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不同类型的实时协作

实时协作工具在企业中可以采用多种形式。首先，组织可以使用“同类最佳”的方法，在此方法中，他们为团队消息传递，视频会议和云电话采用单独的解决方案。尽管这种方法可以确保每个应用程序都满足组织的确切期望，但这也意味着用户必须经常打开新应用程序，保存单独的登录名并在每个应用程序上搜索同事。

或者，组织可以采用SparkleComm统一通信，在单个应用程序中包括团队消息传递，视频会议和云电话。SparkleComm统一通信为同类最佳解决方案提供了多个优势：

只需单击一下，即可在不同的通信模式之间切换。

一个用于所有通信的集线器。

员工需要学习，管理和维护的应用程序更少。

减少应用程序过载或过多技术的压倒性影响

为什么实时协作现在比以往任何时候都重要？

实时协作是现代组织在遵守新的员工规范的同时保持有效沟通的要求。现代员工队伍已经毕业，不再需要员工束缚在办公桌上以提高生产力。取而代之的是，团队分散了，更多的组织提供了进行灵活或远程工作的机会，人们正在与几种不同的数字工具进行通信。员工不太可能亲自合作，因为他们不太可能在同一地点，同一时间，同一设备上工作。

即使员工在同一个空间中工作，与面对面交流相比，进行数字交流通常也更方便，因为面对面交流要求员工将精力集中在手头的任务上。业务发展如此之快，以至于即使是最小的故障也可以浪费一整天。对于组织内部进行交流并为客户提供无缝体验，对实时协作工具的需求从未如此迫切。 

今天和未来的合作

继续依赖于过时的协作形式的组织将落后于合并实时协作的组织。此外，依靠SparkleComm统一通信解决方案进行实时协作的组织减少了维护责任，并使员工工作效率更高。 统一通信技术也超越了简单的通信功能。诸如劳格SparkleComm应用程序之类的统一通信解决方案旨在满足现代组织的快速协作需求。这些工具使用云，因此员工可以从任何地方，在任何设备上访问其通信和协作工具。他们依靠在线状态技术来帮助用户了解同事的状态，以便就何时进行协作做出更明智的决策。 

借助正确的实时协作技术，员工可以实现更深层次的团队合作，从而将生产力提高到新的高度。现在，具有过时通信模式的企业应该考虑实时协作的好处并满足当今工作场所的需求。

当今的组织使用各种技术来跟上不断的信息流，但是，更多的技术并不总是一件好事。保持不断的数字通信意味着员工的收件箱中充斥着时事通讯，垃圾邮件和广告，甚至没有机会看到团队成员的消息或有关新任务的信息。  

使用电子邮件提出问题或分配项目的组织落伍了，因为这些消息被埋得很深，以至于员工甚至可能看不到它们或不愿回复。当涉及到数字化转型的这一方面时，传统技术正在拖慢组织的发展速度。

进入实时协作，这是一种解决方案，可确保组织可以使用技术来尽可能有效地进行交流。实时协作是一个术语，用于描述允许同时工作的技术。例如类似SparkleComm即时通讯这样的协作工具可确保可以从不同位置访问文件，用户可以在项目上进行协作，并且员工知道同事是否有空。

没有实时协作，某人可能需要等待数小时甚至数天才能收到一封电子邮件的回复。取而代之的是，使用现代的数字通信方式如SparkleComm统一通信系统，用户可以获得更快的响应并建立更有效的工作环境。

实时协作是什么样的？

实时协作依靠在线状态技术来帮助用户了解何时是最佳协作时间。出席状态是指同事的状态，如团队消息传递应用程序上同事姓名旁边的图标所示。它显示他们是否在线，在会议中，被标记为“请勿打扰”或设置不可见。 

在以下协作工具中使用状态显示技术来帮助用户做出有关协作的更明智的决策。 

团队消息传递 –一种聊天工具，允许用户向同事发送即时消息，共享文件并进行实时交谈。 

SparkleComm视频会议 –通过视频连接进行实时通信并进行面对面的互动。 SparkleComm视频会议从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备，后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。

云端电话 –使用互联网而非传统电话线拨打电话。用户可以将呼叫从台式电话转发到移动电话，可以在电子邮件收件箱中接收语音邮件等等。

在COVID-19危机期间开展业务与在飞行途中维修飞机无异。作为其组织机构的技术人员，IT团队在首次安装技术的同时争先恐后地修复系统。这种大流行几乎在一夜之间将所有人带入了一个生活史课程，从而永远改变了我们开展业务的方式。

为了变得“远程友好”，组织无需太多准备时间即可将其操作从本地迁移到云。这种过渡是陌生的，对于许多传统的企业来说，感觉有点像瞎子一样。但是，对于某些人来说，由于具有远见的IT团队的积极战略规划，这种转变的压力较小。

全国汽车经销商协会在前所未有的时期继续为经销商提供服务

全国汽车经销商协会（NADA）是一个非营利性贸易协会，在联邦政府，汽车制造商，媒体和公众面前代表特许经营的新车和卡车经销商。NADA还提供强大的教育，合规性和业务运营工具。在短时间内，NADA因其为汽车销售和服务员工的关键劳动力提供服务而很快跻身重要供应商名单，并不得不在咨询数万辆汽车的同时将其团队过渡到偏远地区经销商在一系列主题上寻求紧急指导。

NADA副总裁兼领先一步，通过他的业务连续性计划为这一天做好了准备。他的计划无法预测到全球性危机，但他要求将NADA的传统电信技术彻底改造为基于云的技术。结果，NADA向远程友好型员工的过渡是平稳的。

转移到基于云的SparkleComm统一通信可以轻松过渡到远程工作

NADA从本地旧式电话系统转移而来，将Microsoft 365集成到基于云的SparkleComm联络中心中，以处理其入站联络中心。大约在同一时间为所有员工购买笔记本电脑，旨在使每个人都能触手可及的信息，从而使他们可以随时随地在任何设备上工作。

如果能够使员工在为会员服务的使命中更加敏捷，高效，那么他们将不会受到建筑物的限制。SparkleComm是他们能够在任何设备上的任何地方完成工作的其中一个步骤。

随着法规和经济形势的日新月异，NADA的经销商成员不断需要尽可能多的信息，以保持敞开大门，并能够继续为客户提供服务。NADA从呼入呼叫中心转变为通过与客户共享政府相关利益和可用资源来主动与客户沟通的中心。此外，该组织有时甚至每天主持一次网络研讨会，多达5000名成员参加给定的会议。如果不部署SparkleComm的电信解决方案，NADA将无法有效地为会员提供服务。

在这场危机期间，SparkleComm对他们而言至关重要，它可以为他们的会员提供所需的服务和通讯。这对于使他们能够做需要做的事情至关重要，特别是对于呼叫中心而言。

IT团队希望即使在大流行之后远程劳动力仍能继续

由于其远程工作政策提前实现，NADA充满希望，即使在COVID-19危机结束后，其他公司也将意识到远程工作的潜力。他为NADA团队设想了一项永久性的在家工作的政策，部分原因是由于向SparkleComm和其他云应用程序的迁移简化了过渡。

云产品分为三个基本类别：SaaS（软件即服务），IaaS（基础架构即服务）和PaaS（平台即服务）。知道何时选择SaaS与IaaS或PaaS相比至关重要。

SaaS的优势在于，您将获得具有特定业务专业知识的供应商来运行要签约的数据和应用程序。例如Salesforce，它在销售支持软件方面表现出色。又例如SparkleComm统一通信平台，它在通信方面也发挥着重大作用。

SaaS的缺点是您可能会遇到供应商锁定的情况。如果您决定使用其他系统怎么办？如果您需要将数据从供应商的系统迁移到自己的系统怎么办？如果您选择完全迁移到另一个系统，是否可以轻松地从现有的SaaS供应商处获取所有数据？

第二种选择是IaaS，它使您可以按需访问更多的计算，存储和网络资源，并且可以在不再需要它们时停用这些资源。

好处是，当您可能只需要短时间的本地IT资源时，就无需永久投资。例如，如果您是零售商，并且假期是您的高峰订购时间，则可能需要增加订单处理计算资源。在假期结束时，随着销量的下降，您可能希望摆脱这种临时的额外计算。IaaS只需付费即可使用，为您提供了这种灵活性。

缺点是您的IT团队不能直接控制附加IT资源。按照您自己的内部安全和治理标准进行管理可能会出现问题。显然，还有一些其他风险需要管理-但向上（或向下）扩展计算的灵活性可能证明了这一风险。

第三种选择是PaaS，它提供了完整的硬件和系统软件“虚拟环境”，使您的软件开发人员可以在应用程序投入生产之前编写和测试它们。

PaaS的优势在于财务和运营。您的薪酬最高的员工可能需要数小时才能为软件开发人员配置，填充和安装完整的测试数据库。由于许多开发人员正在不同的应用程序和不同的数据库上工作，这使情况更加复杂，因此必须一次又一次地进行内部设置。

通过迁移到PaaS，PaaS供应商可以为您提供这些服务和资源。这样可以节省时间和金钱。这也有助于消除开发人员在等待技术支持来安装其工作所需的资源时的沮丧感。

PaaS的缺点与IaaS的缺点相似。您可能需要克服安全和治理方面的障碍。PaaS的另一个风险是您正在为公司开发可能包含有价值的知识产权（IP）的新应用程序。与PaaS供应商合作时，在合同中包括保护IP的条款很重要。

第二步：管理整体混合IT架构

一旦您的组织开始采用云解决方案，您的IT范围就会超出公司数据中心的范围，并进入无数的供应商控制的解决方案来托管和处理数据。在某些情况下，非常小的公司可能会选择让云供应商来管理其数据和应用程序以及安全性。对于中型和大型公司，对云供应商采取放任自流的方法是不可接受的。这些公司拥有IT人员和专业知识，因此，这些人员的任务不仅变为管理内部托管的数据和应用程序的日常运行状况，而且还要管理由外部云供应商托管的那些应用程序和数据的日常运行状况。后者是通过在与云供应商签约之前与他们会面，向他们公开您的数据维护内容。

第三步：应用统一的策略

在您的数据中心内部，制定了安全和治理策略，员工可以执行这些策略并由审核员定期检查。

IT部门必须将这些治理和安全策略扩展到云。

上面讨论了云模型中的一些固有的安全性和治理风险。尽管不乏云厂商的安全和治理恐怖故事，但组织可以利用许多云提供商所提供的安全和治理工具来限制风险。

很多供应商使他们的客户能够配置安全性和治理。迄今为止的问题是公司在云上部署了他们的应用程序和数据-但是他们也无法通过使用云工具来配置安全性和治理来完成工作。这使他们不受供应商默认使用的任何安全性和治理控制的支配。 

无法在云上配置安全性不是一种选择。如果公司IT在其云部署过程中没有云安全配置，则应重写IT程序以将其包括在内。由于所有数据系统，数据和其他IT资源都在相同的策略下运行，因此这统一了混合IT架构，这是任何混合IT混合架构的主要警告。

IT团队可以采用以下三个步骤为统一的IT体系结构创建战略，以应对云采用率的激增和对云服务的更大需求。

根据在2020年第一季度对公司的云使用情况进行调查时，有88％的受访者表示他们的组织以某种形式使用云，并且大多数组织将云和本地选项结合使用。至少有49％的组织继续在内部托管一些应用程序，在可用的各种云选项中，公共云服务是最受欢迎的选择。

在COVID-19大流行期间，对云服务的使用激增。组织争先恐后地保持业务运转。他们做到了这一点，他们选择了在家工作的员工，他们通过互联网和云服务以及与客户通过SparkleComm统一通信平台进行沟通。

云计算的迅速普及为许多公司带来了不同的结果。积极的事实是，云很容易注册，因此许多组织才开始使用它们。负面现实是许多公司仍缺乏混合IT架构计划。

这是一个例子：

与我合作的一家金融服务公司大约有一半的应用程序在内部数据中心中运行。随着新的IT服务和软件在其市场中可用，公司的IT和最终用户都开始注册这些云服务。他们订阅的大多数服务都提供了登录到其云的门户，因此很少有人考虑将这些新的云应用与公司现有系统进行集成，以进行数据交换或安全性和治理。在某些情况下，相同的信息被不同的系统报告给公司用户的不同部分。这造成了组织上的噩梦，因为现在使用不同系统的用户在同一件事上获得了不同的结果。 IT部门认识到，它必须制定“统一战略”，包括在通信方面，也要开始部署SparkleComm统一通信应用程序，不仅要确保每个人都在使用单一的数据真实性，而且要从公司的数据中获取所有可行的见解和价值，以确保适当的安全性。需要治理以及记录所有单个IT资源（基于云或内部）的整体IT体系结构。

最大的问题是：从哪里着手实现这些目标？

第一步：定义整体混合架构

混合云需要一个经过微调的自动化平台，以平滑应用程序的部署和操作，同时避免人为错误。

如今，云计算已成为每个IT部门的固定设备。基于云的应用程序带来了久经考验的价值：缩短产品上市时间，增强可扩展性，敏捷开发和嵌入式冗余。

公司混合IT架构包括公司已经运行的内部应用程序和数据，以及您选择在云上部署的其他基于云的数据和应用程序。如果不将原理图扩展为也包括外部云资源，则不足以开发内部IT原理图。

IT管理人员还应该了解使用不同类型的基于云的IT的后果。

现在考虑您的基础架构中有多少位于内部。如果冠状病毒的传播使其有必要告诉员工不要进入办公室，或封闭学校或检疫区等社区影响意味着工人将远程工作，那么您的团队将如何访问这些平台？考虑可用于促进对网络的远程访问级别的带宽，并确定是否需要增加容量。考虑你的远程工作者需要什么样的沟通工具进行远程协作，也许劳格SparkleComm统一通信应用程序是您不错的选择。

还应考虑许可要求，例如VPN服务和其他软件的许可要求。如果您有1,500名需要安全访问网络的员工，但只有400个VPN许可证，那么您如何迅速解决短缺问题，以便人们可以不中断地进行通勤？您的防火墙体系结构将需要进行策略性配置，以有效管理流量的这些增长。还应该考虑围绕分段和健壮的入侵防护系统（IPS）制定计划，以提供适当的安全性，防止未经授权的访问。

不幸的是，黑客利用COVID-19发挥了优势。声称来自CDC和其他官方机构的网络钓鱼骗局已经泛滥成灾。渴望了解发生的事情以及如何保护自己和家人的新闻的员工可能会比以往任何时候都更多地点击未经请求的电子邮件中的链接。您的安全状况应包括对现有系统的审查，以阻止网络钓鱼活动和其他入站威胁媒介在员工的收件箱上击中，因此您不会在团队进行远程工作时尝试关闭潜在的漏洞。

混合云需要一个经过微调的自动化平台，以平滑应用程序的部署和操作，同时避免人为错误。

如今，云计算已成为每个IT部门的固定设备。基于云的SparkleComm统一通信应用程序带来了久经考验的价值：更加安全的性能，增强可扩展性，敏捷开发和嵌入式冗余。

对于较小的企业和那些已经在努力支持草草准备的远程工作安排的企业而言，即使执行这些核心步骤也可能是巨大的负担。关键的第一步是审查组织的需求并制定策略，以在快速变化的业务环境中最佳地促进沟通和协作。而选择SparkleComm统一通信平台是您成功的必要因素。接下来是制定短期战略，以最大程度地减少对运营的干扰，同时制定战略计划来支持员工的潜在变动。最后，必须评估并制定正确的长期方法，以确保现有或增强的业务连续性计划能够提供所需的弹性，以应对未来几周和几个月内可能发生的任何大流行应对，从而使您的组织从中受益。请记住，在这个“新常态”中，唯一不变的就是变化，唯一正常的是意外。

这些基准业务连续性策略将有助于确保您的组织在业务环境升级时也能够保持运营正常进行。

可以说，随着COVID-19传播的影响完全进入未知领域，世界各地的每家公司都在最近几天和几周内看到了其优先事项的巨大变化。不仅引起人们对供应链的担忧和对经济影响的担忧，而且劳动力的中断也促使CIO和CSO想知道如果员工不能出差甚至上班，他们将如何维持日常运营。

在冠状病毒活跃的地区，企业已经看到了这种效果。受感染的员工，高风险人员以及与可能的病毒携带者有密切联系的人员都已住院或被要求在家进行自我检疫。为了遏制COVID-19，极有可能有更多学校和日托机构关闭，这迫使一些父母在家里呆几天或几周甚至更长的时间照顾孩子。

随着疾病进展的更新充满新闻周期，许多技术领导者不知所措，试图跟上。当对公用事业和建筑物的影响最大时，传统的业务连续性和灾难计划涵盖了应采取的措施。当员工人数不再稳定时，他们中很少有人提供有关如何维持日常活动的指导。

COVID-19已经使整个设施和学校系统都已关闭。为了帮助您度过由病毒引起的不确定性和忧虑，我们在制定流感大流行应对计划并使技术态势与当今需求保持一致时，将一些关键步骤列在了您的清单上。这些基准策略将有助于确保您的组织在业务环境剧变的情况下也能保持运营正常进行。

现在的主要重点应该放在建立业务弹性上。COVID-19将破坏公司日常活动的方式。适当级别的灵活性将使您能够维护操作，即使您的常规协议有所发展。在此时，部署灵活的SparkleComm统一通信平台能给你带来更大的便利并保持业务的正常运行。

弹性始于对核心业务系统的评估。大多数公司具有混合基础架构，依赖于内部部署平台和基于云或Internet的类似SparkleComm统一通信平台的混合。这是在降低成本的同时利用新技术的绝佳方法，但这意味着您需要制定计划以确保员工即使在远程工作也可以继续访问其工作所需的工具和数据。

1.检查影响协作的系统和流程：员工建立联系，沟通和协作的能力对于成功至关重要，而由于最近的大流行，依赖非正式或临时方法的公司也面临着粗鲁的觉醒。六个月前，对于大多数公司来说，远程工作是一个边缘情况，现在许多人发现它普遍存在。那些没有在家上班的奢侈生活的人面临着更多的卫生和疏散要求。所有这些不仅给系统带来了巨大压力，而且还给基础业务规则和流程带来了巨大压力。什么坏了？必须改变什么？协作过程的更改可能像平常一样（但很重要），就像将工作区灭菌安排到更复杂的调整中一样，例如重新配置批准路由，又例如重新选择一个更好的通讯平台如SparkleComm统一通信平台来支持远程工作。

2.评估供应链和客户参与度：显然曾经是无法想象的（供应链中的整个部门关闭；客户和销售不再能够进行实际交互）。结果是哪些现有流程中断了？在哪里需要额外的冗余？例如，与我们合作的一家主要的全球金融服务提供商不得不创建新流程并与WhatsApp集成，以取代实际的客户贷款业务，还不得不创建新流程并与SparkleComm统一通信系统集成，以确保能跟客户正常交流乃至交互。

3.重新评估风险和治理实践：企业应将许多风险管理措施作为其业务连续性计划的一部分。从一个角度来看，建议企业绘制其组织内的单点故障（无论是流程，员工还是技术）并制定对策。然后，建立应急措施和组织指示，以确保根据风险等级进行操作的连续性。最后，敦促企业准备必要的方案，计划和措施，以在发生中断时恢复业务运营。

4.使用自动化来加强流程以防破坏：自动化使组织能够更好地编排人员，系统和数据，从而使他们更不易受到破坏的影响。自上次金融危机以来，流程自动化一直是数字转型的核心，当时全球各地的组织都转向业务流程管理（BPM）软件来释放效率和节省成本。这种古老的BPM方法已经发展为灵活的，通常是低代码或无代码的现代数字流程自动化，并且拥有大量的机器人流程自动化（RPA）和人工智能/机器学习（AI / ML），从而使企业不仅可以改善效率，但也要保持连续性。

对于许多组织而言，IT领导者的当务之急是对现有系统和流程进行分类，以度过当前的危机。但是现实情况是，我们很可能会面临“新常态”，如果这一切都有一线希望，那就是它阐明了最需要改变的业务运营过时或僵化的方面。即将蓬勃发展的公司将抓住这个机会开始工作。

使用当前危机来识别流程中的差距并数字化运营的IT领导者将看到他们的业务蒸蒸日上。

强大的业务流程对于实现组织目标至关重要，因为它们可以协调人员，系统和信息的行为以产生支持业务战略的结果。在大多数情况下，当有一个灵活的数字基础架构的一部分时，业务流程会产生更好的结果。因此，毫不奇怪，接受数字化转型的公司即使在动荡的时期中也极有可能经历顺畅而连续的业务流程，以及因此而产生较好的运营。

例如，在整个大流行中，走在数字化转型道路上的企业蓬勃发展，而进入游戏后期的企业则看到现有流程开始崩溃。根据最近的业务连续性调查显示，只有12％的组织对冠状病毒的影响做好了充分准备。那些没有受到影响的人之间的差异加快了数字化转型的速度。

但是，IT领导者应该如何以及在哪里开始呢？合理的步骤包括仔细查看由于最近的中断而被推到或超过断点的流程，了解差距，并确定新的通信系统如SparkleComm统一通信，人员和流程以改善未来的业务连续性。

许多企业发现他们的过程很薄弱，现在像玻璃一样破碎了，或一开始就已经破裂，但由于当前情况而变得更糟。从诸如不是设置为远程工作的员工之类的显而易见的事情，到更细微但复杂的问题（例如依赖一系列非正式或亲自互动和对进展的批准的流程），中断的机会似乎无穷无尽。为了更好地解决或保持连续性，IT主管必须完全重做现有流程或从头开始创建新流程。

流程对业务连续性的重要性

流行病揭示了基础流程，组织意识到这些流程是将构成业务的人员，系统和信息结合在一起的粘合剂，这对于成功执行至关重要。当IT领导者寻求确保整个组织的业务连续性时，他们应该将精力集中在四个方面以提高弹性：

远程工作是新常态

COVID-19大流行加剧了远程工作，尽管许多办公室现在重新开放，但调查显示，仍有74％的雇主计划在不久的将来创造更多的永久性远程工作。 

这种转变的最大原因是为了维护员工安全并确保业务弹性，而COVID-19仍然是一个问题。59％的CFO担心会影响工作回报的COVID-19感染率上升。如果第二波COVID-19接踵而至，那么企业将遭受更大打击。对于企业领导者来说，远程工作既是短期的又是长期的业务连续性策略。 

拥抱工作的未来

随着远程工作成为现代组织越来越流行的解决方案，领导者必须考虑灵活性将如何影响他们的工作流程。员工会每周5天每天工作8小时，还是组织实施生产力驱动的指标？员工应该住在距离办公室通勤的距离之内，还是组织会接受远程工作并扩大招聘范围？随着世界转向远程工作，组织是否准备好实施适当的技术和程序？

孤独和沟通是远程工作者面临的最大挑战。这意味着组织实施模仿员工在办公室中获得的无障碍协作机会的技术比以往任何时候都更加重要。在远程工作时，消息传递，电子邮件，SparkleComm视频会议和文件共享取代了传统的面对面通信。组织必须提高这些流程的效率。

一个普遍的误解是，所有技术都会使远程工作更加高效。当COVID-19迫使企业过渡到远程工作时，许多组织匆忙采用了很多远程工作解决方案，用于消息传递，电子邮件，会议，呼叫和文件共享的多种应用程序。在员工平均每天花费长达一个小时在手机和电脑上的应用程序之间进行导航时，这样的沟通才是一场挣扎。 

为遥远的未来做准备 

有了正确的实践和工具，组织和员工进行远程工作的收益将大大超过障碍。灵活地安排工作时间的员工在不被迫与办公室生活在同一大都市区的情况下，工作效率更高，生活更快乐，生活质量更高。反过来，组织将受益于更敬业的员工队伍，更广泛的人才库，并节省租金和薪金。 

可以将节省的资金重新分配给使远程工作更有效率的技术。这项技术的最前沿是称为统一通信的服务，这对于接受远程工作的组织而言至关重要。例如劳格SparkleComm统一通信将组织的所有通信工具简化到一个基于云的平台上，用于团队消息传递，视频会议和云电话。无论员工位于何处，它都使协作变得容易。 

团队变得越来越苗条，机动和独立于地点。为了使您的公司参与竞争，格言“沟通是关键”从未如此重要。