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3.确保办公室员工和远程员工之间的无缝协作

圆桌会议上的IT领导者同意，尽管远程员工不在办公室会议室，但他们应该是会议的正式参与者。挑战在于弄清楚如何确保现场和远程工作人员能够平等地参与会议。

大流行带来了一个独特的优势：视频会议。由于大多数员工都在远程工作，因此每个人都只是屏幕上的一个方框，并且没有办公室内的与会者来主导对话。大流行结束后，IT团队需要确保会议不会像大流行前时代那样由上班族主导，而是要继续在COVID-19期间建立平衡。一种建议是关闭办公室会议室，并坚持每个人都从办公桌上登录视频会议。另一个提到他的组织测试了增强现实和虚拟现实技术，人们可以在其中创建化身并在虚拟空间中相遇。

一位IT高管为会议室配备了大型投影仪，因此办公室工作人员可以更清楚地看到通过SparkleComm视频会议进行连接的远程同事。其他人则认为，对会议的担忧被夸大了，其国际分支机构的员工已经恢复正常。 当这些跨国公司举行会议时，包括来自美国和其他地区的人，这些人通过SparkleComm视频会议进行联系，因此上班族将更加了解远程工作者，并确保他们参与其中。 

通信技术在未来工作中的作用

在大流行期间和大流行之后，将要求IT领导人更快地做更多的事情。IT经理还必须支持其自己的IT组织内的灵活工作安排。这意味着要确保远程员工拥有相同的晋升机会。IT主管必须单独查看每位员工，并允许他们在最舒适，安全和高效的地方工作，无论是在远程，现场还是两者兼而有之。

组织如何实现这一目标归结为他们的技术堆栈。借助脱节的协作应用程序，员工可以自己忙于解决沟通方面的障碍，使他们默认为低效率的沟通形式。当远程团队合作的障碍太多时，员工将只能独自工作。这限制了创新，使公司在新冠肺炎后时代缺乏实力。

确保有效协作的关键是将所有基本通信工具捆绑在一起的SparkleComm统一通信。借助用于团队消息传递，视频会议和电话的SparkleComm单一平台，员工可以从世界任何地方访问重要的对话，文件和会议。无论员工是在办公室，在家工作还是有灵活的时间表，位置都不会妨碍团队在未来的工作中进行协作。

工作场所正在改变。越来越多的公司开始求助于远程工作者、自由职业者和外部顾问来提高工作效率。

实体办公室不那么重要。现代团队不需要坐在一起一起工作。

现在销售也是如此。客户可能更愿意让你坐在屏幕的另一边，而不是出现在他们的办公室里。这样对他们更方便，对你们的销售人员也更有效率。

尽管如此，我们还是会开会。无论是销售人员会见新客户，还是向整个公司展示你的季度回顾。

只是，与其找到会议室，把每个人都从办公桌上拉出来，会议可以在任何地方轻松地参加和展示。

这一切都要归功于视频会议。

为什么要举办视频会议?

仍然有很多商人对视频会议的想法感到不舒服。他们要么不相信这项技术，认为它只是一种时尚，要么仍然不惜一切代价坚持面对面的想法。

但有时旧的想法需要被抛在脑后。我们现在有机会让更多的人更容易、更有效率地开会。面对面的交流有时仍然是必要的，但在很多情况下并不合适。

相反，视频会议非常适合以下情况:

远程团队--你们仍然可以定期见面，互相联系，而不必在同一间屋子里。这可能就是为什么你有一个远程团队的首要原因。 销售电话--想要和你的电话一起分享幻灯片或显示你的屏幕?视频会议可以让你轻松地向每一个利益相关者展示，而不必出现在他们的家门口。 记录会议--使用视频会议的另一个好处是，错过了视频会议的人可以在以后参考视频。 只需要参加部分会议的人--你是否曾经因为一件小事需要你的意见而不得不坐着开完一个很长的会议?视频会议可以让人们在必要时来来去去，而不必离开他们的办公桌。

相信吗?太好了。如果您是第一次开始，您可以下载我们的视频会议清单。

技术必备的条件:

视频会议不同于一般的会议有一个明显的原因:你们不在一个房间里。你们依靠现代技术把你们聚在一起。

如果这是你第一次做这些，你需要什么?

1. 稳定的互联网连接

我们都有过中途中断的Skype电话。或者每个人切换到音频只是为了保持对话的活力。

如果在视频会议期间发生这种情况，不仅看起来很糟糕，而且会破坏整个目的。

你可以用各种不同的工具在几秒钟内检查你的网速。谷歌推荐来自测量实验室的网络诊断工具，服务提供商如AT&T和Verizon也提供他们自己的诊断工具。

在SparkleComm，如果您想主持一场直播会议或网络研讨会，我们建议您的上传和下载速度为15Mb/s，如果您是与会者，则建议您的上传和下载速度为5Mb/s。

2. 实心麦克风和网络摄像头

有两个关键因素使这次会议成为“视频会议”:声音和视觉。很明显，观众需要看到谁在说话，听到他们在说什么。

如果你是为一个大的、高端的观众做这些，你可能需要投资一些专门的设备。我们推荐这些麦克风和摄像头用于网络研讨会，它们也将是理想的视频会议。

3.优秀的视频会议软件

会议的成功取决于你使用的视频会议软件的质量。有很好的选择，也有一些不再是最先进的。

需要注意的几件事:

1）观众不需要下载任何东西。 2）web会议应该准备好参加，只有一个链接。 3）一个简单的聊天功能。 4）大多数web会议工具都有这个功能，但是检查一下还是很重要的。 5）共享文件的能力。

你可能想在演讲时分享你的幻灯片或其他资源。最好是在会议中进行，而不是在后续的电子邮件中。如果你想让你的视频会议成功，这是你必须做的一项主要投资。所以要做好功课。

4. 清晰的照明

这是很容易忘记的一点，因为你可能认为你的办公室有不错的照明。毕竟，当你们一起在房间里时，你很容易就能看到每个人。

但在摄像头上，事情通常看起来不同，特别是如果你使用的是内置摄像头。所以，在直播之前先看看主持人的样子是值得的。可以很简单地搬到房间的另一个地方，或者面朝窗户坐着。

再说一次，你不必为视频会议购买特定的灯。只要确保演讲者清晰可见即可。

为了提供帮助，这里有一个关于完美的网络会议和视频会议设置的快速指南。如果这是为你自己的团队——一个内部会议——你可能不需要担心。只要确保你的电脑有一个高质量的网络摄像头，而且你的麦克风至少能工作。

事先检查一下。对于大多数视频会议的主持人来说，没有什么比在开始时等待10多分钟来让他们的声音和视频工作更糟糕的了。

这可能比你实际需要的要多……但你明白我的意思。

免费试用SparkleComm

与客户一起创造定制体验

由于集成将有关先前呼叫的详细信息带给座席的计算机，因此可以帮助他们自定义体验。当他们的名字叫客户时，他们觉得公司会支持他们的公司。这也减少了座席搜索客户笔记以查找在呼叫过程中可能有帮助的信息所花费的时间。  

包括常规搜索和过去交易在内的详细信息也可能会出现在数据库中，具体取决于您的业务和所使用的CRM集成。这有助于代理商专注于个人需求，并最终促成交易。较短的互动有助于提高产品质量，这是您的目标。  

实时消费者数据警报   在下一次调用之前，需要为每个联系人修改数据库。这为下一个呼叫者提供了有用的见解，并阐明了可能的线索演变成更多线索的方式。当代理将所有发生的事情键入系统时，这很耗时。通过CRM集成可以实时记录信息。与CRM的任何集成都可以使代理将音频文件连接到配置文件，以供以后使用。  

结合销售和营销活动   无论是哪种业务，在寻找新的潜在客户时，营销和销售都是齐头并进的。在消费者体验中，两者都起着重要作用，因此将整个销售团队的努力集中在一起对实际系统是有利的。   以高效的方式管理团队   控制员工的工作方式以获取利润并确保员工以相同的方式对待客户非常重要。通过这种形式的CRM VoIP集成，可以轻松监视收到的外拨电话数量，发生的交互以及收到的销售。通话时间也很容易跟踪，经理可以使用这些数据为座席提供积极的反馈，使他们成为更好的谈判者。  

一键启用通话   当您的公司获得销售尝试后，在致电联系他们之前，了解有关潜在客户的详细信息很重要。一键式呼叫将所有重要数据放在同一屏幕上，使您可以在进行呼叫时查看它们。有关详细信息，例如与他们会面的最佳时间以及关于最后一次联系所讲的内容，都将在SparkleComm应用程序中提供，供代理商查看。就像他们要拨打电话时单击一个按钮一样简单。

非接触式协作将决定员工将来如何使用会议室设备。了解三种选择，其中一种代表最差的选择。

在COVID-19大流行之后，人们对于会议室的未来越来越达成共识。社交距离较远的会议室将减少人员，而且我们将不再拥挤在一起。摄像头和麦克风将必须以容纳分散座位的方式来捕获房间。空气过滤将是一个很大的话题。那么在房间里实际使用设备呢？我们如何开始会议并进行视频通话？

虽然预测未来总是有风险的，但我看到了三种可能的选择，其中两种涉及非接触式协作。首先是期权行业最有可能发展，炒作和推动。第二个是我个人希望看到的选项。第三是我实际上希望明年在大多数会议室中看到的替代方案，那是最不幸的结果。

选项1：业界最喜欢的—语音控制。如果会议室中的所有内容都由语音控制，则无需任何人触摸任何表面。语音控制技术已经相当成熟，已经在许多应用程序中使用了多年，并且可以处理诸如“开始我的会议”之类的命令。从营销的角度来看，它也是性感的。从理论上讲，协作供应商可以在不久的将来实现和销售语音控制。

我唯一关心的是收养。我们可能已经习惯了Siri和Alexa，但是走进会议室并与设备交谈仍然需要一些时间来适应。同样，尽管可以轻松地控制“开始会议”之类的简单事情，但仍然有些事情可以通过触摸轻松完成，例如操作共享文档。

选项2：我的偏好-移动应用。我喜欢仅使用移动应用程序来控制会议室的想法。它为我带来了非接触式协作的所有好处，而无需担心共享界面的问题。每个人都喜欢使用他们的移动设备，但是移动应用程序给供应商，开发人员和IT带来了挑战。必须解决帐户管理，授权和其他安全性问题，以确保只有受邀参加会议的人员才能访问它们。

幸运的是我用的SparkleComm视频会议系统是一个安全性高、易用性强的移动应用程序，SparkleComm视频会议系统是新一代的视频会议系统。它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求，让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备，后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。

选择3：不幸的可能性-消毒剂政策。希望企业将在其会议室中部署语音控制或移动应用程序。但是，实际上，当今大多数公司都在争先恐后地确保事情安全并保持业务发展。语音控制和移动应用可能在他们的愿望清单上；但是，目前，许多公司可能被迫采用会议室卫生规程，该规程依赖于使用前后对共用接触面的消毒。

网络服务，例如企业级互联网，网状Wi-Fi，安全代理和VPN，使家庭工作者能够确保语音，视频和其他应用程序流量的最佳性能。随着学校开放进行远程学习，可靠的网络连接变得越来越重要，因为学生，配偶和在家中工作的其他人会争夺带宽。

确保IT人员能够正确监控UC性能的管理功能，使技术人员能够主动或被动地尽快解决问题。

将预算重点放在返回办公室上

从家到上班的转变也加速了对云服务的支出。将近65％的公司表示，这种大流行使他们更有可能使用云会议，呼叫，消息传递或基于云的集成UC产品（如SparkleComm）。

最后，这种流行病导致组织在研究如何修改自己的设施时，调整组织的统一通信策略，以期预期一部分员工会全职或兼职返回办公室。

超过34％的公司投资于LAN，WAN或Wi-Fi升级，以解决视频会议和视频流应用程序的预期增长需求，因为工作人员会留在固定的，与社会保持距离的位置，而不是在常规会议室开会。其他可能进行投资的领域还包括以下技术：监视房间占用情况，安排清洁时间，支持会议室和电话的非接触式使用以及使组织能够根据预定义的容量限制建立工作区的签入/签出。

大流行已经推动了基于云的SparkleComm视频会议和消息传递技术的广泛采用。现在，它将重新定义物理工作区-在家中和办公室中。统一通信策略和UC预算必须通过提供支持高质量体验以及可管理的办公室收益的基础来适应新的现实。

统一通信策略必须同时容纳远程工作者和可能回到办公室的那些雇员。公司在哪里分配他们的UC预算资金？

Nemertes最近对525个最终用户组织进行的全球研究发现，现在有91％以上的人支持在家工作，而大流行之前为63％。现在平均有72％的工人处于偏远地区，比2020年3月之前的比例增加了一倍以上。

对统一沟通策略和预算的影响是深远的。总体而言，有53％进行基准测试的组织预计其2020年和2021年的IT预算将增加，以支持快速转移到家庭工作。另有19％的人表示，尽管他们的整体IT支出将减少，但他们仍计划增加在协作硬件和软件上的支出，以支持家庭工人。

新支出的关键领域包括：

视频会议服务使远程员工可以进行虚拟协作和参与。大约有一半的参与公司表示，自大流行开始以来，他们购买了新的类似SparkleComm的视频会议应用程序。到2020年底，超过28％的人计划更改应用程序或购买新应用程序。

团队协作应用程序使远程工作人员能够从电子邮件转移到基于上下文消息的协作和通信方式，并与其他业务应用程序和UC功能集成在一起。

视频流，内容管理和交付平台可支持创新的内部和面向客户的视频使用，例如培训，广播和远程医疗。

改善最终用户体验的家用设备。例如，高品质的摄像头可以代替或增强内置的网络摄像头，或作为使用缺少摄像头的端点的辅助设备。其他示例包括耳机和免提电话，以实现高质量的语音通信。

物理基础设施，包括桌子，照明和背景幕布，可创建高效的工作空间和一致的图像，以面对客户的SparkleComm视频通话。照明也可以用于改善视频通话中的外观。

只需5个简单的步骤即可设置虚拟CPA办公室

现在来到了有趣的部分：设置您的会计公司进行视频会议。遵循这些步骤，您将可以为客户提供更加愉悦的服务，并为员工提供更加灵活的工作体验。

1.找到适合您的服务并注册

有大量的视频会议平台供您探索。例如，SparkleComm Video允许您从浏览器加入视频通话，而无需下载任何内容，而且我们已经在讨论平台所满足的特定于会计的安全标准。

2.将软件与日历集成

如果新的交流工具为您的流程增加了额外的步骤，那么值得麻烦吗？我们不这么认为。SparkleComm与您选择的日历无缝集成，可以轻松启动并运行。

3.开始安排这些客户会议

查找一种与您的日历配合使用的视频会议软件，因此您可以一键选择将视频会议链接添加到您所做的任何新约会中。例如，在Outlook中将SparkleComm视频会议链接添加到您的电子邮件邀请很简单。

4.在预定时间启动会议

整理好您的电子文档，然后开始会议！请务必与您的亲朋好友分享您的视频，以带给您宾至如归的感觉。使用“共享我的屏幕”功能可引导他们浏览需要审阅的所有财务文件。而且，如果您在SparkleComm视频会议系统上，您将体验高清视频和声音，因此在翻译中不会丢失任何重要内容。

5.寻求反馈

在向客户推出新功能时，重要的是要确保他们像您一样喜欢它。SparkleComm具有与调查应用程序集成的功能，因此您可以使用远程记帐选项找出正在运行的功能以及需要调整的功能。

会计师可以在家工作吗？有了技术，才有可能

在这个充满挑战的时代，我们被迫更加仔细地研究财务状况，客户正在寻找新的方法来使用技术来了解问题，快速响应并与财务顾问进行交流，无论他们身在何处。

SparkleComm视频会议可以为您的客户提供帮助，帮助他们在自己的财务流程中导航，该服务使您与竞争对手区分开来，也使您的会计师感到满意。

4.通过面对面的联系增加信任

讨论客户财务状况的电话可以在某种程度上起作用，但人类是视觉上的生物。最终，我们希望看到并能够与某人面对面交谈。如果您希望为客户提供方便的会计服务，则可能需要包括视频通话选项。

SparkleComm视频会议可以使客户更频繁地看到您的面孔，也可以通过物理呈现客户信息为他们提供更多价值，从而帮助您提高信任度。您和您的客户可以彼此共享演示文稿和屏幕以及笑脸，因此每个人都在同一页面上。

5.长期留住更多客户

随着时代的变迁，保持工作留住客户比以往任何时候都变得越来越重要。为什么？千禧一代和90后是两代人，他们可以毫无困难地摆脱服务不足的公司。您今天为客户创造的生活越容易，他们坚持的可能性就越大。在任何设备上都可以在家中舒适地提供有关他们的税费或其他需求的SparkleComm电视会议选项，这可能是在保留方向上迈出的一大步。

6.提高员工满意度和忠诚度

您是否知道，如果雇员辞职，可能要花6到9个月的薪水才能替换掉他们？类似于人们四处逛逛寻找商品和服务时，今天的人们希望对工作地点感到满意。如果他们不这样做，他们会离开。

为您的会计团队创造更加灵活的工作/生活平衡可能是在保护利润的同时保持最佳和最聪明的一种方法。有了合适的视频会议软件如SparkleComm，您的团队可以在任何地方与彼此及其客户保持联系，以提高工作满意度。如您所知，更快乐的员工通常为更快乐的客户服务。

准备好将您的会计远程了吗？

作为会计专业人士，当您是在家工作的会计师时，您可能已经在考虑客户私人信息的安全性。而且你是对的，当涉及到像金融这样敏感的领域时，几乎所有旧的通信软件都不会使用。

如果您想为客户提供便利和安心，请确保为远程会计团队找到最安全的平台。一种方法是审查该平台，以对其特定于行业的安全标准进行独立审核。例如，SparkleComm平台会定期接受注册会计师协会制定的法规和合规性要求审查。

必要性促使世界重新想象各种领域的工作。由于冠状病毒的大流行，我们从未想到的专业可以做到如此遥遥领先，而且成功了。由于视频会议软件（如SparkleComm）的可用性，医生能够“看”他们的病人并在远处开处方。甚至很多的大型科技公司也开始致力于让其整个团队永久在家工作。

那么，如果您在会计师事务所工作，这对您意味着什么？视频会议不仅是技术和健康的趋势。它也是功能强大的远程工作工具，可帮助您更有效地与新客户和新员工竞争，并抓住他们。

如果您能够适应这一新的常态，那么与那些调整缓慢的会计师事务所相比，您将拥有明显的优势。

在这篇文章中，我们将介绍：

通过视频会议进行计费的6大好处

准备好将您的会计远程了吗？

如何通过5个简单的步骤设置虚拟CPA办公室

通过视频会议进行计费的6大好处

既然我们知道所有类型的企业都可以进行远程处理，那么我们应该问的问题是，远程计费如何使您的企业在 COVID-19期间及以后受益？

也许在过去的几个月中，您已经看到一些在家工作的会计师的短期奖励，并且您想知道是否甚至需要回到传统的办公方式。也许您这段时间一直在使客户对电话感到满意，但是在讨论重要的金钱问题时，每个人都错过了那种更加个人化，面对面的方法。无论带给您什么，以下是视频会议可以为会计师事务所带来收益的一些方法：

1.保留来之不易的收入

过时的流程会增加成本，并随着时间的流逝导致收入损失。借助正确的基于云的类似SparkleComm统一沟通渠道，您可以将所有财务，项目管理工具和客户关系流程集成到一个地方，从而节省了时间和金钱。

2.吸引更多潜在客户

您可以从任何地方通过SparkleComm视频会议吸引客户，而不仅仅是从局限的本地地理位置吸引客户。这为您可能无法单独提供现场服务提供了无限可能。

​ 3.通过满足客户不断变化的期望来保持竞争力

我们生活在体验经济中，人们会根据自己的感觉选择消费的东西，而不仅仅是钱包的感觉。当涉及到人们的财务状况时，无论您身在何处，知道您的身影都是无价的。如果您可以与客户进行安全的远程视频会议，则可以使他们的生活更轻松，感觉更好。

如果您可以轻松地设置定期会议或临时会议来讨论客户的财务需求，安全地来回共享敏感文档，甚至包括可能需要保持联系的其他利益相关者，该怎么办？与仅在现场举行会议的公司相比，所有这些都为您带来了可观的竞争优势。您可以使用SparkleComm视频会议来完成所有这些操作。

• 1. 什么是视频会议？

视频会议是使用电话或Internet技术进行的双向交互式通信，可让不同位置的人们聚在一起开会。视频会议可以像私人办公室中两个人之间的对话（点对点）一样简单，也可以涉及多个站点（多点），而在不同站点的大房间中可以有一个以上的人参加。

基本的视频会议设置有一个摄像头和一个麦克风。来自摄像机的视频和来自麦克风的音频被转换为数字格式，并使用通常称为“编解码器”的编码和解码设备传输到接收位置。

在该接收位置是另一个编解码器设备，它将接收的数字流解码为可以在监视器或电视上看到和听到的形式。同时，来自接收位置的摄像机和麦克风的视频和音频将发送回原始位置。

视频会议可节省旅行时间和金钱。参与者可以看到和听到所有其他参与者，并通过语言和视觉进行交流，从而形成面对面的体验。PowerPoint和其他屏幕图形以及其他相机也是可用的演示选项。通过消除航班准备，机场延误，酒店住宿和所有其他商务旅行的不便，减少了人员停机时间，并提高了生产率。在远程教育中，视频会议为无法旅行或负担不起搬迁到传统校园的学生提供了优质的访问。视频会议也可以通过多种方式进行录制和提供，例如DVD，流视频。除远程教育外，其他应用还包括会议，论文和论文答辩等。

如果您不知道如何选择，可以先免费试用SparkleComm视频会议。

• 2.视频会议的好处？

人们在以下情况下使用视频会议：

需要进行实时对话；
视觉信息是对话的重要组成部分；
对话双方不能实际到达同一地点；
旅行的费用或时间是一个考虑因素。
视频会议如何使校园内的人们受益的示例：

客座讲师应邀从另一所机构上课。
研究人员定期与其他机构的同事合作。
另一所大学的论文答辩。
来自校园不同部分的管理员需要就诸如校园战略计划之类的管理员问题进行协作。

• 3.视频会议的礼节

  等待几分钟以设置和关闭视频会议。 遵守时间限制。 切记在不讲话时将麦克风静音。 轮流讲话，并留出时间进行音频延迟。 如果未将麦克风静音，请注意可能引起的音频干扰-咳嗽，纸张打乱，空调装置，笔记本电脑和投影仪风扇，电话铃声等。

  • 4.需要考虑哪些环境问题？

使用SparkleComm视频会议软件时，您应该考虑这些：

服装：

纯色最好。相机上忙碌的衣服会模糊。更简单的模式有助于视频压缩。

灯光：

想想“电视演播室的灯光”。最好使用柔和的白色前灯。标准的头顶灯会投射阴影。相机无法在弱光下正确对焦。

回落：

没有硬线或复杂的图案。
可以使用干擦板，但要注意眩光。
纯色较深是理想的。
避免使用红色背景，因为它们可能很难在查看站点上使用。
给观众一件事要专注-您。
好主意-使用标牌指示您的位置

音频设置：

使麦克风远离扬声器所在的位置。这可能会导致音频环回。
提前测试音频电平。进行测试通话。使用视频会议系统的内置功能进行测试。
确保麦克风远离无关的噪声源：空调，笔记本电脑/投影仪风扇。
可能需要添加回声消除硬件。由于会议系统在处理音频方面变得越来越好，因此这种情况不太常见。

大型会议室注意事项：

放置摄像机以查看主要讲话者和听众。
可能要添加其他相机。
考虑投资购买优质照明。
在特别大的房间中，用麦克风指定进行问答的位置。
避免过度摇摄相机。使用端点“预设”。