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您是否确信要为您的业务切换到云通信？

基于云的SparkleComm统一通信服务提供了一些铜线电话无法提供的功能。以下是您要寻找的一些最重要的功能：

1.自动值班员

自动话务员接听呼叫到您的联系中心。也称为交互式语音响应（IVR）或数字接收器。有了此功能，您就不需要真实的接待员来接听电话。相反，您可以自动打招呼给客户。此预先录制的消息可以：

告诉他们估计的等待时间
询问他们需要与之交谈的部门
中继键信息，例如营业时间
大多数云通信软件包都包括自动助理。这是改善客户体验的最佳方法。那是因为它可以使您的来电者保持最新状态，同时将他们的呼叫路由到最相关的人。

2.高清语音质量

一些企业担心云VoIP系统不如传统座机可靠。由于数据是通过无线方式提交的，因此它们更容易出现低质量的连接。实际上，企业VoIP提供商更能提供高清语音质量。您的连接声音质量是传统蜂窝电话的两倍。这意味着您听起来就像和呼叫者在同一个房间，即使您身处世界的对立面。最好的是您可以记录高清通话以进行内部培训，与沉闷的录音说再见。

3.统一通信

统一通信程序包与电话系统一起包括其他通信工具。 （有时称为UCaaS：统一通信即服务。）这些额外的设备通常由VoIP驱动，并且可以包括：电话会议、语音信箱、即时消息、语音电话、视频会议等...

而大多数云通信电话系统都不标配此功能。您通常需要为UCaaS软件包支付额外费用。这是因为额外的设备（例如传真机和台式电话）需要更长的设置时间。

4.即时通讯（IM）

您可能已经在使用个人电话的即时消息功能。例如，iPhone具有iMessage应用程序。 iMessage应用程序通过Internet而不是通过蜂窝连接发送文本样式的消息。SparkleComm统一通信提供此功能，您可以通过Internet连接将即时消息发送给同事或员工。您的互联网连接是企业通信的理想选择，特别是在您有远程团队的情况下。员工在远程位置可能没有牢固的蜂窝连接。但是，只要他们有WiFi，您就可以向他们发送消息。据调查数据显示，与聊天相比，员工发短信的可能性更高，

因此，请检查您的云通信服务提供商是否提供此功能。企业正倾向于使用现代技术进行协作。

回顾一下，以下是报告中的一些关键统计数据：

87％的人每周至少在工作中使用手机进行一次通信。
60％的人由于沟通问题每月至少面临一次危机。
59％的人在工作中至少使用三种设备。

这些统计数据表明了业务通信中的一种新现实–在这种情况下，业务通信的风险比以往任何时候都要高。

最值得注意的要点：

SparkleComm统一通信提供商解决了最主要的通信问题。 客户对商务沟通的期望比以往更高。 沟通现在比以往任何时候都更具差异化–由于沟通问题，越来越多的客户离开公司。

最好的企业将依靠新的常用沟通渠道（例如文本）来更有效地与客户和队友进行沟通。此外，他们将为远程团队提供工具，使他们可以随意与笔记本电脑，移动设备或台式电话进行通信。最后，他们将在内部协商客户和员工在相互连接时喜欢使用的首选沟通渠道。不足为奇的是，像SparkleComm统一通信这样的云通信正在接管企业语音行业。随着越来越多的公司适应市场需求，预计这种趋势将继续持续下去。

商业交流在不断发展，固定电话的使用率正在下降，而固定电话还停留在几十年前的设备。如今，人们越来越多地使用短信，实时聊天或AI聊天机器人与客户进行交流。对于企业，企业业务工作模式也在发生变化，我们越来越发现以下内容：

远程工作
通过多种类型的设备进行通讯
使用允许内部和外部协作的工具

仅采用和使用所有这些新技术是不够的，这些技术需要无缝地适合您的工作模式。

这对商务通信软件市场意味着什么？

商业通信的未来并不属于传统的电信巨头，基于云的统一通信正在迫使这些电信巨头转移到云通信。而且，诸如电信、移动这样的业务沟通领域的领导者正在吞噬现代员工的需求。它们越来越具有移动性，分布式和技术能力，同时这标志着通信行业向云通信迈进的重大转变。

调查数据证明：

商业专业人员使用Office套件应用程序与客户进行沟通的可能性要高出2.5倍。诸如Microsoft 365或G-Suite之类的工具比诸如Avaya和Shoretel之类的传统商务电话提供商更受欢迎。

该研究于2019年夏季进行。该研究对来自各个行业的1000多名商业专业人员进行了调查。

云VoIP（IP语音）系统通过使用Internet进行呼叫来工作。也称为“托管VoIP”或“托管PBX”（专用分支交换机）。

那是因为用于拨打电话的设备托管在其他地方。您的员工可以在工作场所使用VoIP设备，例如：

硬件：台式电话或无线耳机 
软体：具备[VoIP][5]软体的智慧型手机或桌上型电脑

但是数据中心通常在您的办公室外部，通常由您的云VoIP提供商提供。您可以随时访问此云存储的数据。您无需致电固定电话提供商，就可以等待他们安装（或维护）您的铜线设备。相反，您也可以登录在线帐户并管理公司的电话系统。

公司为什么要放弃本地系统而转向云？企业不仅安装成本更低，而且还能使用云电话系统，并且云通信工具更适合现代员工工作模式，商业通信状况研究报告的数据证明了这一点。

以下是一些主要发现，以及它们与传统电信巨头在业务通信方面的消亡有关：

38％的公司拥有越来越多的远程员工

公司雇用越来越多的远程员工的趋势正在增长。研究发现，销售和支持团队正在通过云通信平台进行音频或视频通话，因为与传统的语音线路相比，它更简单。用户所需要做的就是连接到互联网的设备和兼容的应用程序。（例如，您可以使用智能手机上的VoIP应用程序使用云VoIP技术拨打电话。）

而这对于偏远的现代劳动力非常有用，分布式团队实际上没有选择与传统台式电话进行通信，这没有任何意义。但是云通信解决了这个问题。使用SparkleComm VoIP电话，远程工作人员只需要在其设备上访问互联网即可拨打电话。这为他们提供了一种快速简便的沟通方式，并确保一切顺利。

88％的人每周至少工作一次使用移动设备

谈到移动设备，大多数人经常使用移动设备进行工作，当然，他们仍在使用其他技术（例如传统电话机）进行工作。但是随着移动设备使用量的增加，云通信提供商提供了一种简便的方法，可以在他们要使用的设备上进行通信。

像SparkleComm VoIP这样的提供商都具有适用于多种智能手机的兼容应用程序。因此，无论您的团队在哪里，您都仍然可以在他们的手机上接他们。

59％的员工在工作中使用三种设备

每周都会涌现出许多新工具。员工不堪重负的项目管理工具，电子邮件和语音信箱。信息难统一集中，所以很难跟踪。这可能就是为什么60％的业务专业人员每月至少遇到一次危机的原因。或者为什么三分之一的受访者失去了客户，这两种灾难都应归咎于沟通问题。

但是，SparkleComm VoIP系统使用一个空间来记录通信。您将不需要使分别用两个平台来致电和发短信给客户。您的SparkleCommVoIP系统可以处理这两种情况，从而减少了购买两种软件的费用。

如果您是在远程位置工作，那么显然要担心网络安全。众所周知，远程工作的概念根本不是新概念，毫无疑问，如果将比率与过去几年进行比较，则图形比率将发生巨大变化。这都是因为新冠病毒的大流行，所以，在家工作的指数呈直线增长。

经过一段时间后，企业通过启用远程工作环境恢复了服务。在家办公的情况下，从远程位置访问公司的数据库非常冒险，因为许多攻击者不断尝试窃取业务数据。商业数据库包含敏感信息，只允许少数人访问它们，但是COVID情况对企业来说别无选择，因为需要每个员工从远程位置访问数据库以执行其工作。

远程工作面临许多隐私挑战；因此，我们列出了一些重要的网络安全提示，可以为您和所有其他商业社区提供帮助。

1.安装防病毒软件

安全是任何企业或组织的主要关注点。因此，他们使用各种方法和高级工具来维护安全层。通常，企业会安装功能强大的安全解决方案，禁止下载各种应用程序，还限制垃圾邮件网站以保护计算机免受病毒侵害。

在家工作时，要保持这种安全级别并不容易，因此需要安全工作。您的计算机包含许多重要的业务数据，因此您不能让它处于易受攻击的状态。为防止这种威胁，您应该在计算机系统中安装可靠的防病毒解决方案。防病毒软件降低了损坏系统的风险，并减少了数据泄露的机会。

2.定期更新系统

系统更新为您的设备增加了新功能，消除了出现漏洞的可能性，并保护了数据免遭未经授权的访问。始终确保您使用的是最新版本的操作系统。这将有助于提高设备的系统性能和安全性。要了解系统更新，可以在笔记本电脑，移动设备，计算机或平板电脑上设置提醒。另外，您还可以为Web浏览器和其他应用程序配置自动更新。

3.保护您的网络

当您在家工作时，网络安全就会引起关注。开始工作之前，请确保您的网络已使用强密码加密。此外，建议您更改路由器的默认密码，因为攻击者很容易访问设备并获取通过路由器发送的数据。

此外，使用VPN进行敏感工作可确保私有网络，并为您提供防范安全威胁的保障。基本上，VPN提供了安全的隧道来传递信息。此外，它有助于维护数据完整性和安全性。

4.警惕网络钓鱼电子邮件

随着COVID情况增加了远程工作的速度，许多垃圾邮件发送者正试图以远程员工为目标来访问其个人信息。未知的电子邮件地址，错误的语法是网络钓鱼电子邮件的标志。在不验证电子邮件地址的情况下，切勿单击任何链接。另外，切勿共享您的信息或登录凭据以访问任何垃圾邮件页面。仿冒电子邮件是窃取敏感数据的最简单方法。

通常，网络钓鱼电子邮件包含与促销业务报价，产品交易有关的信息，但是在每封电子邮件中，它们都会粘贴一个链接，表明您必须单击以将其检出。这些链接是垃圾邮件或恶意软件攻击的主要来源。只要您单击这些链接，它就会将恶意软件安装到您的计算机上，并立即侵犯您的数据隐私。

5.使用强密码

在谈论最普遍的安全风险时，每个人都指出弱密码。黑客可以轻松地进入您的在线帐户，尤其是当您对密码黑客一无所知时。密码的简单组合会增加数据泄露的可能性，并使您的系统容易受到数据黑客的攻击。始终确保您使用的密码是由字母，数字，特殊字符组成的并且长度较长的强密码组合。另外，如果您为不同的帐户设置唯一的密码，那将是很好的。

保护密码的另一种方法是通过确保两步验证。它将帮助您在社交或网络帐户中增加另一层安全保护。每当有人尝试登录您的帐户时，要求他们通过输入一些代码或回答帐户持有人预先定义的特定问题来验证身份。

6.设置防火墙

基本上，防火墙是一种网络隐私系统，可以根据预定义的设置来控制和监视传入和传出的流量。 防火墙在受信任和不受信任的网络之间建立了屏障，并限制了病毒进入您的计算机系统。在家工作使您的工作生活变得灵活，但同时又增加了网络威胁的可能性。 因此，您应该了解保护计算机系统的各种网络方法。

除了以上几条安全提示，你还需要一个安全可靠的通信协作环境来连接你和远程工作人员的距离，部门与部门之间关系的融洽，员工与客户之间贴心的问候，上司与下属之间任务的传达都能依靠SparkleComm统一通信来实现，无论是视频会议、电话会议、即时消息等。

SparkleComm统一通信更能确保您的数据安全和员工安全，随着COVID大流行影响世界，大多数企业都在提供远程工作环境以确保员工安全。 采取这种安全的沟通方法以保护数据免受网络威胁至关重要。维护安全的同时还能高效地工作。

1.如何为您的企业设置SparkleComm VoIP电话系统。

作为繁忙的企业所有者（或负责实施新VoIP电话的工作人员），您会发现设置企业SparkleComm VoIP电话系统仅需一点时间。

简化您的办公室电话硬件。

企业转移到SparkleComm VoIP电话系统时注意到的差异之一是减少本地设备。传统的商务电话系统需要安装大型壁挂式固定装置，然后进行升级和IT服务。或者，对于SparkleComm VoIP电话系统，硬件通常由一个或两个紧凑的插件组成。

另外，将电话切换到SparkleComm VoIP时，您可以使用设备选项。您可以继续使用现有的模拟或数字台式电话。但是，如果您想升级台式电话，则可以购买IP电话。

根据用户的需求，也许您需要一捆无绳电话，以便员工在工作时可以随身携带。您的接待员是否需要专门的部门来完美无瑕地拨打现场电话？

过渡到新的电话系统是重要的一步，包括关闭现有的台式电话。与您的员工讨论新的SparkleComm VoIP电话的需求。接待员的电话需求很可能会与销售助理的电话需求有所不同。

台式电话和入门工具包到货后，您将按照一些简单的步骤进行设置。包括了：

将您的基站（平板电脑大小的路由器，用于整理语音数据和流量以确保清晰，可靠的呼叫）连接到手机。 插入无线扩展（插入常规电源插座）以将模拟和数字电话连接到互联网。 获取24/7客户支持。 每当您转用新技术时，都会出现问题。请务必致电服务提供商并获得所需的帮助，这一点很重要。

无论您对初始设置有疑问还是需要澄清帐单，您的专职支持人员将：

引导您完成所有需要采取的步骤，解决您的问题，确保您对服务表示满意。

保留您现有的电话号码。

您的电话号码是您的企业生命线。您的客户依赖于能够以最小的努力给您打电话。保留您的电话号码可以无缝过渡到SparkleComm VoIP电话系统。插入电话后，您就可以拨打和接听电话了。无需更改名片，信笺和网站联系信息。无需担心客户会收到不再服务的消息。

想要让现有服务变得更加轻松！让SparkleComm VoIP承担繁重的工作，并为你移植您现有的电话号码。

2 VoIP系统的优点是什么？

设置新的商务电话后，您可以享受互联网电话系统附带的好处。

给人留下深刻的第一印象。

客户如何看待您的业务通常取决于他们最初的电话互动。他们在打电话时会听到带有易于遵循的指示的欢迎消息，还是会立即被保留？

无论您的企业是两名员工还是两百名员工，借助SparkleComm VoIP电话系统，您的小型企业都将听起来更专业，更强大。

此外，您的超级关联客户将欣赏您的品牌具有技术能力，并且您的交流与他们期望的闪电般快速的服务保持一致（建议阅读的书为“统一交流即服务”页面）。

享受出色的通话质量。

由于IP电话技术的进步和互联网速度的提高，VoIP通话质量自断断续续和掉线初期就已经走了很长一段路。只要您拥有快速的互联网连接，您的电话就能提供您所需的通话质量。

例如，一家录音棚需要一个新的VoIP系统。考虑到他们的工作范围，出色的通话质量至关重要。设置好之后，他们很快发现，通过可靠的互联网连接，他们可以用录音室质量的声音进行客户电话会议。

专家提示

可靠，清晰的通话质量要求快速的互联网连接。在为企业承诺VoIP服务之前，您需要检查Internet服务的速度和安全性。与您的VoIP服务提供商联系，以获得一致的通话质量所需的Internet带宽。

使用SparkleComm VoIP电话系统的小型企业享受更多节省。享受降低的电话费用。这对于希望切换到VoIP系统的企业来说，较低的价格可能是最吸引人的好处。

如果您在公司中使用座机电话系统，则（从电话帐单中）您会了解此费用的重要性-设置费用（如果您要开设新办公室），每月费用和每行费用很快就会增加向上。

另外，如果您要添加对讲机或呼叫排队之类的功能，则需要雇用IT专业人员来升级和维护系统。

通过呼叫者洞察分析提高生产力。

收集和分析业务数据是监视和改善业务的一项基本功能（有关VoIP基本知识的更多信息）。SparkleComm VoIP电话通话记录可以提供有用的通信见解，以帮助您：

改善客户体验：客户在等待合适的人之前等待了多长时间？他们必须完成多少步骤？他们在与某人交谈之前是否结束了通话？

向员工提供宝贵的反馈意见：员工是否必须将客户电话转发给更有资格的人员或其他部门？通话时间和频率是否表明总体客户满意度？

与您的远程团队联系：在企业中，员工更经常散布。您可能在其他城市/地区设有办事处，经常出差的工作人员或从未亲自见过的远程工作者。

SparkleComm VoIP电话系统将为您提供与员工进行轻松交流所需的工具，无论他们身在何处。

最有效的沟通方式：无论您是要组织团队电话还是快速发送短信，您的SparkleComm VoIP电话服务都将为您提供保持联系所需的灵活性。

将所有人聚集在一个地方：将长距离协作作为开展业务的正常部分。您可以快速设置电话会议。呼叫者会获得分配的号码，并可以通过计算机或移动设备拨打电话。

保持每个项目的进展：高效而便捷的沟通使您的项目更容易进行。如果团队负责人可以用快速的文字回答问题，或者现场代表可以提供最新的信息，则信息流将帮助每个人按计划进行。

3.为您的企业设计VoIP电话系统。

您的公司与众不同，将需要一个易于订购，设置和部署的电话系统。也许您需要为接待员提供IP台式电话，或者为每个新加盟商提供VoIP提供商。而使用SparkleComm VoIP电话系统，您将只需几个简单的步骤即可启动并运行（无需任何技术技能！）。

如果您正在考虑为小型企业切换到VoIP电话系统，那么您可能已经进行了一些研究并发现了大量信息。从分析VoIP系统的功能和优势到选择台式电话，找到满足您特定业务需求的正确电话系统可能会让人望而生畏。

Loogear.inc科技的SparkleComm VoIP指南以帮助像您这样的企业主：消除VoIP噪音，获得有关您问题的简明答案以及对切换到新VoIP系统充满信心。

什么是VoIP系统以及它如何工作。 为什么企业会放弃固定电话。 设置基于互联网的电话需要什么。 您的企业如何从VoIP系统中受益。 以及更多！

1.什么是VoIP电话系统？

Internet协议语音（VoIP）电话使用Internet拨打和接听电话。小型基座可将您的手机连接到互联网。连接系统后，就可以拨打和接听VoIP电话。使用网页和登录名，您可以自定义功能，例如创建虚拟接待员欢迎消息或添加新用户。

VoIP与传统的座机电话、固定电话之间最大的区别在于技术。

自20世纪初以来，固定电话没有太大变化，它需要一种布线和交换硬件的基础设施。按照当今的标准，座机电话技术受到限制，允许用户拨打和接听仅语音电话。

另一方面，VoIP技术已经改变了企业的通信方式。尽管IP功能已经存在了几十年，但由于电话创新和更快的互联网速度，VoIP服务近年来已经发展起来。与要求电话功能附加功能（需要额外付费）的座机电话不同，现代VoIP系统已经内置了一系列流行的通信功能。

2. VoIP系统如何工作？

VoIP电话（也称为Internet电话和IP电话）通过将语音转换为数据（也称为数据包）来工作。然后，您的数字语音数据将通过Internet传输（类似于发送电子邮件）。

如果您正在使用SparkleComm来进行商务电话通话，那么您已经使用了VoIP！SparkleComm VoIP呼叫是在您的电话（通过网络电缆连接到Internet）上或通过使用应用程序的计算机进行的。

当您拨打电话时，SparkleComm VoIP服务提供商会在您和其他呼叫者之间路由语音数据包-所有这些都在瞬间完成。

VoIP基础知识可帮助您入门。

任何IT或技术行业专业人士都会告诉您， VoIP在技术术语中占有相当的份额，因此，我们将其缩小为几个英文字。

首先，您需要了解的有关VoIP PBX的知识。让我们从PBX开始。 PBX代表专用小交换机。顾名思义，这是公司的专用电话网络。

VoIP PBX，也称为托管PBX，是基于云的电话网络。 VoIP服务提供商而不是拥有本地PBX的企业，而是在云中管理PBX，公司然后支付月租费来使用该服务。

以太网与Wi-Fi，在VoIP系统中都起着重要的作用。以太网是局域网（LAN）中的Internet传递系统，就像您办公室等空间中的计算机和设备的网络一样。您将使用以太网电缆将IP电话设备连接到互联网。Wi-Fi是一种无线电波技术，无需电缆即可将设备连接到Internet。设置VoIP系统时，您将使用Wi-Fi信号连接模拟电话和数字电话。

3. VoIP系统如何改变业务通信。

在最近的几十年中，智能手机技术改变了我们彼此交互和获取信息的方式。根据疾病控制中心（CDC）的数据（跟踪美国电话的使用情况，作为半年一次的健康检查的一部分），家庭固定电话的使用量持续下降。目前，拥有固定电话的房屋仅占40％以上。

这对企业VoIP意味着什么？

由于基于Internet的呼叫和移动电话的便利性和可访问性，使企业从固定电话过渡到VoIP电话变得有意义。随着业务的发展，拥有符合客户技术期望的电话系统至关重要。这将影响他们对您品牌的看法。此外，您的VoIP系统具有强大的功能，可帮助您的小型企业留下深刻的印象。主要功能包括VoIP虚拟接待员。

VoIP虚拟接待员是通往企业的门户，可让您：

向客户表明他们的电话很重要。当您的专用接待员无法接听电话时，您可以将VoIP虚拟接待员编程为接管。呼叫者不会听到忙碌的信号或被忙碌的接待员搁置，而是会聆听消息并选择处理方式。

创造积极的呼叫转移体验。 当客户致电您的公司并取得录音时，他们听到的即时选择对于营造良好的印象并保持与公司的业务联系至关重要。

自定义您的虚拟接待员。 呼叫者是想与特定联系人留言还是与销售部门的某人交谈，您都可以自定义虚拟接待员。

通过自定义消息向来电者打招呼。 您的个性化消息将使呼叫者知道他们在正确的位置，并指导他们下一步可以做什么。

为呼叫者提供最有效的转接路线。 从呼叫者听到您的最初问候开始到结束呼叫之前他们采取的最后操作，每一秒都是重要的。您可以调整转发功能，以使呼叫者在最短的时间内到达所需的位置。

最终，他们的通话经验和“被照顾”的感觉直接反映在您的业务上。

同时响铃 同时响铃在部门中工作人员同样负责接听电话的部门中效果很好。当呼叫者需要与销售代表通话时，销售部门中的所有电话都会响铃。

依序响铃 当有人打电话时，最不合格的人不可用时，下一个符合条件的人的电话将响铃。顺序响铃功能非常适合在会议期间不打扰的办公室经理。她可以将来电转接给助手，直到有空。

专家提示 设置虚拟接待员后，请对其进行测试，使用外部号码致电您的公司。呼叫几次以检查所有选项，您的欢迎语听起来很专业吗？选项易于操作吗？您对整体体验满意吗？

VoIP移动性 如今，在旅途中进行交流对于经营业务至关重要。企业面临着使办公室和手机无缝使用的挑战。对于需要使用个人设备进行商务通话以使用其号码的员工，这是不切实际的。借助SparkleComm VoIP商业移动应用程序，就可以使用专用的商业号码拨打和接听电话。

使用移动端App提高生产力。SparkleComm VoIP App（适用于Android和iOS）允许员工使用他们的工作号码在任何地方工作。包括了：

销售助理可以通过快速致电仓库助理来回答客户的物品可用性问题。
可以在约会之间保持工作的现场代表。
项目经理的移动电话和台式电话会同时响铃，无论是在办公室还是在现场，他们都可以接听电话。
电话会议召开
如果电话会议是您业务不可或缺的一部分，那么您将需要一台可提供完美声音的电话会议。

例如，如果呼叫者发现很难听到您的会议室中的参与者，则会议将具有挑战性。为了确保每个人都可以体验到现场通话的质量，请查找以下功能：

360°语音范围
内置麦克风阵列
回声消除背景噪声抑制
大多数IP会议电话都具有蓝牙或以太网功能。选择最适合您的连接，并使每个电话会议]成功。

虚拟传真对于许多企业来说仍然是一种重要的沟通形式。使用SparkleComm VoIP电话系统，您仍然可以将传统传真从电话发送到传真机。虚拟传真消除了对传真设备的需求。

传真被转换为PDF文件，并在最终用户门户中进行管理。每个需要访问虚拟传真的用户都将通过其电话分机具有传真功能。客户经理可以查看日志以跟踪所有虚拟传真活动。这对于查找特定文档或检查传真状态很有用。

管理任何类型的团队当然都会面临挑战。但是，在远程团队中工作时，有时这些挑战似乎会加剧。在SparkleComm统一通信软件的开发过程中，我们分析了阻碍的种种因素。因此，我们提出了一系列提示和技巧来帮助您管理远程团队。

1.明智地选择您的团队

这需要非常敬业的人进行远程工作。在远程团队中需要更多的敬业精神。选择合适的人通常很困难，当然也很费时间，但这可能意味着项目完成与项目失败之间的区别。

管理任何类型的团队当然都会面临挑战。但是，在远程团队中工作时，有时这些挑战似乎会加剧。这些技巧将帮助您保持团队的有条理和专注。

日常沟通

与团队成员的日常对话提供的帮助不只一种。作为项目经理，密切关注所有人是您的工作。通过每日签到，您可以始终了解每个人的工作情况以及前进的方向。这是确保项目按时完成的非常重要的一步。同样重要的是，可以在团队成员之间进行随意的交谈来建立积极的融洽关系。

您可以通过几种方式进行日常交流：

每天发送电子邮件
提供建设性反馈
计划团队活动
保持视频聊天通话
讨论新想法
与团队沟通的频率越高，建立信任和团队协作意识就越高，这对于实现项目目标至关重要。

使用正确的工具

有很多工具可以帮助您的团队进行远程沟通和协作。尽管不同的团队有不同的需求，但我们建议使用SparkleComm统一通信进行通信，使用SparkleComm视频会议进行开会。目前，有许多的远程团队正在使用这些工具来使团队成员保持专注并保持沟通畅通。

内部公众号

内部公众号是一种更正式的交流方式。您可以使用公众号作为发布公司公告，网站更新，内部变更或与团队相关的任何方式的方式。不必花哨，它只是与您的整个团队进行沟通的一种集中方式，而无需担心时区问题。设置内部公众号真的很容易。

面对面见面

对于远程团队而言，社交活动意义重大。它不必每天甚至每月都需要，但是每年至少要找到几次与您的同事见面的时间。当然，您可能曾经听过他们的声音，并看到过一两次他们的脸，但是面对面交谈确实可以帮助您建立联系。

团队建设

与团队的互动不仅仅是沟通。互动是分享想法并讨论新项目。让您的团队参与团队建设练习。团队建设演习可以是您认为可以在社交和专业上建立团队的任何事情。让他们列出一些关于自己的事实，进行虚拟办公室参观，甚至只是谈论他们的好恶。使您的团队互动并相互了解是这里的目标。

每个人都有不同的时间表

在远程团队中工作通常意味着人们在不同时区工作。不幸的是，这意味着虽然你们中的一些人刚刚开始您的一天，但其他人已经开始了。这在远程团队中很常见，但是您无法解决任何问题。此处的关键是记录每个人的时区并相应地建立日历。在大多数团队成员最方便的时间安排视频会议。

了解每个人的工作风格

每个人的工作风格都不一样，仅意味着您必须了解它们的工作原理。有些人可能比其他人更健谈，或者是通过视觉而非语音学习。了解每个人的工作作风，并用它来改善团队的运作。

相信您的远程团队

虽然互联网上的人们不值得信任，雇用您可以信任的团队成员会花费很多时间，但这是非常值得的。我们将以最重要的技巧和信任来结束它。如果您雇用合适的人，那么您将管理一支由勤奋工作的人组成的团队。相信每个人都在完成分配的任务并保持生产力。相信他们，他们就会相信你。

总之，远程团队管理可以像您创建的那样容易或困难。事前准备好自己，并使其尽可能高效。请理解，即使您的团队是远程工作，也有一些方法可以改善团队管理。

如果您不想让电话会议成为模因的缩影，那么您需要重新考虑视频会议的方式。使用正确的技术和策略，在线视频会议可以互动且有效。如果您想保持远程会议的积极性和进度，请使用以下技巧。

虚拟化并不能消除联系和协作

利用SparkleComm视频会议技术，您可以在易于连接和协作的地方主持会议。为团队提供远程工作机会的能力可能是您做出的最有价值的决定之一。这意味着您的员工无需到那里就可以无缝协作。

保持视频会议的吸引力，确保会议步入正轨的提示。如果您希望与会人员保持专注并促进协作，请考虑以下技巧。

使用议程：将您的议程作为视频会议中的第一个演示文稿。将它作为邀请的一部分发送到会议之前也是个好主意。通过创建时间表，您可以记录需要讨论的内容以及需要共享信息的人员，从而可以更好地组织会议。

首先表示欢迎到来：在继续讨论议程项目之前，进行必要的介绍，并说明通话对象在项目中扮演的角色。这也是您可以设置基本规则的时间，例如不说话时保持沉默以及使用聊天室提问，这样您就可以在进行讨论之前将它们收集在一个地方。

确保没有技术问题：在会议之前，您需要检查视频会议设置的所有方面，以免技术问题引起您的注意。设置过程应包括检查网络摄像头，消除背景干扰，检查耳机和练习屏幕共享。

记笔记并在通话​​后分享：任命小组中的某人为笔记者，以快速总结提出的观点和讨论的想法。会议结束后，您可以充实这些内容并包括后续步骤。然后与参与者共享它们，以便每个人都可以清楚地了解会议期间的决定。

避免多任务处理：视频会议仍然需要您全神贯注，因此请勿尝试多任务处理。您需要出席会议，这意味着不仅要出席会议。专注于即将召开的会议的主题，您会发现解决问题的时间要比分散注意力的时间要少。

分享重要内容：要保持听众的兴趣，请不要分享与讨论无关的内容。这可能会导致您偏离话题并浪费时间。预先计划您将分享的内容以及它如何为会议带来价值。

避免使用小型电子表格：如果您需要共享电子表格中的内容，请考虑一下它在屏幕上的外观。您可能有一个不错的尺寸监视器，但其他人可能正在从笔记本电脑和平板电脑上查看。他们将无法看到小型电子表格。或者，您可以将电子表格分解为较小的部分以突出显示必要内容。或者，您可以使用这些数字并创建一个图表来说明数据。

如果可能，使会议保持较小规模：您添加到会议中的人员越多，花费的时间就越长，并且偏离主题。这并不意味着您应该避免举行大型会议。只要确保参加的每个人都可以扮演角色即可。

不说话时使用静音：此提示对于保持对话的正常进行至关重要，因为如果您不处于静音状态，那么其他所有人都可以听到您的打字声或任何背景噪音。这导致人员分心。在视频会议中，静音是您的朋友，以确保您不会错过演示内容。

使用屏幕共享功能：您可以开始在屏幕上映射你的想法。在屏幕上看到的东西将帮助您的与会者保持专注。

借助合适的技术促进视频会议的参与度

进行视频会议的基础是拥有合适的技术工具。如果您没有视频会议工具，则将需要一个工具。SparkleComm视频会议软件可让您与客户面对面。通过简单的通信和协作方式使远程工作更加高效和有效。

电子邮件曾经被誉为企业通信的顶级形式。仅在几年前，业务专业人员平均每天发送和接收电子邮件的时间为6.3小时。但是，如今，新型商业通讯正在迅速兴起，其原因与电子邮件统治了二十多年的原因相同-便利和高效。随着新冠肺炎在全球肆虐期间，中小型企业（SMB）适应全远程员工队伍，视频会议正在兴起，成为是最实用，最有效的连接方式之一。

今天，越来越多的中小型企业正在使用视频会议。如果没有面对面的互动，远程工作人员将依靠电话，电子邮件，聊天和通信。然而，视频会议正在成为目前最大的增长。现实情况是，视频会议提供了其他渠道无法提供的功能-面对面的联系。它可能是虚拟的，但借助高质量，功能丰富的视频会议平台，参与者可以像在办公室一样进行交流。

随着新冠病毒消退后远程工作的继续进行，问题是，视频会议的这种大规模采用是否会导致电子邮件不再是工作中最常见的日常通信方式？

在最近的一项调查中，Intermedia发现，在新冠肺炎期间，有84％的中小型企业依赖视频会议。这增长了27％，在冠状病毒爆发之前，约有57％的中小型企业所有者正在使用视频进行会议。而且，这是所有通讯渠道（包括聊天，电话和电子邮件）中最大的跃进。

为什么视频会议的使用比其他渠道增长更快

最新研究表明，三月份对视频会议应用程序的需求猛增。在该月的第三周，针对企业的移动应用下载量创下历史新高，达到6200万。这说明跳跃的幅度–与冠状病毒发生前的每周平均下载量相比，商务应用程序的下载，包括视频会议，生产力和通讯工具，增长了90％！

出于日常工作交流的考虑，视频已超越音频会议，消息收发应用程序和电子邮件，这有几个原因。

视频比音频和书面通信更具吸引力–在视频会议期间，人们不太可能尝试多任务，因为每个人都可以看到对方。当您在交谈或聆听时可以看到其他参与者时，也会更加吸引人。

视频会议非常有效–参加者可以在会议开始时加入会议，完成会议后退出会议，或者参加会议不再为会议增加价值时，都可以轻松参加会议。

视频提供非语言提示-这些提示可增强交流。倾听者依靠视觉提示更好地理解说话者在说什么，而说话者使用这些非语言提示来验证他们的信息是否能够传达。根据《福布斯》调查，有78％的受访者表示视频会议比音频会议更有效。

视频使我们保持联系–远程工作的一个缺点是缺乏人与人之间的互动。视频会议是面对面交流中的第二件事，它可以使团队保持联系并确保每个人都得到支持并参与工作对话。

如果远程工作仍然存在，这对于业务通信意味着什么？

在家工作模式并不是一夜之间创建的。到2020年之前，许多公司已经使用部分或全部远程员工进行操作。冠状病毒爆发只是加速了已经存在的趋势，现在，超过一半的企业主希望在危机结束后继续进行远程工作。

一个好处是，随着远程工作者的增多，越来越多的公司有机会体验视频会议的有效性。展望未来，重要的是要确保您的业务从视频会议解决方案中获得最大收益，以便您可以享受此交流渠道的所有好处。

高清质量的SparkleComm视频会议为长期的社会隔离提供了一些喘息的机会，事实证明，它也是一种无缝的交流方式，可以保持生产效率。有了SparkleComm视频会议工具以后，您的团队就可以安全地从任何地方连接，享受高质量的高清视频流，并使用诸如屏幕共享，屏幕注释和轻松录制等基本工具举行功能齐全的会议。您还可以将SparkleComm视频会议软件与现有的业务应用程序集成在一起。

探索SparkleComm视频会议软件，了解在远程处理视频时保持生产力的容易程度。

无论您是远程工作了多年还是正在过渡，虚拟会议都可以鼓励更好的参与和协作。与某人在同一个房间里并不一定意味着您会取得丰硕的会议。实际上，有许多统计数据可以支持视频会议比面对面会议更具生产力的想法。

无论是否发生全球灾难，随着公司意识到其有效性和效率，远程工作的革命将继续增长。让我们看看为什么视频会议可以为合作带来更高生产力的氛围。

先看一下视频会议的数据

视频会议已变得越来越流行，现在，在家中工作是必不可少的。当公司战略性地使用视频会议时，由于无需进行多次商务旅行，因此会立即对成本产生影响。它还使远程办公人员可以在家工作，因为他们拥有与办公室一样的所有工具。这样可以减少更多的管理费用，同时还可以扩展您的人才库。

它还可以改善员工的表现。一项调查发现，有99％的受访者认为视频会议可以改善沟通和协作，从而对生产力产生积极影响。同一项调查还显示，有98％的人同意视频会议可以帮助他们在内部和外部建立关系。

研究表明，视频会议可带来宝贵的收益，并且与面对面开会一样有效。国内行业领先的SparkleComm视频会议提高工作效率的同时还有这些好处。

完成更多工作：SparkleComm视频会议比面对面会议更有效率。与面对面会议相比，SparkleComm视频会议具有许多优势。除了节省成本外，它的好处还可以带来明显的生产率结果。

随时随地举行会议：面对面会议，尤其是那些需要旅行的会议，会占用大量时间。即使由于在家上下班时间开会和在您的办公室中一样。专程跑去参加面对面会议可能会浪费数小时甚至数天。而虚拟化SparkleComm视频会议使您可以从任何地方开会，使每个人都有时间上班。

更轻松地共享文件：考虑面对面会议的环境以及共享文件的挑战。即使您的会议室配备了技术设备，也不代表每个人的设备都兼容。而使用SparkleComm视频会议，您只需在屏幕上共享文档即可查看。每个人都有相同的视图画面而无需担心连通性。会议后，您可以轻松地将这些文档与操作项共享。您可以使用基于云的文件共享服务器来确保无缝连接。

减少歧义：您是否曾经走出会议室时，突然忘记了所讨论的内容？这并不意味着您没有注意，而是更难保留信息，特别是如果这些信息都是口头的，就更无法留下很深的印象。使用SparkleComm视频会议，您可以录制会议，然后再分发会议，以减少由谁负责每个操作的歧义。您不必浪费时间记录笔记，而是专注于会议中每个人所表达的信息。

受到全神贯注：有些人可能会说，面对面的会议使每个人都专心致志，因为您在同一个房间里。但是真的是这样吗？您在其他人忙于通话或凝视着窗户的地方坐了多少次会议。注意力不足会造成混乱，从而降低生产力。但是，视频会议可能会给您带来无与伦比的关注。因为人们都在一个视图中，所以他们不太可能被手机分心或做其它事情。当参会者意识到了摄像头，使得他们在会议中的动作更加协调一致。

通过召开较短的会议节省时间：面对面的会议冗长且浪费时间。这是由于多种因素造成的-人们迟到，陷入困境或准备不足。平均而言，SparkleComm视频会议要比面对面会议短。参加者更加迅速，因为他们只需要登录SparkleComm视频会议软件，而不必在特定时间实际在某个地方。由于SparkleComm视频会议提供了屏幕共享和注释等功能，因此保持原样很容易。如果使用议程，您会发现更多。

SparkleComm视频会议满足未来的会议需求

面对面的会议不会消失。商务差旅最终将恢复，但是未来的满足需求涉及利用技术。SparkleComm视频会议是必须支持通信，协作和生产力的宝贵工具。

随着世界各地的国家采取各种程度的社会隔离政策来帮助抑制冠状病毒的传播，上班族远程登录的正在数量激增，虚拟会议已成为新的常态。

可视电话的最早设计可以追溯到1880年代末，当时亚历山大·格雷厄姆·贝尔（Alexander Graham Bell）首次提出了他所谓的电子收音机的想法。到1930年代，AT＆T和Bell Labs均已具备可以在多条电话线上传输未压缩视频的原型，但价格昂贵。

流行的视频会议平台SparkleComm，在线会议也不仅仅适合工作场所。随着越来越多的人被限制在家中，更需要依靠这样的平台来保持远方的社交联系，在工作上与同事和上司重新建立联系。

然而，尽管视频会议激增，但它们的质量往往仍然不高。而且，与现场会议相比，他们更难以集中精力，导致人们普遍认为视频会议是笨拙的延误。

在某种程度上，这种印象并不太遥远。错过社交线索可以使人们避免每个人都在同一房间时的尴尬时刻，这要容易得多。

通过SparkleComm视频会议应用进行的个人视频通话增加了只有面对面交流才能实现的亲密关系。工作场所中的视频会议系统通过添加使他们更加身临其境且更具个性化的视觉环境，正在提高商务电话的效率。不足为奇，最新的一项调查报告称，到2023年，视频会议市场预计将达到78.5亿美元。

根据最近进行的一项调查显示，在北美，超过85％的员工已经在使用视频会议，而使用它的公司中有90％的公司生产率，团队合作和成本节省率更高。直到最近，向您的通话中添加视频的一个弊端是视频流的质量不一致，有时不同步或会停滞和滞后。同样，随着支持我们的视频通话的硬件和软件的发展，所有这些都发生了变化。

SparkleComm视频会议旨在增强其虚拟办公室桌面上的通信，同时也被称为虚拟办公室会议，这是一种基于云的视频会议和协作解决方案，可从世界任何地方的任何设备进行安全，连续的协作。

系统中内置的新增强功能现在可以提供视频会议，并且具有用户期望从其高清平板电视获得的那种音频和视频质量。通过SparkleComm视频会议，可以同时邀请多个参与者参加视频会议，所有呼叫者都可以观看完美的Ultra 4K HD视频以及高保真HD音频。