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每个成功企业的关键是沟通。在过去，这是一个非常敏感的话题，人们必须做出真正的牺牲，以便与他们的团队互动。如今，技术进步使事情变得更加容易。只需一台设备，一个专门的程序（如SparkleComm ）和良好的互联网连接，我们就可以与我们的团队进行实时会面，无论他们的实际位置如何。

虚拟会议也是一种通信，因为所有的参与者被远程访问，它是一个非常有效的形式，而不会要求在同一个地方实际存在。许多企业家已经看到了虚拟会议的优势，他们开始将其作为默认的沟通方式。与任何其他形式的会议一样，虚拟会议取决于一系列因素。如果适用，这些因素将确保会议的成功，每位服务员都应充分了解其目的。

接下来我们将介绍虚拟会议的最佳实践，我们将让您了解如何改进这些实践。

1）计划你的议程

虚拟会议的主要目的是节省时间。有了它，您无需在特定位置收集所有团队，您可以在几秒钟内连接到他们。尽管如此，如果您希望提高效率并开展成功的会议，建议在会议开始之前准备会议的主要议题。一个非常好的方法是将整个会议分成几个较小的会议，并给每个会议一个目的。为任何一个会议选择某个主题和目标，并确保坚持这些主题。如果您的时间紧迫，请确保设置误差范围，因为某些主题可能需要比您计划的更多时间。

2）使用所有可用工具

虚拟团队会议最佳实践之一是您拥有大量可用工具。借助loogear SparkleComm等完善的会议软件，您可以访问各种功能，从而提高会议质量。花点时间学习如何掌握这些，因为它们将使您的工作变得更加容易。例如，loogear SparkleComm具有非常专业的屏幕共享功能，允许您显示实时图表，表格或任何其他形式的视觉材料。这可以影响会议的结果，它可以使参与者更多地参与并更多地了解辩论的主题。

实践您的计划，这样您和您的团队就可以继续做自己的事，并做好即使在压力下也需要做的事情。尝试尽快从被动转为主动。

这使您可以在团队处理您已知的事情时检查问题。您可以专注于如何处理客户和供应商为您提供的信息，而不是花时间了解哪里出问题了。

危机或紧急情况下的统一通信

通过提供一个大规模执行危机准备策略的集中系统，SparkleComm统一通信在危机或紧急情况下非常有用。由于您的通信已经在云中，因此您和您的客户仍然可以访问您的电话系统，电子邮件，消息等。

您还可以使用UC系统大规模执行通信策略。就像21世纪的电话树一样，您可以与关键员工联系，共同制定计划并采取行动。

您还可以通过任何渠道与客户取得联系，以传达关于发生了什么，他们可以期待什么以及您正在做些什么的关键信息。这有助于确保您在危机面前摆脱困境，随时准备回应任何问题。

你现在能做什么

没有人想要考虑最糟糕的情况，但是花时间提前制定计划可能意味着保持开放和永久关闭之间的区别。通过将您公司的所有通信集中在云端，UC可以帮助您与客户和员工保持联系并度过难关。

• 联系您的UC服务商，以简化您的通信。
• 使用UC来提高您对客户的响应能力。
• 事先为可能出错的任何事情制定计划，并与团队一起练习。
• 随着危机的发展，为您的团队和客户设定期望。

在发生危机或紧急情况时，许多小企业没有足够的计划来应对他们应该做的事情。这就是为什么在最坏的情况下，没有灾难恢复计划的大多数中小企业再也不会重新站起。

从对您的业务至关重要的人开始：您的客户。您需要制定计划以保持联系，并在危机或紧急情况下为客户提供服务。为您的小型企业实施统一通信（UC）可以帮助您保持联系，即使最坏的情况发生。

什么是统一通信？

如今，转变客户体验的重点在于满足客户的需求，无论是通过电话，电子邮件，短信还是Facebook Messenger或WhatsApp等消息应用程序。我们的目标是尽可能使客户体验尽可能无缝，消除与客户服务互动的摩擦，让您轻松与您取得联系并保持最新状态。

在紧急情况下保持业务运营至关重要。将UC视为紧急情况下通信的“瑞士军刀”。当沟通最重要时，它会将各种工具放在您的指尖，将您的每个组织的沟通渠道集中在一个平台上。

比如SparkleComm统一通信平台，您无需梳理电子邮件，短信，语音邮件和聊天应用程序，就可以在需要时查找关键信息。 SparkleComm还简化了您在旅途中与您取得联系的过程，无缝重新路由呼叫，以便客户或同事不必尝试多个号码与您联系。

Waffle House危机标准

联邦紧急事务管理局（FEMA）在尝试确定灾难的严重程度时使用了一个有趣的指标：当地华夫饼屋正在使用哪个菜单。虽然“华夫饼屋指数”听起来像是衡量危机的一种令人困惑的方式，但它证明了他们的灾难准备工作的详细程度。

保持开放是Waffle House品牌的重要组成部分，其中包括飓风，洪水，停电或任何其他危机之后。因为它对于他们的身份非常重要，所以如果他们没有电或自来水或者供应有限，他们会对他们可以服务的东西进行大量的规划。

华夫饼屋指数说明危机准备的一个关键概念：你需要做好准备。知道什么可能出错，并制定计划。我们不只是在谈论自然灾害，例如，数据泄露，公关失误或服务中断也是如此。

3.获得新人才

较小的农村学校系统面临的最大挑战之一是吸引能够涵盖更多专业主题的教师，尤其是数学，科学和技术专业。对于这些学区而言，寻找合格的教师可以弥补他们可能缺少的东西，并为学生提供了解这些知识的途径。

通过使用SparkleComm视频会议，意味着您可以不选择通常的招聘途径，就能找到一个非常适合的教授课程，不必担心为了亲自到那里要去确定他们是否离学校足够近。

4.使示范更好

大多数课程中的演示，无论是数学，化学还是英语，课程计划的关键往往是最有趣的！（想想化学课上的那些爆炸）

视频会议和高清摄像机等技术意味着您可以捕获高分辨率的演示并根据需要进行分享。使示范更好，并确保学生都能跟上。

5.改善可访问性

视频会议资源也为那些可能难以跟上课堂作业的学生开辟了新的途径。有些人可能无法参加正常的课程，无论是疾病，残疾还是家庭情况，原因有很多。无论如何，帮助这些学生跟上他们的课程是非常有价值的，采用SparkleComm视频会议解决方案可以确保您的学区可以继续为他们提供优质的教育。

你现在能做什么

随着教师填补职位变得越来越难，技术（特别是视频会议）在K-12教育中的作用将变得比以往任何时候都更加重要。利用视频意味着与学生更有价值的面对面时间，为他们提供实现最佳学习成果所需的个人关注。

该技术还使您能够以最小的努力捕获和发布课程，或以新的方式展示课堂演示。您可以扩大招聘人数，找到最适合工作的人选，而不是最方便的候选人。对于无法上课的学生，视频会议是保持他们接受教育的有效方式。

• 使用视频会议为学生提供与教师一对一的宝贵交流。
• 轻松记录课程，以帮助学生赶上。
• 扩大您的招聘人员，为正确的科目找到合适的教师。
• 以新的方式展示课堂演示。
• 接触无法上学的学生并让他们参与进来。

互联网协议语音SparkleComm（VoIP）是企业最具权力的解决方案之一。通过在经济实惠且质量丰富的网络上连接各种节点，可以大大提高运营和利润。

但这仍远不及SparkleComm VoIP为企业带来的实际潜力。 VoIP可以与许多业务应用程序集成，以简化复杂的流程。

为什么商业应用需要与SparkleComm VoIP系统集成

首先，良好的业务形式需要即时信息共享媒介以及可靠的口头交流。 而SparkleComm VoIP足以满足口头沟通需求，但现代商业实践中的信息共享需要更多。各种应用程序，如CRM，办公套件，会计应用程序等，共同形成准确和更新的信息。将不同的业务应用程序与SparkleComm VoIP系统集成将自动执行不同的任务，以节省时间并减少可能由人形操作引起的错误的机会。

各种商业应用及其与SparkleComm VoIP的集成

不同的业务应用程序提供各种解决方案。因此，它们与SparkleComm VoIP系统的集成提供了不同的好处。以下是与SparkleComm VoIP集成兼容的各种类型的应用程序：

1.客户关系管理（CRM） 客户关系管理（CRM）软件可能是所有规模企业中使用最多的应用程序。 CRM维护客户的有组织数据。对于采用VoIP系统与客户进行通信的企业而言，与CRM的集成使代理商能够始终处于运营之上。 CRM与SparkleComm VoIP集成的一些好处：

代理商更了解客户端详细信息并更负责任地为他们服务

根据客户问题，可以在拨号程序中安排回调和提醒

代理可以在CRM中添加客户端发出的请求并将其分配给相关部门

适用于SparkleComm VoIP系统集成的流行CRM： 销售队伍 Zoho CRM Microsoft Dynamics 树液

2.营销工具 在营销方面，SparkleComm VoIP可以支持入站和出站工作。它与营销软件的集成为代理商及其经理提供了便利的世界。方法如下：

可以轻松设置和跟踪广告系列

可以自动上传潜在客户详细信息及其状态

代理性能可实时跟踪

适用于SparkleComm VoIP系统集成的流行营销工具： MailChimp 社交媒体（Twitter，FB，LinkedIn等） Hubspot

由于SparkleComm采用开放式结构，可以灵活的集成应用。帮助你实现工作中的无缝对接。通过与SparkleComm VoIP相集成应用程序产生更好的商业合作，能大大提高企业生产力。

4.无需预约

当您对某一个项目有新的和重要的想法，这将有利于您希望立即合作的公司。但如果您计划在董事会会议室中这样做，您可能需要提前预订，有时甚至提前两周预订，这会让事情变得困难并且浪费时间。

然而，视频会议室是一个小空间，公司的管理层一般在他们的办公室里建造了许多这样的可以开展视频会议房间，因此您总能找到至少一个可以与您的团队成员即兴会面的房间。

5.减轻压力

当员工有时候对一个项目想要临时的进行交流时，一个装备合理的视频会议软件被证明是正确工具，如SparkleComm视频会议软件。当小团体聚集在一起进行项目时，他们通常会被分成团队。由于它们不受空间的限制以及它们所创造的友好和温暖，它们使得环境无压力，因此成员更容易自由地进行头脑风暴。

6.少花钱多办事

视频会议房间采用更灵活的方式，这里的工作在一个不太正式的环境中完成，因此与具有完整企业氛围的大型会议室非常不同。这使得这些房间对那些寻求完美合作的人非常有吸引力。

虽然小会议室房间有悠闲的风格，而且体积很小，但不要认为它们的功能很简单并且设备也不完整。这些小空间非常适合举行严肃的销售演示，网络研讨会，面试，当然还有最常用的视频会议。

由于它们的小尺寸，它们也是预算友好的。它们的成本远远低于安装和装备普通会议室所需的成本，但它们的效率要高得多。在这样的房间里选择使用SparkleComm会议软件是非常合适的，节省了空间，并且可以全方位的像视频会议那头的参会者展示最佳的视听效果。

SparkleComm统一通信平台是每个企业的完美解决方案，可以以更低的成本实现更高的生产率。最好在工作区的交叉点建立这样的房间开展视频会议，以便员工在需要时更容易快速协作。

如果您的办公室有很多未使用的空间，您可以将它们转换成多个小型的会议室，方便开展视频会议与出差人员或者外地的客户保持一个紧密的联系，它们只会证明是有益的。

事实上，许多公司搬家都是为了建造更多的会议室，因此您可以很好地了解它们对企业的生产力和效益。所以不要浪费时间，立即建造视频会议的房间，享受他们提供的各种优势。

现在让我们来看一些用于录制多方电话会议的小工具和技术。多方电话会议是指在不同位置有多个演示者的电话会议。

录制多方电话会议时可以使用麦克风，但可能会有点复杂。您必须在所有不同位置设置麦克风，以单独记录所有演示者。然后你必须使用音频编辑软件拍摄这些录音并将它们粘贴在一起。结果将是高质量的录音，但需要相当多的时间和精力。

记录多方电话会议的最常用方法是使用称为电话录音控制的简单电话适配器，该电话录音控制器从电话呼叫中捕获音频并将其路由到盒式录音机，数字录音机或直接进入计算机。以下是电话适配器的工作原理：

1.将电话线从墙上插入适配器

2.将手机插入适配器的另一侧

3.将适配器的音频输出线插入录音机，数字录音机或计算机 使用电话适配器录制多方电话会议的好处是适配器本身价格便宜（约15至20美元）并且易于设置。

数字混合是一种小型音频混音器，专为电话交谈而设计。它有用于电话线和拨号盘的插孔，用于调节音频电平，使录制的电话对话听起来自然而平衡。

正如我们在前面的介绍中提到的，记录多方电话会议的最常见方式可能还是选择适合您的电话会议服务，如劳格科技的SparkleComm。SparkleComm电话会议解决方案允许主持人按下他的电话上的键以开始记录对话。您也可以选择默认录制所有通话。录制的呼叫将在电话会议系统中保留指定的天数，或者可以通过电子邮件发送给主持人和/或参与者，如WAV或MP3等数字音频文件。

至于记录电话会议的未来，越来越多的人开始转向廉价或免费的VoIP电话会议录音解决方案，如劳格科技的SparkleComm，采用灵活的分层架构方式，提供多重定制化方案，它不光有丰富的会议控制功能，还有会议录制功能，即音频的录制和文本的录制。最重要的是会议所有通讯均会加密传输，加密分多个层面：控制信号采用基于SIP的TLS通道传输；语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。所以劳格SparkleComm也是一款安全性极高的电话会议解决方案。

在本节中，我们将解释如何使用数字设备和计算机录制电话会议。

数字录音是将模拟声波转换为计算机理解的1和0的过程。用于录制电话会议的最简单的数字设备是小型手持式数字录音机。这些小工具的外观感觉与普通的迷你盒式磁带录音机相似，只不过它们可以在小型内置闪存卡上录制数百小时的数字音频。手持式数字录音机具有内置麦克风，但大多数都包含一个用于连接外部麦克风的插孔，以获得更好的音质。用于记录电话会议的数字录音机的优点是它们可以通过USB直接连接到计算机以进行上载或进一步编辑。

要在没有手持式数字录音机的情况下录制电话会议，您需要拥有三件东西：

一个麦克风

一张声卡

音频编辑软件

一个电话会议软件（如SparkleComm）

大多数台式计算机和笔记本电脑都有内置麦克风用于捕获音频，但是对于录制电话会议，您可能希望拥有与PC兼容的外部麦克风。大多数现代麦克风都可用于模拟和数字（基于计算机）录制。有许多麦克风可以直接插入计算机的标准USB端口。其他人使用1/8“插头连接到计算机声卡上的线路输入或麦克风插孔。

声卡是另一种数字录音设备，是大多数台式机和笔记本电脑的标准配置。声卡负责在模拟信号和数字数据之间来回转换音频。声卡还包含自己的小处理器和内存，因此计算机的主CPU不需要做很多额外的工作来处理传入的音频或播放传出的音频。

音频编辑软件是一种允许用户以数字方式记录和操纵音频的计算机程序。音频编辑软件功能丰富，价格昂贵，如Avid Pro Tools，或简化和免费，如开源程序Audacity。音频编辑软件允许您：

录制到不同的曲目并以数字方式调整曲目级别

通过以数字格式录制，“数字化”磁带，黑胶唱片和现场表演

剪切，粘贴和删除音频块

在不改变音高的情况下改变录音的速度

消除静电，嘶嘶声和外来噪音

导出为WAV，MP3，AIFF或其他音频文件格式

音频编辑软件对于录制电话会议非常有用，因为您可以缩短长时间通话，只保存最重要的时刻。或者，您可以清理在不太理想的情况下制作的录音，例如拥挤的会议室。音频编辑软件对于准备刻录到CD以用于存档目的的音频文件也是必不可少的。

电话会议软件现在也是大多数人采用的形式，例如劳格SparkleComm电话会议系统，其会议支持后台录音，后台录音可以全程混合录音，即所有人在会议中的发言录制在一个轨道中。也支持参与者分时分别录音，参与者可以实时回放错过的发言，也可以随时回放指定人员指定单条发言记录。SparkleComm会议录音均采用加密存储在后台，非授权情况下参与者无法导出转发。

2.使与会者感到即时连接

大多数人在视频会议方面都喜欢小型会议室，因为它让他们感觉很封闭并与其他会员保持联系，他们可以享受更好的交谈，并且参会者的注意力也会高度集中。

为了让您的远程团队成员保持联系，请确保您使用带有广角摄像头和大型电视屏幕的视频设备，以便那些没有实际出现在房间内的人能够立即感觉到它们实际上是在那里。

如果有事不能及时参加会议的人，SparkleComm的视频会议还具有会后录制的功能，将参会者的发言录制到同一轨道中，事后可供没有参加会议或者想继续深入讨论某一问题时回放视频。

3.具有成本效益

如果您计划在大型会议室中举行视频会议，则必须相应地安装设备。您安装的摄像机必须非常灵敏，并且具有良好的缩放功能，以便能够正确显示参加视频会议的与会者，而且所有这些都不便宜。

但是，如果你选择一个会议室，情况会有很大不同。由于可用空间小，所以设备所需的成本也较少。您将不必投资于昂贵的系统，而是获得更便宜的系统。

这也是企业可以在办公空间轻松购买多个会议室的原因之一。在一个小型的会议室中，您不需要具有15倍变焦的超高分辨率相机，您可以使用提供清晰和清晰图像的优质视频。

在这里推荐使用SparkleComm统一通信平台，无论是大型会议室还是小型会议室，SparkleComm都能很好节约成本，并且支持屏幕、文档共享，而且允许多人同时在线参加视频会议。

麦克风有两种基本类型：多向和单向。多向麦克风具有“多重拾音模式”，这意味着它们可以同时录制来自几个不同方向的声音。单向麦克风仅从麦克风头部前方的区域拾取声音。一种流行的单向麦克风是小型领夹式或轻型麦克风，可以夹在衬衫的翻领上。

单向麦克风对于一对多的电话会议非常有用，因为只有一个演示者。为了避免使用调音台进行太多的电话会议，你可以购买一个多向桌面麦克风来同时录制许多演示者。

甚至还有专为大型会议室设计的专业会议麦克风。这些麦克风被编程为自动调节电平并增强人类语音的共同频率。几个桌面麦克风也可以“菊花链式”连接在一起，以延伸很长的会议桌。

要使用麦克风录制电话会议，您还需要将麦克风或调音台插入磁带录音机或数字录音设备。

录音提示

麦克风位置：如果使用单向麦克风或耳机，请确保它位于嘴侧或稍微靠近嘴侧，以避免硬辅音，嘶嘶声“s”声和呼吸声。

位置：选择一个小房间，最好是隔热或地毯墙。

公司：与演示者在同一个房间内没有太多人。这将减少打喷嚏，咳嗽或说话等外来噪音。

电话线：尽管VoIP电话和手机与传统电话线相比具有许多优势，但没有什么能满足有线固定电话的通话质量和一致性。而劳格的SparkleComm也许就是一个特例，SparkleComm电话会议作为统一通讯平台的组成部分，原生整合SparkleComm的语音通话功能。其语音质量继承SparkleComm的高品质语音质量，让参与者犹如亲临现场。

静音：确保电话会议中的所有其他电话线都与演示者不同。