持持续的增长。 

4. CRM需要多长时间建立？

时间是宝贵的。因此，请确保您找到了可以快速设置的CRM，而且没有太多的学习过程。忙着运行启动，您可能没有时间或意愿来招待一个漫长的实施过程。  

寻找具有简单实施过程以及补充培训和支持的CRM。您可能需要为此多付一些钱，但这是值得的。确保您的新CRM易于学习和使用，这将使团队中的每个人都更加轻松地进行调整过程。  

5.此CRM是否可以使用自助服务选项？

寻找与客户自助服务工具兼容的CRM。如今的客户喜欢通过尽可能少的交互来解决他们的问题和查询，如果他们自己可以解决问题，他们会的。幸运的是，大多数自助服务功能（例如聊天机器人和客户端资源中心）都可以与CRM解决方案集成。CRM将能够通过这些来源收集和报告来自客户端交互的数据。 

6.报告功能是什么？

新CRM的最重要功能之一就是其报告功能。因此，这应该在您的购物清单的顶部。CRM工具旨在帮助您从数据中获取见解。因此，寻找一种具有易于导航的分析功能的工具，以帮助您获得有关客户和业务决策的信息。 

值得考虑的是谁将需要访问此信息。某些CRM平台的访问级别限制了可以访问特定功能的用户数量。例如，报告可能仅对高级管理人员可用。选择一个适合您团队规模和需求的工具。 

站起来的会议

在会议期间站立会极大地影响您的员工之间的互动方式。

在一项研究中，考察了例行会议与这里的SparkleComm会议之间的差异，科学家发现，在没有椅子的房间里工作“会增加团体唤醒感，减少领土行为，并增加信息和思想的共享”。

当小组中的人们被迫站立时，他们放下电话，纸片和计算机，彼此聚集在一起，表现出更多的帮助行为。

请注意，尽管在SparkleComm会议室举行常设会议并不适合所有人。

连接到电视和投影仪

我们是使用Apple TV无线连接到会议室投影仪的忠实拥护者。但是我们也有标准的有线选项。

为什么？简便易用。有时，当客人加入我们时，他们很难连接到礼物。

无线访问信息

连接到无线网络也可能阻碍SparkleComm会议的开始。

将其张贴在会议室中，最好张贴在白板，Ideapaint或一张简单的纸上，以便在更改网络信息时可以轻松对其进行更新。

分享会议室信息

房间在哪 你怎么去的？房间里有什么设备？房间可容纳多少人。

没有什么比安排会议室并发现会议室没有SparkleComm会议所需的东西更糟糕的了。

像SparkleComm这样的优质会议室预订系统应可让您直接在每个房间的列表中记录重要信息。

这样，当用户安排会议室时，他们将能够检查会议室是否已完全满足他们的需求。

会议议程

在人们走进会议室之前，先草拟并分发会议议程。

这不仅可以帮助员工为会议做准备，还可以帮助会议主持人保持对话的正常进行，并给每个人足够的时间来讨论他们的观点。

该报告还研究了提供商如何使用远程医疗服务：

许多农村和城市医疗服务提供者使用远程医疗服务与在家中的患者进行实时互动SparkleComm视频会议访问，其中城市医疗服务提供者占83.6％，农村医疗服务提供者占78.4％ 

大量提供者使用远程医疗服务进行电话或纯音频访问-城市提供者中有72.2％，农村提供者中有75.7％

在城乡医疗服务提供者中，门诊患者对远程医疗服务的使用率较低，其中城市医疗服务提供者占29％，农村医疗服务提供者占27％

稍多的农村医疗服务提供者使用远程医疗服务与住院患者进行实时互动视频访问，其中农村医疗服务提供者占15.5％，城市医疗服务提供者占12.8％

越来越多的城市医疗服务提供者使用远程医疗服务为其他临床医生提供建议-城市医疗服务提供者中的12.7％，而农村医疗服务提供者为7.4％

越来越多的城市医疗服务提供者使用远程医疗服务来接受其他临床医生的建议，其中城市医疗服务提供者占10.7％，农村医疗服务提供者占7.4％

在急诊室中，使用远程医疗服务进行实时交互式视频访问（如使用SparkleComm视频会议）的提供者的比例大致相等，其中城市提供者的比例为3.3％，农村提供者的比例为3.4％

越来越多的农村医疗服务提供者使用远程医疗服务与学校或儿童保育设施中的患者进行实时互动视频访问，其中农村医疗服务提供者占4.1％，城市医疗服务提供者占1.4％ 研究人员还向提供商询问了他们对远程医疗采用的障碍：

乡村和城市提供者均报销低或没有报销，城市提供者为72.8％，农村提供者为75.7％

越来越多的农村医疗服务提供者担心患者面临的技术挑战，其中农村医疗服务提供者占73％，而城市医疗服务提供者占68.4％

越来越多的农村服务提供商担心将更多技术集成到他们的远程医疗解决方案中，农村服务提供商中有36.5％，城市服务提供商中有31.8％

乡村和城市提供者都担心缺乏远程医疗服务的技术支持，其中城市提供者为28.1％，农村提供者为29.7％

对远程医疗服务不满意的农村临床医生多于城市临床医生-农村医疗服务提供者占29.1％，而城市医疗服务提供者占23.9％

远程医疗平台的实施和维护成本使更多的农村服务提供商感到困扰，其中农村服务提供商的比例为30.4％，而城市服务提供商的比例为20.6％

更多的农村医疗服务提供者担心患者参与度低— 25％的农村医疗服务提供者与18.7％的城市医疗服务提供者

一小部分农村和城市医疗服务提供者对远程医疗的采用没有任何障碍，4.9％的城市医疗服务提供者和4.7％的农村医疗服务提供者

研究人员另一个感兴趣的领域是采用远程医疗的患者障碍：

更多的农村医疗服务提供者担心患者无法获得技术，77.7％的农村医疗服务提供者与城市的70.9％

越来越多的农村服务提供商担心患者无法使用宽带/互联网，农村服务提供商的71.6％，城市服务提供商的61.1％ 越来越多的农村医疗服务提供者将患者偏爱面对面拜访作为障碍， 59.5％的农村医疗服务提供者与55.3％的城市医疗服务提供者

越来越多的农村医疗服务提供者认为，缺乏患者意识/了解会阻碍远程医疗的采用，农村医疗服务提供者占43.2％，城市医疗服务提供者占37.3％

SparkleComm：推动远程医疗的采用

SparkleComm强大，安全的远程医疗平台使远程医疗提供商可以安全地预约诊疗时间，同时确保护理的连续性。它提供了灵活性，允许提供者通过多种渠道与患者互动。而且，它易于使用，学习曲线较低。 以更低的成本获得更好的医疗结果，SparkleComm云通信系统正在改变医疗保健。

研究人员说，在会议和团队建设活动之间休息可以使员工有归属感，有助于消除混合工作场所的疲劳感。最近的研究表明，公司应该重新考虑如何组织和安排会议，以防止员工在新兴的混合工作环境中疲劳并增强团队合作精神。

微软本周发布了一项研究发现，发现人们可以在两次会议之间的10分钟冥想休息中受益。停顿导致压力降低，更多的参与讨论。该公司的结论基于14位参加了不间断会议的背对背会议的人的大脑活动。

某心理学会的报告说，认为自己在团队中发挥了重要作用的员工不太可能遭受视频会议的倦怠。该调查结果基于各行各业的55名工人进行的为期五天的每小时调查。

研究表明，要在办公室和在家工作的工作环境中培养员工的心理健康，就需要改变会议惯例。该报告的建议包括通过在会议和非正式会议以及SparkleComm视频会议前后讨论个人兴趣的闲聊来鼓励团队内部的友谊。该协会还鼓励在工人精力充沛的时候安排下午早些时候的会议。

该心理学会研究的首席研究员表示：“与他人建立联系的良多取决于小组中的人，这意味着仅靠技术是无法实现这一目标的。”他们的分析师表示，公司应避免过度安排工时（这是COVID-19大流行期间工人的典型做法），并在可能的情况下用SparkleComm视频消息代替会议。此外，会议组织者应仅邀请需要参加的人。只要您被邀请参加会议，您便会积极参与，您将更加充满活力和动力。

尽管技术无法解决会议枯竭的问题，但可以提供帮助。劳格科技最近推出了一项SparkleComm视频会议的特别功能，该功能使员工和组织可以设置默认的会议安排，从而缩短会议时间，以便人们可以在会议之间休息。

到4月底，SparkleComm将允许人们使用其协作服务在工作日结束时预留时间来完成任务，并在过渡到个人时间时结束任务，这就是所谓的虚拟通勤。劳格科技为其SparkleComm视频会议服务添加了功能，旨在为会议增添一些乐趣。该公司扩大了会面表情符号反应的数量，并推出了视频过滤器，使参与者可以戴上眼罩或3D眼镜。

对于许多远程员工而言，视频会议工具。它在保持员工联系和生产力方面起着至关重要的作用。但是，可以预见的是，许多工作人员始终使用的任何内容也将成为恶意攻击的目标。除了外部威胁（例如可能导致远程执行代码的软件安全漏洞，参与者不知道的远程控制网络摄像头或拒绝服务攻击）外，还有一些基本的卫生和视频会议安全最佳实践将使这成为可能。关键的沟通工具，对雇员及其雇主而言更安全，更私密。 这里有一些技巧，可以帮助企业适应具有视频会议功能的员工队伍，并为他们进行长期设置以安全，私密的方式主持远程会议。请注意，这些是一般性建议，而不是特定于供应商的建议。并非所有产品都支持这些功能，但如果可用，则应实施它们。该列表还可以作为一种相对于市场上其他选项来限定现有SparkleComm视频会议工具的方式。

1.行使会议开始权

SparkleComm视频会议系统可以选择在第一位客人到达后立即开始会议，这很像是物理会议，在会议中，与会者在主持人面前流入会议室并开始聊天。如果会议要求主持人控制会议的正式开始，则组织应禁用此选项。这对于使会议前进和未经批准的个人参加会议也很重要。

2.不要重复使用相同的会议ID

每次会议都有相同的会议ID会话使主持人可以方便地共享，这对于遇见轰炸机（又称擅自占地者）的人同样方便，这些轰炸机一旦获得ID，切勿重复使用相同的会议ID，尤其是对于重要的商务会议。

3.添加会议密码

通过SparkleComm视频会议除了为每个会议创建唯一的会议ID外，请确保添加会议密码。虽然这增加了用户的一些摩擦，但同时也增加了一层所需的保护，尤其是对于关键会议。在面对面的世界中，密码认证等同于在物理会议室中识别彼此的面孔。

4.达到法定人数后锁定会议

与在所有与会者到达之后物理锁定房间类似，许多工具可以在所有虚拟与会者都签入之后虚拟锁定房间。这可以防止任何未经授权的进入者。

5.提醒与会者是否正在录制会议

SparkleComm工具都有录制选项。如果出于隐私原因将要记录会议，则有必要在会议开始时，可​​能会迟到的员工和会议结束时宣布此消息。

6.使用虚拟背景

由于有多个远程员工共享房屋或工作区，因此能够模糊或替换屏幕背景是一项重要的隐私保护功能。例如SparkleComm具有虚拟背景，而Microsoft Teams提供背景模糊。这些功能可防止任何意外的困扰，即使在分散注意力的背景活动的情况下，也可使团队成员保持专注。

7.谨慎对待聊天室

随着用户对视频会议工具的使用越来越熟悉，该程序提供的其他通信功能（例如聊天室）将越来越受到关注。警告员工切勿在聊天室中共享机密信息或文件。另外，在聊天室中单击链接时要小心。例如，视频会议工具可能无法提供与电子邮件客户端相同的反恶意软件保护。

8.更新，到处更新

在家中有许多用户设备（笔记本电脑，电话和平板电脑），无处不在的会议工具可能安装在多个设备上。而且，随着这些工具在攻击者和白帽测试人员的共同作用下，针对关键缺陷的软件更新频率也可能会增加。努力在所有设备上更频繁地更新SparkleComm视频会议应用程序。

4）派人代表您和您的观点

如果问题太复杂而无法记录笔记，请准备某人代表您发言。

给他们笔记，然后再与他们讨论问题，以便他们完全理解您的观点。

确保此人以及在SparkleComm会议中的其他所有人都知道他们为您讲话。

此外，请确保他们确实感到有能力代表您发言和采取行动。

传达您的期望和他们的责任。如果出了什么问题，它会回到他们身边。

同样，如果他们做得好，它将成为他们审查的一部分。

5）会议后要求更新

您可以要求某人为您做笔记并稍后更新，从而进一步减少了参加的会议数量。

通读它们，看看是否有任何需要引起您注意的问题。

如果有，请与必要的人进行沟通。如果没有，那么请庆祝您节省了所有时间的事实！

6）要求议程

要求议程或为什么要召开SparkleComm会议将迫使会议计划者讨论会议。

这不仅可以帮助您确定您是否应该去，还可以帮助您准备便笺，以便您决定不去时发给您。

日历活动是放置此内容的好地方。

根据一般经验，这可以帮助您的团队在议程上进行协作，并确保每个人都在同一页面上。

7）决定是否需要参与

如果您不出席SparkleComm会议，会议是否会受到严重影响，以至于SparkleComm会议不能重新安排？

如果没有，您可能不需要在那里。

8）询问SparkleComm会议是否会影响您所关注和控制的领域

接受会议邀请之前，请询问要讨论的主题是否会对您负责的业务领域产生影响。

如果不会，或者预计影响最小，请跳过它。另一种表达方式是这样的：“如果这次SparkleComm会议的决定结果进展顺利，将会对我的职业生涯产生积极影响吗？”。

如果没有，那可能不值得参加。

9）阻止您的日历！

通常，如果您的同事彬彬有礼，他们会检查您的日历，以查看您在特定时间是否有空见面。

当他们阅读时，他们会重新考虑活动的时间安排，即使他们根本不需要邀请您也是如此。

而且不要为此感到难过！为什么其他人比您拥有更多的时间权利！