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8.寻找激励团队的方法

最后，激发您的团队成为自己最好，最真实的版本，将为富有同情心的工作场所铺平道路。维护公司的文化和精神实际上是一项艰巨的任务，但是有了正确的工具和策略，它就可以顺畅地进行。激励员工意味着给予他们自由和灵活性，以进行创造性的工作，庆祝胜利，反思损失并激发新想法。

创建一种可以激发团队动力的工作场所文化，涉及三个主要方面：

正面认可

员工在受到重视和赞赏时会蓬勃发展。花时间庆祝成功或与团队成员分享工作成果与其他管理任务一样重要。 

以下是在您的日常操作中融入更多正面认可的几种方法：

在SparkleComm会议议程或其他公共论坛中包括团队成员的胜利。

要求每个员工分享他们在那一周完成的事情，无论是在小组聊天，电子邮件中还是在SparkleComm视频会议期间。

给超越自我的员工写个性化的笔记。 

积极认可有很长的路要走，这是每位经理人都应该优先考虑的事情。

支持

为员工提供尽可能多的支持是使他们保持动力的好方法。对于员工而言，有一个角落帮助他们克服挑战，解决问题并成长为员工和个人，对他们对角色的奉献产生了深远的影响。

灵活性和自治

如上所述，没有人喜欢受到微管理。实际上，根据有关的一项调查，经理的第二劣质是微观管理。 

与其冲动或强迫性地与员工签到，不如让他们自主地以最适合他们的方式来做好自己的工作。这可能意味着让他们以项目构想运行，或者让他们在可以进行高质量工作的时间内工作。

  善于管理虚拟团队始于同理心

建立一个强调同理心的工作场所将带来更快乐，更高绩效的员工。2020年对每个人来说都是充满挑战的一年，向员工展示您将他们视为朋友，可以对您的团队产生巨大的积极影响。正确的工具，清晰的沟通以及对新的和改进的员工体验的愿景的结合，将使这个不断发展的工作场所栩栩如生。

我们希望本指南能激发您将同情心引入您的远程管理风格和实践中。要了解有关为团队配备正确的交流工具以更好地进行虚拟团队交流的更多信息，请使用劳格SparkleComm统一通信平台吧。 

7.建立指导计划

对于大型分布式团队而言，在员工之间建立联系和专业发展可能很困难。对于新员工来说，这也是很大的挑战。在虚拟工作时找到工作凹槽似乎是不可能的壮举。 员工指导计划是一种很好的方式，可以帮助您的团队不仅彼此了解，而且可以激发个人和职业发展。如果您的团队建立在互相帮助的基础上，同理心就会自然而然地出现。 

忙碌的经理们如何做到这一点？即使对于大型团队，也不必太复杂。 

1.为计划制定目标：每个计划都应该有一个目标来支持它。否则，将很难评估事情的进展情况。考虑一下为什么您的团队可以从这样的程序中受益，以及推广该程序的最佳方法。

2.量表的兴趣：发送调查以查看谁可能对被指导或成为指导者感兴趣。该调查应包含有助于您将员工配对在一起的问题，例如“您希望从导师/受训者那里学到什么？” 和“您现在在工作中最忙的是什么？”

3.匹配员工：根据员工调查，匹配您认为在互相帮助，实现目标，专业成长等方面非常合适的员工。在此过程中，不仅要从目标出发，还要确定员工是否有正确的观点，他们如何工作，如何沟通以及个性。与目标相同但在沟通或合作中表现糟糕的员工可能会适得其反，而不会有帮助。

4.主持人指导培训课程：在计划开始之前，为您的指导者举行SparkleComm视频培训课程，以便他们知道如何为被指导者提供帮助和鼓励。帮助您的指导者为他们的受指导者设定目标，使他们可以保持进度并从计划中获得最大收益。

5.提供指导者和受指导者的沟通渠道：为了使指导者/受指导者的关系自由发展，请在团队内部的沟通中提供专用的沟通渠道。例如，在SparkleComm统一通信应用程序中，管理人员可以为每对员工创建指定的即时消息通道。这是导师和受训者交流和建立关系的一种简便方法。 

5.让自己对团队有用

毫无疑问，作为经理，您的工作量很大。从保持与客户的关系持续发展到确保团队达到目标并按绩效进行跟踪，还有很多事情要做！ 

但是，成为经理的最大组成部分之一就是使自己对团队有用。可以谈论与工作有关的问题，甚至可能是一些个人问题（取决于问题和您的关系），对于团队成功大有帮助。 

这种简单但影响深远的行为会在您和您的团队之间建立信任感。实际上，根据盖洛普（Gallup）的一项研究，强大的管理人员按照他们希望从团队中看到的内容来实践自己的讲道，这是最近员工敬业度飙升的主要原因。换句话说，如果您履行自己的价值观，就可以教会团队，您会看到更多愿意工作的敬业员工。那么忙碌的经理该如何为员工安排时间表呢？

有几种方法可以解决此问题：

举行“办公”时间：对于许多学院和大学来说，教授的办公时间是专用时间，学生可以在其中提问，集思广益或在课堂外获得更多帮助。可以在工作场所使用相同的方法。每周为“办公时间”预留30分钟或一个小时，并鼓励员工利用这段时间与您会面。

每周1对1进行：经典的1对1会议是使您的团队参与其中的好方法。与您的每个团队成员安排一次单独会议，可以是SparkleComm视频会议，可确保您积极地支持他们并可以进行交谈。

强制执行“敞开大门”的政策：使自己对团队有用的最好方法就是让他们知道您在那儿。明确指出，员工可以向您提出任何问题，疑问或挑战，而无需提出任何问题，这可以建立您团队之间的信任。

6.与团队建立真诚的关系

向您的远程管理注入同情心的最佳方法（可能是唯一的方法）是与团队建立真正的关系。如果您与每个员工都没有基本的联系，那么领导移情将是一个挑战。

在虚拟环境中这可能很困难，尤其是在您团队中有新成员尚未亲自见面的情况下。但是可以在远程工作时与同事建立真正的关系。让我们看一下几种方法：

练习主动聆听：根据最近的一项研究，高质量，无判断性的聆听可以对情绪和态度产生积极影响。要成为更好的主动听众，请消除干扰并专注于每个人的讲话。他们说完之后，请总结您刚刚听到的内容，并确保您清楚地理解它们。这可能需要一些练习，因为在工作场所分心的事情很普遍，但它可能对您的团队产生长期的积极影响。对于远程员工，你可以选择给他打一个SparkleComm视频电话，倾听他的烦恼。

分享团队的成功：建立与员工关系的一种绝佳方法是建立员工并庆祝美好事物。无论您是庆祝工作中的胜利还是个人生活中的胜利，花时间让您的团队感到重要和认可都对建立人际关系产生了奇迹。

谈论与工作无关的事物：要真正认识某人，您必须探索工作以外的主题。他们住在哪里？他们喜欢在那里生活吗？他们结婚了吗？他们有孩子或宠物吗？这些是有助于建立真正关系的问题。使它们成为您日常运营的重要组成部分。

保持积极，避免八卦：办公室八卦从来都不是在工作场所中产生的生产力或特别好的事情。但是，它确实发生了。有时，员工需要发泄或觉得自己受了冤屈。尽最大努力制止办公室闲话的发生，并将其交换为积极的态度。如果一个团队成员与另一个团队成员有问题，请确保直接与他们解决问题，而不是向其他同事八卦。 

3.让您的团队对项目工作流程负责

远程团队无法抬起头来亲自见面，所以他们很难在问责制上挣扎。这使得他们看到彼此的工作变得更加重要。但是，如果没有正确的远程工作工具（尤其是简化创建，跟踪和关闭任务的项目管理工具和类似SparkleComm的集成的统一通信软件），则很难创建可见性。缺乏可见性会影响远程团队和经理人员。 

对于工人而言，这意味着不断权衡放慢进度以进行更新之间的机会成本，这些更新包括关闭项目管理中的任务，向团队发送消息，通知利益相关者以及推进下一个任务。对于经理而言，这意味着不断评估何时检查其团队以及何时关注个人职责。这种张力使任务很容易滑过裂缝。

将任务管理与您的通信平台集成在一起，可以使您的远程团队更深入地了解项目。另外，很容易看到团队成员陷入困境的地方以及有人可以提供帮助的地方。 

但是有可能使您的团队的工作流程自动化，同时使其更加可见。选择一个与您的首选项目管理工具集成的通信平台。例如，劳格科技的SparkleComm桌面和移动应用程序与任务管理集成在一起，因此项目更新会自动显示在团队的消息传递enter link description here渠道中。您还可以通过在远程入职流程中优先考虑对沟通和项目管理工具的培训来建立这种责任感。这样可以使员工更快地采用软件。 

当您使用它时，请坚持自己进行软件培训。超过40％的经理不接受有关自动化工具的培训，而有效的远程管理将仅更多地取决于领导者对其团队的理解和实施新技术。

4.主持定期团队签到

为了建立和管理具有同理心的团队，从工作流和心态的角度了解团队的位置非常重要。评估员工的实际表现可能很困难，而又不能每天看到他们。 

他们不堪重负吗？家里有事吗？他们在完成项目时遇到困难吗？将签到作为每周工作流程的一部分，使您的团队有机会谈论事情，分享他们的进度或表达他们在何处需要帮助。您可以在每周开始时或中途进行检查，以确保您的团队有能力完成工作。 

站立式会议是此类会议的绝佳选择。站立会议的时间通常为10-15分钟，要求团队中的每个人进行某种更新。这样可以确保整个团队都能听到，并且每个人都参与到对话中。 

为了确保您的团队在每次会议之前都做好充分的准备，请在会议之前发送简短的调查表，以便每个人都知道将要讨论的内容。这是使您的会议（无论持续多长时间）尽可能高效且富有影响力的简单方法。

请记住，尽管这些会议可能更非正式，但您仍应在最后确定行动项目或下一步。定义后续步骤将确保您的员工获得所需的帮助。但是，在没有会议记录的情况下很难设置操作项目。任命团队中的一名成员作为公告人，并让他们在共享空间中发布注释。然后，您的团队可以创建任务并彼此分配任务，因此很明显，谁负责什么时间。SparkleComm视频会议应用程序中的任务管理器功能使团队可以轻松地将会议记录转换为可操作的项目 。 

无论您决定如何构建签到结构，请确保使用适合团队需求的视频会议工具。例如，SparkleComm允许团队直接从团队消息传递功能开始会议，这使团队可以灵活地按自己的条件主持会议。它也可以通过其他方式工作，使您可以与会议中的与会者创建团队聊天，从而可以轻松进行后续操作。

如果员工希望与您进行快速聊天，但是即时消息或电子邮件并没有减少它，这也很好。 

2.将正确的工具添加到您的通信堆栈中

您的远程管理仅与支持它的通信工具和策略一样有效。  在没有最新的通讯软件的情况下，您的团队成员将使用外部工具，例如他们最喜欢的视频聊天应用程序。员工使用未经批准的应用程序的这种做法称为影子IT。 

对于某些使用200多个应用程序的企业而言，问题如此之多，以至于IT部门比禁止它们更容易保护和集成员工偏爱的外部应用程序。

不同通信工具的混杂使远程管理充满了摩擦，缺少定义您的团队如何通信的策略。沟通期望不明确会导致远程员工同时受到微管理（状态更新太多）和被忽略（沟通间隙太多）。

生产力也因此受到影响。在《经济学人》的一项调查中，有44％的工人表示沟通不畅会导致无法完成项目。受访者还列举了沟通不畅的其他后果，包括士气低落，绩效目标缺失和销售损失。

一种缓解这种情况的简单方法是在一个应用程序中集中管理远程团队的消息，视频和电话，从而使通信和协作更加轻松。例如，劳格SparkleComm统一通信移动应用程序等平台将这些确切的沟通渠道整合到了一个地方。

好消息是，纠正不良的团队沟通比看起来容易，尤其是可以快速部署基于云的SparkleComm统一通信解决方案时。请遵循以下三个技巧来选择和向远程团队推出通信软件。

1.将所有人聚集到一个统一的通信平台上，最好是一个集成了消息传递，视频和电话的平台（如SparkleComm）。现在，您的团队可以在一个地方进行协作，不再需要时间或在单独的应用程序之间切换而丢失重要消息。

2.定义您的团队应如何使用每个沟通渠道。例如，创建一个专门针对客户健康的消息传递渠道，并且至少需要每周更新一次。同样，指定应在视频上进行哪些类型的会议。澄清这样的期望有助于远程团队成员在他们的沟通方式中发挥作用。

3.建立远程团队沟通的节奏。定期的对话，例如每周一次的一对一，每两周的团队会议以及每月或每季度的全职员工会议，可以帮助团队成员计划和组织工作量，因此消息和会议请求不会让人感到意外。

集中化您的沟通渠道也使其更加安全。劳格SparkleComm统一通信的企业级安全性和运营商级可靠性意味着您的团队可以在任何地方安全地连接。

移情在工作场所中至关重要，尤其是在疫情时期。大流行导致我们的工作方式发生了巨大变化，越来越多的公司开始采用远程优先的方法。另外，人们要同时适应家庭和工作的和谐，这使人们在精神上和身体上都很累。这就是为什么作为经理，带领您的团队同理心很重要，但这在虚拟工作时可能很棘手。 

在本文中，我们将教您如何以最富有同情心的方式来管理团队，这将使您的团队更强大，更有效率，更快乐。

我们将介绍有关如何在线管理分布式团队的8个技巧：

1.防止微观管理

对远程团队进行微观管理很容易陷入陷阱，特别是如果您是未接受过领导培训的经理。避免远程微管理至关重要，这样才能建立信任。高信任度的工作场所的股票回报率高出2到3倍，而离职率却降低了50％，从而胜过同行。 

来自“伟大的工作场所”的数据表明，高信任度的工作场所比低信任度环境的公司享有更高的忠诚度和生产力。 

但是，为什么在远程管理中要给予信任如此困难呢？因为，正如领导智商的马克·墨菲（Mark Murphy）所说，微观管理是由恐惧驱动的。特别是担心我们的权威，能力或知识受到挑战。远程管理也加剧了这种担忧，因为与办公室管理相比，远程管理带来的不确定性更大。

毕竟，团队负责人无法直观地签到，从而使他们倾向于向员工发送过多消息或安排太多SparkleComm视频会议。这种微观管理会使员工士气低落，它对远程工作者的影响尤其令人担忧。 

远程团队需要热衷于建立关系，冒险和通过SparkleComm统一通信进行自主沟通的员工。但是根据有关说法，低信任度的工作场所使员工不愿投资于自己的工作。因此，如何防止自己对远程团队进行微观管理？通过团队的眼光看待事物。 

很多领导不认为自己是可疑人或微观管理者。即便如此，他们过去常常很难相信远程员工在家中继续执行任务，很容易想象他们什么也不做。

但是通过学习信任他们的远程团队，往往经理也会成为员工的合作伙伴。通过这种方式，意味着远程管理强调了对人员的处理。例如，当您问有关步骤和结果的问题时，例如“我可以帮助删除哪些阻滞剂？”，您就邀请了合作伙伴关系。这会使您的远程团队成员感到受尊重和被赋予权力。

3.它使共享和注释文件变得快速，容易

假设您需要由团队运行文档以进行编辑和获得常规反馈。如果您使用的是电子邮件，则必须打开一条新消息，考虑一个相关的主题行（以便将来所有人都可以找到此电子邮件），起草并发送带有附件的消息，以及然后将所有不同的注释和注释集归还给您。

如果您的同事直接注释您的文件，则必须全部打开它们，捕获每个人的笔记，然后以干净的新版本同步所有内容。再过几周，如果您需要弄清楚是谁提出了什么建议以及为什么要提出建议，则必须寻找并查看每个人的电子邮件。（希望您能找到它们！）

现在，如果您使用的是正确的文件共享工具，则可以轻松地从一开始就保持所有这些详细信息。您只需上传文件并标记团队要求评论和编辑。使用正确的SparkleComm文件共享应用程序，您的团队将能够在应用程序中直接注释文件，无需更改原始文件。这意味着您可以在应用程序中查看每个人的注释，并在干净的本机文件中仅添加所需的注释。

更好的是，文件共享功能已集成到更大的SparkleComm团队消息传递和协作应用程序中，您可以实时共享文件，而您正在与团队进行其他即时消息传递之类的任务，甚至创建新任务或团队跟踪的事件。

什么是最好的文件共享服务？

好的，我们一直在暗示要确保您使用的是正确的文件共享服务，而不仅仅是选择您发现的第一个文件共享服务。但是，什么使一种服务比其他服务更好呢？

我们的看法是，您应该在文件共享应用程序中寻找几件事。这些功能将为您的团队和公司带来最大的价值：

首先，请确保它是免费的。许多免费的文件共享工具只有在您的团队达到最大文件上传数量之前才免费（请记住，每个版本都算作一个唯一的上传）。或文件总存储大小的上限。或最大数量的团队成员访问该服务。然后，这些服务将引导您进入其“企业”或“专业”订阅。

告诉他们，不用了，谢谢，而是找到了一种服务，该服务实际上永久地提供免费文件共享和无限文件存储。

确保它是更大的团队协作平台的一部分。应用跳频是一种痛苦，它还会降低生产率。即使您有免费的文件共享应用程序，也不想每次要向团队发送文件进行审核时都不必跳出您从事的其他工作任务。

相反，请寻找嵌入在集成团队协作环境中的免费文件共享功能。想象一下，如果您的团队可以将文件直接拖到他们的团队聊天应用程序中，那么他们现在将决定与团队共享文件，那么他们的生产力将会提高多少。例如劳格SparkleComm统一通信系统，就有免费文件共享功能。想象一下，如果在SparkleComm应用中即使在创建团队邀请时也可以将任何相关文档拖放到其中，那么为团队日历创建一个新的事件或任务将变得更加简单。

换句话说，不要仅仅寻找用于共享团队文件的其他应用程序。查找一个完全集成到多人团队消息和协作解决方案中的免费文件共享应用。幸运的是，您可以在SparkleComm应用程序中找到所有这些一体化功能，包括无缝集成到团队协作平台中的免费文件共享。

曾经尝试在旧电子邮件中查找文件，但您不记得发件人，主题行或文件名了吗？疯了，不是吗？这样的不便会降低您的生产力并消耗精力。更糟糕的是，当您最终找到该文件时，您可能已经忘记了让您首先寻找它的绝妙主意。这就是为什么我们相信不要将工作文件发送到电子邮件中，而是要使用SparkleComm云统一通信应用程序来建立您的团队以进行免费文件共享。

但是，避免您在一页一页的电子邮件中查找您知道的文件，这只是使用文件共享工具的众多好处之一。这是其他可以帮助您整个团队的方法。

1.它创造了一个单一的真理来源

每当您和您的同事在文档，电子表格，设计模型或任何其他类型的文件上进行协作时，您都会得到很多版本。如果这些文件散布在团队的电子邮件和台式机中，那么一周之内（更不用说六个月的时间），谁又会知道File_rev4是最新的文件，还是某个地方存在File_rev5？

当您都使用同一个文件共享应用程序（如SparkleComm）时，您将自动归档所有这些版本并将它们组织在同一位置，这样，跟踪最新文件将很容易。另外，您不必担心令人尴尬的事件，例如您的一位同事错误地与客户共享过时的版本，因为他们不知道团队此后就对其进行了更新。

2.您的团队可以在任何地方访问他们的文件

许多专业团队无法在办公室外访问其工作电子邮件。当涉及团队在文件上的协作时，这可能会使您的团队无法推进项目，除非关键参与者在他们的办公室计算机上。

但是，借助SparkleComm的文件共享服务，您和您的团队可以在任何地方查看，编辑和共享项目的文件。实际上，您的团队甚至可以发现这种方式（在办公室外）更有效地协作，因为您不会每隔30秒就收到一封新的工作电子邮件而受到打扰。

3.参与度

根据研究表明，远程工作的员工中，有60％至80％的时间（即每周工作五天的三到四天）是最敬业的。90％的员工表示，工作环境的灵活性有助于他们的士气。

研究还发现，远程工人的生产率比现场工人高20％到25％。员工敬业度的另一个标志：允许远程工作的公司的营业额比不提供在家工作的公司的营业额高25％。

4.保留

灵活的工作是员工最希望从雇主那里获得的福利之一。一项调查发现，80％的工人会选择雇主提供灵活的时间表，而不是没有弹性的时间表。另一个发现，有30％的受访者因为没有提供灵活的工作选择而辞职，另有16％的人出于同样的原因正在寻找新的职位。

5.文化

考虑公司文化很重要，因为在家庭工作团队中很难培养，并且56％的员工表示，良好的工作场所文化对他们来说比薪水更重要。 

在没有我们以前经常面对面的互动的情况下，将新员工定位到公司会比较棘手。为了与您的远程员工共享公司文化，请使用有效的沟通策略，例如经理签到，新闻通讯，员工调查和SparkleComm视频聊天，仅举几例。

对性能的直接影响

不提供任何工作灵活性的可能性，将来可能会吃亏。您不仅不能吸引顶级人才，而且还可能使潜在的员工流失给竞争对手，这将直接影响公司的绩效。

随着越来越多的公司开始提供永久性的远程工作机会，请确保您已准备好这样做。请记住，您的成功将取决于强大的统一通信系统，例如劳格SparkleComm统一通信系统可通过直接的消息传递，音频，视频和Web会议与您远方的员工保持紧密联系。SparkleComm 除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。这将使您的在家工作的员工无论居住在何处，使用台式机还是移动设备以及访问办公室的频率如何，都能够取得成功。

随处提供工作的好处

COVID-19大流行为企业提供了在大规模远程工作中进行的宏伟实验，他们发现这种方法行之有效。普华永道表示，远程工作将使大流行更加持久。 

普华永道对高管的一项研究发现，大流行后一周，至少有一半以上的受访者将继续允许其上班族远程工作。该调查还发现，72％的员工希望每周至少两天在家工作。 

当今的技术使这种在家工作的安排比以往更加容易。会议仍在举行，但现在它们通过SparkleComm视频会议进行。团队成员仍然像以前一样进行协作，但是现在，他们不再使用彼此的办公室，而是使用团队消息或SparkleComm电话进行交谈。

您的企业是否应该开始计划永久性的远程工作策略？这里有几点要考虑。

1.比赛

您的竞争对手在做什么？潜在的员工通常认为远程工作是一种福利，并且大多数人都希望这样做。 

他们喜欢有弹性的时间表，可以在任何地方工作以及在工作与生活之间取得平衡，包括减少通勤时间和与家人在一起的时间。在家工作的员工还可以节省汽油，食物，衣服和公共交通方面的费用，每年总计可节省5,000美元或更多。

远程工作绝对是一个卖点。不提供远程工作选项的企业可能会错过人才，而他们会选择与提供在家工作的公司签约。

2.全球人才

拥有一支远程员工队伍意味着您不仅仅局限于恰好位于办公室很小半径范围内的人才。取而代之的是，无论他们生活在世界哪个地方，您都可以自由聘请最能找到这份工作的人。 而不是雇用那个人并让他们搬到您的位置（并非每位潜在员工都愿意这样做），远程工作安排实际上意味着您的业务可以扩展到他们所处的位置。 

今天，由于类似SparkleComm的云通信等技术的出现，全球员工队伍成为可能，无论员工身在何处，都可以使员工提高工作效率。这意味着他们可以轻松地访问您的业务资源，并可以在任何地方与队友进行协作，并具有适当的安全性，可以确保您多样化的工作场所及其信息安全。