分类: 观点

我们都知道新型冠状病毒，并希望尽快摆脱这种病毒。政府已宣布在冠状病毒爆发期间要牢记的一些安全措施：

避免在集中区域停留
戴上口罩等隔离防护措施
保持自己的清洁并经常清洁双手并消毒
避免触摸眼睛，鼻子和嘴巴
保持一米的社交距离
必要时接受医疗救助
这种病毒不仅影响人类，而且许多企业也受到影响。由于病毒四处乱窜，所以尽量待在家里，不要去人多的地方。

在这种情况下，企业面临许多挑战，例如沟通中断，因为政府限制了频繁前往其他国家的旅行，由于劳动力减少而导致企业运营超负荷等。

这些挑战可以通过在企业中实施高级通信解决方案来克服。 SparkleComm VoIP电话解决方案是基于云的解决方案，可确保业务连续性。

这些解决方案使用Internet来执行业务任务，而不管位置如何，并在所有操作中提供灵活性。 SparkleComm VoIP电话解决方案可以帮助解决所有问题，并使您能够远程工作。

在这里，您将了解如何在这种冠状病毒爆发中继续开展业务：

1.确保远程访问

新型冠状病毒正在全球范围内传播，并令人震惊地影响着人们。由于该病毒，企业无法完成其常规活动。由于人们不想出门在外，这种情况正在造成瓶颈。

SparkleComm VoIP电话服务可以帮助您管理情况，因为您无需考虑执行业务任务的位置。

使用SparkleComm VoIP电话解决方案，您只需要一台具有Internet连接的计算机系统或笔记本电脑，就可以在任何位置有效地开展业务。 SparkleComm VoIP电话服务可帮助您履行日常职责，而又不会影响性能。

它提供了多种功能，可简化座席的生活，并帮助他们始终保持生产力。 IVR，呼叫队列，时间条件等功能使您能够通过应用时间条件来处理呼叫流并适当地路由它们，以便可以解决每个查询。

2.允许网络会议

冠状病毒病例每天都在增加。建议我们都待在家里或避免不必要的旅行。这件事不仅影响企业界，也影响教育和医疗保健行业。

目前，许多大学关闭。学生们在学习中缺乏落后和面临的问题。使用SparkleComm VoIP电话解决方案，您可以确保在远程环境中，教育者或指导者可以继续他们的课程来教给学生。

冠状病毒的威胁迫在眉睫，因此对人们进行教育至关重要。但是据我们所知，我们应该避免拥挤的地方。在这种情况下，基于SparkleComm VoIP的视频通话在传播认知方面可能会变得有用。通过网络会议，您可以在全球范围内教育学生，进行商务会议，组织宣传计划。

3.经济实惠的商业计划

已经实施了SparkleComm VoIP电话服务的企业非常了解负担得起的VoIP服务的价格。 SparkleComm VoIP电话服务降低了与企业相关的各种成本，因为它是基于云的。如果您选择SparkleComm VoIP电话解决方案，则诸如硬件，维护，升级，呼叫计划之类的业务成本将大大降低。

SparkleComm VoIP电话提供可自定义的业务计划，这意味着企业只能选择那些能够为其增值的功能。另外，“按需付费”模式使SparkleComm VoIP电话解决方案成为一种更可靠的服务，因为它仅对您使用的内容收费。

这些解决方案只需要最少的硬件，例如笔记本电脑或者手机和耳机，您就可以通话了。 SparkleComm VoIP是一项基于云的服务，由第三方服务提供商提供，该服务提供商负责所有维护和软件升级。

因此，以上所有因素使SparkleComm VoIP电话解决方案成为企业负担得起的业务解决方案。

SparkleComm VoIP电话解决方案的灵活性和可负担性可以进一步帮助各种规模和规模的企业。中小企业也可以利用这些服务，并且在这种不希望的情况下也可以充分利用自己的业务。

4.提供数据安全性

SparkleComm VoIP电话服务带有高级安全协议，可以保护您的数据免遭数据黑客的攻击。在VoIP呼叫中，数据（语音或媒体）首先分离为帧，然后转换为数据包，然后使用不同的通信协议通过IP网络进行传输。

此外，SparkleComm VoIP电话系统使用各种加密技术来保护您的数据免遭未经授权的访问并防止数据泄露。

5.数据备份计划

当您计划从其他位置工作时，就会出现一个常见问题，即如何检索数据以执行特定任务。由于SparkleComm VoIP电话系统基于云，因此它为您提供了将所有基本数据保存在云中的空间，您可以随时随地访问和检索这些数据。

此外，SparkleComm VoIP电话解决方案可确保数据备份计划，从而使您的数据在灾难情况下也始终可在云中使用。 SparkleComm VoIP电话服务可确保您的数据安全，并使您能够顺利进行业务运营。

如果您正在开展业务并且遇到因冠状病毒情况或其他任何原因而遇到的问题，那么不要选择SparkleComm VoIP电话解决方案服务而感到困惑。它使您的业务更加稳健，并简化了所有业务运营。

希望我们提供的信息对您有用，并有助于您做出正确的业务决策。不过，如果您对SparkleComm VoIP电话服务有任何疑问或疑问，请随时与我们联系！

为了保持竞争优势，为您的企业提供出色的客户服务并促进流畅的内部沟通运营至关重要。两种类型的业务通信对您的业务都至关重要，有效的通信策略或解决方案可以帮助您的组织发展。

作为企业所有者和经理，您必须确保这些流程的顺利进行。您的团队成员应该能够自由交流，并且应该减少面对面会议的必要性，以节省宝贵的时间。

另一方面，在处理潜在客户和客户时，您必须保持警惕，不要错过任何电话。客户打来的一个未接电话会使您的公司显得不专业，对客户支持不敏感。

在本文中，您将学习如何使用SparkleComm VoIP电话解决方案（也称为基于云的PBX解决方案）来消除各种业务沟通难题，以增强内部团队的协作并改善客户服务。

现在，让我们看看您可以使用SparkleComm VoIP电话解决方案解决哪些业务通信挑战：

1.呼叫队列管理

使用呼叫队列管理功能，即使座席忙，您也不会错过任何电话。每当用户呼叫您的公司时，如果线路繁忙，它将把呼叫置于队列中并按您的选择播放自定义音乐。

用户的来话呼叫将通知您的座席，以便他们可以快速结束当前呼叫并应答队列中的下一个呼叫。用户呼叫只有在处理呼叫时才断开。

假设您的所有座席都很忙，并且队列中仍然有很长一段时间的呼叫数量很大，这给他们带来了负面的体验。呼叫队列还使您可以设置故障转移目标，该目标可以是任何分机，分机组甚至语音邮件。在特定时间段（60秒，90秒等）之后，这会将用户的呼叫转移到故障转移目标。因此，减少了错过业务电话的机会。

2.实时通话监控

通过实时呼叫监控，您可以查看正在进行的传入和传出呼叫的数量，以及其他详细信息，例如忙碌的座席数量，总呼叫持续时间等。使用此功能，您可以查看呼叫的实时状态并智能地管理座席。

SparkleComm呼叫中心后台提供直观的仪表板，以显示关键的实时指标，例如空闲代理的数量，未应答的呼叫，服务级别内已应答的呼叫数量等。

3.呼叫驳船

大多数云通信解决方案提供商向企业所有者和经理提供选择，以收听其代理商和客户之间的实时呼叫。在收听实时通话时，他们还可以共享提示和指导座席。最重要的是，他们还可以加入与客户的对话，并以更好的方式回答他们的查询。

4.通话通知

大多数情况下，座席只是简单地接听电话，却不知道对方在哪。呼叫通知通过通知您的座席有关呼叫者的信息来解决此通信问题。因此，可以避免代理商盲目接听电话，并一遍又一遍地重复相同的销售过程。

例如，您可以配置此功能以获取与此类似的电话通知–“您有A先生的销售电话。要接听电话，请按1。要将呼叫发送到语音信箱，请按2。要将呼叫转接到另一个分机，请按3。要保持通话，请按4。”

在这种情况下，您的呼叫代理将具有有关呼叫者的必要信息，并且他们可以对呼叫采取快速操作并准备个性化的销售消息。

5.呼叫转移

如果重要客户拨打您的公司电话，而您的助理此时不在办公室，那该怎么办？在传统的PBX系统中，您的座席肯定会错过呼叫，但是使用SparkleComm VoIP通信解决方案，您可以使用呼叫转移功能轻松处理此通信问题。

呼叫转移使您可以将虚拟业务号码上的来电转移到任何特定的分机，分机组，甚至是手机号码。因此，允许您随时随地接听业务电话。

6.电话会议

当您有远程员工时，就很难进行无缝协作，交流想法和讨论业务运营。SparkleComm电话会议将您的团队带到一个平台上，并减少了商务旅行来满足其他利益相关者个人需求的需求。结果，节省了运营成本并改善了内部团队沟通。

7.通话录音

企业通常无法理解和预测潜在客户和客户的期望。通话记录功能可以帮助您。使用SparkleComm VoIP电话解决方案记录您的座席的所有呼叫，然后开始分析您的座席如何处理客户。首先确定客户的主要痛点，并指导您的代理商更好地解决他们的查询并提供令人愉快的支持。

8.呼叫转移

导致客户被您的服务拒之门外的另一个主要原因是，他们没有从您的代理商那里得到正确的答案。为此，您必须对代理商进行培训，而且，如果代理商发现自己处在棘手的状况中，则他们应该能够迅速将客户的呼叫转移给拥有所需信息的合适人员。

SparkleComm VoIP电话使您的座席只需单击一下按钮即可转移呼叫。因此，有助于呼叫的平稳过渡。

9.自定义集成

为了增加销售量，您的代理商应专注于与当前聘用的潜在客户进行有效的沟通，并接触新朋友。SparkleComm VoIP电话解决方案应为您的代理提供灵活性，使其可以从他们最喜欢的业务应用程序（包括CRM，销售支持工具等）进行工作。

10.保留音乐

通话中断后，人们会不喜欢它。在通常只需几秒钟即可访问信息的时代，人们的耐心程度很低，他们很可能会断开呼叫。为了让客户保持通话状态，您可以选择一个自定义录音，该录音可以是促销信息，也可以是代理商每次保持客户通话时播放的音乐。

在这里，您可以配置一组分机或电话以在客户致电您的公司时响铃，这使您可以在员工之间智能地共享来电并提高他们的工作效率。

11.IVR解决方案

业务通常涉及重复的客户流程，例如更改密码，预定产品，预定演示等。最好为您的客户提供用于这些任务的自助工具，因为它消除了与代理进行交互的需求，从而帮助您减少他们的等待时间。

IVR表示交互式语音响应，它还充当虚拟代理，询问客户他们想要执行的操作。您可以为IVR进行类似的配置，以使客户听到–“感谢致电公司名称。按1获得支持。按2预订演示。按3查询帐单。请按4与我们的客户服务代理联系。”

12.预测拨号器

当涉及外拨电话时，将座席与实时呼叫连接对于提高生产率至关重要。这是预测性拨号程序介入的地方，因为它们可以过滤掉答录机，语音邮件，忙音，错误号码等，从而仅将座席与真实人员联系起来。

13.混合呼叫管理

有时，由于各种原因，企业不想将其呼入和呼出电话团队分开。对于这些类型的公司，SparkleComm呼叫中心管理解决方案可助您保持有效的沟通流程。您的团队或呼叫代理都可以有效地处理来自客户的来电，同时拨出以与潜在客户建立联系。

14.聊天机器人

这是企业走向数字化的时代，其中包括获得网站并在线推广以吸引相关流量。当您吸引那些访问者浏览您的网站后，您可以抓住机会与他们进行交流。聊天机器人是与您的网站访问者进行交流并收集潜在客户的信息（例如电话号码，电子邮件等）的最佳方法之一。

业务沟通是一个微妙的过程，需要进行监督以确保实现业务目标。如本文所述，基于云的SparkleComm VoIP电话解决方案使公司更容易通过各种功能进行内部通信。

不仅是内部沟通，它还可以消除客户旅程中的多个痛苦点并更好地与他们互动，从而增强您的外部沟通。如果您的企业遇到任何通信问题，请点击下面的按钮与我们的解决方案专家联系，他们可以指导您如何实施VoIP电话解决方案以应对各种通信挑战。

冠状病毒使整个地球陷入瘫痪，威胁着人们宝贵的生命，商业和经济活动。我们正在处理一种新型的SARS冠状病毒，这种病毒正在以前所未有的方式传播。令人恐惧的是，没有症状的人也可以将疾病传播给其他人。世卫组织已经宣布这是一种大流行病，世界各国政府正在实施全面封锁以遏制这种传播。

在全国范围内，企业还必须关闭办公室并要求员工在家中工作。现在，对于某些公司来说，与远程工作人员合作并不是什么新鲜事，但对于另一些公司而言，却变得很头疼。根据目前的一项研究，全球约有44％的公司不允许远程工作，如果您在此列表中，那么如果您没有很好地计划，则过渡将很困难。

由于病毒来的很突然，如果让员工进行远程工作似乎很艰巨，但是使用正确类型的工具和一致的准则，就可以快速过渡。

在本文中，我们将讨论一些最佳方法，这些方法可以使公司在家中开展工作，以成功遏制新冠肺炎的传播。

借助广泛的IT战略和云电话解决方案，您可以帮助您的员工在任何地方提高工作效率并确保业务连续性。在这里，我们将讨论在新冠肺炎期间针对雇主和雇员的一些最佳远程工作实践。

1.为远程员工设定明确的目标

为使家庭营销活动成功完成，您需要采取的第一步也是最重要的一步，就是为员工定义一套清晰的准则。拥有一套文档齐全的协议和公司政策，将有助于您的员工理解您对他们的期望。管理人员应向管理人员提供详细信息，例如他们需要做什么以及他们在目标日期之前完成任务的预期质量。

2.团队沟通和协作的设置工具

设置适当的团队沟通和协作工具对于您的组织提供业务连续性至关重要。在为员工在家实施工作之前，您首先必须了解公司中各个团队的沟通要求。与经理讨论并讨论团队之间如何沟通以讨论关键任务？他们是否需要实时协作，例如创建演示文稿，数据报告或进行其他任何工作？

您可以将日常会议替换为SparkleComm视频会议或SparkleComm电话会议。同时，SparkleComm视频会议可提供高级功能，例如屏幕共享，远程桌面控制等，

3.投资云通信

SparkleComm统一通信能够为您的业务提供安全可靠的电话解决方案。并且，通过为您的组织准备的呼叫中心解决方案，您的座席可以从他们当前所在的任何位置接听电话。由于需要远程办公，因此您的座席不必到您的办公室来拨打或接听客户的电话。您可以使用SparkleComm VoIP电话解决方案快速设置到任何手机的呼叫转移。

投资完善的SparkleComm统一通信系统有很多好处，包括：

–灵活的定价计划。

–呼叫队列管理。

–托管的IVR解决方案。

–与第三方业务应用程序（例如CRM，销售支持工具等）的集成。

4.安全性

数据对您的业务至关重要，确保数据安全是您的责任。在办公室中，您将通过实施防火墙，VPN，服务器的物理保护等采取适当的措施来保护关键数据。因此，您的IT团队应考虑如何保护公司数据安全和物理设备免受任何黑客攻击的所有方面。实施物理设备的双重身份验证，数据加密和高级安全设置。

5.继续培养新人才

虽然您的员工可能不会去办公室，但这并不意味着您应该停止扩展团队。对您的招聘策略进行一些调整，以继续聘用组织中的新人才。您的人力资源部门可以进行电话面试，筛选候选人，并使用SparkleComm视频会议工具进行面对面的面试。

6.计划增加服务台支持

随着员工现在在家工作，他们可能会遇到各种技术问题，例如无法远程访问其办公室工作站，备份驱动器无法工作等。为了建立流畅的工作流程并确保业务运营不会因这些技术问题而停下来，您应该计划并指导您的服务台支持团队对支持请求进行优先级排序并有效地进行处理。

7.如果有任何问题，请备份计划

就像您有一个业务连续性计划在这些困难的情况下提供服务一样，如果计划A中出现问题，您也应该制定应急计划。 如果您的员工没有一台好的笔记本电脑在家办公，该怎么办？ 如果他们没有高带宽的互联网连接怎么办？ 您应该解决这些问题，并为多种情况考虑解决方案，在这种情况下，业务可能会变得更具挑战性。

此时此刻，企业必须竭尽所能保留现有客户，在全球经济形势恢复正常之前，收购新客户将具有挑战性。 因此，请做好计划以支持您的业务连续性运营。

目睹人们对大流行情况的持续担忧，与各行各业相关的人们已经开始根据家庭政策开展工作。

许多员工可能会发现在执行办公室工作时很难适应家庭环境。在家工作并确保高效的性能可能是一项安静的挑战，尤其是对于那些容易被噪音干扰而需要专业操作环境的人而言。

分散注意力，复杂的通讯网络和不安的环境使确保富有成效的结果成为一项挑战。无论每天或每周几个小时，或者从疾病中恢复过来的频率如何，都有多种方法可以使您始终待在家里，并始终确保高效的表现。

除了困难和分心之外，在家工作对某些人来说可能是有益无害的。远程办公或大多数人所说的在家办公可以帮助您节省开支并减少间接费用。

从管理负责人到初级员工，任何级别的员工都可以在日常生活中进行简单的更改。在工作流程中进行一些细微的改动可以有助于提高绩效，使业务顺利进行，并了解保持良好的工作与生活平衡的技巧。

遵循一些简单的技巧并在您的日常工作中采用它们，最终将证明是有很大帮助的。

1.创建类似Office的安装程序

人们可能会想到坐在靠垫的椅子或沙发上进行远程办公。在此期间，必须尝试建立类似于实际公司办公室的环境。

可以通过找到一个一致的房间（最好是书房）来创建家庭办公室，然后放置一个带有腰部支撑的椅子，在这个地方您可以放心并保持事情井井有条。

建议您尝试摆放桌子并确保椅子舒适且支撑性强，并且硬件系统已启用Internet连接。

2.合理安排时间

确保远程办公过程不会影响您的工作效率的第一步是根据定义的时隙来管理和安排每个任务。

在这种情况下，在家工作对那些喜欢短暂休息的人来说是一种好处。此外，远程通勤为您提供了何时开始轮班，休息和何时打电话的灵活性。

尽管具有灵活性，但您的责任是在老板需要您或​​同事和客户希望与您取得联系时随时为您提供服务。

3.使用可靠的技术

待在室内进行操作需要流畅的网络连接，以便您与同事和经理保持联系。

您可以考虑安装可以避免技术问题的高速路由器。除了Internet连接之外，您的SparkleComm统一通信系统在使远程办公成为一项轻松的任务方面起着至关重要的作用。

4.在高生产率的插槽中运行

每个人都有自己的时间段，他们倾向于最有效地工作。这样的时间段对于企业和管理者来说肯定是有利可图的时期。虽然有些人是早起的鸟儿，并且宁愿早点开始工作，但有些员工则更专注于中午时间。

5.找到一个永久工作据点

最初，您可能会从一个舒适的地方开始工作。您需要找到一个理想的工作场所，尤其是当您长时间在家工作时。建议您找到一个有窗户和适当通风系统的房间。干扰和干扰最小的区域往往是高效完成工作的最佳场所。

6.避免浪费时间

在家工作可能会干扰个人生活，反之亦然。它们之间发生碰撞的主要原因可能是两者之间没有边界。有时候，当您坐在家里并像在办公室一样工作时，自己的生活就会侵入您的工作中。这个过程可能很冒险，但是是否让两件事之一打断另一件事却是人之手。在这种情况下，建议您组织一个时间表并诚实地遵守它。

7.维护工作清单

当我们在办公室工作并在专业环境中工作时，我们有一个负责监视的老板，这使我们不能偷懒。但是，当我们在家中工作时，情况又不一样，通常，在某些情况下，人们可能会无心理会自己的任务，而无法跟上每天分配的时间表。

建议在轮班开始之前准备所有议程的待办事项清单。根据优先级和即将到来的截止日期创建任务列表可能会很有帮助。

8.像在办公室一样着装

对于远程办公，您不需要与任何同事或经理见面。但是在家里工作时，特别是在参加SparkleComm视频会议时，穿上正式服装很重要。建议您从崭新的一天开始，穿着正式服装。穿着正式服装可以使您看起来专业，也可以保持动力。

9.呼叫免打扰

如前所述，在家工作时必须建立边界。一个人必须能够将个人生活和职业生活分开。我们的家是其他许多人（例如宠物，孩子或室友）共享的地方，这些人有时可能会造成干扰。在这种情况下，您所能做的就是请他们与您合作进行工作。请他们友好地保持界限，并帮助您应对。

10.保持办公桌清洁

本技巧使您可以将更多的精力集中在工作上，以提高效率。拥有整洁干净的办公桌，可带您走向井井有条。保持物品清洁应该是在每个星期结束时执行的预先计划的时间表。

11.随时更新

现在，当您不在办公室工作时，您可能在与队友进行社交和协作方面面临困难。即使在远程办公时，您也不必错过这个过程。您可以通过SparkleComm统一通信跟您的同事和前辈，进行聊天，通话，即时消息交流甚至是视频会议，您可以确保在各个方面都得到实时更新。

13.保持健康体魄

我们大部分时间都花在办公室工作上，主要是在家中工作时。这种工作文化会占用您的日常工作并影响您的健康。在适应远程办公文化时，请确保您既注意心理健康，也注意身体健康。您可以暂时休息一下以确保身体健康。建议您计划好每天进行一些锻炼的时间表。

当你认真地遵循时，上面列出的技巧可以使在家工作变得容易。

所有这12个技巧都是建立工作与个人生活之间平衡关系的便捷指南。 仅在短期内，在家工作可能会感觉很奢侈，但是，当您在家中工作时间较长时，将迫切需要进行组织和构建一个可以复制办公室空间的环境，以防止您分心或被打扰，并专注于工作。

一项研究表明，挂断电话的呼叫者中有34％不会回电您的业务。因此，对于您的公司来说，拿起桌上的所有正在振铃的电话至关重要。但是，这听起来并不容易，因为您可以在给定的一天见证大量的入站呼叫。

尽管您的座席可以尽最大努力招待每个电话，但如果他们都忙，下一个呼叫者可能会听到忙音，并在一段时间后挂断电话。

SparklrComm呼叫中心解决方案可以帮助您的公司特别解决此问题。它仅接听来电，用个性化的消息向您的客户打招呼，并将呼叫路由到特定的内部部门。

对于某些客户，汽车售后服务员可能是您业务的第一联系人。俗话说：“第一印象就是最后印象。” 在这种情况下也是正确的。如果您的自动售后服务员看起来不是专业人士，则可能会损害组织的声誉，并且客户可能会在头脑中形成错误的形象。

若自动话务员或虚拟接待员充当缓冲，可根据其要求过滤客户呼叫并将其呼叫路由到正确的代表。因此，配置错误的虚拟接待员对您的业务造成的损害要比做任何事情都要多。

自动话务员是一种自动电话应答系统，可以接听来自客户的来电，并用录制的消息向他们打招呼。

自动话务员电话系统使您的企业无需接待员即可有效地处理客户呼叫，因此也被称为数字或虚拟接待员。

如上图所示，自动话务员可以将客户呼叫快速路由到组织中各个内部部门的相关代表。将客户与熟练的代理商和相关部门联系起来有助于更快地解决查询，并提供令人愉悦的客户体验。

自动话务员和IVR有什么区别？

SparklrComm呼叫中心的IVR是自动助理的更高级版本，因为它也可以用作客户的自助工具。您可以使用IVR自动执行重复的客户操作，例如订购产品，获取有关最新产品和服务的信息等。

另一方面，自动话务员电话系统取代了您办公室中的接待员，将客户与合适的代表联系起来，以帮助他们更快地解决他们的查询。

小型企业和企业的自动话务员电话系统的好处

有效的呼叫管理。
用个性化的公司问候欢迎客户。
通过迅速做出客户的电话应答，提供无缝的客户体验。
自动话务员可以按名称目录的拨号路由客户。
根据您的工作时间和天数转接电话。
将未接听的呼叫发送到故障转移目的地，例如分机，振铃组，语音邮件等。
一名多级自动话务员处理多个办公室地点的呼叫。
省钱–您不必雇用接待员，因为自动话务员可以为您的业务不懈地完成这项工作。

如何为您的企业设置自动话务员电话系统？

为您的业务配置自动助理并非难事。您需要做的是对要与客户共享的自定义问候语或消息进行专业语音录制，然后使用云通信提供商提供的在线门户进行设置。

SparklrComm呼叫中心解决方案就提供了使用文本到语音功能来将自定义文本设置为语音消息的选项。最好的部分是，这是一种经济高效的方法，您不必聘请专业的声音专家。

此外，您可以从不同国家的各种男性和女性口音中进行选择。因此，允许您根据目标受众设置自定义语音消息。

配置自动话务员电话系统的最佳做法

1.始终打招呼：感谢用户与您的业务联系，从一开始就为积极的客户体验定下基调。另外，别忘了给您一个积极的印象，使您的呼叫者感到高兴。

2.允许客户跳过问候语：大多数人不希望每次打电话给您的公司时都听到相同的地址。因此，为他们提供跳过欢迎消息的选项，以便他们可以快速开始其查询解决过程。

3.使消息简短明了：您的自定义问候语应简短明了。无需将旧产品和服务通知用户。始终提供最新信息，并请他们访问您的网站以了解其他详细信息。

4.在开始时放置最常用的选项：您应该从一开始就交付客户从自动助理寻求的东西。为此，您必须在自动助理脚本的开始处放置最常用的选项。

5.允许客户从一开始就更改语言：如果您已将自动助理配置为多种语言，则在主脚本开始之前，给他们一个选择偏好样式的选项。

6.始终给客户提供与代理人交谈的选项：请记住，自动助理不能代替您的代理人。即使您更换了接待员，自动服务员也无法解决您的客户查询。为此，您将始终需要熟练的代理商。因此，您应该始终在自动助理脚本中提供与在线座席交谈的选项。

7.在自动话务员中传达专业知识：尝试在自动话务员记录中匹配公司的文化，因为它可以帮助您在客户眼中树立信誉。另外，在自动话务员录音中保持音调轻正。

总之，SparkleComm呼叫中心系统提供的IVR功能支持无限套无限层级配置，用户可根据自身需求将时间进行多条件组合，实现不同时段的不同IVR流程配置。

交流是一种人与人之间的互动，可能会阻止人类在我们目前的冠状病毒大流行等危机时期陷入混乱。清晰，紧急和快速的消息传递可以消除恐慌，镇定磨损的神经，并为人们提供有用的行动计划。

尤其是组织，需​​要进行沟通，以便最终部署他们在此类情况下制定的业务连续性计划。作为平台，他们最需要的是统一通信软件，以保持其团队的团结，与客户的对话以及使他们的流程和服务持续运行。

商业环境中的在线交流

这些在线通信工具创建了一个桥接多个方的桥梁，以便他们可以使用计算机及其各种组件（如调制解调器）进行交互。他们彼此交谈和/或聊天时会发生互动。

Internet协议语音或VoIP是使之成为可能的一种平台。通常，听觉交流会在视频中得到补充，例如，当人们使用智能手机进行面对面交流时，就会发生这种情况。

但是，SparkleComm统一通信软件的优点不仅限于连接呼叫以及消息的传输和接收。它与以前的模拟产品不同的地方在于，它可以将几乎不可估量的数据从一方传送到另一方或另一方。

数据可以有多种形式，从简单的文档，图像和电子表格到视频和录音。这些可以帮助促进讨论并验证，增强并最终支持参与者提出的想法。因此，它们也被视为当今家庭统一通信工具中最好的作品之一。

通过这些策略改善您的统一通信软件

以下是优化用于企业及其众多目标的统一通信软件的五种方法：

1.在云端托管PBX电话系统

专用小交换机（PBX）电话系统是指组织以两种方式使用的电话网络：在内部，从人员到管理，从管理层到员工；在外部，为其客户，合作伙伴，供应商和其他第三方。

自贝尔（Alexander Graham Bell）发明电话以来，PBX一直存在，并且只要人们进行交流，它就将继续存在。

令人惊讶的是，当今许多公司仍在与他们的VoIP系统一起维护模拟电话。他们被剥夺了数字化PBX带来的优势。

虚拟PBX执行与模拟PBX相同的功能，但它托管在云中。语音呼叫通过网络无缝传输。这使得交换不易受笨重电缆或物理基础设施恶化等限制的影响。

虚拟PBX的维护成本也较低，因为您不必在开销和维护上花费很多。与业务合作伙伴和客户的国际通话费用也不比通常的国际模拟通话费用昂贵。

使用虚拟PBX的另一个优势是，您可以在任何给定时间存储和访问您传输的任何数据。

2.自动打出电话

SparkleComm统一通信软件可以使用诸如预测拨号器之类的设备自动执行您的出站呼叫。对于进行大量外部呼叫（例如销售，客户服务和跟进应收账款的催款）的部门或团队而言，此功能特别重要。

他们的共同点是跟进外部各方，以解决问题，预约或最终获得销售或付款的确认。所有这些活动都是确保收入流或提高客户参与度不可或缺的要素，从而可以保持业务正常运转。

要自动执行外拨电话，您必须向系统提供一组在呼叫被接听之前一直保持通话状态的号码。

还可以对SparkleComm统一通信软件进行编程，以筛选出传真机的响应，应答机和免打扰的答复。一旦有人（经过验证的人的语音）接听了电话的另一端，系统便将呼叫转移给可以熟练，熟练地处理这种情况的人员。

自动执行外拨电话可以节省您和您的人员通常但过分的时间浪费，而这仅仅是尝试使电话接听即可。特别推荐给呼叫中心，该呼叫中心雇用数百名每天打电话，每天工作八个小时，将产品推销给目标人群的人员。

3.为客户安装交互式语音响应

交互式语音响应（IVR）是自动拨出电话的副本。它简化并提高了进入公司的呼叫的效率，在可能将其传递给人工代理之前先对其进行筛选。它消除了漫长而乏味的过程，即在找到合适的部门之前将客户从一个部门转移到另一个部门。

呼叫者首次通过电话系统时，他们听到的第一件事是自动语音录音，描述了所谓的菜单：他们可以呼叫的本地号码列表，可以将他们定向到他们所寻找的部门或人员。在该菜单上，始终存在的选项是保持在线并等待人类代表与他们交谈。

许多客户仍然喜欢与人声交互的体验，除了回答他们的问题外，他们还可以体会自己的处境。结果，通过IVR，客户可以快速方便地解决他们的问题。他们以非常令人满意的用户体验结束了对话，从而保留了他们作为客户的经验。

4.利用人工智能提升用户体验

人工智能（AI）在统一通信软件行业中的出现正在彻底改变内部或外部的用户体验。 AI可以从系统中提取数据并选择对您的员工有用的内容，从而使他们的对话更加高效。

一个例子是通过上面提到的IVR完成的。在AI之前的一天，一旦路由并接受了呼叫，员工和外部呼叫者将进行正常的对话并解决手头的业务。

但是，AI将这一过程提高了一个等级。在进行呼叫转移之前，它将有关呼叫者的信息发送给接收方。这意味着该员工可以正确准备对话，因为他已经有了呼叫者的姓名，联系信息以及投诉或疑虑。对AI进行适当的编程，它还可以确定呼叫者的心情和个性。

AI也可以编程为在通话过程中翻译语言或特定语言的某些单词。此功能使对话可理解，甚至令人愉悦，特别是在涉及不同国家或地区的人的情况下。

有时，参与者可能会错过一个重要的观点，因为他们不了解同事说的相关外语。人工智能可以赋予他们含义，并帮助消除误解的可能性。

5.使用保留的音乐或公告消除烦人的沉默

线路另一端的任何人都不想被搁置。下一个令人讨厌的事情是震耳欲聋的沉默。想象一下，当系统将您转移到相应部门时，出现30至60秒的绝对听觉虚无。

没有任何声音，已经因普遍存在的问题而感到焦虑的客户可能会感到被抛弃，遗忘和不尊重。相反，播放音乐可以确保他们的呼叫正在处理中，并且他们的存在得到重视。

至少，它可以避免无聊。音乐的选择可以而且应该适合您的目标市场。您可以使用AI过滤婴儿潮一代的古典音乐，以及千禧一代的最新歌曲。

另一种选择是使用描述您的最新产品或服务的公告。在等待期间，您的客户可能会对他们的最新创新产生兴趣。只需确保语气轻巧，友好，脚本或副本相关且有用，并且整个过程听起来不像是面对面的推销。

为什么要改善沟通策略

企业所有者和公司领导者已经开始意识到统一通信软件的优势，尤其是当他们在全国或世界各地设有众多办事处时。根据《 Apps Run the World》的估计，到2023年，全球统一通信软件市场或应用程序的估值将达到109亿美元，复合年增长率为2.1％。

但是，SparkleComm统一通信软件不仅仅具有通过Internet进行的语音呼叫的功能。有许多策略可以最大程度地利用它们，以激励您自己的员工，增加股东的参与度，并从整体上激发大量的生产力。

卓越的客户服务是企业成功和树立品牌形象的必要条件。客户希望组织尽快解决他们的查询。如果您无法提供令人愉悦的客户体验，则可能会影响企业的信誉和声誉。而且，在这个社会化媒体时代，任何不好的口碑都像大火在森林中蔓延开来。因此，您应该认真工作以确保呼叫中心运营的质量保证或质量管理。

企业所有者和经理的唯一责任是确保质量保证过程，以不断监控其客户支持操作。流畅的工作流程可确保您的代理可以提供积极的客户体验服务。

随着我们生活在一个技术世界中，企业可以结合基于云的SparkleComm呼叫中心解决方案来简化通信流程，并通过各种工具（例如实时呼叫监控，呼叫转移，IVR等）来确保质量管理。它还为您提供了有效的工具测量和监视关键联络中心指标，以确定座席的工作效率。

根据一项研究，全球基于云的呼叫中心将从2017年的680万美元增至2022年的930亿美元。

代理不完全相同，同一代理可以在不同的日期发挥不同的作用。借助有效的质量管理计划或解决方案，您可以确保代理商在服务水平内接听大多数客户的电话。

为什么呼叫中心质量管理很重要？

1.改善客户体验

如前所述，通过质量管理程序，您可以将客户服务游戏提升到一个新的水平。下一个问题是呼叫中心质量管理可以通过哪些方式改善客户服务体验？

这是您可以采用的一些解决方案：

想象一下，客户的查询是在他们的第一个电话上自动解决的。

使用有效的呼叫中心管理解决方案，您可以培训您的座席，并帮助他们在首次呼叫时解决客户查询。因此，可以节省您的客户反复打电话给您的业务，而不会使客户支持对他们产生负面影响。

如果可以减少他们的等待时间怎么办？

普遍的真理是，当客户希望尽快完成某件事时，没有客户会喜欢听沉闷的旧铃声。如果您的呼叫中心收到许多入站呼叫，则您的某些客户可能不得不停留在等待呼叫的等待线上。

制定策略以减少每个客户的平均保留时间。呼叫中心经理或质量保证团队可以通过多种方法通过以下方式将保持时间保持为最短：

暂停使用自定义音乐。

通知代理有关队列中活动呼叫的信息，以便他们可以快速整理当前呼叫以接听排队的客户的呼叫。在合适的时间将客户与合适的人联系起来。

允许客户与合适的团队成员互动对于快速解决查询至关重要。为此，您可以将IVR用于您的呼叫中心。借助IVR，您可以设置智能呼叫路由，并根据客户的需求轻松地将客户连接到组织中的各个部门。

另一个用于此目的的工具是呼叫转移。代理商应该能够将客户的呼叫快速转移给合适的人。

2.更长的客户保留期

作为呼叫中心经理，您应努力提高客户保留率。通过上述工具，保留自定义音乐是吸引客户的最佳方式之一。您可以选择播放与您的产品和服务有关的促销优惠或参考消息。

当客户听到自定义保留音乐时，他们会感觉到您的业务并没有浪费时间，其中一位代理商很快就会接听电话以解决他们的查询。

 3.为员工提供积极的工作环境

除了客户体验，员工或代理商对工作环境的感觉也很重要。座席将在积极的工作环境中蓬勃发展，当您实施正确类型的解决方案以简化其工作流程时，他们的生产率将提高。

基于云的SparkleComm呼叫中心解决方案支持与各种业务应用程序（例如CRM，销售支持工具等）的集成，从而使它们可以在同一页面上同时提供客户支持服务。

4.更好的代理商培训计划

更好的呼叫中心质量管理计划可确保为您的座席提供更好的培训计划。大多数基于云的呼叫中心软件都为您提供了保存通话记录的选项，您可以从任何地方收听。

作为呼叫中心经理，您可以分析这些通话记录并查找可能使客户不满意的潜在漏洞。记录最常见的问题，并培训您的代理在短时间内解决这些问题。

除此之外，作为呼叫中心的质量保证负责人，您可以培训代理商如何在不耐心的情况下处理客户以及与客户打交道时该怎么说。

5.评估代理商的表现

评估业务代表的绩效是确保呼叫中心运营平稳高效运行的关键方面。SparkleComm呼叫中心管理程序可帮助您确定生产力最高和生产力最低的座席，以便您可以首先培训发现难以处理或解决客户查询的座席。

SparkleComm呼叫中心解决方案的另一个基本功能是，大多数提供商都提供报告软件来衡量关键指标，例如平均处理时间，传输速率，服务级别内的应答呼叫等。

以上5点重点说明了为什么呼叫中心质量管理对于您的业务至关重要。从提高客户满意度到设计更好的座席培训计划，您应在呼叫中心进行质​​量保证检查，以确保业务平稳运行并避免因客户不满意而导致收入损失。

与我们的SparkleComm呼叫中心解决方案团队联系，以获取您的查询答案，并了解基于云的SparkleComm呼叫中心解决方案如何帮助您扩展业务。

在冠状病毒占据头条新闻的严峻时期，我们所有人都必须重新考虑在这个全球化世界中开展业务的基本方式。我们中的许多人将在家里工作，直到病毒消失为止。如果我们真的很认真地致力于减少碳排放量并降低接触该病毒的风险，那么我们必须结束不必要的商务差旅，去参加某个不紧急的会议。建议企业可以采取SparkleComm视频会议作为常规的业务开展方式，并减少经常参加不必要和无用的会议。

科技市场已经处于这种趋势。

今年到目前为止，SparkleComm视频会议已经成为一种常态，但随着个人网络摄像头和移动电话的出现，使团队可以在自己的家中、户外或是办公室中设置临时视频或音频会议室。

现在，无论身在何处，我们都可以设置音频和视频电话会议。实际上，您几乎可以在任何地方进行电话会议，在家中，出租车上或者机场休息室。这些使会议通话更容易的有用设备，一直在变得越来越便宜和更好。如果您是一整天都在打电话的工作人员，那么用移动设备通话两小时会更加舒适。

更多的视频通话和更少的面对面会议，所有这些仅在会议室进行的面对面会议都将如何处理？在新冠肺炎大肆流行期间，视频电话会议比以往任何时候都更加流行，即使在冠状病毒疫苗接种后，这种情况仍可能继续。如果您从事任何以销售为导向的工作，则面对面的联系对于您的业务可能至关重要。但是，从公共卫生的角度来看，频繁的商务旅行可能会被更多的视频会议所取代。它可能不会在每个行业中都发生，但是公司将希望在新冠消失后的世界中保护员工和客户，这并不意味着商务旅行会消失，但是公司可能会限制旅行。至少在短期内，不过这对航空和酒店业具有最直接的影响。

SparkleComm视频会议的趋势已经到来，为了帮助远程参与者提高活动的感知价值，这些可能不能完全替代现场出席会议的体验，但是它们至少为远程与会者提供了一些额外的价值，有助于有利地影响他们对远程视频会议的印象。

通过正确的内容和正确的交付，即使您在自己的家中或办公室里也可以参与到SparkleComm视频会议中来。

下面，我们将深入探讨这两个类别。

SpakleComm统一通信中的工作流自动化

SpakleComm统一通信提供商可能会提供某些类型的集成和自动化。不同的提供程序有多种选择，但是一些流行的自动化包括：

通过虚拟接待员自动将呼叫者路由到正确的分机。可以根据呼叫者选择的菜单选项进行此路由。这可以改善客户体验，因为可以快速连接呼叫者，而不会发生回避，保持或转移。

创建多层路由系统有助于您避免错过未接电话的机会。如果没有人接听，则将按顺序将呼叫转接到其他业务用户。

SpakleComm呼叫中心的ACD技术还可用于按顺序排列单个用户的联系电话号码。

业务规则可用于开发呼叫路由选项。例如，顶级客户可以获得优惠待遇，或者断开的呼叫者可以重新连接到他们刚才与之通话的代表。

移动应用程序自动化使每位员工即使不在办公桌前也可以访问其来电。来电可以同时或按优先顺序同时在台式电话和智能手机的移动应用上响铃。无论员工是在大厅还是在家工作，这都可以提供自动连接。

自动呼叫转移可以帮助您将呼叫从单个分机重定向到另一个电话线路。例如，一家餐厅可以根据其每日人员配备，选择在提前预订期间启用或禁用此功能。

呼叫阻止自动化可以通过算法检测垃圾邮件发送者，因此企业可以避免浪费时间和沮丧。

值得注意的是，不仅大型企业可以使用这些通信效率。小型企业电话服务提供了许多这些工具。

借助通讯自动化，您将能够更智能地工作，永远不会错过任何电话或语音邮件，给人留下深刻的印象并支持增长。您的团队可以避免将时间浪费在平凡的任务上，而可以专注于工作的核心。您还可以看到员工队伍中工作满意度的提高，因为消除沉闷或重复的任务可以帮助提高员工士气。

将SpakleComm统一通信与其他软件集成的工作流自动化

工作流自动化的第二类是SpakleComm VoIP或SpakleComm统一通信系统与另一软件集成的地方。

这可能是CRM，但将通信工具连接到SaaS的潜力几乎无限。您可以将其与Microsoft Office或GSuite等生产力软件以及Basecamp或Asana等项目管理应用程序结合使用。

使用这种全渠道方法，您可以为您的业务构建和定制最佳解决方案。您的数据和解决方案与实时信息和仪表板保持同步，可帮助您的员工更高效地工作。

将您的通信基础架构集成到其他SaaS解决方案中可以改善您的业务运营。例如，以下是一些常见的CRM集成，它们演示了公司如何更有效地工作：

从CRM系统中自动进行呼叫和记录呼叫可提供业务见解，有助于优化性能，并帮助您保留准确的记录以进行计费。您的团队将完全透明，知道谁在哪个时间段与哪个客户进行了交谈。这种自动化将产生更好的数据，帮助您改善公司范围内的商业智能。

自动呼叫者显示可以提供信息弹出窗口，该信息弹出窗口显示来自CRM记录的传入呼叫者的详细信息。这可以帮助您的团队有效地协助客户，同时提供一定程度的个性化。通过自动化，您可以立即得到提醒。

通话记录自动化可以将音频文件直接保存到每个客户的CRM记录或每个员工的服务代表日志中。使用录音来管理客户并改善您的客户支持计划和代理商培训。它可以帮助您达到行业合规性。录音也是限制您的商业责任的一种方法，因为您将获得请求和讨论的音频记录。

状态更新可以调度到项目管理应用或聊天记录。例如，如果有大投资者来访，您可以通知您的高层管理人员，也可以在特定项目文件中记录活动更新。这促进了清晰透明的办公室运作。这样一来，您的员工队伍将保持同步，管理人员可以鸟瞰沟通流程，从而确定瓶颈或人员配备差异。

通过点击拨号功能，您的团队可以从其CRM屏幕转到呼叫，而无需输入9位数字即可拨打电话。 这可以帮助提高他们的通话音量，提高拨号准确性并减少沮丧感。

如果提供商提供了开放的API，使您可以将任何类型的活动映射到任何软件或任何字段，则可以实现最强大的集成。 当SpakleComm统一通信工作流程为您完成繁重的工作时，您就可以轻松扩展。

几乎每位员工的办公桌上都有一部商务电话，口袋或手提包里有一部智能手机。想象一下，通过自动化和精简电话系统以提高效率可以实现的业务生产力提高。

借助SparkleComm统一通信（UCaaS即服务），可以与其他SaaS（软件即服务）解决方案（例如CRM，办公室生产力和后台解决方案）实现业务流程和数据工作流程的自动化。

您的团队可以有更多时间花在高价值项目上，而不是在重复性任务上浪费时间。这可以从根本上改善您的业务运营和底线。例如，当客户服务代表花更少的时间处理呼叫者，订单和票证时，他们可以有更多时间为更多客户提供个性化支持。

尽管通信自动化听起来很复杂，但它正在改变和改善业务流程和交易方式的趋势正在不断增长。将SpakleComm统一通信直接集成到其他SaaS解决方案中可提供一个简单的界面，因此您无需在应用程序之间来回切换-您可以在一个应用程序中打电话，发短信或开会。

对于大型企业系统，某些提供商提供专业服务来定制您的通信，包括集成。这有助于您的数据轻松地从通信系统流到订单履行，CRM，计费和其他系统中。这不仅可以帮助您更快，更准确地处理交易，而且还可以通过实时报告和仪表板提供更多的商业智能。

让我们来分解一下云通信在业务流程自动化中可以发挥的关键作用。

什么是UCaaS软件集成？

您的商务沟通平台可能非常强大。

诸如UCaaS之类的基于Internet的电话和通信系统以及称为VoIP（基于Internet协议的语音）的子集技术正成为需要高效，灵活和集成通信技术的企业的黄金标准。

借助基于云的SpakleComm VoIP电话系统，您将拥有更多的控制，功能和适应性，因此从长远来看，您的企业通信系统可以轻松地与您的公司发展。您可以自定义呼叫路由和呼叫日志，将其集成到其他SaaS解决方案和应用程序中的特定工作流程中。

SpakleComm统一通信在一个统一的系统中提供了不同类型的通信方法。并非将电话与会议，短信或呼叫中心应用程序分开，而是一切都可以在一个应用程序中运行。

SpakleComm统一通信系统可以集成到SaaS应用程序中，例如Salesforce之类的CRM或Zendesk之类的客户支持应用程序。它还可以与GSuite，Office365或Slack等生产力工具集成。

SpakleComm统一通信技术的数字自由度是，它可以快速轻松地进行量身定制，以支持您的特定业务需求。

什么是业务沟通工作流自动化？

借助工作流自动化，技术可以处理重复性任务，例如记录联系点或路由来电。可以在您的云电话服务中轻松实现通信自动化。

在您的通信系统中实施工作流流程具有许多优势。实际上，与工业革命期间自动化改变生产线时一样，通信自动化可以带来变革性收益。考虑随着通信技术提高您的劳动力生产率而潜在节省的成本。

通信自动化有两个主要类别。一个在您的电话系统内，例如，呼叫路由。第二种情况发生在您的通信系统和其他软件应用程序之间。例如，您可以将电话和电话记录数据与Salesforce同步。