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SparkleComm统一通信 (UC) 已成为组织数字化转型战略的重要组成部分，旨在建立强大可靠的通信线路。UC（SparkleComm ） 工具，包括视频会议、即时消息和 VoIP，现在是业务连续性、生产力以及最近在大流行期间保持企业运营的绝对强制性要求。

UC 工具已成为组织用来与客户和同事进行交流的主要方法，这意味着人们对工具顺利运行的期望很高。

鉴于其角色的性质，联络中心一直严重依赖 UC，但它们不再是孤军奋战。随着世界变得更加数字化，企业已经提高了他们的 UC 能力。

当每家公司因大流行而被迫在偏远地区运营时，UC 成为了生命线。这导致了许多挑战，包括快速云迁移、远程保护公司设备，更不用说数百万人不得不在一夜之间建立家庭办公室。

然而，全球形势意味着做出了某些允许，并且对中断的容忍度要高得多。随着时间的流逝，人们习惯了新的工作方式，这些容忍度再次降低。虽然针对这些中断有多种技术解决方案，但企业仍在不断寻找与 UC 相关的新挑战。

作为员工沟通最依赖的服务，系统必须能够实现顺畅可靠的连接。这意味着能够支持不同的平台，包括视频通信。企业试图重新制定大多数员工和客户在办公室工作时的面对面交流方式，而视频通话对此至关重要。如果当前系统不允许可靠的视频连接，则可能会缺乏整体员工和客户的参与。

在整个开发过程中，UC 有两个突出的元素一直在挑战当今的组织：安全性和体验质量。

保持安全

与大多数数字流程一样，网络安全仍然是企业的主要关注点。随着 UC 平台使用的增加，新的安全挑战正在出现。并且这些漏洞通常来自我们不会三思而后行的行为。例如，视频记录通常包含敏感和机密信息，如果在公司外部发现这些信息可能会造成损害。然而，这些录音通常存储在服务器中，或下载到桌面上而没有太多考虑。

除了对敏感内容和数据的威胁之外，实时协作还可能导致安全漏洞。借助正确的工具，犯罪分子可以获得必要的链接，以访问 UC 平台上的私人会议和文档。无论是简单地窃听还是造成破坏，这种违规行为都可能导致短期和长期的一系列后果。同样，这些电话和文件可能包含机密细节，如果泄露，犯罪分子可能会利用这些细节。会议中断不仅会在当时造成挫败感，而且可能会损害组织的声誉。

由于几乎所有统一通信都托管在云中，企业面临着保护其敏感数据免受针对云的网络威胁的挑战，这对于希望劫持帐户和绕过身份验证程序的威胁行为者来说可能是一个有利可图的目标。

保持体验质量

保持客户满意是任何企业的目标，但有几个因素可能会危及这一进展，包括体验质量，这已因大流行而加剧。体验质量可以决定公司的成败——不可靠的连接、延迟和频繁的中断，无论是在语音或视频通话中，还是通过协作和共享工具，都可能导致企业与员工之间的挫败感和易怒的关系。个人在会议上仅仅因为连接不良而不得不“关闭视频”或“停止共享文档”的次数已经造成了许多尴尬的通话。

从家里接听电话的联络中心座席处于客户查询的第一线，强大而可靠的连接至关重要。大多数接听的电话都与客户遇到的问题有关，因此体验质量差和难以有效沟通只会使情况恶化。

有各种技术解决方案可以帮助解决安全性和体验质量挑战，所有这些都可以改善企业的统一通信方法。

技术解决方案

由于大部分统一通信托管在云中，企业需要找到一种通过云提供网络和安全功能的解决方案。

安全访问服务边缘 (SASE) 解决方案越来越受欢迎。SASE 作为一种云原生技术，将网络安全建立为网络结构的一个完整的嵌入式功能。将 SASE 作为数字化转型策略的一部分实施可以帮助保护统一通信，因为它基于通信会话应用安全性，因此可以考虑用户和设备的身份以及交易的数据上下文。

通过保护专用 Internet 访问，SASE 可以优化用户体验和云访问，无论位于何处，并通过保护最直接的用户访问路径来减少延迟。它还通过将客户端锚定到最佳 SASE 网关来改善用户体验。总的来说，SASE 有助于保护网络连接，而不必牺牲质量和性能。

统一通信在过去十年中取得了长足的发展，以至于在 2020 年的大流行期间，它使企业能够在一定程度上发挥作用。如果这场危机发生在大约十五年前，那么中断可能会更严重。通过掌握安全措施和最佳体验质量，UC 将帮助企业进行网络转型。只有当这两个因素都位于优先列表的首位时，组织才能真正从统一通信中受益。

使用 VoIP 延迟测试测量延迟

在更好地了解 VoIP 延迟是什么以及它为何重要之后，您需要采取最后一步来了解SparkleComm以及了解需要采取哪些步骤来解决问题。

使用网络延迟测试（有时称为 ping 测试）将帮助您了解您在SparkleComm电话系统中处理的延迟有多大，甚至可以帮助您确定影响通话质量的其他问题。

无论您最终是更换 Internet 服务提供商、使用更好的 VoIP 解决方案，还是发现您的 VoIP 通话速度已达标，网络性能监控工具会为您提供前进所需的测试结果。

VoIP 延迟和通话质量常见问题

以下有关 VoIP 延迟和通话质量的常见问题解答部分可以提供帮助。

带宽和延迟有什么区别？

许多人混淆了带宽和延迟，因为如果不进行优化，两者都会严重影响通话质量。

延迟是指数据从一处到达另一处所需的时间（以毫秒为单位）。

另一方面，带宽是指您的互联网服务提供商在一定时间内能够从 A 点传输到 B 点的数据量。

如果性能问题不是延迟，还有什么可能导致它们？

不幸的是，延迟并不是对整体通话质量造成严重破坏的唯一问题。

考虑其他潜在问题，例如：

抖动 回声 频繁掉线 无法拨打或接听电话（服务中断） 反馈

我可以使用哪些其他指标来衡量我的通话质量？

除了进行延迟测试之外，您还可以通过检查联络中心的平均意见得分（简称 MOS）来衡量您当前的音频和整体通话质量。

您的 MOS 分数由除延迟之外的多个通话质量指标组成，例如压缩、编解码器、带宽、数据包丢失和抖动。4.3 及以上的 MOS 分数被认为是优秀的。

最重要的是，请记住，在评估通话质量时，您应该考虑三个主要因素：每个分数的收听质量、通话质量和传输质量。

除了减少延迟，我还能如何提高 VoIP 通话质量？

可以采取多种步骤来提高通话质量，包括：

1、为您的 VoIP 系统获取一个单独的路由器以优先处理 VoIP 流量 2、确保您使用的是 高级别的电缆 3、为您的座席购买 高质量的耳机 或麦克风 4、尽可能避免通过 Wi-Fi 拨打电话 5、切换到更好的互联网服务提供商 (ISP) 6、使用消除系统抖动 7、不使用连接的设备时关闭蓝牙

延迟如何影响您的业务

增加的延迟会以多种方式对您的SparkleComm通话质量产生负面影响 ，让团队成员和客户都感到沮丧。

但不仅仅是您的客户满意度分数会因为高延迟而受到打击。

过去的研究表明，即使是额外的 100 毫秒延迟，也会使您损失 大约 1% 的销售额。特别是如果你在依赖闪电般的速度取得成功的行业工作——比如在华尔街交易——那些额外的 100 毫秒可能会让你付出更多的代价。

通常由数据传输缓慢引起的其他问题包括：

演讲者无意间互相打断 扬声器不小心同时说话，相互重叠 回声，难以区分说话者 乱序对话（在开始之前听到句子的结尾，只听到某人句子的 中间部分等） 冻结的 视频通话 视频通话中的音频与视频流不同步 有 3 个或更多参与者的电话会议完全出轨 延迟或掉线 下载速度和上传速度慢 互联网连接问题 失去实时通讯 静态音频 断断续续、乱码和难以理解的音频

什么导致延迟以及如何解决？

虚拟SparkleComm电话系统中的延迟有多种可能的原因 ，其中许多是您从未怀疑过会产生如此影响的原因。

下面，我们将探讨导致延迟的一些最常见原因，并提供有关如何对其进行故障排除的可行解决方案。

服务器之间的距离太大

有时，发生延迟是因为发出请求的服务器/系统与响应它的服务器/系统之间的距离过大。

如果您尚未选择 VoIP 提供商（或者您正在考虑进行转换），请确保他们提供众多国内和国际服务器位置和 IP 地址。他们拥有的数据中心越多，您就越有可能实现低延迟水平。

带宽不足

除了服务器位置问题之外，缺乏足够的带宽也是导致延迟问题的主要原因之一。

带宽是您的 Internet 连接在设定的时间段内可以传输的最大数据量（请注意，它不是指您的 Internet 速度，而是指它可以在特定时间范围内从一个地方传输到另一个地方的数据量。 )

如果您有 VoIP 电话系统，您可能需要升级带宽以防止延迟增加和其他问题。您需要的带宽量取决于您的企业进行的并发呼叫数。

带宽以每秒兆比特 (MBPS) 为单位。平均带宽为 12-25mpbs。

升级您的带宽，并考虑使用 VLAN 对您的网络进行分段。

过时的硬件

如果带宽不足不是问题，那么是时候检查一下您的硬件了。

不记得上次升级路由器是什么时候了？您是否因设备故障而被迫依赖无线连接拨打电话？

如果是这样，那么绝对是升级的时候了——考虑专为虚拟电话系统设计的 VoIP 路由器。

此外，请确保您还检查以确保电线、电缆、调制解调器和端口没有以任何方式弯曲或损坏。耳机或麦克风怎么样？

如果它们是，它们也需要更换。

Internet 连接、ISP 质量或 VoIP 提供商的问题

有时，最简单的解决方案确实是最好的解决方案：确保您的网络连接配置正确，所有以太网线都已完全插入，

当然，在大多数情况下，问题会稍微复杂一些——而且通常是您的 Internet 服务提供商的问题。

有时，您的 ISP 使用与您的 VoIP 系统不兼容的编解码器（它将语音信号转换为数字数据包）。根据您的提供商，您或许可以切换到兼容的编解码器，但如果不可能，您将需要切换 Internet 提供商。

您还应该联系您的 VoIP 提供商，看看他们是否有任何故障排除技巧，因为他们经常处理此类问题。

服务质量设置

服务质量 (QoS) 设置实际上允许您对某些设备或数据的带宽进行优先级排序 — 您应该使用这些设置来确保您的 VoIP 系统首先满足您的带宽使用。

带宽预留、多协议标签交换 (MPLS) 和其他技术可以轻松确定带宽的优先级。

防止过度延迟的其他提示

如果上述解决方案均无效，您可以尝试：

重新配置防火墙或其他防病毒软件设置以打开端口并允许 VoIP 软件清除 不使用时关闭所有未使用的应用程序并断开其他设备的连接 尽可能避免使用 Wi-Fi 或移动设备拨打 VoIP 电话，改用以太网线路

当您想到“通话质量”这个词时，您可能会认为它指的是代理提供的客户服务水平、 首次联系解决率或等待时间等因素。

但是，VoIP 电话系统整体通话质量的很大一部分是音频本身的质量。

您的SparkleComm客户是否经常抱怨静态、断断续续的音频或回声？如果是这样，您可能正在处理呼叫延迟问题，您需要进行 VoIP 延迟测试以了解问题的严重程度。

令人惊讶的是，SparkleComm顶级技术专业人士表示，消除过度延迟是 影响整体业务成功的三大 IT 因素之一，其次是 网络安全和带宽成本。

但究竟什么是延迟，减少延迟将如何改善您的业务？

更重要的是，是什么导致了延迟以及如何解决它？

什么是延迟？

延迟是网络用户启动操作与完成相应操作之间的响应时间滞后。

在这段延迟期间，数据从一个端点传输到另一个端点——有时，这些数据到达目的地的时间可能比我们希望的要长，从而导致延迟（稍后会详细介绍具体的延迟原因。）

容易识别的延迟示例包括 Mac 笔记本电脑上的彩虹色旋转“沙滩球”、单击APP视频和开始播放之间的延迟、网页加载缓慢或打开电源之间的时间手机，当你真正能够使用它。

特别是在 商业 VoIP 中，延迟是语音数据包在 Internet 上从出站呼叫者传输到入站呼叫者所需的时间。简单来说，VoIP 延迟是指您说话和线路另一端的人听到您说话之间的延迟。

VoIP 数据通过数据包传输， 数据包是由原始音频（又名，您说话的声音）组成的压缩数字文件。然后这些数据包依次通过源设备、路由器、VoIP 平台的服务器、运营商网络、最后，到收件人的设备，并在他们响应时再次返回。

鉴于此过程的复杂性，难怪延迟虽然令人沮丧，但在 VoIP 和任何其他 依赖 Internet 的商务电话服务中非常普遍 。

当延迟率变得过高并开始干扰您通过 VoIP 解决方案进行通信的能力时，问题就开始了。

如何测量延迟？

延迟以毫秒 (ms) 为单位，VoIP电话的理想延迟为250毫秒或更短。

然而， 最近的一项研究 表明，超过 90% 的高管期望 10 毫秒或更短的延迟才能使他们的应用程序成功，超过 75% 的高管坚持 5 毫秒或更短。

无论哪种方式，任何超过 250 毫秒的时间都会开始显着影响您的语音通话质量。

有两种方法可以评估您当前的延迟水平。

第一种（也是最常见的）方式是单向延迟，它测量数据包从源网络传输到目的地所需的时间。

双向延迟（有时称为往返时间延迟）测量数据包从原始源来回传输到目的地，然后再次返回原始源所花费的时间。

我们正在从服务经济转向体验经济。今天的客户不仅仅希望在正确的时间通过正确的渠道获得正确的服务。他们正在寻找一种身临其境、引人入胜且积极主动的体验。我们已经看到公司利用客户体验 (CX) 作为赢得体验经济的关键工具，远远超出价格和产品。凭借出色的 CX，客户在品牌上停留的时间更长，购买的产品更多，并通过口耳相传带来更多客户，所有这些都可以直接提高收入。相反，糟糕的体验会导致客户流失，这是直接的收入损失。现在是所有组织在体验方面将其淘汰的时候了。您准备好迎接这种客户体验 (CX) 转型了吗？

以下是将您的客户体验转变为获胜的 4 个简单步骤：

建立商业案例以投资联络中心

联络中心是每天、每时每刻都能提供卓越且一致的客户体验的强大动力。今天的联络中心高管在推动收入和市场份额方面发挥着更大的作用，而不仅仅是提高利润率。开始建立关于投资联络中心的商业案例。

计划持续和增量的 CX 改进

进行 CX 转换不是一种大爆炸的方法，它是迭代和增量的。逐步开始转型，使用成熟度模型和定义明确的剧本来推动您，一次一个步骤。在您移动时磨练您的 CX 摆动，并看到它在您的业务中发挥作用。

在联络中心内进行协调

提供卓越的客户体验涉及协调联络中心的关键方面——SparkleComm座席、客户和实时运营。了解人员、流程和技术方面，因为它与独立和集体管理每个元素相关，并很好地协调以推动为每个客户提供身临其境的 CX。

为未来而建设

通过开放、可扩展和可扩展的云原生平台展望未来并构建未来。它推动运营团队的实时敏捷性、IT 创新和财务团队更好的经济效益。当您需要时，通过统一平台调用您需要的剧本。拿起碎片，按照你的意愿建造它们。重塑客户体验！

转变您的 CX 需要您的联络中心人员、流程和技术的全明星表现。挺身而出，与我一起参加我们有针对性的CX 大满贯网络研讨会系列，以获得强有力的见解和制胜策略，以始终如一地提供卓越的客户体验并在体验经济中获胜。

众所周知，优质的客户互动是客户体验的基础，投资客户体验技术是公司赢得、支持和留住客户的首要任务。

随着数字环境的不断发展，各行各业的企业都面临着调整战略以保持竞争力、调整基础设施以满足客户期望、保持敏捷和灵活并提高成本效益的挑战。

那么，企业如何才能从云联络中心技术的投资中获得回报并获得最大收益呢？

首先，拥有合适的云呼叫中心软件很重要。有多种云部署模型，包括托管云和私有云，但为了获得最大利益，公司应该考虑提供安全、开放的云平台的云软件提供商。企业级开放云平台可以快速部署、安全扩展，并提供广泛的开发人员工具、第三方集成和生态系统合作伙伴网络。您将寻找可以提供此服务的供应商，以及可以通过这五种方式帮助您优化云联络中心的供应商。

提供全渠道体验

无论首选渠道是什么，客户都希望在与公司互动时获得轻松无缝的体验。他们依靠SparkleComm座席的规范和主动，并从他们的全渠道旅程和以前的互动线索中了解他们需要什么帮助。我们SparkleComm呼叫中心调查的研究发现，72% 的人同意他们“希望能够继续通过电话与我通过在线聊天交谈的同一代表交谈”。例如，当客户已经与在线代理聊天，然后被重定向到电话对话时，代理应该仍然可以访问聊天对话线程以继续交互而不中断。

云联络中心软件可以为公司提供个人客户旅程的全貌，使他们能够提供完全集成的客户体验，这是上下文、及时和相关的。

优化劳动力

公司正在以更智能、更快速的方式工作，同时不断寻找通过减少浪费和提高生产力来提高效率的方法。劳动力的优化涉及人员、流程和绩效，以及将人类行为与运营指标联系起来的技术。

为获得最佳结果，请寻找具有内置劳动力优化功能的云联络中心解决方案。对于联络中心，这通常意味着交互记录、实时监控、质量管理和指导、分析、劳动力管理或这些活动的组合。

衡量绩效

设定适当的目标是识别改进机会的好方法。云联络中心解决方案可以在从与性能的仪表板，被自动更新，并且可以设置为单独的代理，工作组和执行视图的不同系统的数据拉。将所有数据放在一个地方，管理人员可以明确关注目标和关键指标，以便在发现绩效不一致时进行定期调整。

确定关键主题领域

语音和桌面分析显着提高了联络中心发现洞察力、识别关键问题和投诉、防止高影响事件以及更有效和高效地处理客户交互的能力。管理人员获得可视化报告，然后能够深入了解并收听正在录制的最关键的电话，并快速获取当时最相关问题的更多详细信息（即“之前已致电”、“第二次致电”、“计费问题”）过程”等）。云分析作为云联络中心软件的一部分，允许管理人员搜索特定的关键词、术语或短语，然后创建显示联络中心趋势的报告。此过程可以更轻松地根据客户的直接反馈识别问题。

注重品质管理

Aberdeen Group 是一家确定一流组织的研究公司，据 Aberdeen Group 称，表现最好的组织注重质量。借助包含内置劳动力优化和分析的完整云解决方案，公司可以使用多种工具来持续、定期地监控和提高质量。这首先要为响应速度、首次呼叫解决、客户满意度、客户保留和流失等制定服务级别协议。云联络中心软件可以通过在整个组织中获得更高的可见性、使客户尽快找到合适的SparkleComm座席的复杂路由以及内置的质量报告和座席反馈指导和绩效管理来改进这些指标。在许多行业中，这还包括遵守系统监控和采取纠正措施的需求，以确保所有代理和交互都遵守隐私和防止欺诈活动等法规。

当您将缩小的技术差距与重要的客户体验结合起来时，保持竞争优势并确保公司从云投资中获得最大收益就变得更加重要。

我听到很多关于公司是否应该为SparkleComm座席使用他们的 CRM 或联络中心解决方案的讨论。我相信，正确的答案是两者兼而有之。让我解释。

客户关系管理 (CRM) 应用程序，例如 SparkleComm，是联络中心内的关键应用程序，擅长：

1、保留交易历史——帮助客户所必需的关键上下文，尤其是在您进行全渠道交互时。

2、数字渠道——许多（但不是全部）CRM 应用程序现在正在帮助您从应用程序本身内部实际管理与客户的数字渠道交互

3、知识库——许多 CRM 应用程序现在提供可以帮助自助服务和/或帮助SparkleComm座席提高工作效率的知识库

4、或者更多。

云联络中心解决方案擅长：

1、语音——所有客户服务体验的 66%涉及客户致电公司；67% 的自助服务交互最终都涉及代理。

2、全渠道路由——通过确保每个客户找到合适的SparkleComm座席来连接任何渠道的客户旅程的能力是联络中心解决方案的核心，而不是 CRM 解决方案提供的东西。

3、劳动力优化——对于释放团队潜力至关重要，WFO 解决方案现在与现代联络中心解决方案完全集成，提供劳动力管理、记录、质量管理等。

4、分析——关于运营各个方面的丰富且可定制的报告以及将分析融入路由和劳动力优化的能力是现代联络中心解决方案的核心。

5、数字渠道——与 CRM 解决方案一样，现代联络中心解决方案也可以管理数字渠道。虽然您可以选择将您的 CRM 应用程序用于这些渠道，但可能有业务部门和/或联络中心不使用提供此功能的 CRM 应用程序，因此将其作为联络中心解决方案的一个选项变得非常有价值.

6、交易/历史细节——虽然 CRM 应用程序被定位为提供客户的 360 度视图，但存在 CRM 应用程序没有的上下文（例如录音和情绪分析），但联络中心解决方案有。 7、或者更多。

最好的解决方案是两者的结合

如果您的目标是为客户提供卓越的全渠道体验，同时吸引和增强您的员工的能力，那么混合方法是您的最佳选择。混合解决方案允许您利用两者的全部功能来实现这些目标。

而且，借助云联络中心解决方案，您可以做到这一点，同时仍然提供简化的SparkleComm座席桌面体验。辩论真的不应该是非此即彼的讨论。CRM 和联络中心解决方案旨在解决不同的问题，并且在少数重叠领域中，它们可以以这样一种方式进行集成，让您利用所选的功能，同时仍能充分利用每个解决方案的潜力。

在我的上一篇文章中，我谈到了为什么一些运营主管一想到要实现联络中心的现代化就会感到压力。

他们显然拥有了解表现不佳的联络中心如何影响其业务的专业知识。但是，在选择替代解决方案时，他们感觉不太确定。这是完全可以理解的。

联络中心技术在过去几年变得更加复杂。以下是最新进展的快速入门。

1）全渠道。这为客户提供了更多选择，让他们可以通过提供SparkleComm电话、聊天、电子邮件或其他形式的通信来与您的公司互动。使用 PBX 功能（办公电话系统）构建的联络中心缺乏支持各种交互渠道的能力。

2) 报告和分析。专为联络中心开发的现代 ACD旨在收集详细的报告指标并提供开箱即用的报告和工具来构建自定义报告。旧的 PBX 系统缺乏报告细节，因为它们不跟踪和存储联络中心经理所需的指标。

3）自动化。这是一个广泛的类别，从联系人的“智能路由”一直到使用人工智能来提供更有效的自助和预筛选服务。较旧的 PBX 系统从来没有设想过，也没有构建过，以支持这些未来的功能。

4) 质量管理。今天的联络中心技术允许管理人员记录、审查所有互动并提供指导。较旧的 PBX 系统不提供让您执行此操作的本机工具。

5) 劳动力管理。高级联络中心技术可帮助管理人员准确预测联络中心需求并安排和管理SparkleComm座席时间表。PBX 系统缺乏这种本机功能，甚至可能缺乏支持此功能所需的基本集成功能。

这里的要点是，旧的 PBX 系统适用于办公室通信。但它们缺乏联络中心所需的高级和专业功能。

因此，当联络中心开始经历更高的运营成本和/或提供低于标准的结果时，可能是时候考虑升级了。

但是，如何快速做到这一点并获得最佳结果呢？

根据我们的研究，有三个关键问题将有助于塑造您的搜索。这些问题是：

1) 我有明确的解决方案要求吗？

2) 拥有和管理技术是对我们资源的最佳利用吗？

3) 成功是什么样子，我可以量化它吗？

在我的下一篇文章中，我将解释为什么这些问题如此有用，并讨论如何快速确定合适的供应商和产品。

****VoIP** 服务提供商提供的标准高级特性和功能包括：**

基本呼叫管理功能 IVR 呼叫排队和自动回叫 可视语音信箱 视频电话会议 团队协作工具 商务短信 通话录音 商务电话分析 第三方集成

基本呼叫管理功能

虚拟电话解决方案提供比固定电话更多的呼叫管理功能，其中最重要的是呼叫路由和呼叫转移。

呼叫转移在首选设备之间按顺序转移呼叫，而无需呼叫者拨打另一个号码来联系他们尝试联系的人。

例如，如果座席在他们的桌面电话上错过了一个呼叫，呼叫转移会自动将入站呼叫发送到他们的移动电话。如果他们不接听电话，电话将转接到他们的家庭电话或他们的SparkleComm语音号码。如果那里没有应答，呼叫可能会被转发到语音信箱或其他代理。

远程呼叫转移为员工提供了更大的灵活性，满足业务需求，并确保呼叫者可以与现场代理通话以提高首次呼叫解决率。

呼叫路由是入站呼叫者根据他们对 IVR（交互式语音响应）提示的响应或基于预先选择的路由模式所经过的预定呼叫路径。

呼叫路由可确保呼叫者与最有资格帮助他们解决特定问题的座席连接，并防止将呼叫转移到没有适当技能的座席。

常见的呼叫路由路径包括循环、同时响铃/呼叫群发、最空闲、基于技能等。

其他呼叫管理功能包括：

呼叫阻塞 请勿打扰 呼叫保持和可定制的保持音乐 自定义问候语 呼叫转移 呼叫筛选和来电显示 办公桌椅 呼叫翻转（在通话期间切换到另一台设备而无需断开连接） 呼叫监控（呼叫插入、呼叫耳语等）

IVR

IVR 是Interactive Voice Response 的缩写，其设计目的不仅在于改进上述呼叫路由流程，而且还提供更高级别的客户自助服务，让座席免于处理更紧迫的问题。

IVR 呼叫菜单可以添加到每个虚拟商务电话号码，本质上是预先录制的提示，询问客户有关其呼叫原因的问题。它可以使用自然语言处理 (NLP) 来“理解”客户所说的话，或者可以在客户通过电话键盘输入响应时遵循提示。（例如，“请按 1 进行咨询，按 2 进行投诉，按 3 进行戒烟帮助……”）

然后，根据客户的回应，IVR 系统将引导他们完成更多预先录制的提示或来自虚拟接待员的回答——而无需将他们与座席联系起来。

最常见的例子之一是 IVR 支付，它允许客户通过电话键盘或语音响应响应提示，通过电话支付或管理他们的账单。

呼叫排队和自动回叫

呼叫排队是一种商务电话系统功能，允许用户对入站呼叫进行分类和管理，将每个呼叫者排成一条线以等待代表接听。

呼叫队列是基于多种因素建立的，例如客户/VIP 客户的重要性、客户呼叫的特定顺序（最常见）以及他们需要帮助的问题类型。

然后呼叫者将等待，直到有代表可以与他们交谈。

这里唯一的缺点是？

更大的企业或拥挤的呼叫队列可能意味着客户的等待时间很长——这是没有人喜欢的。

自动回叫消除了呼叫者等待等待的需要，允许呼叫者选择他们希望何时从可用代理接收客户回叫。

这样，客户可以根据自己的日程安排获得所需的帮助，当回电时间临近时，座席会收到自动提醒。

可视语音信箱

与标准语音邮件不同，VoIP 可视语音邮件除了保存音频附件外，还会自动转录错过的语音邮件。

然后，代表可以选择以文本消息的形式接收这些语音邮件，他们还可以对未接来电/消息发送自动回复，例如“让我在五分钟后给您打电话”或“在开会”。

语音邮件到电子邮件也很有效，因为它会自动将录音和语音邮件转录发送到座席的首选电子邮件地址。

在某些情况下，座席甚至可以直接在语音邮件门户内收听语音邮件，然后可以选择保存录音或删除它们。座席将在等待语音邮件消息时收到通知。

视频电话会议

尤其是随着劳格（SparkleComm）等视频会议工具成为业务通信的重要组成部分，大多数业务电话系统将提供本地视频通话功能作为其计划的一部分。

Web 会议通过允许面对面的实时通信和协作来改善远程团队协作。

用户可以与其他与会者共享他们的屏幕、使用虚拟背景、重新排列相机视图、演示幻灯片、对虚拟投票进行投票、在他们想发言时使用虚拟举手，以及使用团队聊天消息在视频期间相互交流称呼。

团队协作工具

尽管团队协作工具通常与视频会议（尤其是团队聊天消息）结合使用，但它们也可以在整个工作日单独使用。

例如，除了标记其他用户、分配任务以及对聊天消息做出反应之外，用户还可以实时上传文件并对其进行共同注释。用户可以通过单击从聊天消息转换为视频通话，使用白板来说明一个点，甚至可以远程控制另一个用户的屏幕。

尽管今天的电话系统提供商提供基本的团队协作功能，但大多数用户需要集成他们喜欢的协作工具才能访问更高级的协作功能。

商务短信

业务 SMS文本消息让座席可以通过他们的 VoIP 桌面应用程序或移动设备使用他们的业务电话号码向同事或客户发送文本。

座席可以在他们的台式计算机上输入更长的消息以节省时间，并且仍然可以像在智能手机上一样访问整个文本对话历史记录。在某些情况下，可以将自动 SMS 响应或营销文本消息发送给客户或选择接收公司消息的人。

通话录音

VoIP 电话系统中的音频和视频通话（包括屏幕共享、白板等）都存在通话录音。

无限通话录音通常仅适用于更昂贵的付费计划，但供应商通常会在更实惠的计划中包含至少 3-5 GB 的录音空间。

管理员可以设置公司范围的录音规则或允许用户管理自己的录音。这些录音经过转录，以便用户可以轻松搜索关键字，或者可以通过电子邮件或在团队聊天中共享。

录音可以受密码保护，或者用户可以在对话期间的不同时间暂停和重新开始录音以保护隐私。

商务电话分析

商务电话提供实时和历史员工和客户数据和分析。在大多数情况下，这些分析可通过预制的报告模板或允许用户选择 KPI 的完全可定制的报告获得。

用户可以指定特定的日期范围、个人座席、部门、呼叫方向等。这些报告可以在设定的时间间隔内自动发送，以允许用户密切关注不断变化的趋势。

流行的分析包括：

平均通话时长 拨入和拨出电话的数量（每日通话量） 来电位置 通话时间 呼叫中心放弃率 语音分析 支持请求的常见问题/原因 兑换率 顾客满意度

第三方集成

即使具有上述所有功能，团队成员仍可能需要 VoIP 提供商不提供的其他功能。或者，他们可能只是更喜欢使用他们更熟悉的其他工具。

第三方集成允许团队成员将其他业务通信软件和CRM 系统集成到他们的虚拟电话系统中。

例如，您可以将流行的工作流管理工具（如 Asana、Slack 或 Monday.com）集成到您的商务电话系统中。您还可以集成 Microsoft Office 或 Google 日历等工具来安排即将举行的视频会议或电话会议。

如何知道您是否需要虚拟电话系统

在以下情况下，是时候考虑转向虚拟电话了：

您的企业有大量远程员工，或者您的团队成员在出差或销售旅行、客户会议或服务电话中经常离开办公桌。

您使用多种业务通信工具，并且厌倦了在通话时不断从一个平台切换到另一个平台。虚拟电话系统提供与 CRM 工具等第三方软件的高度集成，因此您可以在单一仪表板中查看所有基本信息。

您的每日呼叫量已超过您当前的可用座席数量，或者在过去几个月内呈指数增长。您已超出容量的一个好迹象是未接商务电话或语音邮件消息的增加。

业务或员工数量的增加导致您的电信成本飙升

您最近开设了一个新地点，或者有兴趣将您的业务扩展到多个地点。虚拟电话系统使跨多个地点工作的团队成员和远程员工更容易相互联系。它还减少了客户支持解决时间，因为客户可以更快地联系到代表。

什么是虚拟电话系统？

虚拟电话系统是一种基于云的商务电话服务，它通过互联网连接拨打和接听电话的一种SparkleComm，而不是通过传统固定电话的铜线。

VoIP 服务还意味着用户可以在多种设备上拨打电话，包括台式计算机上的SparkleComm软电话界面、移动应用程序，甚至是笔记本电脑。

来电可以转接到多个电话号码，以防止未接来电并提供更大的灵活性。由于与值得信赖的 CRM 系统和可调拨号速度的集成，可以更有效地管理拨出电话。

与传统的商务电话号码相比，虚拟电话所需的硬件也少得多，而且可以在网上快速设置——通常不到一天。

公司可以移植任何现有的免费和本地号码，或在多个区号内选择几个他们自己的免费、本地或虚名虚拟号码。还提供国际商务电话号码。

虽然有些公司可能有不同部门的不同电话号码，但通常每个团队成员或部门都可以通过分机代码访问。

这意味着员工可以通过向客户提供他们的虚拟电话号码而不是个人电话号码来保护他们的手机或家庭号码。

虚拟电话系统如何工作？

传统电话号码仅连接到一条电话线。因此，如果电话号码的所有者没有接听，来电者唯一的选择就是挂断电话并尝试其他号码。

虚拟电话系统不限于特定设备、线路或物理位置。

这是因为它们使用互联网协议语音 (VoIP) 进行操作。当通过虚拟网络进行呼叫时，会在呼叫者和被呼叫者之间建立端点连接。然后语音数据被分解成数据包，这允许数据通过互联网传输到另一条线路。一旦该数据包数据到达预期的接收者，它就会变回语音数据。

拨号时，数字电话号码可以将呼叫路由到传统的模拟电话、您的手机、软件电话和台式机。

呼叫者不再需要挂断并重拨其他号码才能接通所需的通话方。基于云的电话系统可以按可定制的顺序将呼叫转发到多个设备。

虚拟电话系统调用路径可能如下所示：

虚拟号码来电 → 办公室座机 → 台式电脑 → 商务手机 → 个人智能手机 → 语音信箱或同事的电话号码

虚拟电话系统有什么好处？

传统电话相比，虚拟商务电话解决方案具有许多优势。

首先，这些系统具有高度的可扩展性，这意味着公司可以从基本的 VoIP 电话服务开始，并根据需要逐步添加新功能或其他用户。

这意味着电话系统不仅可以根据企业的特定需求进行定制——并且可以随之发展——而且用户将避免为他们不需要的功能付费。

此外，用户可以向他们的虚拟呼叫平台添加多个通信渠道，例如视频通话、在线传真或 SMS 文本消息——这是普通旧电话服务 (POTS) 无法实现的。客户和同事将能够通过该渠道进行连接他们更喜欢，并且所有对话都会自动跨渠道和设备同步，以避免丢失重要信息。